УТВЕРЖДЕНА решением правления Федеральной нотариальной палаты от ___________________ | УТВЕРЖДЕНА приказом Министерства юстиции Российской Федерации от _______________№ ________ |
Примерная номенклатура дел
государственной нотариальной конторы и
нотариуса, занимающегося частной практикой
Индекс дела | Заголовок дела | Количество томов | Срок хранения (статья по Перечню[*]) | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1. Совершение нотариальных действий | ||||
01-01 | Реестры для регистрации нотариальных действий | Пост. ст. 57 | ||
01-02 | Алфавитная книга учета наследственных дел | Пост. | ||
01-03 | Алфавитная книга учета завещаний (в том числе закрытых завещаний) | Пост. | ||
01-04 | Книга учета наследственных дел | Пост. | ||
01-05 | Книга учета дел закрытых завещаний | Пост. | ||
01-06 | Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества и к управлению наследственным имуществом | Пост. | ||
01-07 | Книга учета депозитных операций | Пост. | ||
01-08 | Договоры и сделки отчуждения недвижимого имущества1 | Пост. | 1 документы к ним (копии справок, выписок БТИ, договоров и др.) – 10 л. | |
01-09 | Договоры и сделки ипотеки1 | 75 л. | 1 документы к ним (копии справок, выписок БТИ, договоров и др.) – 10 л. | |
01-10 | Иные договоры и сделки1 | 75 л. | 1 документы к ним (копии справок, выписок БТИ, договоров и др.) – 10 л. | |
01-11 | Соглашения о разделе наследства1 | Пост. | 1 документы к ним (копии справок, выписок БТИ, договоров и др.) – 10 л. | |
01-12 | Соглашения о разделе общего имущества супругов1 | Пост. | 1 документы к ним (копии справок, выписок БТИ, договоров и др.) – 10 л. | |
01-13 | Соглашения об уплате алиментов1 | 75 л.2 | 1 документы к ним (копии справок, выписок БТИ, договоров и др.) – 10 л. 2 после истечения срока соглашения | |
01-14 | Завещания | Пост. ст. 57 | ||
01-15 | Конверты хранения закрытых завещаний | Пост. ст. 57 | ||
01-16 | Дело вскрытых конвертов закрытых завещаний | Пост. ст. 57 | ||
01-17 | Наследственные дела | Пост. ст. 57 | ||
01-18 | Депозитные дела | 10 л. ЭПК | ||
01-19 | Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов1 | Пост. | 1 документы к ним (копии справок, выписок БТИ, договоров и др.) – 10 л. | |
01-20 | Свидетельства об удостоверении фактов нахождения гражданина в живых, в определенном месте, тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, времени предъявления документов1 | 5 л. ЭПК ст. 58 | 1 документы к ним (копии справок, договоров и др.) – 10 л. | |
01-21 | Свидетельства о передаче заявлений физических и юридических лиц1 | 5 л. ЭПК ст. 58 | 1 документы к ним (копии справок, договоров и др.) – 10 л. | |
01-22 | Свидетельства о принятии на хранение документов1 | 5 л.2 ЭПК ст. 58 | 1 документы к ним (копии справок, договоров и др.) – 10 л. 2 после возвращения всех принятых на хранение документов | |
01-23 | Документы, относящиеся к совершению исполнительных надписей | 5 л. ЭПК ст. 58 | ||
01-24 | Документы, относящиеся к предъявлению чеков к платежу и удостоверению неоплаты чеков | 5 л. ЭПК ст. 58 | ||
01-25 | Копии заявлений, переданных нотариусу для вручения соответствующим физическим и юридическим лицам | 3 г. | ||
01-26 | Акты и документы к ним: а) о протесте векселей б) о морских протестах | 5 л. ЭПК 5 л. ЭПК | ||
01-27 | Документы, относящиеся к обеспечению доказательств | 5 л. ЭПК ст. 58 | ||
01-28 | Постановления нотариуса об отказе в совершении нотариальных действий | 5 л. | ||
01-29 | Справки о совершенных нотариальных действиях и документы, являющиеся основанием для выдачи данных справок | 5 л. ст. 80 | ||
01-30 | Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях | 5 л. ст. 80 | ||
2. Организация нотариальной деятельности | ||||
02-01 | Документы, являющиеся основанием для осуществления нотариальной деятельности (приказы о назначении и замещении нотариуса) (копии) | До минования надобности | ||
02-02 | Договоры страхования профессиональной ответственности | 75 л.1 ЭПК | 1 после истечения срока действия договора | |
02-03 | Журнал регистрации распорядительных документов | Пост. ст. 106 | ||
02-04 | Журнал регистрации входящей корреспонденции | 3 г. ст. 72 | ||
02-05 | Журнал регистрации исходящей корреспонденции | 3 г. ст. 72 | ||
02-06 | Журнал учета бланков для совершения нотариальных действий | 10 л. ЭПК | ||
02-07 | Журнал учета приказов по личному составу | 75 л. ст. 358 | ||
02-08 | Журнал регистрации вызовов для совершения нотариальных действий вне помещения нотариальной конторы | 3 г. ст. 72 | ||
02-09 | Должностные инструкции1 | 3 г.2 ст. 35 | 1 для государственных нотариальных контор 2 после замены новыми | |
02-10 | Приказы по личному составу | 75 л. ЭПК1 | 1 о предоставлении очередных и учебных отпусков, взысканиях, внутрироссийских командировках – 5 лет | |
02-11 | Личные дела работников (трудовые договоры, заключенные с работниками; копии приказов; заявления и др.) | 75 л.1 | 1 личные дела работников, имеющих награды, премии, ученые степени и звания – постоянно | |
02-12 | Документы по личному составу (копии приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел | 75 л.1 | 1 о предоставлении отпусков, командировках, дежурствах – 5 лет | |
02-13 | Номенклатура дел | Пост. ст. 66 | ||
02-14 | Переписка по вопросам основной деятельности нотариуса | 5 л. ст. 41 | ||
02-15 | Описи дел: а) постоянного срока хранения; б) временного срока хранения | Пост. ст. 74 3 г.1 ст. 74 | 1 после уничтожения дел | |
02-16 | Акты о выделении дел (документов) к уничтожению | Пост. ст. 73 | ||
02-17 | Акты приема-передачи дел нотариуса | Пост. | ||
02-18 | Нормативные правовые акты, акты Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат. Копии | До минования надобности | ||
02-19 | Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса | Пост. ст. 48 | ||
3. Финансово-хозяйственные документы | ||||
03-01 | Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий | 5 л.1 ст. 150 | 1 при условии завершения проверок. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | |
03-02 | Первичные финансовые документы и приложения к ним, связанные с хозяйственными операциями и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, извещения банков и переводные требования, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры и др.) | 5 л.1 ст. 150 | 1 при условии завершения проверок. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | |
03-03 | Лицевые счета работников | 75 л. ст. 153 | ||
03-04 | Документы (расчетно-платежные), ведомости на выдачу заработной платы и др. выплат работникам (премий, пособий, материальной помощи)1 | 5 л.2 ст. 155 | 1 при отсутствии лицевых счетов работников – 75 лет, при условии завершения проверок 2 в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | |
03-05 | Книга учета доходов и расходов нотариусов | 5 л.1 | 1 в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | |
03-06 | Гражданско-правовые договоры, соглашения, связанные с обеспечением нотариальной деятельности | 5 л.1 ст. 186 | 1 после истечения срока действия договора, соглашения | |
03-07 | Документы (инвентарные описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества, товарно-материальных ценностей | 5 л.1 ст. 192 | 1 при условии завершения проверок. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | |
03-08 | Документы о постановке на учет нотариуса в налоговых органах, акты проверок и иные документы, связанные с налогообложением | 5 л.1 ст. 169 | 1 после снятия с учета | |
03-09 | Отчеты о деятельности нотариуса (сводные, статистические, о затратах и др.) | Пост. ст. 170 |
[*] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 06.10.2000 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России /1110-ЮД) (Бюллетень Минюста России, № 4, 2002) (в редакции решения Росархива от 01.01.2001 «Об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц)».
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Министерства юстиции Российской Федерации От___________________№___________ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПК Росархива От___________________№__________ |
