ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ»
Научно-информационный центр
группа научно-справочного аппарата
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОТБОРУ ФОТОДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОТБОРУ ФОТОДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Фотодокументальная информация является одной из самых многочисленных и востребованных групп источников. Данные документы отличает повышенная достоверность, что позволяет наиболее точно отразить характер действий, процессов, явлений и безусловно расширяет возможности непредвзятого анализа прошлого.
Назрела необходимость в разработке методических рекомендаций касающихся работы с фотодокументами и в частности вопросов отбора на хранение, экспертизе, создании научно-справочного аппарата к фотодокументам.
Создание методических рекомендаций также вызвано отсутствием методической литературы по данной группе документов.
Пособие рассчитано на сотрудников НАРБ, специалистов архивных учреждений муниципальных образований Республики Бурятия, может использоваться и другими государственными и муниципальными архивами.
Национальный архив Республики Бурятия наряду с документами на бумажной основе комплектуется фотодокументами: негативами на стекле, пленке, позитивами, фотоальбомами.
Отнесение фотодокументов к составу Архивного фонда Республики Бурятия утверждается на основании заключений экспертно-проверочной комиссии(ЭПК) НАРБ в установленном порядке.
Систематизация фотодокументов в НАРБ осуществляется по видам: негативы на пленке, стекле, позитивы, фотоальбомы.
За единицу хранения принимается 1 кадр негатива или позитива, или 2-4 кадра панорамной съемки, фотоальбом.
Текстовая сопроводительная документация к фотодокументам включает: текстовки, очерки, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым в НАРБ фотодокументам.
2. ОТБОР, ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ФОТОДОКУМЕНТОВ
Процесс комплектования фотодокументами складывается из определения источников комплектования архива.
Источниками комплектования могут быть учреждения, в процессе деятельности которых создаются фотодокументы.
Источники комплектования фотодокументами подразделяются на две группы: основные и возможные.
Основные источники комплектования – редакции республиканских и местных газет и журналов, фотолаборатории общественных организаций, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений, министерств, ведомств.
Возможные источники комплектования – музеи, объединения фотолюбителей, частные лица.
В целях планомерного и целенаправленного комплектования фотодокументами составляются списки источников комплектования: список №1 и список №2.
При небольшом количестве источников комплектования составляется один список, состоящий из двух разделов.
Списки источников комплектования фотодокументами периодически уточняются и принимаются решения об утверждении ЭПК архива.
Руководство НАРБ и районных архивов должны быть заинтересованы в том, чтобы на постоянное хранение отбирались фотодокументы, отражающие события, мероприятия и факты общественно-политической, научной, культурной, спортивной жизни, рассказывающие о выдающихся личностях в различных сферах деятельности, представителях различных социальных групп населения.
В этой связи руководство НАРБ обеспечивает сотрудника архива (инженера фотографа) пропуском на разные мероприятия.
Вследствие таких действий в фонде НАРБ отложились фотодокументы с разных мероприятий.
Например: имеются в фотофонде документы, посвященные празднованию 1000-летия эпоса «Абай Гэсэр» (1995 г.); торжественной встрече городов-побратимов Ямагата-Улан-Удэ, которая проходила в зале заседании мэрии г. Улан-Удэ. (1996 г.).
Благодаря выезду сотрудника НАРБ в Закаменский район, НАРБ располагает фотодокументами VI встречи хонгодоров на закаменской земле (2004 г.) и т. д.
Центру комплектования НАРБ рекомендуется при составлении договоров на обработку управленческой документации в организациях попутно интересоваться фотографиями по деятельности фондообразователя на случай пополнения фотофонда НАРБ.
Экспертиза фотодокументов проводится по 3 критериям: происхождения, содержания, внешних особенностей.
Критерии происхождения – время и место съемки; авторство; обстоятельства появления документа; значения учреждения, подлинность документа.
Критерии содержания – значение объекта съемки, зафиксированного в документе; полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений.
Специфические критерии содержания фотодокументов определяют ценность фотодокументов, выразительность и оригинальность фотодокументов.
Критерии внешних особенностей – химическое состояние документов и степень их сохранности.
При отборе фотодокументов учитывается полнота и степень сохранности документа, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможности научного и практического использования.
3. ОПИСАНИЕ ФОТОДОКУМЕНТОВ
Фотодокументы, отобранные на государственное хранение, подлежат включению в описи фотодокументов постоянного хранения (приложение № 1). Описи составляются в 4 экземплярах, согласовываются ЭК учреждения, утверждаются руководителем учреждения.
После утверждения ЭПК архивного учреждения экземпляра описей передаются в НАРБ, 1 экземпляр возвращается в ведомственный или районный архив.
Описи фотодокументов являются архивными справочниками, выполняющими учетные и информационно-поисковые функции.
Описание фотодокументов в описи излагается в форме аннотации. Аннотация фотодокумента - краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе.
Аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, затем указать должность, звание и т. п.
Например: «Клавдия Павловна Альцман, генеральный директор акционерного общества Улан-Удэнская тонкосуконная мануфактура, Герой социалистического труда, депутат Народного Хурала Республики Бурятия».
При составлении аннотации на фотодокумент, отражающий событие с участием конкретных лиц, берется во внимание основное содержание изображения (событие или лицо).
Например: «Открытие нового корпуса Агинского филиала Бурятского государственного университета, на переднем плане слева направо Степан Владимирович Калмыков, ректор БГУ» или описание лица: «Выступление Михаила Жимбеевича Тудунова, председателя Совета ветеранов МО «Закаменский район» перед вновь избранными главами сельских поселений»
Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз.
При необходимости выделения одного лица из группы необходимо указывать «второй слева», «в центре группы» и т. д.
Например: «Участники Байкальского лыжного марафона «Северобайкальск – Хакусы» на берегу озера Байкал, в центре группы , глава администрации г. Северобайкальска».
«Делегация Закаменского района на праздновании 1000-летия эпоса Гэсэра, третий слева , глава района».
В аннотацию включаются следующие сведения о месте съемки события – название района, города, села; название, существовавшее во время съемки.
В целях унификации описания однородных фотодокументов применяется составление типовых аннотаций.
Например: «Общий вид здания Арбитражного суда Республики Бурятия», «Демонстрация трудящихся г. Улан-Удэ в честь Дня мира и труда».
Графа №1 «Номер единицы хранения» заполняется в ГУ «НАРБ».
В графе «Производственные номера» проставляется номер, присвоенный фотодокументу в районном и ведомственном архивах.
Графа «Автор съемки» – если автор съемки неизвестен, то в описи указывается «неизвестен».
В графе «Дата съемки» указывается дата съемки фотодокумента, если дата съемки неизвестна, то можно ставить приблизительную дату в квадратных скобках или же указать «без даты».
В графе «Место съемки» указываются название республики, района, города, села.
В графе «Количество кадров панорамной съемки» указывается количество негативов, составляющих 1 единицу хранения (не более 4 кадров).
Графа «Состав текстовой сопроводительной документации» заполняется в том случае, если есть текстовка, статья из газеты или очерк и т. д.
Графа «Примечание» используется для сведений о выбытии единицы хранения из Национального архива РБ.
Опись завершается итоговой записью.
РАЗДЕЛ 4. ОПИСАНИЕ ФОТОАЛЬБОМА
Для учета фотоальбомов предназначена опись фотоальбомов (приложение №2). Если фотоальбом состоит из нескольких частей, то каждая часть учитывается как отдельная единица хранения.
В графе «Заголовок (название) альбома» указывается название каждого фотоальбома, взятого с титульного листа. На титульном листе проставляется номер альбома, его название, крайние даты фотодокументов (приложение №3).
Автор и место съемки на титульном листе и в описи фотоальбомов указываются только в тех случаях, когда все позитивы фотодокументов, включенные в фотоальбом принадлежат одному автору, относятся к одному городу, области и т. п.
В графу «Количество фотоотпечатков» вносятся данные на основании итоговой записи к фотоальбому.
В итоговой записи к фотоальбому заверяемой ее составителем, указывается общее количество позитивов, входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения позитивов закрепляется внутренней нумерацией слева направо, сверху вниз. Порядковый номер проставляется под позитивом; всем позитивам панорамной съемки присваивается один номер и каждому позитиву дается буквенное обозначение.
К фотоальбому обязательно составляется внутренняя опись (приложение №4).
Литература
1.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.
2.Основные правила работы государственных архивов с кинофотодокументами. ВНИИДАД. М., 1980.
3.Российский государственный архив кинофотодокументов. Методология экспертизы ценности фотодокументов, передаваемых на постоянное хранение в государственные архивы. М., РГАФД, 2010.
Главный специалист группы НСА
21.03.2011
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Управления по делам архивов РБ
от 28 апреля № 4
Форма описи фотодокументов Приложение опись №______________ утверждаю
_______________________ Наименование должности
(название описи) руководителя организации Подпись Расшифровка
___________________годы Дата подписи
Номер ед. хр. | Производственный номер | Аннотация документа (название диафильма) | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки | Количество кадров панорамной съемки | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
В данный раздел описи внесено______________________________________________________________ед. хр.
(цифрами и прописью)
с №_______________________по № _____________________________________________, в том числе: литерные номера:______________________
пропущенные номера:__________________________________ _____________________________и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК(ЭК)___________________ Протокол ЭПК___________________________________
(наименование уполномоченного органа
___________________________________ ________________________________________________
(наименование организации) исполнительной власти субъекта Российской Федерации
___________________________________ _______________________________________________________
в области архивного дела, федерального государственного архива
от_________________№_______________ от_________________№_______________
Форма описи фотоальбомов Приложение
опись №______________ утверждаю
_______________________ Наименование должности
(название описи) руководителя организации Подпись Расшифровка
___________________годы Дата подписи
Номер ед. хр. | Заголовок (название) альбома | Автор съемки | Крайние даты фотоотпечатков | Место съемки | Количество фотоотпечатков | Состав текстовой сопроводительной документации | Внешние особенности | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
В данный раздел описи внесено______________________________________________________________ед. хр.
(цифрами и прописью)
с №_______________________по № _____________________________________________, в том числе: литерные номера:______________________
пропущенные номера:____________________________________________________________фотоотпечатков и текстовая сопроводительная документация к ним_______________________________________________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК(ЭК)___________________ Протокол ЭПК___________________________________
(наименование уполномоченного органа
___________________________________ ________________________________________________
(наименование организации) исполнительной власти субъекта Российской Федерации
___________________________________ _______________________________________________________
в области архивного дела, федерального государственного архива
от_________________№_______________ от_________________№_______________
№ 000 Приложение
Государственный
ордена трудового красного знамени
Бурятский Академический театр драмы
им. Х. Намсараева
1982 г.
Д. Намжилов
г. улан-удэ
форма титульного листа фотоальбома
Национальный архив Приложение
Республики Бурятия
Внутренняя опись фотоальбома № 000
Номер документа | Аннотация документа | Дата съемки | Место съемки | Автор съемки |
| ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ||
1 | Главный фасад театра с улицы Куйбышева | 1982 | г. Улан-Удэ | Д. Намжилов | |||
2 | Фрагмент главного фасада | -//- | -//- | -//- | |||
3 | Интерьер аванвестибюля | -//- | -//- | -//- | |||
4 | Фрагмент зрительного зала | -//- | -//- | -//- | |||
5 | Декоративный рельеф «Цветущая Бурятия». | -//- | -//- | -//- | |||
Ведущий специалист
22 марта 2000 г.
форма внутренней описи фотоальбома
