Тема «Анализ и совершенствование управления документацией системы менеджмента качества Красноярск» (стр. 3 )

Обозначение	Наименование документа	Соответствие пунктам ИСО 9001:2000
7.6 Управление средствами мониторинга и измерений	7.6
РК 1.3-2001	Руководство по качеству метрологического обеспечения производства
	Регламент поверки (калибровки) средств измерения
СТП 8.04-2000	Порядок проведения ремонта средств измерения
СТП 8.05-2000	Порядок проведения метрологической экспертизы технической документации
СТП 8.06-2002	Порядок проведения калибровки измерительных каналов измерительных систем
И 10.50-2004	Анализ и улучшение измерительных систем
8.2.1 Удовлетворенность потребителей	8.2.1
СТАД 09.8.2.1	Оценка удовлетворенности потребителей
	Положение о клиентской оценке поставщиков внутренними потребителями
8.2.2 Внутренние аудиты	8.2.2
СТ АД 09.8.2.2	Внутренние аудиты
И 10.47-2006	Внутренний аудит систем качества и экологии
8.2.3 Мониторинг и измерение процессов	8.2.3
ТРП 00.01.02-03	Контроль основных технологических параметров электролизного производства с применением статистических методов
ТРП 02.02.01-04	Статистический анализ стабильности, воспроизводимости и пригодности технологических процессов литейного производства
ТРП 02.02.04-05	Статистический контроль готовой продукции и процессов подготовки сплавов с применением программного обеспечения ИТС ЛП
ТРП 02.03.01-04	Технология анодного производства. Статистический анализ технологических процессов с использованием индексов воспроизводимости и пригодности
ТР 02.02.04.03-2006	Управление процессами производства сплавов алюминиевых литейных с применением статистических методов
	Технические руководства, технологические регламенты, карты контроля технологии, планы управления
8.2.4 Технический контроль продукции	8.2.4
РК 1.2-2006	Руководство по качеству центральной заводской лаборатории
И 1	Контроль качества и регистрация данных о качестве
И 10.16-05	Отбор проб и оценка на соответствие по химическому составу продукции из алюминия и алюминиевых сплавов
	Карты контроля продукции, методики на отбор проб, методики выполнения измерений

Продолжение таблицы 3

Обозначение	Наименование документа	Соответствие пунктам ИСО 9001:2000
8.3 Управление несоответствующей продукцией	8.3
СТАД 09.8.3	Управление несоответствующей продукцией
И	Действия по несоответствию качества
8. 5. 1 Постоянное улучшение	8.5
СТАД 09.8.5	Постоянное улучшение. Корректирующие и предупреждающие действия
И 10.51-04	Анализ и улучшение производства продукции
СТП 1.06-2000	Разработка и применение статистических методов
ТР 02.02.04.03-2006	Управление процессами производства сплавов алюминиевых литейных с применением статистических методов

* Нумерация документов оставлена в соответствии с существующей на Р.

4 Разработка стандарта предприятия «Управление документацией» Р

После изучения СТП «Управление документацией» Р и построенного нами реестра документации, нами было выявлены следующие несоответствия:

·  нет единой системы нумерации документации СМК;

·  не четко прописана структура документации СМК;

·  нет требований к структуре и правил по оформлению различных документов;

·  не четко прописана процедура управления документацией, а именно управление документопотоками, регистрация и индексация, оперативное хранение, внесение изменений, контроль над исполнением документов.

Нами был разработан новый СТП «Управление документацией» Р, который включил в себя следующие разделы: 1 Назначение и область применения, 2 Нормативные ссылки, 3 Термины, определения, сокращения, 4 Общие положения, 5 Управление документацией первого и второго уровня, 6 Управление документацией третьего уровня, 7 Управление документацией базового уровня, 8 Общие правила к оформлению документов, 9 Управление документацией, 10 Регистрация документов, 11 Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения (копии, их учет), 12 Контроль над исполнением документов, 13 Актуализация, продление сроков действия документов, 14 Индексация документов,15 Внесение изменений в документы, 16 Оперативное хранение документов.

5 Объем документооборота

Для большинства предприятий основным видом деятельности является производство каких-либо товаров или услуг. При этом объемы технологического документооборота, как правило, существенно превышают объемы документооборота управленческого.

Параметры, описывающие документооборот в организации, можно разделить на три основных класса: объем документооборота, скорость движения документов и стоимость выполнения типовых операций с документами.

Потоки входящих и исходящих документов характеризуют уровень обмена информацией с другими организациями. Если объем таких документов составляет десятки и сотни в день, то могут возникать проблемы с их регистрацией и обработкой.

Объем внутреннего документооборота – число приказов, распоряжений, служебных записок, заявлений и т. д, создающихся в организации или отдельных подразделениях в течение года.

Как правило, имеют место сезонные колебания объема документов, а также время пиковой нагрузки. Помимо сезонных колебаний объемы документооборота могут быть связаны с ростом или сокращением организации, повышением или спадом деловой активности и другими подобными причинами. Объемы документооборота в разрезе структурных подразделений – это распределение носит нелинейный характер, и 80 % всего документооборота приходится на долю 20% структурных подразделений.

Объемы документооборота в разрезе видов документов – эта информация полезна для расчета экономической эффективности, поскольку позволяет уточнить затраты на обработку потока документов определенного типа.

Доля контрольных документов. Определяется как отношение числа документов, ставящихся на контроль в течение года, к общему числу документов. Эта доля обычно составляет от 10 до 40%.

Средний объем документов чаще всего измеряют в страницах или листах машинописного текста. Для документов, передающихся электронной почтой, объем измеряется в килобайтах. Принято считать, что объем одной страницы машинописного текста примерно равен 2 кБ. Для управленческого документооборота средний объем одного документа чаще всего составляет от трех до восьми страниц. Этот показатель при необходимости рассматривают в разрезе отдельных видов документов: входящих, исходящих, внутренних и т. п.

Среднее число копий. Разброс этого показателя весьма значителен в различных организациях. Если во времена печатных машинок среднее число копий равнялось 5-6 экземплярам (одной закладке), то с распространением копировальной техники количество копий, по оценке компании «Xerox», возросло более чем втрое - в среднем до 18 экземпляров.

Учет объема документооборота в Р включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам (журналам). Подсчет количества входящих и исходящих документов, поступивших на предприятие, служебных и докладных записок, а также писем осуществляется дирекцией Р и в бюро стандартизации.

При проведении учета документов раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов.

Подсчет документооборота проводится по структурным подразделениям и по предприятию в целом. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж. Результаты учета объема документооборота обобщаются для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности. Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ. Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

1 Определения расходов на работу всего учреждения.

2 Совершенствование методов труда.

3 Поощрения служащих к труду.

4 Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.

5 Улучшения планирования работы учреждения.

6 Обеспечения рационального использования технических средств.

Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле:

Норма вр. = Мon (1+К/100), (5.1)

где Мon - оптимальное время, ч.;

К - сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%);

Mon=59,6 ч.;

мин. К=8%.

Н. вр.= 59,6( 1+ 8 % / 100) = 59,6 • 1,08 = 64,4 мин

Норматив численности – определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.

Ч = Нвр. • О • К / М - (М • А), (5.3)

где Ч - норматив численности (необходимое количество сотрудников);

Нвр. - средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа;

О - количество документооборота (100 экземпляров);

К - коэффициент измерения трудоёмкости работ (0,24);

М - годовой номинальный фонд рабочего времени (252 дня • 64,4 мин);

А - коэффициент неявок на работу=0,3.

Ч = 64,4 • 100 • 0,24 / 16228,,8 • 0,3) = 2 чел

Отсюда следует, что достаточно будет два человека для того, чтобы разработать 100 документов в течение одного года.

6 Расчет стоимости разработки документации системы менеджмента качества

Бюро стандартизации занимается разработкой документов по СМК, а именно:

·  Стандарты СМК Р.

·  Процедуры (СТП, инструкции), описывающие процессы системы менеджмента Красноярск».

·  Методики проверок, контроля, калибровки, методические указания, методики выполнения измерений, программы аттестации Р.

·  Процедуры (СТП, инструкции), описывающие внутризаводскую производственную деятельность Р.

В течение одного года в среднем разрабатывается, совершенствуется 100 документов СМК. Рассчитаем стоимость разработки документации СМК.

Для этого необходимы данные, которые представлены в таблице 4.

Таблица 4 – Исходные данные для расчета стоимости разработки документации

Обозначение	Показатель	Значение	Единица измерения
РМ	Расходные материалы: - бумага для ксерокса (40 пачек) - бумага для записей (80 пачек) - ручки, карандаши (400 шт.)	4руб.1 пачка) 4руб. 1 пачка) 3руб. 1 шт.)	рублей рублей рублей
ЭП ЭПк ЭПп ЭПкс ЭПл	Энергопотребление: -компьютер - принтер - ксерокс - лампочки (7 шт)	0,6 0,23 0,2 0,1• 7	кВт кВт кВт кВт
Сэ	Стоимость одного кВт электроэнергии	0,62	рублей
tк	- продолжительность работы компьютера	2016 (по 8 ч., 252 рабочих дня)	часов
tп	- продолжительность работы принтера	25,2 (по 0,1 ч., 252 рабочих дня)	часов
tкс	- продолжительность работы ксерокса	75,6 (по 0,3 ч., 252 рабочих дня)	часов
tл	- продолжительность работы лампочек	2016 (по 8 ч., 252 рабочих дня)	часов
Р	тарифный разряд работника разраб. документ	15
Т	трудоёмкость разработки нового документа	20	часов
На	норма амортизации	21	%
Ск Скс Спр	Средняя стоимость используемого оборудования: - компьютер - ксерокс - принтер	20000 14000 6000	рублей рублей рублей

Для того, чтобы рассчитать затраты на разработку нового документа, необходимо знать:

·  Материальные затраты (МЗ).

·  Затраты на заработную плату (ЗП).

·  Единый социальный налог (ЕСН).

·  Амортизационные отчисления (А).

·  Прочие расходы (Пр).

Общие затраты рассчитываются по формуле:

З = МЗ + ЗП + ЕСН + А + Пр. (5.4)

Первое что необходимо посчитать – это заработную плату за год по формуле:

ЗП = ((О • 12 • Кр • Т) / Ч) • Н, (5.5)

где О - оклад работников, разрабатывающих документ, руб;

Кр - районный коэффициент;

Т - трудоемкость разработки нового документа, час;

Ч - количество рабочих часов в год, час;

Н - количество специалистов, чел.

Единый социальный налог (ЕСН) рассчитывается по формуле:

ЕСН = (ЗП • 26,3) /1

Трудоемкость состоит из шести этапов:

·  Подготовка работы (определение структуры документации), Т1.

·  Анализ полученной информации (выявление структурных подразделений), Т2.

·  Анализ требований к процессам, Т3.

·  Описание процессов, согласование с подразделениями, корректировка, написание окончательных вариантов документов, Т4.

·  Набор документов на компьютере, Т5.

·  Распечатка и размножение документов, Т5.

Пользуясь этими данными, рассчитаем трудоемкость, по формуле:

Т = Т1 + Т2 + Т3 + Т4 + Т5 + Т6. (5.7)

Материальные затраты (МЗ) включают затраты на расходные материалы (РМ) и электроэнергию.

Электроэнергию находим по формуле:

Э = (Эпк • tk + Эпп • tn + Экс • tкс + Эпл• tпл) • Сэ, (5.8)

где Эпк, Эпп, Экс, Эпл – энергопотребление компьютера, принтера, ксерокса, лампочек;

tk, tn, tкс, tпл - длительность работы в часах компьютера, принтера, ксерокса, лампочек;

Еще один показатель Сэ - стоимость одного кВт электроэнергии.

Амортизационные отчисления рассчитываются по формуле:

А = (tk + tn + tкс) • На • (Ск + Сп + Скс) / 100 • ч1, (5.9)

где На - норма амортизации, %;

Ск, Сп, Скс - средняя стоимость компьютера, принтера, ксерокса, руб.;

ч1 - число рабочих часов в один месяц.

Прочие затраты (Пр) составляют 3 %, от остальных категорий затрат.

Решение:

ЗП = ((3196,58 • 12 • 1,3 • 20) / 2016) • 2 = 98941,76 руб.

ЕСН = (98941,76 • 26,3) / 100 = 26021,6 руб.

Э = (0,6 • 2016 + 0,23 • 25,2 + 0,2 • 75,6+ 0,7 • 2016) • 0,62 = 1637,9 руб.

МЗ = (4000 + 4800 + 3200) + (0,6 • 2016 + 0,23 • 25,2 + 0,2 • 75,6+ 0,7 •

• 2016) • 0,62 = 13637,9 руб.

А = (2016 + 25,2 + 75,6) • 21 • (20000 + 14000 + 6000) / 100 • 2016 =

= 8820 руб.

Пр = (98941,76 + 26021,6 + 13637,9 + 8820) • 3 / 100 = 4422,6 руб

З = 98941,76 + 26021,6 + 13637,9 + 8820 + 4455,6 = 86 руб

Затраты на разработку, совершенствование 100 документов СМК составили 86 руб. 56 % затрат идет на заработную плату. Структура затрат стоимости разработки документации представлена на рисунке 3.

Так же был проведен расчет затрат на разработанный нами стандарт «Управление документацией».

Затраты составили 1518,43 руб, 54 % составила заработная плата.

Рисунок 3 – Структура затрат стоимости разработки документации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью выпускной квалификационной работы являлся анализ и совершенствование процесса управления документацией СМК.

В качестве объекта исследования нами было выбрано предприятие Р, которое относится к металлургической промышленности. На основании проведенного анализа на Р и изученной работы процесса управления документацией нами были поставлены и решены следующие задачи:

·  изучение деятельности Р;

·  изучение документации системы менеджмента качества Р;

·  анализ и совершенствование структуры документации Р;

·  анализ и совершенствование процесса управления документацией Р;

·  расчет затрат на разработку документации СМК Р;

·  изучение вопросов безопасности и экологичности на Р.

Для выполнения поставленных задач, нами были изучены основы делопроизводственных процессов, а именно классификация документов СМК в соответствии с требованиями ИСО 9001:2000 и нормы документоведения, основы документирования и документационного менеджмента.

Предметом изучения стала:

·  структура документации СМК на Р;

·  процесс управления документацией СМК Р;

·  применение статистических методов в процессе управления документацией;

·  учет объема документооборота;

·  безопасность и экологичность Р.

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы нами были получены следующие результаты:

·  построена карта процесса управления документацией Р до и после улучшения;

·  сформирован реестр документации СМК Р;

·  разработана единая система нумерации документации СМК;

·  разработан СТП «Управление документацией» Р;

·  рассчитаны затраты на разработку 100 новых документов СМК в течение одного года.

Построенная карта процесса управления документацией Р позволила сократить время, затрачиваемое на весь цикл работы, больше чем в два раза. Мы рекомендуем строить карты процесса на все виды работ – это позволит сокращать время, затрачиваемое на процессы, количество людей, участвующих в процессе, позволит убрать лишние перемещения, во время процесса. Сформированный реестр документации позволил распределить по разделам и пунктам ИСО 9001:2000 документацию СМК Р. Разработанная система нумерации документации СМК дает единую структуру документам Р», введенным в действие. В разработанном СТП «Управление документацией» мы описали все процессы, которые совершаются над документами. Дали четкое требование к оформлению документов, описали все действия, которые совершаются над документом с момента его поступления и до передачи в конкретное подразделение, описали управление документацией на различных уровнях, прописали работу архивного отдела. Составили единую систему нумерации документации. Рассчитанные затраты на разработку 100 новых документов СМК, дали нам экономическую оценку процесса разработки документации по СМК.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Левшина, системы менеджмента качества вуза / , . – Красноярск : Изд-во СибГТУ, 2004. – 328 с.

2 Система менеджмента качества // http: // *****.

3 Свиткин, М. 3. Менеджмент качества. Обеспечение качества продукции на основе международных стандартов ИСО серии 9000 / М.3.Свиткин, , – СПб., 2003. – 248 с.

4 Окрепилов, качеством: учебник для вузов / 2-ое изд. доп. и перераб. / – М. : Изд-во НГТУ, 2003. – 452 с.

5 Рогожин, обеспечение управления : учеб.- практ. пособие / . – М. : Изд. Проспект, 2005. – 384 с.

6 Жуков, А. Развитие алюминиевой промышленности / А. Жуков // Вестник РУСАЛа. – 2006. – №7. – 3 с.

7 Майдукова, Н. Состав Алюминиевого Дивизиона / Н. Майдукова // Вестник РУСАЛа. – 2006. - №8. – 8 с.

8 Мурашов, М. Внедрение системы менеджмента качества / М. Мурашов // Вестник РУСАЛа. – 2006. – №9. – 5 с.

9 Булдаков, А. Построение системы менеджмента качества / А. Булдаков // Вестник РУСАЛа. – 2006. – №10. – 6 с.

10 Прохорова, В. Сертификация системы менеджмента качества / В. Прохорова // Вестник РУСАЛа. – 2006. – №14. – 4 с.

11 Савченко, А. Det Norske Veritas / А. Савченко // Вестник РУСАЛа.

2006. – № 15. – 4 с.

12 Перечень документации системы менеджмента качества ОАО «РУСАЛ Красноярск».

13 Годовой отчет системы менеджмента качества Красноярск», 2006.

14 Андреева, делопроизводства: организация и ведение : учеб.-практ. пособие / . – М. : Изд-во КНОРУС, 20с.

15 Прохоров, по документированию систем менеджмента качества / // Стандарты и качество. 2003. – № 6.  

– 31 с.

16 Словцов, документацией / // Стандарты и качество. 2004. – №5. – 25 с.

17 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. . – М. : Изд-во стандартов, 2003.

18 Общероссийский классификатор управленческой документации. – М. : Изд-во стандартов, 1994.

19 Герасимова, и редактор серии «Все о качестве. Отечественные разработки». Управление документацией. / . № 15, 2002. – М.: НТК Трек, 2004. – 48 с.

20 Саттон, М. Дж. Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения / М. Дж. Саттон : пер. с англ. – СПб. : Изд-во «Азбука», 2003. – 402 с.

21 Принципы документооборота // http: // *****

22 Паневчик, В. В., Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: практикум / , . – М. : Изд-во БГЭУ, 2003. – 347 с.

23 Кузнецова, (Организация и технологии документационного обеспечения управления) : учебник для вузов / , Т. А Быкова. и др.; под ред проф. . – М. : Изд-во ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

24 Свиткина, системы менеджмента качества в организации: практ. пособие / под ред. – СПб. : Изд-во ООО «Конфлакс», 2003. – 68 с

25 , Делопроизводство: Учебное пособие для студентов вузов. / , М. : Издательская корпорация «Логос», 2000. – 248 с.

26 ISO 15489-1 Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Общие принципы.

27 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М. : Изд-во ВНИИДАД, 1991. – 154 с.

28 Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от22.10.2004. .

29 Крылова архивного дела: Учебник для вузов. /  – М. : Архив, Изд-во ЮНИТИ, 2003. – 479 с.

30 Адлера, методы повышения качества / Хитоси Кумэ. Пер. , . – М. : Изд-во Гранд, 1990. – 52 с.

31 Ушанов, статистических методов при принятии решений / С. В Ушанов. – СПб. : Изд-во Кедр, 2003. – 204 с.

32 Ефимова, методы в управлении производством / . – М. : Изд-во Югер, 1988. – 47 с.

33 Рыбаков, управление процессами, АО НИЦ КД, СМЦ / . – Н. Новгород : Изд-во Приоритет, 1997. – 170с.

34 Британский стандарт BS . Руководство по экономике качества. Часть 1. Модель затрат на процесс (Перевод , Е) [текст] // Все о качестве. Зарубежные разработки. О распределении затрат на качество, выпуск – 46 – 74 с.

35 Ефимов, В. В., Экономика качества: учебное пособие [текст] / В. В Ефимов. – Ульяновск : Изд-во УлГТУ, 2003. – 122 с.

36 Правила по сертификации «Оплата работ по сертификации продукции и услуг» //Вестник Госстандарта России. – 2000. – №2. – 13 с.

37 Кузнецова, Т. В., Делопроизводство и техническая документация. / – М. : Высшая школа, 1991. – 302 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

КАРТА ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ Р

Продолжение карты процесса 1

Продолжение карты процесса 1

Продолжение карты процесса 1

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

КАРТА УЛУЧШЕННОГО ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Р

Продолжение карты процесса 1

Продолжение карты процесса 1

Авторских публикаций нет