Реализация Федерального закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» в части взаимоотношений с органами местного самоуправления и с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями в Республике Мордовия

Реализация Федерального закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» в части взаимоотношений с органами местного самоуправления и с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями в Республике Мордовия

В связи с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» Республиканской архивной службой Республики Мордовия, государственными архивами проводится значительная работа по перестройке отношений, как с органами местного самоуправления, так и территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных в Республике Мордовия.

Взаимодействие Республиканской архивной службы Республики Мордовия с органами местного самоуправления получило в нашей республике законодательную, нормативно-правовую основу.

Как известно, регулирование отношений органов государственной власти субъектов Российской Федерации с органами местного самоуправления муниципальных образований, в том числе в области архивного дела, определяется, в основном, нормами федерального законодательства. Вместе с тем, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» позволяет законодательно разрешить ряд вопросов и на местном уровне, в соответствии с законами субъекта Российской Федерации. Так, в пункте 2 статьи 8 определено, что «разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законом субъекта Российской Федерации». В соответствии с пунктом 5 статьи 4 данного закона, а также пунктом 6 статьи 26.3 Федерального закона от 4 июля 2003 года «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» законами субъекта Российской Федерации органы местного самоуправления могут наделяться отдельными государственными полномочиями субъекта Российской Федерации по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов субъекта Российской Федерации( по ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – архивных документов, относящихся к государственной собственности ) с передачей органам местного самоуправления необходимых материальных и финансовых ресурсов. Данные положения федеральных законов были учтены при разработке Закона «Об архивном деле Республики Мордовия». Так в Закон был включен пункт 2 статьи 15 о том, что «разграничение собственности между муниципальными образованиями и Республикой Мордовия на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется Правительством Республики Мордовия по представлению органа управления архивным делом». В Закон была включена также специальная глава о правовых основах наделения органов местного самоуправления в Республике Мордовия отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Республики Мордовия, являющихся государственной собственностью и хранящихся в муниципальных архивах, в которой были прописаны порядок осуществления органами местного самоуправления в Республике Мордовия государственных полномочий в области архивного дела, их ответственность; порядок передачи им материальных ресурсов и финансовых средств, необходимых для осуществления полномочий; порядок осуществления органом управления архивным делом контроля за исполнением государственных полномочий органами местного самоуправления; порядок прекращения осуществления полномочий. Что касается финансирования осуществления государственных полномочий, в Законе указывалось, что субвенция органам местного самоуправления рассчитывается исходя из количества единиц хранения документов, являющихся государственной собственностью Республики Мордовия, хранящихся в муниципальном архиве, и норматива расходов на одну единицу хранения в размере, утверждаемом Правительством республики. рдовия, хранящихся в муниципальном архиве, и норматива расходов на одну единицу хранения в размере, утверждаемом ПрРеспублики Однако, в Законе не была раскрыта методика расчета норматива для определения общего объема субвенций на осуществление государственных полномочий в области архивного дела, так как ко времени принятия Закона «Об архивном деле Республики Мордовия» 7 февраля 2005 года, она не была еще выработана Министерством финансов республики. В связи с тем, что осуществление государственных полномочий органами местного самоуправления начиналось с 1 января 2006 года, разработка методики расчетов была проведена при подготовке бюджета Республики Мордовия на этот финансовый год. Она была законодательно утверждена Законом Республики Мордовия от 01.01.01 года «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Республики Мордовия в части наделения органов местного самоуправления государственными полномочиями». Здесь же было указано, что норматив финансовых затрат по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, на одну единицу хранения устанавливается законом Республики Мордовия о республиканском бюджете на очередной финансовый год.

Для определения количества дел государственной собственности Республики Мордовия, хранящихся в муниципальных архивах, и в целях реализации пункта 2 статьи 15 Закона Республики Мордовия «Об архивном деле Республики Мордовия» Республиканской архивной службой Республики Мордовия был подготовлен проект Постановления Правительства Республики Мордовия «О разграничении собственности между муниципальными образованиями и Республикой Мордовия на архивные документы» (Постановление подписано 2 марта 2006 года), в котором было предложено отнести к государственной собственности Республики Мордовия все архивные документы, созданные до образования муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах. При разработке данного предложения мы исходили из принципа неделимости архивных фондов, из нормативного требования, что вся совокупность документов, образующаяся в деятельности юридического или физического лица – фондообразователя составляет его документальных фонд. Так как ранее до начала 90-х годов районные архивы по своему статусу были архивами с переменным составом, осуществлявшими только временное хранение, документы большинства из прекративших свою деятельность местных органов власти и управления, сельхозпредприятий, общественных организаций, а также ликвидированных в ходе реформ 90-х годов государственных учреждений и государственных предприятий, потребительских союзов и обществ, передавались до начала 90-х годов на постоянное хранение в ЦГА Республики Мордовия, где они составили самостоятельные фонды. В связи с этим и было предложено отнести все документы, созданные до образования муниципальных образований к государственной собственности Республики Мордовия и после строительства пристроя к ЦГА РМ принять их в этот архив, присоединив к соответствующим фондам. Исходя из данного предложения и порядка разграничения собственности на архивные документы, определенного в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации», комиссиями из представителей Республиканской архивной службы, муниципальных архивов, администраций муниципальных образований был произведен подсчет документов, хранящихся в муниципальных архивах по видам собственности: федеральной собственности, государственной собственности Республики Мордовия, муниципальной собственности и составлены Акты согласования количества единиц хранения по видам собственности по каждому муниципальному архиву. Из 138282 единиц постоянного хранения, хранившихся в муниципальных архивах на 1 января 2005 года, к государственной собственности отнесено 109613 ед. хр. ( 79,3 % к общему количеству ед. хр.), из них к государственной собственности Республики Мордовия - 105951 ед. хр.( 76,6 %), федеральной – 3662 ед. хр. (2,7 %); к муниципальной собственности – 28669 ед. хр. ( 20,7%). В настоящее время в соответствии с принятым Правительством Республики Мордовия Постановлением Центральным государственным архивом Республики Мордовия проводиться работа с муниципальными архивами по принятию документов государственной собственности и передачу их органам местного самоуправления для временного хранения в соответствии с переданными им государственными полномочиями. Министерством финансов Республики Мордовия на основе представленных Актов и Методики расчета норматива для определения общего объема субвенций на осуществление государственных полномочий в области архивного дела были рассчитаны размеры субвенции предоставляемых бюджетам муниципальных образований из республиканского бюджета Республики Мордовия на 2006 год. Всего 23 муниципальным образованиям республики было выделено 2074400 рублей, в расчете 18 руб. 92 коп. на одну единицу хранения. Размер субвенций составил от 10500 городскому округу Саранск до 182400 Ичалковскому муниципальному району. В соответствии с законом, размер субвенций ежегодно будет устанавливаться Законом Республики Мордовия о республиканском бюджете и будет зависеть от наполняемости бюджета. С начала 2006 года субвенции из республиканского бюджета поквартально перечисляются в бюджеты муниципальных образований. В каждом муниципальном районе на них составлена смета расходов. Ежеквартально органы местного самоуправления представляют в Республиканскую архивную службу отчет об использовании предоставленных финансовых средств. С начала 2006 года за счет субвенций для Ичалковского муниципального архива приобретены компьютер, цифровой фотопринтер, цифровая фотокамера, новые металлические стеллажи, картонные коробки для дел; Старошайговского архива - компьютер, сканер-ксерокс-принтер, мебель; Лямбирского – копьютер, ксерокс; Ардатовского, Ельниковского, Кочкуровского, Торбеевского – компьютеры. Однако, к сожалению, в других районах значительная часть из перечисленных субвенций тратится пока на заработную плату, оплату коммунальных услуг.

Таким образом, наделение органов местного самоуправления государственными полномочиями в области архивного дела с передачей им финансовых средств способствует укреплению материально-технической базы муниципальных архивов. Вместе с тем, это и позволяет разрешить проблемы по обеспечению сохранности как документов государственной собственности, хранящихся в муниципальных архивах, так и по дальнейшему формированию Архивного фонда Республики Мордовия и Архивного фонда Российской Федерации документами территориальных органов федеральных органов государственной власти, расположенных на территории муниципального образования. Так, в Списках источников комплектования муниципальных архивов на 01.01.2006. числилось 1118 учреждений, организаций, в том числе 87 федеральной собственности. И хотя образованные в последние годы структуры федеральных органов, например, управления Пенсионного фонда в районах, службы судебных приставов, в списки источников комплектования муниципальных архивов уже не включались, а включены в списки источников комплектования государственных архивов, работа муниципальных архивов с раннее включенными федеральными источниками продолжается на прежнем уровне ( кроме приема документов)

В связи с изменениями взаимодействия органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации с органами местного самоуправления в области архивного дела, вызванными принятием федеральных законов «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», а также с наделением органов местного самоуправления Республики Мордовия государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах, Республиканской архивной службой Республики Мордовия был разработан новый проект Соглашения о взаимодействии и сотрудничестве Республиканской архивной службы и Администрации муниципального района в области архивного дела. В Соглашении отражены полномочия, права, обязанности Республиканской архивной службы и органов местного самоуправления, основные направления взаимодействия, в том числе и по реализации государственных полномочий в области архивного дела. В первой половине 2006 года соглашения подписаны со всеми администрациями муниципальных образований, кроме городского округа Саранск. В соответствии с ними и строятся взаимоотношения. Республиканская архивная служба проводит комплексные проверки деятельности органов местного самоуправления в области архивного дела, результаты которой стали рассматриваться на выездных расширенных коллегиях, проводит кустовые совещания-семинары, готовит методические разработки.

Наряду с отделами по делам архивов, муниципальными архивами при администрациях муниципальных образований республики существуют 19 объединенных межведомственных архивов по личному составу (ОМВА), на хранение в которых находиться около 140 тысяч единиц хранения документов по личному составу. Ежегодно данными архивами исполняется от 10 до 15 тысяч запросов социально-правового характера. По инициативе Республиканской архивной службы начато преобразование ОМВА по личному составу в муниципальные учреждения, в 2005 году был разработан примерный Устав муниципального учреждения. В 2006 году в трех муниципальных районах ОМВА по личному составу уже преобразованы, что дает им возможность заниматься платными услугами, в том числе и по упорядочению документов ликвидированных учреждений, организаций.

Архивными учреждениями РМ проводится работа с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации по реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Без документов этих органов невозможно создать полноценную базу по социальной, экономической, культурной жизни республики. В соответствии с законом, рекомендациями Росархива, изложенными в письме от 01.01.2001. №4/208-К, в целях обеспечения сохранности архивных документов образующихся в процессе деятельности федеральных структур, расположенных на территории РМ, сохранения целостности Архивного фонда Республики Мордовия и РФ, Республиканская архивная служба совместно с государственными учреждениями ЦГА РМ и ЦДНИ РМ начала работу по заключению трехсторонних соглашений с федеральными органами о взаимоотношениях и сотрудничестве Республиканской архивной службы и архивов с федеральными структурами по вопросам комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования документов Архивного фонда России. Текст соглашения был разработан на основе примерного, подготовленного Росархивом. Работа по заключению соглашений проводится как с федеральными органами, которые были ранее включены в списки источников комплектования государственных архивов: управления налоговой службы, статистики, федерального казначейства, прокуратуры, так и со вновь созданными. Из ранее включенных в списки источников комплектования государственных архивов были заключены соглашения со всеми кроме одной организации – Мордовская таможня, руководители которой обратились за разрешением на подписание соглашения в вышестоящую организацию, но разрешение пока не получили. Еще один орган – Главное управление МЧС РФ по РМ в сентябре 2005 года заключило соглашение с Республиканской архивной службой, но затем вышел приказ МЧС России от 01.01.2001. № 000, согласно которому для территориальных органов МЧС установлен срок временного хранения документов 10 лет, после чего дела должны передаваться на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России, т. е. соглашение не будет реализовываться.

Из вновь созданных в начале 2000-х годов федеральных структур, в том числе и в ходе административной реформы, были включены в списки источников комплектования и заключены соглашения с Территориальным управлением Федерального агентства по управлению федеральным имуществом, Управлением Федеральной службы судебных приставов по РМ, Управлением Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по РМ, Управлением Федеральной службы по надзору в сфере природопользования по РМ, Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи по РМ, филиалом » и др. В настоящее время проводится работа с органами, вновь включенными в списки источников комплектования: по отнесению образовавшихся в их деятельности документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, которая затрудняется из-за отсутствия у многих ведомственных перечней с указанием сроков хранения, а так же а по оказанию им методической помощи по составлению инструкций по делопроизводству, положений об архивах и ЭК, составлению номенклатур.

В настоящее время Республиканской архивной службой и государственными архивами республики заключены соглашения с 24 территориальными управлениями и отделами федеральных органов власти, с 20 федеральными государственными учреждениями, филиалами двух федеральных унитарных предприятий, 30 отделениями и управлениями территориальных органов федеральных органов власти и федеральных государственных учреждений, расположенных в муниципальных образованиях, всего 76 соглашений. Все соглашения заключены на безвозмездной основе. Вместе с тем, в соглашениях предусматривается, что государственный архив может оказывать и платные услуги на договорной основе, в том числе по упорядочению документов.

В июне - июле 2006 года по договоренности с Главным федеральным инспектором по Республике Гришиным сотрудниками Республиканской архивной службы, государственных архивов проведена проверка соблюдения требований законодательства об архивном деле в 55 федеральных структурах, расположенных в городе Саранске. По результатам проверок составлены акты, с которыми ознакомлены руководители организаций. Проверка показала, что практически во всех федеральных структурах соблюдаются требования ГОСТ Р 6.30-2003; 43 структуры имеют индивидуальные инструкции по делопроизводству, согласованные с ЭПК Республиканской архивной службы, 11 – используют в работе Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; в 53 организациях созданы ЭК, однако их заседания оформляются протоколами только в 10 организациях; 47 организаций имеют номенклатуры, согласованные с ЭПК Республиканской архивной службы. Архивы 41 организаций имеют отдельные помещения, в 14 организациях помещения под архивы не выделены, дела хранятся в структурных подразделениях. 19 организаций имеют большую задолженность в описании документов постоянного хранения. Ряд организаций в нарушении установленных правил выделяют дела на уничтожение до утверждения ЭПК Республиканской архивной службы описей дел постоянного хранения. Имеются факты утраты дел.

Работа по уточнению списков источников комплектования государственных архивов документами федеральных структур и заключение соглашений с ними в республике продолжается. Вместе с тем, как и везде, пока остаются проблемы во взаимодействии муниципальных архивов с федеральными структурами.