Инструкция по организации работы архива у мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (стр. 1 )

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНА

И. о.начальника Управления приказом директора Департамента

Судебного департамента по вопросам юстиции

в Ханты-Мансийском Ханты-Мансийского

автономном округе – Югре автономного округа - Югры

от 01.01.01 г.

08 сентября 2008 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по организации работы архива у мирового судьи

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

1.  Общие положения

1.1. Инструкция по организации работы архива у мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (далее по тексту - Инструкция) является нормативным документом, который устанавливает единую систему организации и порядок ведения архива у мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.

1.2. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее – дела (наряды)[1], документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей работников канцелярии (отдела делопроизводства) аппарата мирового судьи.

1.3. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив мирового судьи (далее по тексту - архив) и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.

1.4. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 01.01.2001 «О судебной системе Российской Федерации», Федеральным законом от 01.01.2001 «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР , Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 01.01.2001, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации , Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации , Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации , Инструкцией по судебному делопроизводству у мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, утвержденной приказом директора Департамента по вопросам юстиции Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 01.01.2001 (далее по тексту – Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа-Югры).

1.5. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мирового судьи, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

2. Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи

2.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает мировой судья, их рассмотревший, или мировой судья, ответственный за организацию работы единого аппарата мировых судей. При этом мировой судья проверяет все производство по делу (материалу), обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. На обложке дела проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи, и подпись мирового судьи.

Решение на сдачу номенклатуры дел, нарядов, журналов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья, ответственный за организацию работы единого аппарата мировых судей (мировой судья) (далее по тексту – мировой судья).

2.2. Все оконченные производством судебные дела (наряды) и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР .

2.3. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на хранение, ответственный работник аппарата мирового судьи должен прошить и пронумеровать все приобщенные к делу (наряду) документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле (наряде) (приложение 1). В конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела (наряда) проставляется индекс дела (наряда) и срок хранения.

В делах временного (до 10 лет включительно) хранения допускается заверительные надписи не составлять.

2.4. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа; в нарядах с учетно-статистическими карточками – на отдельном чистом листе формата карточки. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

2.5. Работник канцелярии (отдела делопроизводства) аппарата мирового судьи, осуществляющий своевременную подготовку и своевременную передачу судебных дел и иных материалов в архив, обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения.

При этом необходимо руководствоваться тем, что судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

2.6. Уголовное дело считается законченным и подлежит сдаче в архив мирового судьи после обращения приговора, определения, постановления к исполнению (либо после реального их исполнения) во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т. д. Списание дела в архив производится на основании резолюции мирового судьи.

Основания для списания дела в архив:

1) в отношении осужденного к лишению свободы - получение сведений о месте отбывания наказания осужденным; если лицо, осужденное к лишению свободы, при постановлении приговора находилось на свободе – получение от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находившийся на свободе, заключен под стражу, и получение сведений о месте отбывания наказания осужденным;

2) в отношении осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных несовершеннолетних - также комиссии по делам несовершеннолетних;

3) в отношении осужденного к исправительным работам, обязательным работам - поступление уведомления о получении копий приговора от уголовно-исполнительной инспекции;

4) в отношении осужденного к штрафу - представление осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, надлежаще заверенной печатью и подписью судебного пристава-исполнителя, производившего исполнительные действия по соответствующему исполнительному документу 7;

5) в отношении осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - поступление сообщений администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо об освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие определенной деятельностью, подтвержденных уголовно-исполнительной инспекцией, на которую был возложен контроль за исполнением приговора;

6) в случае лишения прав на управление транспортными средствами - поступление сообщения органов государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии водительских прав;

7) в отношении лица, к которому применены принудительные меры медицинского характера - получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение;

8) по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении;

9) в отношении осужденного, лишенного по приговору специального воинского или почетного звания, классного чина или государственных наград, - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части;

10) в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - направление исполнительных документов для производства принудительного взыскания, либо выдача исполнительных документов взыскателю по его просьбе;

11) в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - поступление копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, надлежаще заверенной печатью и подписью судебного пристава-исполнителя, производившего исполнительные действия по соответствующему исполнительному документу 7;

12) в отношении осужденного, объявленного в розыск, скрывающегося после вынесения приговора – поступление извещения от органов внутренних дел о его задержании и исполнении вынесенного приговора;

13) в отношении осужденного к ограничению свободы - поступление уведомления о получении копий приговора от уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного и сообщения исправительного центра о начале и месте отбывания наказания осужденным;

14) в отношении осужденного к аресту – поступление сообщения от арестного дома о начале и месте отбывания наказания осужденным;

15) если судом принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о взятии несовершеннолетнего на учет;

16) если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения мировым судьей несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствий совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом РФ;

17) уголовное дело, по которому, согласно приговору, отсрочено отбытие наказания беременным женщинам и женщинам, имеющим малолетних детей, считается законченным после поступления от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о взятии осужденной на учет;

18) уголовное дело, по которому судом вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

19) уголовное дело, к которому приобщены вещественные доказательства, считается законченным при обращении к исполнению приговора, постановления в части касающейся вещественных доказательств. Обращение к исполнению производится в соответствии с п. п.13.5-13.10 Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.

2.7. В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пп.2 п.2 ст.302 УПК РФ), когда имеет место частичное оправдание в связи с непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлению такого приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п.2.6 настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

2.8. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив являются:

1) в случае изменения условий содержания в местах лишения свободы - получение сообщений об исполнении постановления от исправительных учреждений по старому и новому месту отбывания наказания;

2) в случае условно-досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни или в связи с предоставлением отсрочки от отбывания наказания беременной женщине либо женщине, имеющей малолетних детей, - получение сообщения исправительного учреждения об освобождении осужденного из-под стражи;

3) в случае освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - поступление сообщений: исправительного учреждения о направлении его в психиатрическое учреждение для применения принудительных мер медицинского характера или об освобождении осужденного из-под стражи; органа здравоохранения - об учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением мирового судьи;

4) в случае замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке
ст. 80 УК РФ - получение сообщения о принятии постановления к исполнению (либо его реальном исполнении) от органа, ведающего исполнением либо контролирующего исполнение вновь назначенного наказания;

5) в случае отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи
74 УК РФ, направления осужденного (осужденной), для отбывания наказания в порядке статьи 82 УК РФ, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке части 3 статьи 50 УК РФ - получение сообщения органа внутренних дел о взятии осужденного (осужденной) под стражу и сообщения исправительного учреждения о месте отбывания наказания.

В отношении осужденных к иным мерам наказания постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению (исполненным), а материал подлежит списанию в архив:

1) в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;

2) во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.

2.9. Если постановлением мирового судьи отказано в удовлетворении ходатайства, копия данного постановления направляется или вручается лицу, возбудившему соответствующее ходатайство. По истечении срока, установленного действующим законодательством на обжалование указанного постановления, и при непоступлении в этот срок жалобы или представления, материал оформляется для сдачи его в архив.

2.10. Материал о направлении несовершеннолетних в специальные воспитательные учреждения или лечебно-воспитательные учреждения считается законченным по поступлении сообщения о направлении несовершеннолетнего в учреждение указанного типа, а при отказе мировым судьей в удовлетворении ходатайства – после вступления постановления в законную силу.

2.11. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, решение по которому подлежит немедленному исполнению (ст. 211 ГПК РФ) считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительного документа подразделению судебных приставов либо вручения исполнительного документа взыскателю по его просьбе.

Гражданское дело, по которому исполнительный лист вручается взыскателю (его уполномоченному представителю) на основании заявления, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу постановленного решения.

Гражданское дело, по которому в удовлетворении иска отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу постановленного решения или определения.

В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате указанных сумм либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, надлежаще заверенной печатью и подписью судебного пристава-исполнителя, производившего исполнительные действия по соответствующему исполнительному документу 7.

2.12. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив:

1) при назначении ареста - по поступлении сообщения органа, ведающего исполнением данного вида наказания, о принятии постановления к исполнению;

2) при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) - по поступлении сообщения органа государственной инспекции безопасности дорожного движения, должностных лиц органов исполнительной власти об изъятии у наказанного документа на право управления транспортными средствами (разрешения на эксплуатацию радиоэлектронных средств или высокочастотных устройств, охотничьего билета);

3) при применении штрафа и взыскании материального ущерба - по поступлении квитанции об их уплате или поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, надлежаще заверенной печатью и подписью судебного пристава-исполнителя, производившего исполнительные действия по соответствующему исполнительному документу 7;

4) при конфискации - по поступлении копии постановления с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов налоговому органу;

5) при наложении взыскания в виде предупреждения – по вступлению постановления в законную силу;

6) при прекращении дела по другим основаниям - после вынесения постановления;

5) в случае внесения представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, - после их направления адресату и получения сообщения о принятых мерах.

Дело передается в архив после проверки соблюдения всех перечисленных условий с резолюцией мирового судьи.

2.13. Полное оформление судебных дел и других документов проводится работниками канцелярии (отдела делопроизводства) аппарата мирового судьи в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР , которые предусматривают:

- подшивку или переплет дела;

- изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи дела;

- составление внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Подшивка (переплет) дела

2.14. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

2.15. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (свидетельств о заключении брака и др.), эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

2.16. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела, а в начале дела – внутренняя опись документов дела.

Нумерация листов дела

2.17. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

2.18. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

2.19. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела, то отдельной нумерации фотографий не требуется.

2.20. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

2.21. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т. п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

2.22. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нельзя нумеровать (личные документы), а нумерации подлежит только конверт, наличие вложения оговаривается во внутренней описи дела и в заверительном листе.

НАПРИМЕР: по гражданским делам о расторжении брака: свидетельство о заключении брака вкладывается в конверт и подшивается в соответствующее дело. Конверт нумеруется, во внутренней описи дела прописывается: конверт, свидетельство о заключении брака.

2.23. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

2.24. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела, проводится их перенумерация. При перенумерации листов: старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

2.25. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б», «в» и т. д.

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах, также прибавляются буквы «а», «б», «в» и т. д. соответственно к каждому номеру листа начиная со второго.

Составление заверительной надписи дела

2.26. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

2.27. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 2). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя дела, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

2.28. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи.

2.29. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

2.30. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

НАПРИМЕР: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано
250 (двести пятьдесят) листов + 3 (три) листа (внутренней описи), в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201, литерные листы 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 25) находится свидетельство о заключении брака Ивановых № 000.

Секретарь судебного участка

15.04.2007

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) отмечаются в заверительной надписи дела.

Составление внутренней описи документов дела

2.31. Для учета документов дела, составляется внутренняя опись документов дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется Инструкцией по судебному делопроизводству у мирового судьи Ханты-Мансийского автономного округа-Югры, а также специальными инструкциями и положениями.

2.32. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 1), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

2.33. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т. д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Оформление обложки дела

2.34. На обложках дел, подлежащих передаче в архив на хранение, указывается:

- наименование судебного участка;

- фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса РФ, по которой лицо привлечено – для уголовных дел;

- наименование истца и ответчика, сущность искового требования – для гражданских дел;

- фамилия, имя, отчество правонарушителя и полное наименование статьи соответствующего закона, по которой лицо привлечено к административной ответственности – для дел об административных правонарушениях;

- даты поступления и рассмотрения дела;

- номер дела, материала;

- срок хранения дела, материала;

- архивный номер дела, материала;

- даты сдачи дела, материала в архив.

Наименования дел, материалов должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

2.35. Судебные дела, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

3. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценностей в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.

3.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными методическими документами, утвержденными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

3.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке их к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.

3.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

3.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение и уничтожение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) на судебных участках мировых судей.

3.5. Экспертная комиссия создается приказом мирового судьи, из числа квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается мировой судья, секретарем – работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива (архивариус). В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела должно приниматься мировым судьей.

3.6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

- организовывает ежегодный отбор документов для хранения;

- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее - дел (нарядов), документов общего делопроизводства;

- рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, описей дел (нарядов) временного хранения (свыше 10 лет), акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

- выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) на утверждение мировым судьей, ответственным за организацию работы судебного участка;

- рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче на государственное хранение;

- рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов);

- принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи.

3.7. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

3.8. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем экспертной комиссии и утверждается мировым судьей.

3.9. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела.

3.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссией, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

4. Подготовка и оформление нарядов и дел общего делопроизводства

к последующему хранению

4.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), (до 10 лет включительно) производят работники канцелярии аппарата мирового судьи.

4.2. Работник аппарата мирового судьи обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

4.3. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка мирового судьи.

4.4. Листы в наряде нумеруются и подшиваются строго в хронологическом порядке, составляется внутренняя опись (приложение 1). Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

4.5. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.34 настоящей Инструкции.

4.6. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

НАПРИМЕР: наряд «Материалы обобщения судебной практики вышестоящих судов» в 2 томах: том 1 – уголовные дела; том 2 – гражданские дела.

4.7. Наряд должен содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, то материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата начала ведения тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

4.8. Все наряды должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

4.9. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

4.10. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работником канцелярии (отдела делопроизводства) аппарата мирового судьи, ответственным за ведение этих документов, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги, согласно номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

4.13. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек ответственный работник аппарата мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов, согласно движению дела.

4.14. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.

4.15. Наряды и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

5. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)

5.1. Сроки хранения дел, нарядов устанавливаются в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного Департамента при Верховном Суде РФ (далее-Перечень).

В случае утверждения приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ Перечня документов мировых судей с указанием сроков их хранения, соответственно сроки хранения дел, нарядов будут устанавливаться в соответствии с новым Перечнем.

Сроки хранения дел, определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.

5.2. Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются в соответствующие государственные или муниципальные архивы в виде подлинников в установленные сроки[2]. При наличии соответствующего примечания в Перечне, ряд документов, имеющих срок хранения «постоянно», хранится в судебном участке и на государственное хранение не передается.

5.3. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем, устанавливаются экспертной комиссией созданной приказом мирового судьи, исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела.

5.4. Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

НАПРИМЕР: исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года.