Аналитический материал (стр. 2 )

·  ИНН организации (индивидуального предпринимателя);

·  вид услуги;

·  стоимость услуги в денежном выражении;

·  размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

·  дата осуществления расчета и составления документа;

·  должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

·  иные реквизиты, характеризующие специфику оказываемой услуги, которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения № 000).

В случае самостоятельного изготовления бланков необходимо строго соблюдать требования, предъявляемые к автоматизированной системе, с помощью которой формируются БСО, эти требования содержаться в п.11 Положения № 000. И так, согласно этому пункту автоматизированная система должна:

·  иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;

·  при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Если БСО изготавливается типографским способом проставление серии и номера на бланке документа осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на БСО не допускается, за исключением серии и номера, наносимых на копию (отрывные части) бланка. Также БСО должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, местонахождение, номер заказа, год его выполнения и тираж). Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета БСО. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).

При заполнении БСО должно обеспечиваться одновременное оформление не менее одной копии, либо бланк документа должен иметь отрывные части. БСО заполняться четко и разборчиво, исправления в нем, как и любом другом кассовом документе не допускаются. Если же бланк был испорчен или неправильно заполнен, то он перечеркивается и прилагается к книге учета БСО за тот день, в который они заполнялись (основание п. 8 Положения).

  3. Расчеты с подотчетными лицами

3.1. Организация расчетов с подотчетными лицами

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам своих подразделений, филиалов, не имеющих самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности учреждения.

Подотчетным лицом является сотрудник организации, которому выдаются наличные денежные средства из кассы для оплаты приобретаемых им за наличный расчет материалов или работ (услуг).

Цели, на которые обычно выдаются подотчет денежные средства это:

·  хозяйственно-операционные расходы;

·  расходы на служебные командировки по территории РФ и за границу;

·  представительские расходы.

Список лиц, которым могут быть выданы денежные средства, подотчет, утверждается руководитель организации. Утвердить такой список руководитель может как в виде отдельного приказа (распоряжения), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике. В этом же документе можно оговорить и срок, на который они выдаются, т. к. согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Упоминать в приказе работников, получающих денежные средства на командировку не нужно, так как в данном случае издается отдельный приказ о направлении их в служебную командировку.

При наличии имеющейся задолженности за подотчетным лицом по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет не допускается (основание п. 11 Порядка ведения кассовых операций № 40).

На практике подотчетными лицами допускаются, как правило, следующие ошибки:

- расходование денежных средств не на те цели, на которые они были предусмотрены при их выдаче;

- передача полученных подотчетных сумм одним работником другом.

(основание п. 11 Порядка ведения кассовых операций № 40)

3.2. Хозяйственно-операционные расходы

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды обычно понимаются расходы по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта.

Оплачивая те или иные расходы, сотрудник организации действует от ее имени, следовательно, нужно помнить о предельном размере расчетов наличными, который в соответствии с Указанием ЦБ РФ равен руб. по одной сделке.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафа. Причем сумма штрафа составляет отдоруб. и налагается на организацию, которая расплатилась наличными. За это нарушение административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. может быть наложен и на руководителя организации (основание п. 15.1 КоАП РФ).

На практике часто возникает ситуация, когда сотрудники фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета организация компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды организации, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - средств их кассы организации до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный «подотчет наоборот». Данную операцию следует рассматривать как использование заемных средств.

3.3. Командировочные расходы

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, таковыми не признаются.

В командировку не могут быть направлены:

- беременные женщины;

- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет. Они могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено медицинскими рекомендациями. Кроме того, они вправе отказаться от направления в служебную командировку. Такие же права предоставляются работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения последними возраста 18 лет, а также работникам, которые осуществляют уход за больными членами их семей в соответствии с медицинскими заключениями (ст. 259 ТК РФ);

- сотрудники, не достигшие возраста 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений) (ст. 268 ТК РФ);

- сотрудники, работающие по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой) (ст. 203 ТК РФ).

С 25 октября 2008 начало действовать Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ ) которое в настоящий момент и регулирует порядок направления сотрудников в командировки. Поэтому остановимся на основных моментах вышеназванного Положения.

Прежде всего, отметим, что Положение № 000 определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки не только в пределах территории Российской Федерации, но и на территории иностранных государств.

Главным новшество Положения № 000 - отсутствие ограничительного срока служебной командировки (ранее продолжительность нахождения работника в служебной командировке не могла превышать 40 дней). В Положении № 000 не установлено каких-либо конкретных сроков нахождения работника в командировке, а только сказано, что срок должен определяться работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (основание п. 4 Положения № 000), т. к. ТК РФ тоже не устанавливает никаких ограничительных сроков, можно сделать вывод, что организация вправе направить работника в командировку на любой срок.

Новое положение устранило пробел в вопросе, является ли служебной командировкой поездка работника в территориально обособленное подразделение (представительство, филиал) теперь в п. 3 Положения № 000 указано, что данная поездка также является служебной командировкой.

При направлении работника в служебную командировку руководитель организации должен определить цель его командировки, которая указывается в служебном задании (утверждается работодателем). На основании решения работодателя оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10 (основание п. 7 Положения № 000). Этот документ оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Для загранкомандировок Положением № 000 расширило перечень расходов, которые возмещаются работнику: к ним прибавились затраты на оформление загранпаспорта, визы и иных выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; стоимость медицинской страховки и другие обязательные платежи и сборы.

При оформлении загранкомандировок, следует обратить внимание на то, что порядок оформления командировок в страны - участницы СНГ и в другие государства разный.

так при направлении работника в загранкомандировку оформления командировочного удостоверения не требуется. Исключение сделано только для стран - участниц СНГ, так как в соответствии с п. 19 Положения № 000 при направлении сотрудника в эти страны даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в удостоверении, оформленном как при командировании в пределах РФ.

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно п. 17 Положения № 000 за время нахождения работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, в пути суточные выплачиваются:

·  при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых для командировок в пределах территории РФ;

·  при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, предусмотренных для загранкомандировок.

Согласно п. 18 данного Положения при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Указанные даты определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое сотрудника направляется.

В случае, когда работник выехал в загранкомандировку и возвратился на территорию РФ в тот же день. В этом случае суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на их выплату для командировок на территории иностранных государств (основание п.20 Положения № 000).

В случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (основание п. 19 Положения № 000).

Пунктом 25 этого Положения предусмотрен порядок возмещения работнику затрат по найму жилого помещения и суточных в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке. Такие расходы оплачиваются работнику в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. Предусмотрена также оплата предъявленного работником листка нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

Согласно п. 11 Положения № 000 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно п. 26 Положения № 000 и п.11 Порядка ведения кассовых операций работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

·  авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

·  отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Если у подотчетного лица осталась часть неиспользованного аванса, то ее следует внести в кассу организации также в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Согласно ст. 137 ТК РФ, если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс.

3.3.1 Налогообложение командировочных расходов

Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от налогообложения доходы физических лиц в виде компенсационных выплат (в пределах норм), установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления.

При оплате работнику расходов на командировки, как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются:

·  суточные, выплачиваемые в сумме, не превышающей 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. В том случае, если локальным актом организации предусмотрена выплата работникам суточных в сумме, превышающей указанные выше размеры, то суммы превышения подлежат обложению НДФЛ;

·  фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;

·  сборы за услуги аэропортов;

·  комиссионные сборы;

·  расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

·  расходы на провоз багажа;

·  расходы по найму жилого помещения;

·  расходы по оплате услуг связи;

·  расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

·  расходы по получению виз;

·  расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Единый социальный налог

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников, как внутри страны, так и за ее пределы, освобождаются от обложения ЕСН суточные в пределах норм, утвержденных коллективным договором или локальным нормативным актом, а также остальные расходы, связанные со служебной командировкой, перечисленные выше.

Налог на прибыль

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относят фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по командировкам.

К расходам на командировки, в частности относятся расходы на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

суточные или полевое довольствие;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

С 01 января 2009 года нормы суточных для целей налогообложения прибыли каждая организация устанавливает самостоятельно.

Налог на добавленную стоимость

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ суммы налога принимаются к вычету на основании либо счетов-фактур, либо иных документов.

Что следует понимать под иными документами?

Из п. 10 Постановления Правительства РФ «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» следует, что при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Следовательно, под иными документами следует понимать бланки строгой отчетности.

Таким образом, основанием для принятия НДС к вычету являются либо счета-фактуры, либо бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.

  4. Представительские расходы

От правильного оформления, подтверждения и обоснования представительских расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны инспекций в необоснованности занижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Что бы избежать их необходимо грамотно организовать систему документального подтверждения расходов и правильно оформлять соответствующие документы.

К представительским расходам относят издержки на официальный прием и обслуживание представителей других предприятий, ведущих переговоры с целью установить и поддержать взаимное сотрудничество и деловые контакты, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика (основание п. 2 ст. 264 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль к представительским относятся следующие категории расходов:

·  затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

·  издержки на транспортное обеспечение, но только на доставку к месту проведения представительского мероприятия;

·  буфетное обслуживание во время переговоров;

·  оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации, на период проведения представительского мероприятия.

·  Таким образом, законодатель ограничивает перечень представительских расходов, делая его "закрытым".

Проведение официального приема может потребовать еще целого ряда расходов, которые не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ:

·  затраты на посещение культурно-зрелищных мероприятий;

·  стоимость буфетного обслуживания во время культурно-зрелищного мероприятия;

·  расходы на оплату профилактики и лечения заболеваний, организации отдыха;

·  издержки на приобретение букетов и подарков для деловых партнеров.

Такие расходы, являясь с экономической точки зрения представительскими, не уменьшают базу налога на прибыль. Компании вправе производить подобные траты только за счет чистой прибыли. Согласно п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» в бухгалтерском учете предприятий представительские расходы будут относиться к обычным видам деятельности.

Например:

Фирма произвела расходы на организацию представительского мероприятия в размереруб. Из них на проведение официального мероприятия - 8000 руб., на буфетное обслуживание во время официального мероприятия - 2000 руб., на транспортное обслуживание - 1500 руб.; на проведение культурно-массового мероприятия - 1500 руб.; на организацию экскурсии - 500 руб.; на буфетное обслуживание во время культурно-массового мероприятия - 2500 руб.; на приобретение букетов, подарков и сувениров - 4000 руб. Из общей суммы затрат в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, фирма отнесет только 11500 руб., затраченных на проведение официального мероприятия, а также буфетное и транспортное обслуживание партнеров. Оставшаяся сумма расходов в 8500 руб. будет осуществлена только за счет чистой прибыли.

Однако очень часто организации ошибочно трактуют в свою пользу термин «обслуживание», сбиться с толку им помогает еще и Постановление ФАС ЗСО от 01.01.2001 /2006(30552-А81-27). Согласно этому Постановлению понятие «обслуживание» в контексте п. 2 ст. 264 НК РФ расширено и в соответствии со ст. 11 НК РФ относит к нему и обеспечение жильем как необходимое условие для существования человека, прибывшего из другого населенного пункта.

Принятие вышеуказанного Постановления ФАС ЗСО как руководство к действию несет для организации налоговые риски. Проверяющие могут оштрафовать организацию за неправомерное уменьшение базы по налогу на прибыль по следующим основаниям:

·  данное решение может быть применено только на территории Западно-Сибирского арбитражного округа.

·  оплачивая проживание бизнес-партнеров в гостинице, принимающая сторона оказывает им услугу, которая обернется для них дополнительным НДФЛ. Дело в том, что принимающая сторона должна будет исчислить и уплатить за них НДФЛ, потому что оплата проживания в гостинице является доходом, полученным в натуральной форме, а риск обнаружении факта неисчисления и неуплаты НДФЛ инспекторы могут предъявить принимающей стороне претензии за невыполнение обязанностей налогового агента.

(В своем Письме -1-02/306@ Минфин разъяснил, что затраты по оплате авиабилетов, счетов за проживание в гостинице, питания в ресторанах приглашенных представителей сторонних организаций не относятся к представительским расходам и облагаются НДФЛ по ставке 13% для налоговых резидентов РФ и по ставке 30% для налоговых нерезидентов РФ)

·  обеспечение проживания в гостинице не относится к категории «обслуживание», ведь обслуживание предполагает предоставление определенных услуг на возмездной основе.

·  пользуясь тем, что ФАС ЗСО фактически произвольно расширил термин «обслуживание», многие компании стали включать в состав затрат на обслуживание и те расходы, которые п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским не относятся вообще. Тем самым организации увеличивают вероятность возникновения у них налоговых рисков.

В Письмах УФНС России по г. Москве -12/034115 и Минфина России от 01.01.2001 № /1/235 четко указано, что затраты на проживание в гостинице бизнес-партнеров, которые приехали на переговоры, не учитываются в составе представительских расходов, это требование относится как к российским гражданам, так и к иностранцам.

И хотя на сегодняшний день имеется достаточное количество положительной арбитражной практики, на наш взгляд лучше не рисковать и не включать в состав представительских расходов прочие виды обслуживания, ведь представительские расходы четко определены в НК РФ, поэтому будет проблематично сослаться на неясности и разночтения в их трактовке. К представительским расходам так же не относятся затраты на проживание в гостинице членов советов директоров, приехавших на его заседание (основание Письмо УФНС России по г. Москве -11/116748).

Таким образом, без риска возникновения споров с проверяющими органами к представительским можно отнести только те расходы, которые перечислены в НК РФ и осуществлены для официального приема делегаций.

Оформляем и учитываем представительские расходы.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от фонда оплаты труда (ФОТ) организации (основание абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Как видим, в НК РФ установлен четкий верхний предел по данному виду расходов, другими словами представительские расходы - являются нормируемыми. Затраты на оплату труда включают не только заработную плату и премии, но и иные выплаты (отпускные, пособия и т. п.).

Рассмотрим способы определения предельной суммы представительских расходов.

Сумму представительских расходов можно определить при составлении сметы и бюджета на следующий календарный год, когда организация относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год. Данная сумма распределяется по кварталам.

К плюсам этого способа можно отнести возможность планирования представительские расходы на перспективу. Также при этом варианте не возникает сверхнормативных издержек (то есть превышающих законодательно установленный лимит в 4%) как «выбивающихся» из сметы.

Минусом данного способа является необходимость корректировки ежеквартальных лимитов представительских расходов в сторону увеличения, что может не соответствовать требованиям управления расходами и экономии в организации.

Расчет представительских расходов производится в конце квартала (в момент заполнения декларации по налогу на прибыль) исходя из ФОТ за отчетный период. К плюсам данного способа можно отнести то, что так как при расчете базы по налогу на прибыль доходы/расходы исчисляются нарастающим итогом, то и сумма затрат на оплату труда будет в течение налогового периода увеличиваться. В результате по итогам года в состав нормируемых представительских расходов попадут и те издержки, которые в начале года считались сверхнормативными.

Но у этого способа есть и минусы. При его применении в учете образуется отложенный налоговый актив. Кроме того, указанный способ можно эффективно использовать только в организациях с большой штатной численностью, где норматив представительских расходов будет значительно возрастать.

Организация определяет круг должностных лиц, которые имеют право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответствующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.

Минусом данного способа можно считать тот факт, что представительские расходы привязаны не к налоговым критериям, а к простому арифметическому подсчету. После чего бухгалтеру надо производить расчеты нормативных и сверхнормативных затрат. Кроме того, уполномоченные лица могут потратить средства на цели, не соответствующие представительским, что несомненно вызовет трудности с их включением в состав расходов, учитываемых в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны оформляться документами, подтверждающими правомерность и оправданность осуществленных расходов. А осуществление затрат на представительские цели является именно хозяйственной операцией. Документы, подтверждающие и обосновывающие представительские расходы, можно условно разделить на внутренние и внешние документы.

На сегодняшний день действующее законодательство не содержит типовых форм по оформлению представительских расходов. Поэтому организации необходимо самостоятельно подготовить и утвердить внутренний порядок осуществления представительских расходов и формы необходимых документов.

Внутренними документами, подтверждающими осуществление представительских расходов, являются:

·  приказ об осуществлении расходов на представительские цели/приказ на проведение представительского мероприятия;

·  программа представительского мероприятия;

·  смета представительских расходов;

·  отчет о проведении представительского мероприятия;

·  акт о списании представительских расходов;

·  первичные документы, в том числе и подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей;

·  первичные документы, подтверждающие оплату услуг сторонних организаций;

·  договоры со сторонними организациями на оказание услуг.

(см. Письмо Минфина от 01.01.2001 № /1/807).

В приказе на осуществление расходов на представительские цели обязательно нужно указывать дату и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контрагента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль. К приказу должна прилагаться программа представительского мероприятия, в которой отражаются основные этапы и даты проведения официального мероприятия. Программу утверждает руководитель организации.

Распространенной ошибкой является, что организации составляют сметы представительских расходов не в разрезе каждого мероприятия, а ограничиваются сметой на период (квартал, год). Для обоснования правомерности отнесения затрат на представительское мероприятие к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль, сметы должны быть утверждены руководителем организации. В сметах представительских расходов в разрезе мероприятий затраты подробно расписываются, но не делятся на те, которые уменьшают или нет базу по налогу на прибыль.

Ориентировочно смета расходов на представительские расходы может выглядеть следующим образом.

В заголовке документа указывается полное наименование организации-контрагента и название представительского мероприятия («Проведение переговоров о сотрудничестве с ОАО... о создании нового продукта» или «Проведение переговоров с ООО… с целью выработки соглашения по вопросам совместного продвижения продукта… и т. д.).

Каждая из статей расходов указывается в рублях. В состав сметы могут быть включены следующие виды затрат:

·  транспортное обслуживание партнеров;

·  буфетное обслуживание;

·  организация официального мероприятия (указывается, какого именно - официального завтрака, обеда, приема и пр.);

·  организация досуга (указывается наименование культурно-массового мероприятия - посещение театра, памятного места и т. п.);

·  расходы на приобретение букетов (указывается количество);

·  затраты на сувенирную продукцию (подробно расписывается наименование и количество приобретаемой сувенирной продукции);

·  иные статьи издержек в случае необходимости.

Смету представительских расходов подписывает главный бухгалтер или его заместитель, а утверждает руководитель организации.

Отчет о проведении представительского мероприятия обязательно должен отражать следующую информацию:

·  дата и место проведения мероприятия;

·  цель мероприятия;

·  наименование организации-контрагента;

·  участники мероприятия (все присутствующие, с указанием Ф. И.О. и занимаемой должности);

·  результат проведения мероприятия;

·  сумма и направления затрат.

Необходимо, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью организации. Отчет о мероприятии утверждается руководителем организации.

В акте на включение представительских расходов в состав затрат, уменьшающих базу по налогу на прибыль, необходимо отразить следующие данные:

·  наименование статьи затрат;

·  дата и наименование мероприятия;

·  фактическая и предельно установленная сумма расходов по смете;

·  Ф. И.О. и должность лица, осуществившего расходы;

·  отметка о том, уменьшают такие расходы базу по налогу на прибыль или нет.

Акт должен содержать точную информацию о суммах произведенных расходов, округления и приблизительные сведения не допускаются. Данные акта должны соответствовать суммам в платежных документах. Акт утверждает руководитель организации и визирует главный бухгалтер (см. Письмо УФНС России по г. Москве -11/113019@).

Если выдача наличных средств сотруднику под отчет, происходит после завершения представительского мероприятия, составляется авансовый отчет, к которому прилагаются кассовые и товарные документы. При этом на оборотной стороне авансового отчета в обязательном порядке необходимо перечислить все кассовые чеки. Кроме того, кассовые и товарно-сопроводительные документы должны совпадать по суммам, по датам и названиям, а также по количеству лиц, участвующих в мероприятии. День утверждения руководителем организации авансового отчета является датой признания осуществленных представительских расходов в налоговом учете (основание пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Оплата представительских расходов может производиться и с помощью корпоративных пластиковых карт. Организация может осуществлять с помощью пластиковых карт оплату представительских расходов на территории РФ и за рубежом, а также получать наличные денежные средства для оплаты представительских расходов (основание п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 01.01.2001 «Об эмиссии пластиковых карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»). Документом, подтверждающим оплату представительских расходов с использованием пластиковой карты, будет документ, содержащий следующие обязательные реквизиты:

·  идентификатор терминального устройства;

·  вид и дата совершения операции;

·  сумма и валюта операции;

·  код авторизации;

·  реквизиты платежной карты;

·  подписи держателя карты и кассира, совершившего операцию.

Для того чтобы правильно оформить осуществление представительских расходов с использованием корпоративной пластиковой карты, организации необходимо выполнить следующие условия: