Документированная процедура управление внутренними нормативными документами (стр. 3 )

5.4.5 Лист учёта экземпляров. Указывают номер и место хранения корректируемого экземпляра.

5.4.5 Область применения внутреннего нормативного документа описывает назначение и ограничения, сведения о порядке его использования.

5.4.6 Нормативные ссылки. Перечисляются документы, требования которых были учтены при разработке документа.

5.4.8 Термины и определения. При формировании данного структурного элемента в него включают термины и определения, используемые в данном документе.

5.4.10 Текст документа (основная часть внутреннего нормативного документа): содержит описание порядка действий, исполнения работ или этапов работ. Здесь же формулируются требования и признаки, позволяющие судить об исполнении отдельных действий, а также о качестве выполнения отдельных действий и услуг (работ) в целом.

5.4.11 Записи о качестве: содержит перечень отчетных документов, а также их форм, удостоверяющих исполнение работ в соответствии с требованиями системы менеджмента качества в образовательном учреждении (см. табель форм документов).

5.4.12 Приложения: здесь приводятся формы отчетных документов, бланков и т. д., используемых для документированного оформления работ.

5.5 Требования к оформлению положений о структурных подразделениях университета

5.5.1 Документ должен содержать следующие, обеспечивающие его управляемость, структурные элементы:

- титульный лист в соответствии с п.5.4.3 настоящей документированной процедуры;

- содержание;

- лист ознакомления;

- лист учета экземпляров;

- основная часть документа;

- приложения (при необходимости);

- лист согласования;

- лист регистрации изменений.

5.5.2 Остальные требования соответствуют п.5.4.2 настоящей документированной процедуры.

5.6 Требования к оформлению должностных инструкций

5.6.1 Документ должен содержать следующие, обеспечивающие его управляемость, структурные элементы:

- титульный лист в соответствии с п.5.4.3 настоящей документированной процедуры;

- содержание;

- лист ознакомления;

- лист учета экземпляров;

- основная часть документа;

- лист согласования;

- лист регистрации изменений;

- лист резерв.

6 ПРИСВОЕНИЕ ИДЕНТИФИКАЦИОННОГО НОМЕРА ВНУТРЕННЕМУ НОРМАТИВНОМУ ДОКУМЕНТУ

6.1 Идентификация документа производится разработчиком непосредственно перед его окончательным оформлением. Проект документа с присвоенным идентификационным номером отправляется на согласование и утверждение руководству университета.

6.2 Всем внутренним нормативным документам присваивается уникальный идентификационный номер, который состоит из следующих элементов:

ХХ	__	Х. Х Х. Х.Х ХХХХХХ	__	ХХ ХХХХ	.	дополнительные обозначения
		1				2				3				4

Первый элемент документа обозначает:

- QM (Quality manual) – руководство по качеству (РК);

- QP (Quality procedure) – документированную процедуру (ДП);

- DM (Department manual) – положение о структурном подразделении, положение о конкретном виде и направлении деятельности;

- QD (Quality document) – управленческий документ.

- F (Forms) – форму отчетного документа.

Второй элемент соответствует элементу системы качества (далее СК) согласно ГОСТ Р ИСО и пунктов руководства по качеству университета (Х. Х или Х. Х.Х).

Третий элемент соответствует порядковому номеру в группе документов, учтенных в реестре процессов и видов деятельности в рамках системы менеджмента качества.

Четвертый элемент представляет дополнительные обозначения:

- порядковый номер:

а) для положений о структурных подразделениях, например: DM-5.5.1-02.(50);

б) для положение по конкретному виду деятельности, например: DM-5.5.1-02.(50-01);

в) для должностных инструкций сотрудников университета, например: QD-5.5.1-05.(304.2-01);

г) для положений коллегиальных органов управления, например: QD-5.5.1-03.(хх);

д) для документов, предусмотренных для информирования общества, например: QD-4.2.3-01 (для нормативно-правовых документов по высшему профессиональному образованию).

7 СОГЛАСОВАНИЕ ВНУТРЕННИХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1 Согласование проекта документа производится ректоратом, руководителями управлений или структурных подразделений по списку, определенному на момент принятия решения (см. п. 5.1.3 настоящей процедуры). Этот перечень может быть уточнен в процессе разработки документа.

7.2 Согласование осуществляется в рамках и средствами компьютерной программы TRIM-QM. В случае необходимости согласования документа с руководством структурного подразделения, которое не охвачено компьютерной программой TRIM-QM, предусматривается использование листа согласования документа (отчетная форма F-4.2.3-01), (см. Приложение ).

7.3 При помощи программы TRIM-QM исполнитель представляет разработанный проект документа на согласование, (в случаях, указанных в п.7.2 настоящей процедуры – в распечатанном виде) и устанавливает для каждого из них конкретные сроки изучения и согласования проекта документа.

7.4 Участники согласования проекта документа, в рамках своей компетенции, рассматривают его на предмет соответствия вопросам, раскрытым в тексте документа. Все замечания, дополнения и предложения направляются разработчику проекта документа.

7.5 Замечания и предложения оформляются в электронном виде (в случаях, указанных в п.7.2 настоящей процедуры – в письменном виде по форме F-4.2.3-01).

7.6 Для согласования отчетной формы F-4.2.3-01, ответственные лица расписываются в листе согласования и возвращают его вместе с проектом документа исполнителю. Если от ответственных лиц есть замечания, дополнения и предложения к тексту проекта документа, то они направляют их в письменной форме исполнителю.

7.7 Если по каким - либо причинам между исполнителем и участниками согласования не достигнута общая позиция, то исполнитель выносит вопрос на рассмотрение проректору, либо руководителю управления или структурного подразделения, принявшего решение о необходимости разработки проекта документа. Проректор, руководитель управления или структурного подразделения, изучив позиции исполнителя и участников согласования по спорному вопросу, принимает окончательное решение.

7.8 После подготовки согласованной редакции проекта документа исполнитель при помощи программы TRIM-QM представляет его проректору, либо руководителю управления или структурного подразделения, принявшего решение о разработке документа для дальнейшего рассмотрения и утверждения.

7.9 Проректор, руководитель управления или структурного подразделения, рассматривающий согласованный проект документа, имеет доступ до электронных/бумажных листов согласования с предложениями/замечаниями участников согласования.

7.10 В ходе рассмотрения согласованного проекта документа проректор, руководитель управления или структурного подразделения имеет право принять решение о необходимости доработки проекта документа. Проректор, руководитель управления или структурного подразделения возвращает проект документа исполнителю, оговаривая с ним срок его доработки и дополнительного согласования.

8 УТВЕРЖДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

8.1 Утверждение проекта документа, после его согласования, осуществляется в рамках и средствами компьютерной программы TRIM-QM.

8.2 Утвержденный документ приобретает юридическую силу от даты введения его в действие. Датой введения документа в действие является дата утверждения.

8.3 Новому утвержденному документу присваивается версия (например, V.2) и автоматически фиксируется дата его выпуска (утверждения). Далее, лицо, утвердившее документ, закрывает его для изменения, т. е. утверждённый документ открыт только для чтения. Если существовала предыдущая версия документа, например, V.1, то её меняют на V.2. Версия V.2 считается текущей версией утверждённого документа и автоматически заменяет версию V.1 во всех местах нахождения (хранения) документа в компьютерной программе TRIM-QM. Оригинал документа версии V.1 отправляется в архив компьютерной программы TRIM-QM, где он хранится бессрочно вместе с электронными листами согласования документа. Если предусматривается использование отчетной формы F-4.2.3-01, то она хранится у проректора, либо в управлении или структурном подразделении университета в течение 12 месяцев с момента утверждения проекта документа, после чего подлежит уничтожению.

8.4 Документы: руководство по качеству, документированные процедуры, организационная структура управления университетом, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, положения по различным видам и направлениям деятельности утверждаются ректором университета.

9 ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИМИ НОРМАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

9.1 Документы системы качества управляются с помощью компьютеризированной программы управления документами TRIM-QM.

9.2 Компьютеризированная программа управления документами TRIM-QM позволяет:

-  разрабатывать и согласовывать внутренние нормативные документы до их выпуска;

-  идентифицировать и выпускать актуализированные версии согласованных и утверждённых документов;

-  проводить плановый анализ документов. При выявлении несоответствий, выпускать новые версии документов с изменениями и дополнениями, прошедшими согласование;

-  обеспечить наличие всех действующих документов в электронном виде;

-  регистрировать факт ознакомления с текущей версией документа;

-  изымать утратившие силу версии документов и перемещать их на хранение в архив программы TRIM-QM.

9.3 Оригиналом документа является электронный экземпляр документа, хранящийся в программе TRIM-QM.

9.4 Разрешается использовать бумажную версию утвержденного документа, оригинал которого размещен в программе TRIM-QM, при условии их полного соответствия. Если необходимо, то бумажная версия документа может быть утверждена ректором университета и заверена оттиском печати.

9.5 Перечень внутренних нормативных документов системы качества ведется в системе TRIM-QM.

9.6 Перечень документов оформленных в обязательном порядке на бумажном носителе определяется приказом ректора университета, после установки программы TRIM-QM.

10 РАССЫЛКА ВНУТРЕННИХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

10.1 Рассылка документов осуществляется в рамках и средствами электронного документооборота программы TRIM-QM.

10.2 При невозможности применения электронных средств связи используются стандартные почтовые рассылки в виде заказных писем, бандеролей и т. п., с обязательным подтверждением получения.

10.3 Контрольному экземпляру документа присваивается первый номер, остальные экземпляры нумеруются в порядке возрастания.

10.4 Рассылка документов после присвоения им учётного номера осуществляется по листу учёта экземпляров.

11 ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ВНУТРЕННИМИ НОРМАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

11.1 Все сотрудники университета самостоятельно знакомятся с содержанием утвержденного документа.

12 ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ПРОВЕРКА ВНУТРЕННИХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

12.1 Периодическая проверка внутренних нормативных документов производится с интервалом, не превышающим 12 месяцев. Ответственный – представитель руководства по качеству.

12.2 Текущий контроль документов осуществляется:

- проректорами, руководителями управлений или структурных подразделений;

- аудиторами службы качества (выборочные проверки внутренних документов) при проведении внутреннего аудита управлений или структурных подразделений университета;

- представителем руководства по качеству при анализе эффективного действия системы качества университета.

12.3 Проректора, руководители управлений или структурных подразделений, за три месяца до плановой проверки, вносят свои замечания и предложения по утвержденным документам, хранящимся в программе TRIM-QM. На основании замечаний и предложений проректоров, руководителей управлений или структурных подразделений формируется отчет по плановой работе в рамках и средствами программы TRIM-QM («проверка документов»), с указанием перечня документов, которые необходимо пересмотреть.

12.4 В период проведения периодической проверки внутренних нормативных документов представитель руководства по качеству проводит заседание службы управления качеством, на котором оценивается эффективность и соответствие документов действующей нормативной базе.

12.5 По итогам периодической проверки документов могут быть приняты решения о необходимости:

- переиздания документа;

- разработки нового документа;

- внесения изменений в документ;

- сохранения в действии документа без изменений;

- изъятия из обращения устаревшего документа.

12.6 После проведения периодической проверки документов представитель руководства по качеству составляет отчет в рамках и средствами программы TRIM-QM.

13 РАЗРАБОТКА ИЗМЕНЕНИЙ К ВНУТРЕННИМ НОРМАТИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

13.1 Решение о необходимости разработки изменения к документу принимает разработчик первоначальной версии документа.

13.2 Проректор, руководитель управления или структурного подразделения, принявший решение о разработке изменения к документу, назначает исполнителей и участников согласования для разработки проекта изменений.

13.3 Изменения для всех документов, хранящихся в программе TRIM-QM, производятся посредством:

- замены даты выпуска документа на титульном листе, если изменений не много или они не носят принципиального характера;

- издания новой версии документа, если изменений много и они затрагивают принципиальные изложения в документе.

13.4 В случаях, перечисленных в пункте 13.3, в целях идентификации изменений, в документообороте TRIM-QM сохраняются копии документов со всеми выделенными исправлениями.

13.5 Согласование и утверждение документа новой версии производится в соответствии с пунктами 7 и 8 настоящей документированной процедуры.

14 ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

14.1 Используя в своей деятельности электронные средства документооборота и хранения баз данных, университет:

- поддерживает и развивает на современном уровне информационную инфраструктуру;

- обеспечивает информационную безопасность;

- технически поддерживает используемое в университете программное обеспечение на всех этапах, включая обучение персонала;

- использует электронную почту и определяет последовательности действий при обмене информацией внутри университета;

- обеспечивает систему организационно-технических мероприятий по вопросу защиты и резервного копирования данных;

- использует авторизацию доступа к информационным ресурсам;

- поддерживает необходимый уровень компьютерных знаний у работников университета при выполнении их служебных обязанностей.

14.2 Каждый пользователь имеет уникальный идентификатор и пароль, с помощью которых происходит авторизация при доступе к сервисам программы TRIM-QM.

14.3 Данные общего пользования находятся на сервере университета. Эти данные автоматически (по расписанию) проверяются на вирусы. Данные индивидуального пользования проверяются на наличие вирусов пользователями самостоятельно.

14.4 Ответственность за сохранность, резервное копирование, восстановление документов, базы данных программы TRIM-QM, проверку на вирусы несет директор информационно-технологического центра университета.

Приложение: 1 Лист согласования документа (отчётная форма F-4.2.3-01) на 1 л. в 1 экз.

Приложение

к п. 7.2

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

(отчетная форма F-4.2.3-01)

Разработчик
Участник согласования
Наименование документа
Версия/дата
Рабочая/действительная на данный момент версия
Дата рабочей/действующей версии
Перечень документов, используемых при разработке документа
Перечень внутренних документов, требования которых учитывались при разработке документа
Согласование 1
Дата отправления на согласование
Окончательный срок согласования
Замечания/несоответствия, найденные в документе
Согласование 2
Дата отправления на согласование
Окончательный срок согласования
Замечания/несоответствия, найденные в документе

Лист согласования

Разработано
должность		подпись	дата
Начальник службы управления качеством
Согласовано:
должность		подпись	дата
Проректор по информатизации и развитию
Начальник административно-правового управления
Проверено на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО
должность		подпись	дата
Начальник службы управления качеством

Изменение	Номера листов (страниц)	Номер документа-основания	Подпись	Дата	Срок введения изменения
Новых	Аннулированных

Лист регистрации изменений