Документированная процедура управление внутренними нормативными документами (стр. 2 )

Место хранения корректируемого экземпляра	Номер экземпляра
Служба управления качеством	01

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Данная процедура устанавливает порядок разработки, издания и корректировки внутренних нормативных документов университета.

1.2 Настоящая документированная процедура распространяется на следующие внутренние нормативные документы университета:

-  руководство по качеству;

-  документированные процедуры;

-  организационную структуру управления университетом;

- положения об управлениях, о структурных подразделениях; положения о конкретном виде и направлении деятельности;

-  должностные инструкции;

-  положения по различным видам и направлениям деятельности.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Документированная процедура составлена в соответствие с системой стандартов, которые определяют требования к оформлению документов, содержат перечень необходимых и достаточных сведений и порядок управления внутренними нормативными документами:

- ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

- ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования;

- ГОСТР Р ИСО Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества;

- ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящей документированной процедуре используются следующие термины и определения:

Актуализация документа - признание нормативного документа как действующего по результатам периодической проверки документа.

Выпуск – дата последней редакции (изменения) документа.

Данные - информация, сведения, показатели, статистика, выраженные в таблицах и формах, анализируемых и одобренных на предмет применимости в деятельности университета.

Должностная инструкция - нормативный документ, определяющий требования к квалификации, функциям, обязанностям, правам и ответственности работника, взаимоотношениям и связям по должности.

Изменение - модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов нормативного документа.

Информационный документ - документ, содержащий какую-либо информацию, данные, сведения, которые используются в работе университета.

Контрольный экземпляр документа - экземпляр документа, имеющий идентификационный номер, относящийся к фонду действующих документов.

Корректура документа - включение во внутренний нормативный документ всех необходимых изменений, дополнений или иной информации, относящейся к актуализации внутреннего нормативного документа, посредством отметок в тексте, в листе учета изменений документа или иным образом, определенном в соответствующих внутренних нормативных документах.

Организационная структура управления - документ, графически изображающий организационную структуру университета, в том числе административные и функциональные взаимосвязи сотрудников.

Оригинал документа - электронный экземпляр документа, хранящийся в системе электронного документооборота программы TRIM-QM.

Периодическая проверка документа - действие, которое предусматривает проверку внутреннего нормативного документа раз в год, с целью внесения в него необходимых изменений и дополнений.

Положение о структурном подразделении – внутренний нормативный документ, который определяет статус структурного подразделения, его задачи (направление деятельности), функции, права и обязанности, ответственность, организацию работы и направление видов деятельности.

Справочники - справочные данные, таблицы, схемы, рисунки и другая информация, которая упоминается при разработке внутренних нормативных документах.

Управление документами и данными - комплекс работ, предусматривающих анализ и утверждение внутренних нормативных документов, проверку данных на адекватность, в том числе доведение утвержденных документов до сведения заинтересованных лиц.

Фонд действующих документов – это контрольные экземпляры утвержденных внутренних нормативных документов.

4 ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1 Требования данной документированной процедуры являются обязательными для всех проректоров, руководителей и сотрудников управлений, структурных подразделений университета.

4.2 Текущий контроль соблюдения требований настоящей документированной процедуры осуществляется:

- проректорами университета по направлению их деятельности;

-  руководителями управлений и структурных подразделений при проверках и согласовании документов;

-  представителем руководства по качеству при согласовании документов;

-  начальником административно-правового управления;

-  начальником управления экономики и финансов;

-  начальником службы управления качеством.

4.3 Выборочные проверки соблюдения требований настоящей документированной процедуры производятся при проведении внутреннего аудита университета.

4.4 Проректора, руководители управлений и структурных подразделений университета несут ответственность за ежегодную ревизию документов системы менеджмента качества (системы качества) по направлениям своей деятельности.

5 РАЗРАБОТКА ВНУТРЕННЕГО НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА

5.1 Общие положения

5.1.1 Необходимость разработки внутреннего нормативного документа (в дальнейшем - документ) по вопросам, относящимся к их компетенции, определяется:

-  ректором университета;

-  проректорами университета;

-  представителем руководства по качеству;

-  начальником административно-правового управления;

-  руководителями управлений и структурных подразделений.

5.1.2 Решение о разработке внутреннего нормативного документа может быть принято в устной или письменной форме.

5.1.3 При принятии решения определяется:

-  назначение внутреннего нормативного документа;

-  проректор, либо управление или структурное подразделение университета, либо конкретное лицо (в дальнейшем – исполнитель) ответственное за разработку проекта документа;

-  перечень проректоров, управлений или структурных подразделений, либо конкретных лиц, которым проект документа должен быть предоставлен на согласование;

-  срок окончания работы над проектом документа.

5.2 Разработка проекта документа

5.2.1 Разработка проекта документа может быть поручена проректору, либо управлению или структурному подразделению университета, либо конкретному лицу, деятельность которого предусмотрена в рамках конкретного документа.

5.2.2 Когда разработка проекта документа поручена проректору, либо какому-либо управлению или структурному подразделению, его руководитель назначает конкретного исполнителя (исполнителей) или выполняет порученную работу самостоятельно.

5.2.3 При разработке проекта документа исполнитель уточняет:

-  нормативные документы, на основании которых разрабатывается проект документ;

-  документы университета, подлежащие отмене или изменению в случае введения в действие разрабатываемого проекта документа;

-  взаимосвязь с другими утвержденными нормативными документами;

-  ресурсы, которые должны быть выделены для исполнения требований разрабатываемого проекта документа;

-  ответственность и полномочия исполнителя при выполнении требований разрабатываемого проекта документа;

-  степень конфиденциальности проекта документа;

-  дату введения документа в действие, после рассмотрения и утверждения его проекта.

5.3 Требования к тексту документа

5.3.1 Текст документа должен быть лаконичным, точным, логически последовательным и не допускающим различных толкований.

5.3.2 При изложении обязательных требований в тексту документа следует применять слова: «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается». При изложении других требований к тексту документа следует применять слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может иметь», «в случае» и т. д.

5.3.3 При использовании в тексте документа наибольших (наименьших) значений количественных характеристик услуг/работ следует применять словосочетание «должно быть не более (не менее)».

5.3.4 Римские цифры допускается применять только для обозначения кварталов года, полугодий; категорий, сортов изделий; квалификаций специалистов. В остальных случаях применяются арабские цифры.

5.3.5 Количественные числительные и даты, указанные как римскими, так и арабскими цифрами, не должны иметь падежных окончаний.

5.4 Требования к оформлению документов

5.4.1 Процесс управления внутренними нормативными документами включает в себя следующие обязательные структурные элементы:

1 Титульный лист 2 Содержание 3 Лист ознакомления 4 Лист учета экземпляров
5 Область применения		для должностных инструкций сотрудников университета и положений о структурных подразделениях указанные элементы не используются
6 Нормативные ссылки
7 Термины и определения
8 Текст документа
9 Записи о качестве		для должностных инструкций сотрудников университета и руководства по качеству элементы не используются
10 Приложения

5.4.2 Каждая страница внутреннего нормативного документа, за исключением титульного листа, должна содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать ее принадлежность к данному документу. Реквизиты должны располагаться на каждой странице в верхнем поле (колонтитуле), которое содержит:

- логотип университета;

- наименование учредителя;

-  наименование университета;

-  наименование нормативного документа;

-  идентификационный номер документа из реестра процессов и видов деятельности в рамках системы менеджмента качества университета;

-  дату выпуска (изменения);

-  номер версии;

-  номер страницы/общее количество страниц документа.

5.4.3 Титульный лист содержит логотип и наименование университета, гриф утверждения документа (при необходимости указывается рассмотрение документа Ученым советом университета, номер протокола и дата и т. п.), наименование внутреннего нормативного документа, идентификационный номер, сведения о разработчике (наименование управления или структурного подразделения университета), номер версии, дату последнего выпуска и печати нормативного документа.

5.4.4 Содержание. Перечисляют номера и заголовки разделов, которые разбивают текст на отдельные части, приложения к документу.

5.4.5 Если утвержденный внутренний нормативный документ хранится в распечатанном виде (например, руководство по качеству), то необходимо оформить лист ознакомления. Если внутренний нормативный документ хранится в электронном виде, то ознакомление с ним производится с помощью определенных средств, предусмотренных программой TRIM-QM.