УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
Правительства Ульяновской области
___________________
_____ ______________________2009 г.
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет принципы построения и правила совместного использования системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (далее - СЭД).
1.1.1. В СЭД исполнительных органов государственной власти Ульяновской области могут осуществлять электронный документооборот: Правительство Ульяновской области, исполнительные органы государственной власти Ульяновской области, органы местного самоуправления Ульяновской области, иные организации, подведомственные Правительству Ульяновской области. Указанные организации далее по тексту именуются организациями, подключенными к СЭД.
1.2. Требования настоящей Инструкции обязательны для сотрудников Правительства Ульяновской области (далее Правительства области), исполнительных органов государственной власти Ульяновской области (далее ИОГВ).
1.3. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями ИОГВ и структурных подразделений Правительства области.
1.4. Инструкция не распространяется на порядок работы с секретными документами, документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
1.5. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Правительства области возлагается на руководителей этих подразделений, а в ИОГВ – на руководителей этих ИОГВ.
1.6. Ответственность за использование СЭД в структурных подразделениях Правительства области возлагается на ответственных за делопроизводство этих структурных подразделений.
1.7. Ответственность за использование СЭД в ИОГВ возлагается на ответственных за делопроизводство этих ИОГВ.
1.8. Методическое руководство организацией электронного документооборота и контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляет подразделение, уполномоченное по внедрению, сопровождению и развитию СЭД.
1.9. За общую работоспособность системы и настройку доступа к документам отвечает администратор СЭД.
2. Общие принципы работы СЭД
2.1. Общая структура СЭД
2.1.1. СЭД организована на серверной информационной платформе Lotus Notes Domino и прикладном программном обеспечении CompanyМedia.
2.1.2. Все данные, циркулирующие в СЭД, обрабатываются централизованно на сервере Правительства области.
2.1.3. Программное обеспечение СЭД CompanyMedia включает в себя модули:
- Делопроизводство;
- Контроль заданий;
- Оперативные поручения;
- Отчёты;
- Уведомления;
- Ознакомления;
- Согласования;
- Списки рассылки;
- Портал;
- Система оповещений «Notka».
2.1.4. Модуль «Делопроизводство» включает в себя базы данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Распорядительные», «Обращения».
2.1.5. Каждый из перечисленных модулей использует общую инфраструктуру СЭД, которая в свою очередь состоит из справочников, служебных сервисов и модулей администрирования.
2.1.6. В состав системы входят справочники общего пользования: «Структура организации», «Справочник организаций», «Номенклатура дел», «Списки рассылки».
2.1.7. К служебным сервисам относится базы данных «Ознакомления» и «Согласования», которые содержат соответственно листы ознакомления и согласования.
2.1.8. База данных «Уведомления» содержит сообщения пользователю о появлении новых документов, поручений, отчётов, касающихся данного пользователя. Оповещение происходит путём появления всплывающего окна «Notka» со списком документов, нуждающихся в обработке. В базе данных «Уведомления» содержатся только те сообщения, которые поступили за последние 2 недели.
2.1.9. Модуль «Контроль заданий» обобщает информацию о ходе исполнения всех заданий, поставленных на контроль.
2.1.10. Модуль «Отчёты» предназначен для формирования статистических и аналитических отчётов, вывода бланков на бумагу.
2.1.11. Модуль «Портал» отображает документы пользователя системы с разбивкой по категориям документов и их статусу. Модуль «Портал» является точкой доступа к основным сервисным и делопроизводственным базам данных.
2.1.12. Для делопроизводственных баз данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Распорядительные», «Обращения» на каждый год создаётся новый экземпляр, что отражается в имени базы данных.
2.2. Базы данных и виды регистрируемых документов
2.2.1. Документы разных видов регистрируются в разных базах данных:
- В базе данных «Входящие» регистрируются входящие документы, поступившие в адрес организации, подключенной к СЭД;
- В базе данных «Внутренние» регистрируются документы, циркулирующие внутри организации, подключенной к СЭД;
- В базе данных «Исходящие» регистрируются документы, направляемые из организаций, подключенных к СЭД в адреса других организаций и граждан;
- В базе данных «Распорядительные» регистрируются Законы Ульяновской области, организационно-распорядительные документы, изданные в организации, подключенной к СЭД., протоколы заседаний и совещаний организации.
- В базе данных «Обращения граждан» регистрируются обращения граждан, поступившие в организацию, подключенную к СЭД.
2.3. Взаимодействие организаций, подключенных к СЭД
2.3.1. Все организации подключаются к единой СЭД Правительства области и считаются одной «системной организацией» под общим названием «Органы власти Ульяновской области».
2.3.2. Объединение организаций в «системную организацию» выражается в том, что:
- все данные хранятся и обрабатываются на одном сервере;
- все организации, подключенные к единой СЭД, используют общие информационные справочники «Структура организации», «Справочник организаций», «Номенклатура дел», «Списки рассылки», имеющие разделы для каждой организации;
- сотрудники организации, подключенной к единой СЭД, включаются в справочник «Структура организации» под общим названием «Органы власти Ульяновской области»;
2.3.3. Разделение документов и полномочий между организациями, подключенными к СЭД, выражается в том, что:
- каждый документ регистрируется с указанием регистрирующей организации;
- правила нумерации документа формируются каждой организацией самостоятельно;
- статистические и аналитические отчеты формируются по документам, отнесённым к указанной организацией;
- доступ к документам устанавливается с учётом организации, зарегистрировавшей документ.
2.3.4. Пользователи любой организации, подключенной к СЭД, могут направлять документы любым пользователям, подключенным к СЭД. При этом указывается фамилия получателя, а не название организации.
2.3.5. Документы могут быть направлены разными способами:
- как исходящие документы с указанием фамилии адресата;
- как резолюции по документу с указанием фамилии исполнителя;
- по списку рассылки с указанием фамилий;
- по листу ознакомления с указанием фамилий;
- как отчёт об исполнении документа или резолюции;
- как оперативное поручение с указанием фамилии исполнителя.
2.4. Группы участников документооборота
2.4.1. Сотрудники ИОГВ и Правительства области, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их функциональных обязанностей. Основные группы участников и их функции перечислены в таблице №1.
Таблица 1. Группы участников документооборота.
№ | Группа сотрудников | Основные функции в СЭД |
1 | Делопроизводитель организации | Регистрация и рассылка документов, зарегистрированных в организации. Отнесение документа в дело. |
2 | Делопроизводитель структурного подразделения организации | Обработка и контроль прохождения документов, зарегистрированных делопроизводителем организации и отнесённых к структурному подразделению. Внесение проекта электронной карточки документа, направление проекта на регистрацию делопроизводителю организации. |
3 | Руководитель организации | Визирование и подпись документов, изданных в этой организации. Наложение резолюций и контроль исполнения по документам, зарегистрированным в этой организации. |
4 | Руководитель структурного подразделения организации | Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчётных данному руководителю. |
5 | Исполнитель документа | Внесение проекта электронной карточки документа, направление проекта документа на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций. |
6 | Делопроизводитель с функциями контроля исполнения документов | Контроль прохождения и исполнения документов и резолюций. Внесение резолюций и поручений в систему, постановка их на контроль и снятие с контроля. Формирование и печать статистических отчётов по документам и исполнительской дисциплине. |
2.4.2. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.
2.4.3. Функции контроля выполняются делопроизводителем, которому делегированы соответствующие полномочия.
2.4.4. Любой участник документооборота может сам вести контроль исполнения документов и поручений, автором которых он является.
2.4.5. Распределение функций и полномочий задаётся учётной карточкой пользователя, согласно пункту 4 настоящего Положения.
2.5. Распределение прав доступа к документам
2.5.1. Правом доступа к любому документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его обработке:
- руководители, получающие или подписывающие документ;
- авторы резолюций;
- исполнители резолюций по документу;
- исполнители, подготовившие текст документа;
- сотрудники, согласующие документ;
- сотрудники, которым документ направлен на ознакомление;
- сотрудники, которые включены в список «Читатели» по данному документу;
- делопроизводители, задействованные в обработке документа.
2.5.2. Любой пользователь может подать заявку на предоставление постоянного доступа к своим документам для одного или нескольких пользователей. Заявка подаётся в форме учётной карточки пользователя согласно пункту 4 настоящего Положения.
2.6. Функции обработки документов с использованием СЭД
2.6.1. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:
- подготовка проектов документов в электронной форме;
- согласование документов;
- направление документов на подпись и их подписание;
- регистрация обращений граждан, входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов;
- направление документов на ознакомление;
- внесение резолюций и поручений;
- постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений;
- ввод отчётов об исполнении поручений, резолюций и документов;
- контроль исполнения заданий и документов;
- отнесение документов в дела;
- направление документов в архив.
2.6.2. Для документов, в зависимости от вида регистрации в СЭД, создаются следующие электронные описания (карточки и листы):
- карточка документа – создаётся для всех видов регистрируемых документов и содержит основные реквизиты документа;
- карточка поручения или карточка резолюции – содержит реквизиты резолюции или поручения по документу;
- контрольная карточка задания – формируется автоматически для всех поставленных на контроль карточек поручений и резолюций и обобщает информацию о ходе исполнения поручения или резолюции;
- карточка исполнения – для ввода отчёта об исполнении поручения или резолюции;
- лист согласования – для внесения виз согласования документа;
- лист ознакомления – для внесения виз ознакомления с документом.
3. Входящие документы
(прием, учет, обработка и распределение)
3.1. При поступлении входящего документа делопроизводителем организации в СЭД создается карточка документа, и заполняются следующие реквизиты:
- Ф. И.О. адресата;
- корреспондент (отправитель документа);
- регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует);
- дата регистрации документа корреспондентом;
- заголовок (кратко отражающий содержание документа);
- тематика документа (определяется по его содержанию и выбирается из классификатора).
3.2. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно», соответствующая отметка вносится в поле «Особые отметки» карточки документа.
3.3. Если в справочнике организаций отсутствует организация корреспондента, создаётся новая карточка организации. Заполняются наименование организации, адрес и категория. Если на конверте указаны прочие реквизиты (телефон, e-mail и т. д.) они вносятся в карточку организации.
3.4. В случае направления документа должностному лицу, отличному от указанного в качестве адресата (передача по подведомственности, отсутствие и т. д.), получатель добавляется в список адресатов.
3.5. Если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в карточке документа.
3.6. Делопроизводитель регистрирует входящий документ в СЭД. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически. Повторным документам номер присваивается вручную.
3.7. После присвоения документу номера, делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации.
3.8. Делопроизводитель преобразует текст документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (путем сканирования документа) и прикрепляет к электронной карточке документа.
3.9. В случае необходимости, делопроизводитель любого уровня может направить зарегистрированный документ на ознакомление ряду сотрудников. Для этого делопроизводитель создаёт лист ознакомления, вводит список сотрудников и инициирует процесс ознакомления. Данная процедура рекомендуется, если делопроизводителю необходимо проконтролировать факт ознакомления с документом в СЭД. Процедура ознакомления может быть досрочно прекращена делопроизводителем.
3.10. Если лист ознакомления создан ошибочно, процедура ознакомления прекращается, а лист ознакомления удаляется из базы данных «Ознакомление».
3.11. После рассмотрения документа, руководитель сам вносит резолюцию в СЭД или возвращает документ с резолюцией в бумажном виде делопроизводителю для внесения резолюции в СЭД.
3.12. Если резолюция контрольная, то указанный срок контроля ставится и в карточке резолюции и в карточке входящего документа на закладке «Контроль».
3.13. Журнал регистрации входящих документов печатается периодически с помощью базы данных «Отчёты» по форме Ф1 раздела «Входящие документы». Пример отчёта приведён в Приложении №13.
4. Исходящие документы
(создание, обработка, согласование и отправка)
4.1. Создание, обработка, согласование и направление на подписание проектов исходящих документов осуществляется средствами СЭД непосредственно в структурных подразделениях организации.
4.2. Исполнитель готовит проект исходящего документа по поручению руководителя структурного подразделения или в инициативном порядке.
4.3. Исполнитель создает в СЭД проект карточки исходящего документа, вносит текст документа непосредственно в карточку документа или вкладывает в виде файла.
4.4. При подготовке проекта карточки исходящего документа исполнитель вносит следующие реквизиты:
- вид документа;
- адресат или список рассылки;
- исполнитель;
- подпись автора и другие подписи;
- заголовок (кратко отражающий содержание документа);
- количество листов и экземпляров;
- этап переписки;
- вид и номер бланка (для бланков типографского изготовления);
- тематика документа (определяется по его содержанию и выбирается из классификатора).
4.5. Если адресатом исходящего документа является сотрудник, подключенный к СЭД, то он выбирается из справочника «Структура организации», куда включены все сотрудники, подключенные к СЭД. Рекомендуется использовать список рассылки «Органы государственной власти Ульяновской области (подключенные к СЭД)».
4.6. Если исходящий документ создается в ответ на входящий документ или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в карточке документа на закладке «Связи».
4.7. Перед отправкой документа на регистрацию, исполнитель может согласовать проект документа с другими сотрудниками с помощью операции согласования в СЭД. Рекомендуется согласовать проект с делопроизводителем своего подразделения.
4.8. После всех согласований, исполнитель распечатывает документ и передаёт бумажный оригинал на подпись руководителю.
4.9. Исполнитель печатает лист рассылки средствами СЭД и подписывает его в бумажном виде.
4.10. Руководитель рассматривает проект исходящего документа в бумажном виде и подписывает его или отказывает в подписи.
4.11. После подписания исполнитель отправляет документ на регистрацию делопроизводителю организации в электронном виде. Бумажный вариант так же передаётся делопроизводителю организации.
4.12. Делопроизводитель организации проверяет наличие подписанного бумажного документа, проверяет правильность оформления проекта карточки исходящего документа и осуществляет его регистрацию. После чего проставляет регистрационный номер и дату регистрации на бумажном экземпляре документа.
4.13. На закладке «Отношение к делу» документ относится к делу с помощью СЭД в соответствии с номенклатурой дел.
4.14. При оформлении исходящего документа на бланке типографского изготовления с воспроизведением герба Ульяновской области внесению в карточку документа подлежат вид бланка и его номер.
4.15. Подписанный документ с реквизитами номера и даты сканируется и его электронный образ вкладывается в карточку документа.
4.16. Осуществляется отправка документа адресату или адресатам.
4.17. В случае отправки документа курьером, ставится отметка о доставке в карточке документа на закладке «Отправка».
4.18. Журнал регистрации исходящих документов печатается периодически с помощью базы данных «Отчёты» по форме Ф1 раздела «Исходящие документы». Пример отчёта приведён в Приложении №14.
4.19. Если адресатом исходящего документа является сотрудник организации, подключенной к СЭД, то исходящий документ автоматически будет помещён в базу данных «Доставка» и доступен адресату в электронном виде. Одновременно, адресату приходит уведомление о доставке письма. Делопроизводитель, получивший документ в базе данных «Доставка», может импортировать электронную копию документа в базу данных «Входящие документы» для регистрации его как входящего документа в своей организации.
5. Внутренние документы
(создание, согласование и отправка)
5.1. Создание, обработка, согласование и направление на подписание проектов внутренних документов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях организации с использованием СЭД.
5.2. Допускается регистрация и доставка внутренних документов в электронной (безбумажной) форме.
5.3. Исполнитель создает в СЭД проект карточки внутреннего документа, вносит текст документа непосредственно в карточку документа или вкладывает в виде файла.
5.4. При подготовке проекта карточки внутреннего документа исполнитель вносит следующие реквизиты:
- вид документа;
- адресат или список рассылки;
- исполнитель;
- автор подписи и другие авторы;
- заголовок (кратко отражающий содержание документа);
- количество листов и экземпляров;
- этап переписки.
5.5. Если внутренний документ логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в карточке документа на закладке «Связи».
5.6. Перед отправкой документа на регистрацию, исполнитель может согласовать проект документа с другими сотрудниками с помощью операции согласования в СЭД. Рекомендуется согласовать проект с делопроизводителем своего подразделения.
5.7. После всех согласований, исполнитель передаёт документ в электронном виде на подпись руководителю (автору). Руководитель рассматривает проект документа в электронном виде и нажимает кнопку «Подписать» или «Отказать в подписи». В электронном документе появляется реквизит электронной подписи СЭД, состоящий из фамилии автора подписи и времени подписания документа.
5.8. Исполнитель отправляет документ на регистрацию делопроизводителю организации в электронном виде с помощью кнопки «На регистрацию».
5.9. Делопроизводитель организации проверяет наличие реквизита электронной подписи СЭД, проверяет правильность оформления проекта внутреннего документа и осуществляет его регистрацию. Отправка электронного документа адресату или адресатам осуществляется автоматически после регистрации.
5.10. Если проект документа в СЭД не был подготовлен исполнителем в связи с отсутствием доступа к СЭД, то делопроизводитель организации сам создаёт и заполняет карточку документа на основании представленного исполнителем подписанного документа.
5.11. По просьбе исполнителя документа делопроизводитель организации может организовать доставку бумажного документа, о чём ставится пометка в карточке документа на закладке «Доставка». Доставка организуется при наличии подписанного бумажного документа и листа рассылки в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
5.12. После регистрации документа, исполнитель распечатывает документ с реквизитами даты и номера и передаёт в бумажном виде на подпись руководителю (автору). Подписанный бумажный документ остаётся в подразделении исполнителя и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения.
5.13. Ответственность за идентичность текста электронного образа документа его тексту на бумажном носителе несёт руководитель структурного подразделения Правительства области, подготовившего проект карточки внутреннего документа.
5.14. На закладке «Отношение к делу» документ может быть отнесён к делу в соответствии с номенклатурой дел по месту регистрации.
5.15. Журнал регистрации внутренних документов печатается периодически с помощью базы данных «Отчёты» по форме Ф1 раздела «Внутренние документы». Пример отчёта приведён в Приложении №15.
6. Организационно-распорядительные документы
(создание, согласование, регистрация и рассылка)
6.1. Общие положения
6.1.1. Создание и направление на регистрацию проектов организационно-распорядительных документов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях разработчиков (исполнителей) документа.
6.2. Действия разработчика организационно-распорядительного документа в СЭД
6.2.1. Разработчик готовит проект организационно-распорядительного документа по поручению руководителя структурного подразделения или в инициативном порядке.
6.2.2. Разработчик создает в СЭД проект карточки документа, вносит текст документа непосредственно в карточку документа и вкладывает в виде файла совместимого формата. Аналогично вносится пояснительная записка к проекту документу.
6.2.3. Разработчик при создании проекта документа заполняет следующие реквизиты:
- вид документа (выбирается из классификатора);
- подпись автора и другие подписи;
- разработчик проекта документа (указывает свою фамилию);
- заголовок документа;
6.2.4. Разработчик вносит в поле «краткое содержание» сведения, уточняющие заголовок документа. В качестве уточнения могут быть указаны фамилии, наименования организаций, мероприятий, документов, которые имеют непосредственное отношение к данному проекту. Например, если в заголовке указано «О назначении на должность», то в кратком содержании рекомендуется указать «О назначении на должность консультанта экспертного отдела».
6.2.5. Разработчик создаёт лист согласования, вносит список согласующих лиц и задаёт порядок согласования. Запуск процесса согласования осуществляется только после регистрации проекта ОРД. Рекомендуется включать в лист согласования корректора управления делопроизводства Правительства Ульяновской области. Процедура согласования документов в СЭД описана в п.8 настоящего Регламента.
6.2.6. Разработчик заполняет список рассылки на закладке «Рассылка». Рекомендуется включать в список рассылки руководителя структурного подразделения разработчика.
6.2.7. Разработчик может включить необходимых сотрудников в список читателей данного документа. Данная процедура рекомендуется, если необходимо сделать документ доступным данным сотрудникам на этапе работы с проектом ОРД.
6.2.8. После заполнения всех реквизитов, содержания и списка рассылки проект ОРД передаётся на регистрацию делопроизводителю организации с помощью кнопки «На регистрацию».
6.3. Действия делопроизводителя организации по обработке организационно-распорядительного документа в СЭД
6.3.1. Делопроизводитель организации регистрирует проект документа путём внесения на закладку «Проект» следующих реквизитов: номер проекта, дата регистрации, дата внесения, срок регистрации.
6.3.2. При необходимости, делопроизводитель организации может продлить срок регистрации или снять проект с контроля. При этом заполняются соответствующие реквизиты: дата снятия проекта с контроля, основание снятия с контроля.
6.3.3. Если проект документа в СЭД не был подготовлен разработчиком в связи с отсутствием доступа к СЭД, то делопроизводитель организации сам создаёт и заполняет карточку проекта документа на основании представленного исполнителем проекта документа, листа рассылки и листа согласования.
6.3.4. Если в качестве разработчика документа указывается организация, не подключенная к СЭД, то она вносится из справочника организаций. Если в справочнике организаций отсутствует такая организация, создаётся новая карточка организации.
6.3.5. В случае положительного согласования проекта документа, он выводится на бумагу и передаётся на подпись руководителю.
6.3.6. Делопроизводитель вносит в карточку документа вид бланка, его номер, тематику документа и количество листов.
6.3.7. Если проект документа логически связан с другими документами, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в карточке документа. Например, если данный документ отменяет зарегистрированный ранее, то на закладке «Связи» выбирается тип связи «Отменяет» и ссылка на связанный документ. Если связанный документ в СЭД не найден, то описание связи вносится вручную.
6.3.8. После подписания документа, делопроизводитель производит регистрацию, присвоив документу номер и дату. Вычисление номера происходит автоматически. Регистрация переводит проект в статус документа, автоматически срабатывает рассылка документа по СЭД в соответствии со списком рассылки.
6.3.9. После регистрации документа, делопроизводитель вносит номер и дату на бумажный документ, сканирует его и прикрепляет образ к электронной карточке документа.
6.3.10. Карточка документа относится к делу с помощью СЭД в соответствии с номенклатурой дел по месту регистрации.
6.3.11. Журнал регистрации распорядительных документов печатается периодически с помощью базы данных «Отчёты» по форме Ф1 раздела «Организационно-распорядительные». Пример отчёта приведён в Приложении №9.
7. Организация работы с обращениями граждан в СЭД
7.1. Общие положения
7.2. Обращения граждан регистрируются в базе данных «Обращения».
7.3. Делопроизводителем в СЭД создается карточка обращения;
7.4. Вводится фамилия, имя, отчество заявителя. Если обращение не имеет подписи, то в поле «Фамилия» вводится «Б/П»;
7.5. Вводятся адресные данные заявителя. Значения полей «Регион», «Город» и «Район» выбираются из классификатора;
7.6. Производится поиск предыдущих обращений данного заявителя. Если обращение многократное, то с помощью кнопки «Первое обращение» производится поиск по фамилии или адресу заявителя. В карточку документа автоматически копируются основные реквизиты первого обращения и перечень остальных обращений этого автора. Снимать признак «Многократное обращение» после копирования реквизитов недопустимо.
7.7. Значения полей «Вид обращения», «Форма обращения», «Форма поступления» выбираются из классификатора.
7.8. Заполняются поля «Количество листов», «Количество приложений», «Количество подписей», «Дата регистрации», «Пол».
7.9. Значения полей «Льготный состав» и «Тип автора» выбираются из классификатора. Каждое из этих полей может иметь несколько значений;
7.10. Выбираются значения полей «Тематика» и «Вопрос». Значения полей переносятся в таблицу. При необходимости добавить другую тематику или вопрос, процедуру можно повторить.
7.11. Краткое содержание обращения вносится в поле «Краткое содержание». Дополнительно, краткое содержание обращения может быть скопировано в поле «Содержание». Это позволит создать форматированный вариант текста обращения.
7.12. Если обращение ставится на контроль в целом, то заполняются следующие реквизиты:
- Дата контроля по обращению в целом;
- Статус контроля: «Контроль», «Особый контроль» или «Не контрольное».
7.13. Если обращение было получено от других источников или с личного приёма членов Правительства Ульяновской области, на закладке «Источник» вносятся реквизиты «Организация», «Корреспондент», «Дата», «Номер письма», «Срок исполнения». В зависимости от источника поступления, реквизит «Дата» означает дату письма или личного приёма.
7.14. Если рассмотрение обращения находится в компетенции другого государственного органа, на закладке «Направление» вносятся реквизиты направленного письма: «Организация», «Адресат», «Дата», «Срок исполнения». Для формирования текста можно использовать типовой образец письма.
7.15. При необходимости формируется письмо-уведомление заявителю на закладке «Ответ». Для формирования текста можно использовать типовой образец письма. Письмо может быть распечатано с помощью кнопки «Печать». Образец письма приведён в Приложении №8.
7.16. Если обращение логически связано с другими документами, уже зарегистрированными в СЭД, то делопроизводитель обязательно отражает на закладке «Связи» номер и дату этого документа.
7.17. При необходимости создания исходящих писем, связанных с данным обращением, рекомендуется использовать кнопку «Создать исходящее» в карточке самого обращения. В этом случае, связь между обращением и исходящим документом вносится в карточку обращения автоматически.
7.18. После внесения основных реквизитов, по нажатию кнопки «Регистрация» автоматически присваивается регистрационный номер обращения.
7.19. В случае необходимости, делопроизводитель может направить зарегистрированное обращение на ознакомление ряду сотрудников. Для этого делопроизводитель создаёт лист ознакомления, вводит список сотрудников и инициирует процесс ознакомления. Данная процедура рекомендуется, если делопроизводителю необходимо проконтролировать факт ознакомления с обращением в СЭД. Процедура ознакомления может быть досрочно прекращена делопроизводителем.
7.20. В случае необходимости, делопроизводители могут включить ряд сотрудников в список читателей данного обращения. Данная процедура рекомендуется, если делопроизводителю необходимо сделать обращение доступным данным сотрудникам, но не контролировать факт их ознакомления с обращением в СЭД.
7.21. Информация о доставке обращения и сопроводительного письма в подразделение делопроизводителя отмечается на закладке «Доставка».
7.22. Карточка обращения может быть отнесена к делу с помощью СЭД в соответствии с номенклатурой дел по месту регистрации.
7.23. Журнал регистрации обращений печатается с помощью базы данных «Отчёты» по форме Ф1 раздела «Обращения граждан».
7.24. Порядок оформления исполненного обращения в СЭД
7.25. По результатам исполнения отдельной резолюции, в карточку резолюции вносятся поля «Результаты рассмотрения», «Форма рассмотрения».
7.26. По результатам рассмотрения обращения, в карточку обращения на закладке «Исполнение» вносятся следующие реквизиты:
- Принято решение (выбирается из классификатора);
- Результаты рассмотрения (выбирается из классификатора);
- Факты подтвердились (выбирается из классификатора);
- Выдвинут иск (выбирается из классификатора);
- Виновные наказаны (выбирается из классификатора);
- Использовано для аналитической работы (выбирается из классификатора).
7.27. Отмечается поле «Исполнен» и вносится «Дата исполнения» обращения.
8. Согласование документов
8.1. Общие положения
8.2. Для согласования проектов исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов может использоваться СЭД.
8.3. На согласование может быть направлен только проект документа.
8.4. Участники согласования могут накладывать средствами СЭД визы трех видов: «Согласен», «Не согласен», «Особое мнение».
8.5. В случае наложения виз "Не согласен" и "Особое мнение" участник обязан привести мотивированный отказ (или замечание) в карточке согласования документа в СЭД. Замечания могут быть внесены в виде прикреплённого файла.
8.6. Разработчик проекта документа может направить документ на совместную подготовку одному или нескольким лицам, используя механизм согласования.
8.7. Инициатором отправки документа на согласование и его участниками могут быть любые пользователи СЭД.
8.8. В СЭД согласование может быть параллельным, последовательным или комбинированным.
8.9. При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают соответствующие уведомления. Согласование проводится в сроки, установленные инициатором. Если по истечении срока согласования кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования документа завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно прекращается инициатором процесса.
8.10. При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).
8.11. При комбинированном согласовании часть процесса может идти по последовательной схеме, а часть - по параллельной в произвольном порядке. Порядок задаёт инициатор согласования.
8.12. Последовательное согласование в СЭД осуществляется по следующему сценарию:
- если время согласования превышено данным участником, то документ остается на согласовании у данного лица, при этом будет послано уведомление визирующему и инициатору согласования;
- если поставлена отрицательная виза, то будет послано уведомление инициатору и продолжен процесс согласования.
8.13. В зависимости от настроек конкретного листа согласования, процесс может быть завершён досрочно при вводе отрицательной визы одним из участников. В любом случае, процесс согласования может быть завершён досрочно инициатором процесса.
8.14. В процессе согласования участники могут в свою очередь создавать лист согласования и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам, осуществляя так называемое петлевое согласование в СЭД.
9. Постановка поручений и резолюций по документам.
Контроль их исполнения.
9.1. Общие положения
9.1.1. Методы ведения контроля исполнения резолюций и поручений единообразны для всех типов документов и всех авторов поручений и резолюций. Так как методика работы с резолюциями и поручениями аналогична, далее по тексту они именуются поручениями.
9.1.2. Поручения в СЭД могут создаваться в связи с входящими, внутренними, исходящими, организационно-распорядительными документами и обращениями граждан.
9.1.3. Поручения, не связанные с документами и «устные» поручения вносятся в базу данных «Оперативные поручения». Указанные поручения не регистрируются.
9.1.4. Контроль исполнения поручений Губернатора Ульяновской области ведётся с помощью СЭД уполномоченными подразделениями Правительства Ульяновской области.
9.1.5. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов с помощью СЭД в подразделениях Правительства Ульяновской области, исполнительных органах государственной власти Ульяновской области возлагается на ответственных за организацию делопроизводства.
9.2. Порядок внесения поручений в СЭД
9.2.1. Если документ является контрольным, то на закладке документа «Контроль» ставится отметка «Контроль в целом» и указывается срок исполнения документа в целом.
9.2.2. Для внесения поручения по документу, открывается регистрационная карточка документа и создаётся бланк поручения. После этого вносятся обязательные реквизиты: автор, список исполнителей и дата постановки поручения.
9.2.3. Ответственным исполнителем является первый из указанных в поручении исполнителей. Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями по документу.
9.2.4. Если исполнителем указан сотрудник организации, подключенной к СЭД, то он выбирается из справочника «Структура организации», куда включены все организации, подключенные к СЭД. Справочник сторонних организаций в данном случае не используется.
9.2.5. Если исполнителем указан сотрудник организации, не подключенной к СЭД, то он выбирается из справочника сторонних организаций. Если такой организации в справочнике нет, то создаётся карточка новой организации и вносится фамилия исполнителя.
9.2.6. Если срок исполнения поручения указан, то он вносится в карточку поручения.
9.2.7. На закладке «Контроль» отмечается дата постановки на контроль каждого исполнителя. При этом для каждого поставленного на контроль исполнителя формируется контрольная карточка задания, доступная в базе данных "Контроль заданий".
9.2.8. При внесении поручения указывается периодичность автоматических уведомлений исполнителю. Для контрольных поручений ставится отметка «Посылать уведомления исполнителям за 3 дня до срока исполнения».
9.2.9. После внесения поручения, оно сразу становится доступно исполнителю, о чём исполнитель получает автоматическое уведомление.
9.2.10. Поручение может быть распечатано с помощью кнопки «Печать» карточки поручения. Примеры бланков приведены в Приложениях №3, №4, №5 по входящим документам, распорядительным документам и обращениям граждан соответственно.
9.3. Исполнение поручений и снятие их с контроля
9.3.1. Получив уведомление, исполнитель приступает к исполнению сам или создаёт поручение своим подчинённым. В этом случае, поручение нижестоящим сотрудникам накладывается не на исходный документ, а на полученное поручение.
9.3.2. После исполнения поручения, исполнитель создаёт отчёт об исполнении. Для этого открывается бланк поручения и с помощью кнопки «Исполнение» создаётся бланк отчёта. Вносятся обязательные реквизиты: автор отчёта и дата исполнения. В поле «краткое содержание» вносится краткое содержание отчёта. Полный текст отчёта вносится непосредственно в поле «Текст». Дополнительно может быть прикреплён один или несколько файлов с информацией об исполнении поручения. Присоединение файла доступно с помощью кнопки «Содержание».
9.3.3. При вводе отчёта об исполнении, исполнитель указывает тип исполнения «Для информации» или «Отчёт об исполнении». Тип «Отчёт об исполнении» задаётся в случае, если исполнитель считает поручение выполненным полностью и просит снять его с контроля.
9.3.4. Автор поручения получает электронный отчёт об исполнении сразу после сохранения отчёта.
9.3.5. С помощью кнопки «Печать», исполнитель выводит отчёт на бумагу, используя форму «Отчёт об исполнении поручения». Примеры бланков отчёта приведены в Приложениях №3, №4, №5.
9.3.6. Исполнитель на бланке отчёта ставит собственноручную подпись и передаёт автору поручения.
9.3.7. Если поручение является контрольным, оно может быть снято с контроля только автором поручения. Остальные поручения снимаются с контроля автоматически, если исполнитель создал «Отчёт об исполнении».
9.3.8. Если поручение исполнено, автор поручения ставит дату исполнения на закладке «Исполнение». При этом поручение снимается с контроля полностью.
9.3.9. Если только один из соисполнителей представил отчёт об исполнении поручения, то на закладке «Контроль» отмечается дата снятия данного исполнителя с контроля.
9.3.10. Если автор поручения принял решение продлить срок исполнения, то это изменение вносится с помощью кнопки «Перенос срока». В бланке этого же поручения старый срок заменяется новым. Старый срок при этом автоматически копируется в журнал переносов сроков.
9.3.11. Если поручение требует регулярной отчётности, то на каждый срок отчётности автор создаёт копию поручения. Исполнители создают отчёты об исполнении каждого из этих поручений. Каждое такое поручение снимается с контроля по отдельности.
9.3.12. Для снятия с контроля документа, на закладке документа «Контроль» отмечается дата исполнения документа в целом.
9.4. Наложение резолюции на отчёт исполнителя
9.4.1. На отчёт исполнителя автором поручения может быть наложена новая резолюция. Для внесения такой резолюции открывается первое поручение и с помощью кнопки «Поручение» или «Резолюция» создаётся новый бланк, куда вносятся реквизиты новой резолюции.
9.4.2. Если новая резолюция требует исполнения, то она ставится на контроль и исполнитель должен внести отчёт об исполнении этой резолюции.
9.4.3. Если новая резолюция носит технический или оценочный характер (например, «в дело…», «на контроль», «где документы?»), то она так же вносится, но на контроль не ставится, а исполнитель в этом случае продолжает работать с первичным поручением.
9.5. Поручения, не связанные с документами
9.5.1. Сотрудники исполнительных органов государственной власти и структурных подразделений Правительства области могут создавать поручения, не связанные с документами. Такие поручения вносятся в базу данных «Оперативные поручения».
9.5.2. К оперативному поручению можно прикладывать дополнительную информацию в виде файлов. На оперативное поручение можно вводить отчёт об исполнении поручения.
9.5.3. «Оперативные поручения» не регистрируются и могут использоваться для формирования списка текущих дел и контроля их исполнения внутри подразделения.
9.5.4. Для сообщений, которые не носят директивного характера, рекомендуется использовать базу данных «Оперативные сообщения». К сообщению можно прикладывать дополнительную информацию в виде файлов. На карточку «Сообщения» можно создавать карточку «Ответа», таким образом, организуя совместную работу над документами внутри подразделения.
9.6. Использование базы данных "Контроль заданий".
9.6.1. Для комплексного контроля исполнительской дисциплины в органах власти должна использоваться база данных "Контроль заданий".
9.6.2. В базе данных "Контроль заданий " по документу или поручению, поставленному на контроль, автоматически создаётся специальный документ - контрольная карточка задания, отражающая состояние поставленного на контроль документа с указанием исполнителя.
9.6.3. Отчеты по исполнительской дисциплине формируются на основании информации в базе данных "Контроль заданий". Отчёт «Анализ исполнительской дисциплины» находится в разделе «Контроль заданий» базы данных «Отчёты».
9.7. Использование базы данных "Отчёты".
9.7.1. База данных «Отчёты» используется для вывода на бумагу следующей информации:
- бланков документов, поручений и отчётов по ним;
- перечней документов и поручений с их реквизитами;
- статистических форм.
9.7.2. Все отчёты в базе данных «Отчёты» разбиты на группы, соответствующие типам документов. Имеются группы: «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы», «Обращения граждан», «Организационно-распорядительные (ОРД)», «Оперативные поручения», «Контроль заданий», «Универсальные отчёты».
9.7.3. Для вывода любого из представленных отчётов нужно выбрать тип документа, наименование отчёта, в диалоговом режиме уточнить критерии отбора информации. После чего отчёт сформируется в том офисном приложении, которое установлено на компьютере. Например, в Microsoft Office Word.
9.7.4. Для вывода перечня документов каждого типа - отчёт Ф1.
9.7.5. Для вывода перечня резолюций или поручений - отчёт Ф3.
9.7.6. Для вывода контрольных карточек резолюций или поручений - отчёт Ф4.
9.7.7. Для вывода статистики исполнения резолюций или поручений - отчёт Ф5 или Ф6.
9.7.8. Для вывода отчётов по всем типам документов одновременно, используется группа «Универсальные отчёты».
9.7.9. При построении отчёта, пользователь должен самостоятельно формулировать критерии отбора информации: автор поручений, исполнитель, срок исполнения и т. д.
9.7.10. При подсчёте процента исполнения поручений, поручения, исполненные с нарушением срока, входят в число неисполненных документов.
9.7.11. Карточку любого поручения можно распечатать, непосредственно открыв это поручение. Для этого в карточке поручения нужно нажать кнопку «Печать» и выбрать подходящий бланк.
10. Формирование дел
10.1. Любой документ может быть добавлен (отнесен) в дело средствами СЭД. Информация о принадлежности документа к делу отражается в карточке документа в СЭД.
10.2. Номенклатуры дел организаций, подключенных к СЭД, и их подразделений ведутся в единой базе данных «Номенклатура дел». Для каждой организации в этой базе данных создаются отдельные разделы.
10.3. Исполнитель, подготовивший документ, относит его в дело своего структурного подразделения. Делопроизводитель, регистрирующий документ, относит документ в дело по месту регистрации.
10.4. Информация о принадлежности документов к папкам дел накапливается в базе данных "Формирование дел".
11. Организация делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях.
11.1. Общие положения
11.2. Ответственность за организацию делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях Правительства области возлагается на ответственных за делопроизводство этих структурных подразделений.
11.3. Ответственность за организацию делопроизводства с использованием СЭД в ИОГВ возлагается на ответственных за делопроизводство этих ИОГВ.
11.3.1. Ответственные за делопроизводство с использованием СЭД в структурном подразделении осуществляют общее методическое руководство организацией электронного документооборота на уровне своего структурного подразделения и контроль соблюдения требований настоящего Регламента в своём структурном подразделении.
11.4. Основные функции исполнителя документа в СЭД
11.4.1. Создание, согласование, направление на регистрацию проектов документов.
- создание проектов документов описано в пунктах 4.2, 5.2, 6.2.
- согласование проектов документов описано в пункте 8.2.
11.4.2. Приём поступающих по СЭД документов и поручений.
- просматриваются поступающие уведомления в базе данных «Уведомления» или через всплывающие уведомления «Notka»;
- просматриваются актуальные поручения в базе данных «Контроль заданий». Описано в пункте 9.6.
- с помощью кнопки «Доставка» карточки поручения вносится дата и время получения бумажного варианта документа.
11.4.3. Ввод отчётов об исполнении поручений. Описано в пункте 9.3.
11.4.4. Создание поручений своим подчинённым, постановка на контроль и снятие с контроля своих поручений. Описано в пункте 9.2 и 9.3.
11.4.5. Ввод виз согласования или ознакомления с документом.
- для листов ознакомления вносится виза ознакомления с помощью кнопки «Ознакомиться».
- для листов согласования вносится виза «Согласен», «Не согласен» или «Особое мнение». Описано в пункте 8.2.
11.4.6. Печать бланков и статистических форм. Описано в пункте 9.7.
11.5. Основные функции ответственного за делопроизводство
с использованием СЭД
11.5.1. Основным исполнителем документов, адресованных в структурное подразделение или организацию, является руководитель структурного подразделения или организации. На него распространяются функции исполнителя документов, согласно пункту 11.2. настоящей инструкции. Эти функции он может делегировать ответственному за делопроизводство.
11.5.2. Кроме функций, делегированных руководителем, на ответственного за делопроизводство возлагается:
- Передача документов на рассмотрение руководителю подразделения.
- Ввод в СЭД виз руководителя и резолюций руководителя.
- Передача документов исполнителям.
- Контроль прохождения и сроков рассмотрения документов в подразделении.
- Ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документа.
- Контроль своевременного списания в дело исполненных документов.
- Учёт исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку с помощью СЭД.
- Организация справочно-информационной работы в СЭД по вопросам прохождения и исполнения документов.
- Анализ и информирование руководителя структурного подразделения об исполнении документов и поручений.
- Составление номенклатуры дел подразделения в СЭД.
- Проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с СЭД, ознакомление сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по СЭД.
11.5.3. В случае если у исполнителя нет доступа к СЭД, ответственный за делопроизводство работает в системе от имени исполнителя: создаёт, согласовывает, направляет на регистрацию проекты документов, печатает контрольные карточки заданий, отправляет отчёты об исполнении поручений.
11.6. Построение информационно-поисковой системы в СЭД
11.7. В СЭД поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). СЭД позволяет найти документ по компонентам информации с использованием поисковых форм. Средствами СЭД можно осуществлять экспорт результатов поиска или подборки в формат офисных приложений для последующего использования. Для поиска с использованием реквизитов используется кнопка «Поиск по форме».
11.8. Контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в карточку документа, так и по вложенным файлам, если они имеют совместимый формат (См. п.12). Можно использовать контекстный поиск по представлению, но без учёта реквизитов.
11.9. Контекстный поиск осуществляется без учета морфологии русского языка, т. е. в строгом соответствии с заданным поисковым реквизитом. Подстановка знака звёздочки <*> позволяет найти слова с любым символом вместо звёздочки. Например, при вводе в строку поиска запроса президент*, будут найдены слова "президент", "президента", "президентом", "президентский" и т. д.
11.10. Использование кнопки «Поиск по форме» более предпочтительно, поскольку этот метод более универсальный и выполняется быстрее.
12. Совместимые форматы данных
12.1. При подготовке и размещении текстовых материалов в СЭД, рекомендуется использовать форматы файлов, которые распознаются системой на уровне текста. Это позволит осуществлять поиск по содержанию вложенного файла.
12.2. Совместимыми форматами текстовых файлов являются:
Формат файла | Расширение |
Неформатированный текст (ASCII) | TXT |
Формат текста с разметкой (Rich Text Format) | RTF |
Формат Microsoft Word XP или 2003 | DOC |
Формат гипертекстовой разметки (страница Интернет) | HTML |
Формат электронной таблицы Excel | XLS |
12.3. Рекомендуемыми форматами файлов данных являются:
Формат файла | Расширение |
Графический формат JPEG | JPG |
Графический формат Graphic Interchange Format | GIF |
Векторная графика Microsoft Windows Metafile | WMF |
Графический формат Tagged Image File | TIF |
Графический формат Adobe Acrobat Reader | |
Архив ZIP | ZIP |
13. Порядок работы с корпоративными справочниками
13.1. Общие положения
13.1.1. Все пользователи СЭД могут использовать справочники общего пользования (корпоративные справочники):
- «Структура организации» содержит данные об организациях, подключенных к СЭД, иерархию подразделений и сотрудников, сведения о должностях, телефонах, персональных настройках.
- «Справочник организаций» содержит сведения об адресах и руководителях внешних организаций.
- «Номенклатура дел» содержит информацию о номенклатурных индексах организаций, подключенных к СЭД, и их подразделений.
- «Списки рассылки» содержит часто употребляемые списки сотрудников для указания получателей документов.
13.1.2. За достоверность и актуальность содержания корпоративного справочника отвечает его редактор. Редакторов корпоративных справочников назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области.
13.1.3. Права на редактирование корпоративных справочников настраиваются администратором СЭД по поручению Руководителя аппарата Правительства Ульяновской области.
13.2. Порядок ведения «Справочника организаций»
13.2.1. Справочник организаций используется для учёта переписки с организациями, не подключенными к СЭД.
13.2.2. Общее ведение справочника организаций осуществляет редактор справочника.
13.2.3. Доступные функции при работе со Справочником организаций:
- поиск организации в существующем справочнике по заданному в запросе слову;
- выбор организации из предложенного перечня введенных в справочник организаций;
- заполнение заявки на добавление сторонней организации в справочник;
- заполнение заявки на объединение разных названий одной и той же организации в одну;
- добавление адресата в карточку сторонней организации.
13.2.4. Внесение изменений справочника происходит в два этапа. На первом этапе любой пользователь может создать проект карточки новой организации или внести изменения в старую карточку. На втором этапе редактор справочника утверждает изменения или отклоняет их.
13.2.5. За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой организации отвечает лицо, осуществившее ввод.
13.2.6. Каждая поступившая заявка должна быть обработана редактором справочника в течение рабочего дня. После проверки сведений, заявка на новую организацию должна быть утверждена, объединена с другой организацией или ликвидирована.
13.3. Порядок ведения справочника «Структура организации»
13.3.1. Справочник «Структура организации» содержит данные об организациях, подключенных к СЭД, иерархию подразделений и сотрудников, сведения о должностях, телефонах, персональных настройках.
13.3.2. Основным средством управления СЭД являются карточки сотрудников и подразделений, которые содержатся в указанном справочнике. Изменение карточки сотрудника приводит к изменению прав доступа этого сотрудника к документам и функциям в СЭД.
13.3.3. Общее ведение структуры организации и функции по защите информации осуществляет администратор СЭД на основании «Учётных карточек пользователя СЭД». Форма «Учётной карточки пользователя СЭД» приведена в Приложении №1 к настоящему Положению.
13.3.4. Функции администратора СЭД:
- создание и удаление карточек пользователей СЭД;
- создание и удаление карточек подразделений;
- настройка прав доступа пользователя к документам СЭД;
- настройка прочих функций системы, доступных пользователю СЭД;
- настройка типов документов и счётчиков для их нумерации;
- выдача пользователю реквизитов доступа к СЭД;
- учёт и управление имеющимися лицензиями СЭД.
13.3.5. Функции, не связанные с защитой информации и безопасные для целостности системы возлагаются на редактора справочника.
13.3.6. Функции редактора справочника:
- создание подразделений;
- создание новой карточки пользователя СЭД;
- изменение должности и места работы пользователя;
- изменение наименования подразделения;
- ввод номера телефона, кабинета и места расположения при наличии данной информации;
- перемещение сотрудника в раздел «Уволенные».
13.3.7. Сведения о кадровых перемещениях сотрудников Правительства области редактор справочника получает в управлении государственной службы и кадров Правительства области еженедельно в виде «Листа кадровых перемещений». Форма «Листа кадровых перемещений» приведена в Приложении №2 к настоящему Положению.
13.3.8. При увольнении сотрудника, редактор справочника перемещает карточку пользователя в раздел «Уволенные», но не удаляет её.
13.3.9. На ответственного за делопроизводство ИОГВ возлагаются функции редактора того раздела справочника, который относится к этому ИОГВ.
13.3.10. Редактора раздела справочника по структурному подразделению Правительства назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области по представлению руководителя этого подразделения.
13.4. Порядок ведения справочника «Номенклатура дел»
13.4.1. Редактор справочника «Номенклатура дел» вносит информацию о номенклатурных индексах, папках дел организаций и их подразделений.
13.4.2. На ответственного за делопроизводство организации возлагаются функции редактора того раздела справочника, который относится к этой организации.
13.4.3. Редактора справочника по Правительству области назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области.
13.4.4. Редактора раздела справочника по структурному подразделению Правительства области назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области по представлению руководителя этого подразделения.
13.5. Порядок ведения справочника «Списки рассылки»
13.6. Редактор справочника «Списки рассылки» редактирует часто употребляемые списки сотрудников для указания получателей документов.
13.7. На ответственного за делопроизводство организации возлагаются функции редактора списков рассылки, доступных только этой организации.
13.8. Редактора общедоступных списков рассылки назначает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области.
14. Общее администрирование СЭД
14.1. Уполномоченный орган по внедрению, сопровождению и развитию СЭД назначает главного администратора СЭД.
14.2. Первоочередное подключение к СЭД предусматривается для следующих категорий сотрудников:
- члены Правительства области;
- руководители ИОГВ;
- ответственные за делопроизводство ИОГВ;
- ответственные за делопроизводство структурных подразделений Правительства области.
- руководители структурных подразделений Правительства области.
14.3. Условиями установки СЭД на рабочее место являются: наличие компьютера, подключенного к локальной сети, наличие свободных лицензий, опыт пользователя в использовании компьютера. К пользователю СЭД предъявляются минимальные требования пользователя компьютера: умение пользоваться клавиатурой и мышью, навык работы с файлами и папками, навигация по компьютеру и сетевому окружению, создание и печать текстовых документов.
14.4. Решение о предоставлении пользователю доступа к СЭД принимает Руководитель аппарата Правительства Ульяновской области. Основанием предоставления доступа является ходатайство руководителя ИОГВ или структурного подразделения Правительства области, в котором работает пользователь.
14.5. К ходатайству прилагается «Учётная карточка пользователя СЭД», которая должна содержать фамилию, имя, отчество и другую служебную информацию о пользователе, условия доступа пользователя к документам других сотрудников, условия передачи дел в случае увольнения пользователя. Ходатайство с учётной карточкой передаётся администратору СЭД для исполнения. Форма учётной карточки пользователя приведена в Приложении №1 к настоящему Положению.
14.6. Администратор СЭД выдаёт пароль и другие реквизиты доступа пользователю, о чём пользователь расписывается в учётной карточке пользователя СЭД.
14.7. Пользователь несет персональную ответственность за сохранность своих реквизитов доступа. Индивидуальный пароль запрещено распечатывать, хранить в сети или передавать другим лицам. В случае угрозы раскрытия пароля, пользователь обязан немедленно обратиться к администратору СЭД для смены пароля.
14.8. Изменение прав доступа к чужим документам производится на основании «Учётной карточки пользователя СЭД».
14.9. Перемещение карточек пользователей в раздел «Уволенные» производится на основании «Листа кадровых перемещений».
14.10. Дела уволенного сотрудника и права на его документы передаются сотруднику, указанному в «Учётной карточке пользователя СЭД» в разделе «Кому передать дела».
14.11. Если карточка пользователя в течение тридцати дней находилась в разделе «Уволенные» и «Учётная карточка пользователя СЭД» не была переоформлена, карточка пользователя удаляется с передачей дел по умолчанию:
- от руководителя - его первому заместителю;
- от заместителя руководителя - руководителю;
- от делопроизводителей структурных подразделений - руководителям структурных подразделений;
- от сотрудников прочих категорий – их непосредственным руководителям;
- в спорных ситуациях – администратору СЭД.
Основные термины, употребляемые в делопроизводстве и СЭД
Бумажный документ – документ на бумажном носителе.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Виза – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Система электронного документооборота (СЭД) - система ведения документации, при которой документооборот осуществляется в виде электронных документов с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
Электронная подпись в СЭД – информация об авторе документа, дате и времени подписания электронного документа, которая заносится в карточку документа при нажатии кнопки «Подписать». Обеспечивает дополнительную проверку подлинности авторства документа, средствами СЭД и в рамках СЭД.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – зашифрованная информация об авторе документа, дате и времени подписания электронного документа, которая заносится в карточку документа при нажатии кнопки «Подписать ЭЦП». Имея подписанный ЭЦП документ, независимый удостоверяющий центр может установить, кто и когда внёс изменение в этот документ.
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Общие положения.. 2
2. Общие принципы работы СЭД.. 3
3. Входящие документы (прием, учет, обработка и распределение) 8
4. Исходящие документы (создание, обработка, согласование и отправка) 9
5. Внутренние документы (создание, согласование и отправка) 11
6. Организационно-распорядительные документы (создание, согласование, регистрация и рассылка) 13
7. Организация работы с обращениями граждан в СЭД.. 15
8. Согласование документов.. 17
9. Постановка поручений и резолюций по документам. Контроль их исполнения. 19
10. Формирование дел.. 23
11. Организация делопроизводства с использованием СЭД в структурных подразделениях. 24
12. Совместимые форматы данных.. 26
13. Порядок работы с корпоративными справочниками.. 27
14. Общее администрирование СЭД.. 30
Приложение
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
Наименование должности__________
____________________________
____________________________
подпись
____________________________
_______________________200__ г.
УЧЁТНАЯ КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ СЭД
ПРАВИТЕЛЬСТВА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Рабочее место пользователя системы электронного документооборота (СЭД) | |
Фамилия, имя, отчество | |
Организация | |
Должность, подразделение | |
Адрес, кабинет, контактный телефон | |
Имя пользователя для входа в СЭД (выдаётся администратором СЭД) | |
Подготовка пользователя СЭД | |
Инструктаж проведён в объёме (часов) | |
Пароль выдан (да/нет) | |
Рабочее место установлено (да/нет) | |
Фамилии сотрудников, | |
Доступ на чтение | |
Доступ на редактирование | |
В том числе получение уведомлений | |
Прочие отметки | |
Регистрация документов | |
Редактирование справочника | |
Кому передать дела в случае увольнения или перевода пользователя | |
ОЗНАКОМЛЕН: _______________________________ подпись пользователя СЭД | ОЗНАКОМЛЕН: __________________________________ подпись администратора СЭД |
Приложение
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
Наименование должности__________
____________________________
____________________________
подпись
____________________________
«_____»________________200__ г.
ЛИСТ КАДРОВЫХ ПЕРЕМЕЩЕНИЙ
№ | ФИО | Должность | Структурное подразделение | Новая должность | Новое подразделение | Причина и дата изменения |
1 | ||||||
2 | ||||||
3 |
