ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ВОЛГО-ВЯТСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
(ГОУ ВПО ВВАГС)
| |
| |
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с распоряжением первого проректора, проректора по развитию от «06» октября 2009г. в целях упорядочения работы по изготовлению, выдаче и учету бесконтактных, идентификационных карт (далее – ИК пропуск) в зданиях ГОУ ВПО ВВАГС (далее по тексту – академии).
1.2. ИК пропуск предоставляет право для прохода в здания академии.
1.3. Виды и сроки действия ИК пропуска:
1.3.1. Разовая ИК (пропуск) - выдается посетителю для разового посещения здания академии.
1.3.2. Временная ИК (пропуск) - выдается лицу, заключившему с руководством академии договор гражданско-правового характера, лицу, состоящему с академией в трудовых отношениях срочного (временного) характера.
1.3.3. Постоянная ИК (пропуск) - выдается сотрудникам, принятым на работу и обучающимся академии.
- Разовая ИК (пропуск) (без фотографии) – действует с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00; Временная ИК (пропуск) (без фотографии) – действует в течение определенного срока не более одного года; Постоянная ИК (пропуск) (с фотографией) – действует в течение пяти лет, если не указан другой срок в трудовом договоре.
1.4. В базу данных системы контроля доступа заносятся следующие данные о владельцах временных и постоянных ИК пропусков:
- Фамилия, имя, отчество; Должность; Подразделение; Дата выдачи; Срок действия; Номер карты; Табельный номер.
2. Выдача и возврат ИК пропуска
2.1. Выдача ИК пропуска производится в бюро пропусков.
2.2. Для получения разовой ИК пропуск посетитель обязан: представить в бюро пропусков документ, удостоверяющий личность, назвать цель прихода, эти данные записываются в специальную книгу учета посетителей.
2.3. Временная ИК пропуск выдается бюро пропусков только по служебной записке от руководителя подразделения на имя проректора по административно-хозяйственной работе. В служебной записке необходимо указать срок действия ИК пропуска. Служебные записки регистрируются в журнале входящих документов.
2.4. Для получения постоянной ИК пропуска необходимо представить в бюро пропусков, справку из Управления кадров и делопроизводства, студенческий билет, аспирантское удостоверение.
2.5. Возврат ИК пропуска производится по истечении срока её действия. При утрате (утере, порче) ИК пропуска возмещается её стоимость.
2.6. Разовая ИК (пропуск) изымается контролером на посту охраны №2 при выходе посетителя из здания и сдается в бюро пропусков. О лицах, не вышедших из здания по истечении установленного срока действия ИК пропуска, контролер поста охраны №2 докладывает старшему смены охраны для принятия мер по выяснению причин задержки.
2.7.Временная ИК (пропуск) сдается в бюро пропусков по истечения срока действия.
2.8. Постоянная ИК (пропуск) сдается в бюро пропусков при увольнении, отчислении. В обходном листе делается отметка дежурным бюро пропусков о сдаче ИК пропуска.
3. Выдача ИК пропуска взамен утраченных
3.1. В случае утери, порчи ИК пропуска, ее владельцам необходимо:
3.1.1. Написать заявление на имя проректора по административно-хозяйственной работе.
3.1.2. Оплатить стоимость ИК пропуска в кассе академии.
3.2. Выдача новой ИК пропуска осуществляет бюро пропусков, только по предъявленному кассовому чеку. Чек прикрепляется к заявлению.
3.3. При краже ИК пропуск необходимо:
3.3.1. Написать заявление на имя проректора по административно-хозяйственной работе, к нему приложить справку из милиции. В этом случае карта выдается бесплатно.
3.4. Все заявления регистрируются в журнале входящих документов. Их регистрацию осуществляет дежурный бюро пропусков. Зарегистрированные заявления подшиваются в дело. Журнал и дела хранятся у инженера по ГО и ЧС.
4. Порядок изготовления ИК пропуска
4.1. Изготовление ИК пропуска осуществляет бюро пропусков.
4.2. Изготовление ИК пропуска для сотрудников производится в следующем порядке:
4.2.1. Сотрудник академии должен:
§ предоставить в бюро пропусков справку из Управления кадров и делопроизводства;
§ сфотографироваться в бюро пропусков;
§ получить в назначенный день готовую ИК пропуск;
§ расписаться в ведомости учета выдачи ИК пропуска о ее получении;
4.3. Изготовление ИК пропуска для обучающихся производится в следующем порядке:
§ методист группы представляет в бюро пропусков список обучающихся группы подписанный деканом факультета и скрепленный круглой негербовой печатью факультета;
§ методист группы определяет и согласовывает с бюро пропусков день и время для фотографирования обучающихся группы и получение готовых ИК пропусков;
§ методист группы организует и обеспечивает явку обучающихся в установленный день и время для фотографирования и получение готовых ИК пропусков;
§ в назначенный день обучающиеся получают готовые ИК пропуска и расписывается в ведомости учета выдачи ИК пропусков об их получении.
4.4. Обучающиеся, не пришедшие на фотографирование или получение готовых ИК пропусков в установленный день вместе с группой, фотографируются или получают готовые ИК пропуска в другое назначенное время.
5. Обязанности и ответственность
5.1. Ответственность за организацию оформления, учета, выдачи, хранения заготовок ИК пропусков возлагается на инженера по ГО и ЧС.
5.2. Сотрудник бюро пропусков обязан:
§ обеспечивать хранение заготовок ИК пропусков;
§ осуществлять оформление, учет и выдачу ИК пропусков;
§ вести учет выдачи ИК пропусков в книге учета;
§ ежегодно (по состоянию на 1 января) проводить проверку наличия заготовок ИК пропусков и их соответствия учетным данным;
§ представлять акт проверки заготовок ИК пропусков на утверждение проректору по административно-хозяйственной работе.
5.3. Сотрудник бюро пропусков несет персональную ответственность за:
§ ненадлежащее обеспечение хранения заготовок ИК пропуска;
§ допущенные нарушения при оформлении, учете и выдаче ИК пропуска;
§ разглашение информации о персональных данных владельцев ИК пропусков;
§ несоблюдение требований настоящей инструкции.
5.4. Владелец ИК пропуска (сотрудник академии, обучающийся, посетитель) обязан:
§ обеспечивать правильное использование и сохранность ИК пропуска;
§ своевременно сообщить о факте утраты или порчи ИК пропуска;
§ соблюдать требования настоящей инструкции.
5.5. Владелец несет ответственность за:
§ утрату или порчу ИК пропуска.
6. Стоимость ИК пропуска
6.1. Стоимость ИК пропуска устанавливается приказом ректора по представлению проректора по административно-хозяйственной работе согласованному с Управлением экономики и планирования в установленном порядке.
Инженер по ГО и ЧС
