Форма 2
ТЕМА
«Анализ и совершенствование управления документацией системы менеджмента качества Красноярск».
План ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ
Введение
1 Анализ сведений об объекте и предмете проектирования
1.1 Анализ фактического состояния объекта проектирования
1.2 Описание и анализ фактического состояния предмета проектирования
1.3 Постановка задач, связанных с качеством
2 Методические подходы к реализации цели проекта
2.1 Составные части делопроизводства
2.2 Классификация документов
2.3 Понятие документооборота и виды документопотоков
2.4 Обработка входящих документов
2.5 Обработка исходящих документов
2.6 Прохождение внутренних документов
2.7 Учет объема документооборота
2.8 Общие правила регистрации
2.9 Индексация документов
2.10 Подготовка документов к архивному хранению
3 Разработка организационно-методических рекомендаций по реализации цели проекта
3.1 Оптимизация процесса управления документацией
3.2 Разработка реестра документации СМК
3.3 Разработка стандарта предприятия «Управление документацией»
4 Средства и методы управления качеством
4.1 Анализ использованных в работе средств и методов улучшения качества и статистических методов
4.1.1 Методика документирования, анализа и улучшения рабочих процессов (Как выделить, оценить и устранить «муда»)
4.1.2 Диаграммы Парето
5 Экономическая часть
5.1 Объем документооборота
5.2 Расчет стоимости разработки документации СМК
ПРИЛОЖЕНИЕ А Карта процесса управления документацией.
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Карта улучшенного процесса управления документацией.
ВВЕДЕНИЕ
Важнейшее условие развития организации сегодня – умение побеждать в острейшей конкурентной борьбе. Такая победа невозможна без оперативного удовлетворения не только уже известных, но и предполагаемых потребностей клиента с постоянным улучшением качества производимой продукции (предоставляемых услуг). Стремление промышленных предприятий выйти на международный рынок требует постоянной работы по повышению уровня качества продукции. Система менеджмента качества (СМК) занимают особое место среди всех существующих систем управления, ибо являются одним из последних достижений в области решения проблем качества любого предприятия.
СМК, разработанная в соответствии со стандартом ИСО серии 9000 - основана на структурированном наборе документов, который регламентирует основные аспекты производственной и управленческой деятельности предприятия.
Концептуальной основой стандартов ИСО серии 9000 версии 2000 года является то, что организация создает, обеспечивает и улучшает качество продукции, организуя и управляя своими процессами, которые должны подвергаться анализу и постоянному улучшению. Все процессы компании образуют систему, которую надо ясно представлять при принятии любых управленческих решений. То есть главными принципами современных стандартов являются «процессный» и «системный» подходы к управлению.
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Поэтому документирование управленческой деятельности необходимо для эффективного управления организацией или предприятием.
В СМК организации в соответствии с требованиями ИСО 9001:2000 хорошо отлаженная система управления документацией является обязательным требованием.
Необходимость документирования СМК обусловлена тем, что документы являются средством закрепления найденных в организации решений по выполнению необходимых действий в системе, а также свидетельствами этих действий и достигнутых результатов.
Цель документирования СМК заключается в создании нормативной организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения системы, соответствующей положениям стандартов ИСО серии 9000.
Документирование СМК позволяет организации решать такие задачи, как:
· установление требований к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества;
· обеспечение правильного понимания требований к процессам и деятельности, осуществляемых в системе;
· обеспечение воспроизводимости процессов и деятельности, осуществляемых в системе;
· обеспечение прослеживаемости выполнения процессов и деятельности, а так же оценивание достигнутых результатов;
· предупреждение и разрешение спорных вопросов, возникающих при выполнении процессов и деятельности в условиях неопределенности;
· подготовка новых работников;
· закрепление лучших традиций и накопленного опыта организации при выполнении процессов и отдельных видов деятельности;
· оценивание результативности и пригодности СМК.
Документирование СМК организации является достаточно сложной и трудоемкой деятельностью, что связано с решением большого ряда проблем, в числе которых: определение состава и структуры документации; установление единого порядка разработки, построения и оформления документов, организация управления документацией и записями.
Документирование СМК предусматривает разработку документов, необходимых для построения, функционирования, проверки и постоянного улучшения СМК. Наличие в организации утвержденной документации СМК придает системе официальный статус и делает её видимой не только для пользователей документацией, но и для проверяющих и заинтересованных сторон организации. Результативность и эффективность СМК во многом зависят от того, насколько качественно она документирована.
Важно отметить, что ИСО 9001:2000 требует наличия в организации документированной СМК, но не системы документов. Главным в системе является деятельность по обеспечению выпуска продукции, отвечающей требованиям потребителей, а не деятельность по созданию системы документов. Такой подход к внедрению стандартов ИСО направлен на предупреждение подмены работ по качеству работой по созданию документов, что должно позволить избежать чрезмерного количества документов, которые в этом случае либо просто перестают работать, либо, что ещё хуже, начинают мешать работе.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ и совершенствование процесса управления документацией СМК. В качестве объекта исследования нами было выбрано предприятие Р, которое относится к металлургической промышленности.
Для достижения цели нами были поставлены следующие задачи:
· изучение деятельности Р;
· изучение документации системы менеджмента качества Р;
· анализ и совершенствование структуры документации Р;
· анализ и совершенствование процесса управления документацией Р;
· расчет затрат на разработку документации СМК Р;
· изучение вопросов безопасности и экологичности на Р.
Предметом исследования является:
· структура документации СМК на Р;
· процесс управления документацией СМК Р;
· применение статистических методов в процессе управления документацией;
· учет объема документооборота;
· безопасность и экологичность Р.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы нами были получены следующие результаты:
· построена карта процесса управления документацией Р до и после улучшения;
· сформирован реестр документации СМК Р;
· разработана единая система нумерации документации СМК;
· разработан СТП «Управление документацией» Р;
· рассчитаны затраты на разработку 100 новых документов СМК в течение одного года.
В качестве методологической базы в выпускной квалификационной работе использовались правила и нормы документирования, подходы и методы к классификации документов, методы статистического обеспечения качества – диаграмма Парето, карта процесса с описанием мероприятий по улучшению, методика ведения учета документооборота.
СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ
1. Описание и анализ фактического состояния процесса управления документацией Р
Процесс управления документацией относится к основным процессам СМК, требования к которому прописаны в п. 4.2 ИСО 9001:2000.
Цель процесса управления документацией является обеспечение порядка в разработке, согласовании, проверке, утверждении, распределении, изменении и хранении документации предприятия.
Ответственность за управление документацией возложена на директора по экологии и качеству.
Задачами управления документацией систем менеджмента Р являются:
· организация разработки, внедрения и совершенствования интегрированных систем менеджмента – качества, экологии, промышленной безопасности и охраны труда;
· организация и проведение внутренних аудитов систем менеджмента;
· организация работ по стандартизации и управлению документацией.
Все документы, действующие на Р подразделяются на:
а) документы внешнего происхождения:
· документы, разработанные сторонними организациями и потребителями продукции (нормативно-правовые акты, правила и нормы, технические условия, руководящие документы.);
· документы, разработанные структурными подразделениями компании РУСАЛ (руководства, методики, технологические документы);
б) документы внутреннего происхождения (документы, разработанные подразделениями Р).
Структура внутренней документации Р представлена на рисунке 1.
 |
Рисунок 1 – Структура внутренней документации Р
Первый уровень документации устанавливает общие требования к организации, устройству и управлению системами менеджмента в целом.
Второй уровень документации устанавливает требования к общесистемным процессам и подпроцессам, конкретным подразделениям и видам деятельности.
Третий уровень документации устанавливает требования к действиям, работам, исполнителям.
Назначение документации, в зависимости от уровня заключается в следующем:
· документация первого и второго уровня преимущественно предназначается для разграничения ответственности и взаимодействия служб и подразделений;
· документация третьего уровня в общем случае предназначена для определения ответственности, полномочий и взаимодействия конкретных исполнителей.
Перечень документов СМК Р, включает:
· Руководство по качеству Алюминиевого дивизиона (АД).
· Политику в области качества Р.
· Руководство по качеству Р.
· Стандарты СМК Р.
· Регламенты АД.
· Процедуры (СТП, инструкции), описывающие процессы системы менеджмента Р.
· Процедуры (СТП, инструкции), описывающие внутризаводскую производственную деятельность Р.
· Методики проверок, контроля, калибровки, методические указания, методики выполнения измерений, программы аттестации Р.
· Методики отбора проб и испытаний характеристик продукции, материалов и производственной среды Р.
· Технологическая документация.
· Технические условия на продукцию.
· Документация по упаковке и отгрузке продукции.
· Документация по оснастке.
· Инструкции по эксплуатации и техническому обслуживанию оборудования.
· Руководства по техническому обслуживанию и ремонту.
· Проектно-конструкторская документация на ремонт (оборудования, зданий, сооружений).
К стандартам СМК относятся:
· Стандарт 09.8.2.1 «Оценка удовлетворенности потребителей».
· Стандарт 09.8.2.2 «Внутренние аудиты».
· Стандарт 09.8.3 «Управление несоответствующей продукцией».
· Стандарт 09.8.5 «Постоянное улучшение».
· СТП 1.05-2002 «Управление документацией».
· СТП «Производство алюминия».
Разработкой документации по СМК (всей вышеперечисленной) занимается отдел интегрированных систем менеджмента (ОИСМ). Отдел является структурным подразделением Р, входящий в дирекцию по охране труда, экологии и качеству и подчиняется директору по охране труда, экологии и качеству.
В состав ОИСМ входят следующие структурные подразделения:
· бюро стандартизации – отдел занимается разработкой, учетом, регистрацией, хранением документации, внесением изменений, актуализацией, приемом, регистрацией, распределением входящей документации, процессами документооборота;
· отдел технической документации – занимается размножением документов, необходимых для всех подразделений;
· архивный отдел – занимается архивным хранением и утилизацией документации.
Ввод в действие и рассылка всем директорам Р по направлению деятельности документации СМК осуществляется на основании приказа Управляющего директора.
После изучения структуры документации СМК и процесса управления документацией в Р, нами были выделены слабые стороны:
· отсутствует реестр документации СМК;
· нет единой нумерации документации СМК;
· процесс управления внутренней документации СМК содержит лишние этапы передвижения;
· в СТП 1.05-2002 «Управление документацией» не четко прописана структура документации СМК, нет требований к структуре и правил по оформлению различных документов, не четко прописана процедура управления документацией, а именно управление документопотоками, регистрация и индексация, оперативное хранение, внесение изменений, контроль над исполнением документов.
На основании проведенного анализа на Р и изученной работы процесса управления документацией нами были поставлены задачи:
1) Составление реестра документации СМК Р.
2) Разработка единой системы нумерации документации СМК.
3) Оптимизация процесса управления документацией Р.
4) Разработка СТП «Управление документацией» Р.
5) Применение статистических методов в процессе управления документацией Р.
6) Расчет затрат на разработку, совершенствование 100 документов СМК в течение одного года ОИСМ.
Для выполнения поставленных задач, в первую очередь, нам необходимо изучить основы делопроизводственных процессов, а именно классификацию документов СМК в соответствии с требованиями ИСО 9001: 2000 и нормами документирования и документационного менеджмента.
2. Оптимизация процесса управления документацией Р
Для оптимизации процесса управления документацией Р построим его карту – цепочку действий, начиная от разработки нового документа и заканчивая появлением его на рабочих столах всех служащих, для которых он разрабатывался. Каждая последующая операция в карте процесса начинается после окончания предыдущей.
Оптимизацию будем проводить с помощью методики документирования, анализа и улучшения рабочих процессов. Карта процесса управления документацией Р представлена в
На основании анализа карты процесса управления документацией нами предлагаются следующие мероприятия для улучшения процесса управления документацией.
· Предлагаем направлять черновую электронную копию документа на предварительную проверку и согласование в отделы, в которых он будет согласовываться еще на стадии разработки. Это позволит разработчику создавать и одновременно редактировать документ в соответствии с правилами и требованиями, предъявляемыми отделом ЭиК, отделом, проверяющим суть документа и предлагаемые технологии, в данном случае это ЭП. А также ООТиПБ, ДПТ. Это приводит к сокращению времени проверки документации на стадии согласования примерно с 8 часов до 1-3 часов, что также приводит к уменьшению количества ненужных ожиданий и перемещений документации.
· Также предлагается после разработки и присвоения документации условного обозначения подавать копии документов на согласование одновременно в дирекцию по ЭиК, ЭП, ООТиПБ и в ДПТ – во все четыре отдела. Чтобы операции по согласованию проходили в одно и то же время в четырех разных отделах. Ранее согласование проходило последовательно в каждых четверех отделах.
· Менеджерам и специалистам подразделений необходимо сообщить менеджеру ДПТ, сколько копий документации им необходимо. В этом случае специалисты ДПТ в множительном центре получат необходимое количество копий документации, и специалистам в подразделениях не придется дополнительно производить их размножение.
· Рекомендуется уменьшить время и количество пунктов «ожидание», то есть времени когда над документацией не производится никаких действий. То есть необходимо по возможности сразу, без промедления, как только документ поступил в определенный отдел, совершать необходимые полезные действия, написанные в карте процесса.
· Для снижения времени перемещения документа из одного отдела в другой рекомендуется перейти на электронную систему документооборота.
· Для сокращения времени пакет документов для утверждения, распоряжение о введении документа в действие должны иметь стандартную форму.
На основании анализа мероприятий по улучшению, нами была составлена новая карта процесса управления документацией Р, которая представлена в
Проанализировав карты процесса управления документацией до и после улучшения нами были построены диаграммы Парето, которые представлены на рисунках 1, 2.
а) Построим диаграмму Парето распределения видов работ до и после улучшения:
до после
Рисунок 1 - Диаграмма Парето распределения видов работ до и после улучшения
По диаграмме видим, что после улучшения количество этапов операция уменьшилось с 13 до 11, перемещение с 31 до 18, проверка с 14 до 9, принятие решения с 2 до 1 и ожидание с 42 до 13.
б) Проанализируем количество и время выполнения типов работ до и после улучшения:
до после
|
|
|
|
|
|
|
|
По диаграмме видим, что уменьшилось количество этапов работ муды второго рода с 67 до 31, а муды первого рода с 17 до 10.
до после
|
|
|
|
|
|
|
|
Рисунок 2 – Диаграмма Парето количества и время выполнения типов работ до и после улучшения
По диаграмме видим, что после улучшения уменьшилось время ценной работы с 4624 до 4044, муды первого рода с 2480 до 405 и муды второго рода с 5090 до 385.
Проведя общий анализ можно сделать вывод, что в результате использования данной методики удалось сократить время, затрачиваемое на работу, не приносящую ценность на 4705 минут.
3. Разработка реестра документации системы менеджмента качества Р
На Р существует перечень документации системы менеджмента качества, после его изучения нами был составлен реестр существующей документации СМК с ее распределением по разделам и пунктам ИСО 9001:2000, представленный в таблице 3.
Таблица 3 – Реестр документации СМК Р
Обозначение* | Наименование документа | Соответствие пунктам ИСО 9001:2000 |
4 Система менеджмента качества | ||
4.1 Общесистемные требования | 4.1 | |
РК 1.0-2006 | Система менеджмента качества. Руководство по качеству | |
4.2.3 Управление документацией | 4.2.3 | |
СТ АД 09.4.2.3 | Управление документацией | |
СТАД 1.01 | Разработка технологической документации. Общие требования | |
И | Управление документацией | |
СТП 1.09-2006 | Требования к оформлению организационно-распорядительных документов | |
И 10.13-02 | Оформление стандартов подразделения | |
4.2.4 Управление данными о качестве | 4.2.4 | |
СТ АД 09.4.2.4 | Управление записями | |
И 10.31-03 | Контроль качества и регистрация данных о качестве | |
5 Ответственность руководства | ||
5.2 Ориентация на потребителя | 5.2 | |
И | Оформление и построение договоров | |
5.3 Политика в области качества | 5.3 | |
Политика в области качества АД | ||
5.4.1 Цели в области качества | 5.4.1 | |
И 10.48-05 | Порядок установления и достижения целей и задач | |
Карты целей дирекций и структурных подразделений предприятия, приказ о целях в области качества | ||
5.5 Ответственность, полномочия и взаимоотношения | 5.5 | |
Структурная схема управления Р | ||
СТП 2.03-2005 | Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций | |
СТП 5.04-2000 | Порядок разработки, согласования и утверждения положения о подразделении | |
СТП 2.02-2004 | Разработка, согласование и утверждение рабочих инструкций | |
И 10.13-02 | Оформление стандартов подразделения |
Продолжение таблицы 3
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
