ОБЩИЕ
УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ
Межгосударственная выставка-ярмарка
промышленных технологий, средств производства,
товаров и услуг
стран СНГ
14–17 мая 2003 г.,
г. Киев
Национальный оператор (устроитель) российской экспозиции:
выставок «Экспо РСПП»
(на основании письма Заместителя Министра промышленности, науки и технологии
Российской Федерации за № МЛ-84/05-409 от 3.03.2003)
Москва: , ,
E-mail: *****@***ru
http://*****
1. СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ СТЕНДОВ
Дата и время | |
Регистрация участников и оформление стендов: | 13 мая 2003 г. с 9.00 до 20.00 |
Официальное открытие выставки | 14 мая 2003 г. в 12.00 |
Работа выставки: | 14 мая 2003 г. с 10.00 до 17.30 15 мая 2003 г. с 10.00 до 17.30 16 мая 2003 г. с 10.00 до 17.30 17 мая 2003 г. с 10.00 до 17.30 |
Экспонаты должны быть вывезены | 19 мая 2003 г. не позднее 19.00 |
· Обратите, пожалуйста, внимание на сроки подачи заполненных заявочных форм.
2. МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ ВЫСТАВКИ
г. Киев, Национальный комплекс «Экспоцентр Украины» (Экспоцентр)
Адрес: Пр-т Глушкова, 1, г. Киев, МСП03680, Украина
3. КООРДИНАТЫ ОПЕРАТОРА ВЫСТАВКИ
По вопросам участия в выставке обращайтесь, пожалуйста, к официальному оператору:
выставок «Экспо РСПП»
Москва, Котельническая наб., офис 436, 434
, ,
E-mail: *****@***ru
http://*****
4. СТОИМОСТЬ И ПОРЯДОК УЧАСТИЯ В ВЫСТАВОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЯХ
4.1. Участие в выставке. Форма заявки 1.
Срок подачи заявки: не позднее 10 апреля 2003 г.
Стоимость участия включает регистрационный сбор, стоимость услуг по предоставлению выставочной площади и стоимость дополнительных услуг.
Очное участие:
· Регистрационный взнос участника – 120 у. е.
· Стоимость 1 кв. м. оборудованной площади (Приложение 1) – 96 у. е.
· Доплата за расположение стенда – см. Договор-заявку (Форма 1).
Заочное участие:
· Стоимость – 300 у. е.
4.2. Порядок оплаты
Оплата выставочных услуг осуществляется в рублях по курсу доллара США (у. е.) в ЦБ РФ на день платежа.
Цены указаны с учётом НДС.
Авансовый платеж, составляющий не менее 50% от стоимости забронированной выставочной площади и 100% регистрационного сбора, должен быть оплачен в течение 3 дней после выставления счёта Организации Участнику. Полная оплата участия производится не позднее 30 дней до начала монтажа выставки.
В случае выбора стенда с улучшенной обзорностью производится доплата.
В случае сокращения выставочной площади или отказа от участия в выставке Участник обязуется оплатить неустойку в следующих размерах:
· при сокращении выставочной площади или отказе от участия в выставке до 15 апреля 2003 г. – 50% от стоимости участия;
· при сокращении выставочной площади или отказе от участия в выставке после 15 апреля 2003 г. – 100% от стоимости участия.
Участник обязуется письменно уведомить Оператора в случае сокращения выставочной площади или отказа от участия в выставке.
Участие в выставке возможно лишь при условии 100% предоплаты Участником услуг Оператора.
Оператор не предоставляет услуги в случае несвоевременной оплаты.
4.3 Организация презентации. Форма заявки 2.
Срок подачи заявки: не позднее 10 апреля 2003 г.
Презентация может быть организована по заявке в период поведения выставки 14, 15 и 16 мая 2003 года, с 10.00 до 17.00, в Национальном комплексе «Экспоцентр Украины».
Для организации презентации заявку необходимо направить Оператору не позднее 10 апреля и оплатить услуги по организации презентации не позднее 15 апреля 2003 года.
После оплаты заявки Ваша презентация будет включена в официальную программу мероприятий выставки. В заявке должно быть указано:
· Место проведения презентации.
· Предполагаемое количество участников (слушателей)
· Дополнительные услуги по организации презентации:
· помещения для переговоров
· синхронный перевод
· требуемая демонстрационная техника: оверхэд, LCD-проектор, ноутбук или компьютер для работы с LCD проектором, обслуживание мультимедиа системы,
· Организация фуршета (фуршет может быть организован в отдельном помещении)
Привлечение участников на презентацию:
Организационный комитет включает презентацию в официальную программу мероприятий, которая распространяется среди участников и посетителей выставки, а также участников Дней России на Украине.
Для обеспечения аудитории Вашей презентации Оператор может рекомендовать следующее:
1. разослать персональные приглашения уже существующим, а также потенциальным партнерам информацию о которых вы можете получить из открытых источников (каталоги, реклама в специализированной прессе, Интернет, торгово-промышленные палаты, СМИ)
2. обратиться в специализированную компанию, которая на основании Ваших пожеланий проведет работу по привлечению аудитории. Эта услуга оговаривается отдельно, ее стоимость зависит от состава привлекаемой аудитории и временных ресурсов. Ориентировочные затраты на привлечение целевой аудитории до 100 человек могут составлять до 10 000 долларов США.
4.4 Участие в деловой программе. Форма заявки 3.
По вопросу участия в деловой программе обращаться к Оператору.
5. УСЛУГИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ СТЕНДОВ
5.1 Расположение стенда
Вам будет предоставлена возможность ознакомиться с планом выставочного зала и местом предполагаемого размещения Вашего стенда.
5.2 Стандартно оборудованные стенды
Срок подачи заявки: не позднее 3 апреля 2003 г.
Если Вы заказали один из стандартных стендов, Вам будут предоставлены:
· выставочный модуль заданной площади, собранный из стеновых панелей, высотой 2,5 м, (видимые размеры панели шириной 1 м – 2400 х 950 мм);
· фризовая панель, высотой 30 см вдоль каждой открытой стороны стенда;
· надпись на фризовой панели (до 15 знаков);
· напольное ковровое покрытие серого цвета;
· оборудование в соответствии с приведенной спецификацией на стенд (Приложение 1).
Вы можете также заказать дополнительное выставочное оборудование, мебель, электрооборудование, подвод/отвод воды, заполнив Формы 5 (Дополнительное оборудование и мебель), 6 (Электрические приборы и энергообеспечение), 7 (Подвод-отвод воды).
Участник гарантирует возврат арендованного оборудования без дефектов и повреждений, которые могут возникнуть в период работы выставки. В случае порчи оборудования с Участника взимается плата в размере причиненного ущерба.
5.3 Индивидуальный дизайн стенда
Если Ваша компания заинтересована в индивидуальном дизайне стенда, пожалуйста, обратитесь к Оператору.
5.4 Техническое руководство: общие рекомендации и правила для всех стендов
· Высота выставочных павильонов – 6 м.
· Максимально возможная высота строительства стенда – 5,5 м.
· Максимально разрешенная нагрузка на пол – 1000 кПа / кв. м.
· Максимально допустимая нагрузка на точку подвеса - 35 кПа / на одну точку.
· Для придания устойчивости конструкциям стенда могут потребоваться дополнительные крепежные элементы, которые обычно не показаны на планировке.
· Участнику не разрешается самостоятельно демонтировать любые элементы конструкции стенда.
· Не разрешается крепление экспонатов к стеновым панелям любыми способами, приводящими к механическим повреждениям панелей или их порче (гвозди, шурупы, не снимаемый или красящий скотч или клей и т. п.). Рекомендуем захватить достаточное количество веревок, цепочек, крючков и т. д., чтобы развесить Ваши рекламные материалы.
· Запрещается крепить выставочные экспонаты к оборудованию и полу павильона.
· Участникам категорически запрещается устранять собственными силами неисправности в работе установленного на стенде электрооборудования, а также самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного павильона.
· Оператор не рекомендует возводить глухие перегородки большой протяженности, особенно вдоль границ стендов, выходящих в проходы.
· Оператор имеет право переставить или убрать за счет Участника все, что может мешать нормальной работе выставки. Оборудование и экспонаты Участников должны располагаться в пределах выделенной им площади и не загромождать проходы.
· Участник обязан не позднее 19 мая 2003 г. вывезти из павильона свою экспозицию (экспонаты, рекламные материалы и имущество, доставленное на стенд для работы).
· Не разрешается вынос каких-либо деталей конструкции стенда за границы заказанной Вами выставочной площади.
5.5 Необорудованная площадь
· В случае самостоятельной застройки нестандартного стенда необходимо предоставить Оператору не позднее 15 апреля 2003 г. название компании – строителя Вашего стенда, адрес, контактное лицо, номер телефона/факса.
· Планировка Вашего стенда, содержащая все размеры, включая высоту стенда, на русском языке, должна быть представлена для согласования в двух экземплярах Оператору не позднее 15 апреля. На планировке должны быть также обозначены точки подключения электричества, воды.
· Перед началом строительства Вашего стенда, пожалуйста, обратитесь в офис Оператора в выставочном павильоне, чтобы убедиться в правильности расположения места строительства стенда. Если без предварительного уведомления Оператора, стенд будет построен в неправильном месте, Вы должны будете разобрать Ваш стенд и построить его снова на надлежащем месте за свой счет.
5.6 Пожарный сертификат: участник, заказавший необорудованную площадь, должен иметь пожарные сертификаты на английским или русском языке, выданные производителем на все материалы и оборудование. Эти сертификаты должны удостоверять, что все материалы и оборудование на стенде не горючи или огнеупорны.
5.7 Электрооборудование, установленное на стенде, должно соответствовать техническим требованиям, определяемым Экспоцентром.
Участникам категорически запрещается самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного павильона.
5.8 Дополнительное оборудование и мебель. Форма заявки 5
Срок подачи заявки: не позднее 20 апреля 2003 г.
Дополнительное оборудование, мебель и т. д. предоставляются согласно заявке за отдельную плату.
5.9 Электрооборудование и энергообеспечение. Форма заявки 6.
Срок подачи заявки: не позднее 20 апреля 2003 г.
Все электромонтажные работы по подведению электрических кабелей к стендам могут быть заказаны только у Оператора.
Внимание: при заказе на стенд электрооборудования обязательным условием является заказ электроподключения требуемой мощности.
5.10 Подвод и отвод воды. Форма заявки 7.
Срок подачи заявки: не позднее 20 апреля 2003 г.
Все работы по подводу/отводу воды могут быть заказаны только у Оператора.
Для гарантированного выполнения Ваших заявок особенно важно сделать своевременный заказ. Если у Вас возникнут затруднения с заказом услуг по техническому обеспечению стенда, обратитесь к Оператору за консультацией и помощью.
6. ИНФОРМАЦИЯ В КАТАЛОГ
Форма заявки 10.
Срок подачи заявки: не позднее 5 апреля 2003 г.
К открытию выставки издается официальный каталог, в котором Участник может поместить краткую информацию о своей организации (фирме) на русском и английском языках (не более 500 знаков).
Если данные в каталог не поступят до установленного срока подачи заявки, Оператор может поместить в официальном каталоге за счет Участника информацию об организации (фирме) по имеющимся данным в своей редакции.
Любая организация (фирма) может принять заочное участие в выставке: оплатить и поместить в официальном каталоге информацию, текст которого должен поступить не позднее установленных сроков.
Текстовая информация предоставляется в электронном виде с уведомлением.
За дополнительную плату Участник может разместить в каталоге рекламный модуль.
7. РЕКЛАМНЫЕ УСЛУГИ
Форма заявки 8.
Срок подачи заявки: не позднее 15 апреля 2003 г.
Участник выставки имеет право рекламировать свою продукцию внутри предоставленной ему выставочной площади. Размещение рекламы различной формы в иных местах оговаривается дополнительно. Реклама должна касаться его экспонатов и соответствовать задачам и содержанию выставки.
Предлагаются разнообразные эффективные способы продвижения фирмы или торговой марки. Правильное использование предложенных средств, при минимальных затратах, привлечет к Вашему стенду большое количество посетителей, значительно повысит эффективность Вашего участия.
· Участник может устанавливать на своем стенде средства звуковой рекламы только с письменного согласия Оператора.
· Ответственность за содержание и достоверность рекламных материалов, передаваемых Участником выставки Оператору, несет сам Участник.
· Если деятельность Участника выставки и/или его продукция подлежат лицензированию, Участник в обязательном порядке представляет Оператору лицензию (или ее надлежаще заверенную копию) одновременно с передачей рекламных материалов. В рекламных материалах должны быть указаны номер лицензии и наименование органа ее выдавшего.
· Реклама товаров, подлежащих обязательной сертификации, должна сопровождаться пометкой «подлежит обязательной сертификации». Рекомендуется иметь на стенде лицензии, разрешения и сертификаты на рекламируемые товары и/или деятельность Участника.
ПОЛИГРАФИЧЕСКАЯ ПРОДУКЦИЯ
Вы можете разместить свою рекламу в официальном каталоге выставки.
Параметры каталога: формат А4, офсет, обложка–полноцветная печать.
Условия размещение рекламы в каталоге выставки
Наименование услуги | Стоимость, долл. США | |
Обложка А4, | 2, 3 полоса | 750 |
4 полоса | 900 | |
Внутренняя полоса А4 | полноцветная | 600 |
черно-белая | 400 | |
Внутренняя полоса А5 | полноцветная | 360 |
черно-белая | 250 | |
Разворот внутренний полноцветный | 1100 |
Цены даны только на размещение рекламного модуля.
Размещение дополнительной рекламной статьи в каталоге выставки
Наименование услуги | Стоимость, долл. США | |
Статья (разворот) | Материал предоставлен заказчиком | 600 |
Включая написание статьи | 720 | |
Статья, А4 | Материал предоставлен заказчиком | 300 |
Включая написание статьи | 360 |
Цены даны без учета макетирования. Стоимость верстки статьи с фотографиями и размещением логотипов высылается по запросу.
· По России планируется рассылка 10 000 информационных писем о выставке, в которых Вы можете разместить логотип Вашей фирмы. Еженедельно в ведущие СМИ России и Украины будут рассылаться пресс-релизы. У Вас есть возможность разместить в пресс-релизе информацию о своей фирме, как участнике проекта или разместить свой логотип.
Наименование услуги | Стоимость, долл. США | |
Упоминание в пресс-релизе выставки | Однократно | 50 |
Размещение логотипа в пресс-релизе выставки | Однократно | 100 |
На весь период | 400 |
· Болеепригласительных билетов будут разосланы по Украине, на которых Вы можете разместить логотип Вашей фирмы на пригласительном билете. Стоимость услуги – 200 долларов США.
Размещение рекламного материала во время выставки
Наименование услуги | Стоимость, долл. США | |
Размещение логотипа на плане экспозиции | 200 | |
Размещение логотипа на плакатах выставки | 400 | |
Размещение щитов или мобильных выставочных стендов (МВС) на выставочной площадке | Щит/МВС (доставка на Украину за счет заказчика) | 150 |
МВС арендуется у Оператора | 700 | |
Размещение рекламы заказчика во время проведения пресс - конференции (в зале) в зависимости от вида рекламоносителя | от 300 | |
Распространение рекламных материалов со стойки информации (за 500 экз.) | 150 | |
Вложение рекламных писем фирмы в пресс-папку для СМИ | 250 | |
Вложение рекламных писем в пакет документов для участников выставки | 200 | |
Распространение рекламных материалов заказчика со стойки регистрации (1000 экз) | 300 |
Ø Размещение рекламы в прессе, на телевидении и радиостанциях в Киеве – цена договорная, в зависимости от заказа (сроки подачи заявок: до 15 апреля 2003 г.)
Технические требования к информации, предоставляемой для размещения в официальных изданиях:
Ø Реклама должна быть сверстана на IBM PC;
Ø Размер верстки должен точно соответствовать размеру рекламного модуля
170х245 мм (А4) + 5 мм;
Ø Иллюстрации должны быть выполнены в программах:
Adobe Photoshop (TIFF или EPS, 300 dpi, CMYK);
Adobe Illustrator версия 8-9, Corel Draw версия 7-9.
Ø Все цвета должны быть только CMYK, а все шрифты переведены в кривые).
8. РЕГИСТРАЦИЯ И ЗАЕЗД УЧАСТНИКОВ
Форма 9. Срок подачи заявки: не позднее 15 апреля 2003 г.
Каждый сотрудник, работающий на Вашем стенде, должен быть аккредитован и обязан носить бэдж участника, который дает право входа в выставочный зал во все дни работы. Строго ограниченное количество бэджей, в зависимости от заказанной площади (1 аккредитация на 6 кв. м.), входит в стоимость регистрационного сбора.
Стоимость дополнительной аккредитации для одного представителя фирмы – участника выставки – 20 долл. США.
Регистрация Участников будет производиться 13 и 14 мая на стойке регистрации.
9. ПРОТИВОПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
Общую противопожарную безопасность на выставке обеспечивает «Экспоцентр Украины»
· На территории выставки запрещается курить, пользоваться открытым огнем, загромождать проходы оборудованием, пустой тарой.
· Запрещается размещать на стендах пожароопасные или легковоспламеняющиеся экспонаты.
· Участник обязан произвести противопожарную обработку всех легковоспламеняющихся предметов и материалов, предоставить Оператору соответствующие сертификаты противопожарной безопасности, и обеспечить за свой счет необходимые специальные средства пожаротушения.
10. ОХРАНА ВЫСТАВКИ И ЭКСПОНАТОВ
· Экспоцентр и Оператор обеспечивает внешнюю охрану павильонов в которых размещена экспозиция, а также контрольно-пропускной режим на их территории во время монтажа, заезда Участников, работы и демонтажа выставки. Экспоцентр и Оператор не несут ответственности за наличие и состояние выставочного имущества Участника.
· Участнику настоятельно рекомендуется застраховать свои экспонаты и другое оборудование за которое он несёт имущественную ответственность.
· Участнику не разрешается без письменного согласования с Оператором выносить экспонаты с выставочной площади до официального окончания выставки.
· Во время монтажа, демонтажа и работы выставки Экспоцентр и Оператор не несут ответственности за порчу или пропажу экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Участнику.
· Каждый Участник обязан направить своего представителя, присутствующего на стенде в течение всего срока выставки.
· Индивидуальную охрану стенда в дневное и/или ночное время можно заказать за дополнительную плату.
11. ПОРЯДОК ПОДДЕРЖАНИЯ ЧИСТОТЫ
В течение работы выставки осуществляется уборка проходов и вывоз мусора из специально отведенных мест. Содержание стендов в чистоте, а также уборка занимаемых площадей производится самим Участником. Дополнительные заказы на уборку стендов принимаются на стойке Дирекции.
12. СЕРВИС НА ВЫСТАВКЕ
Форма заявки 12.
Срок подачи заявки: не позднее 15 апреля 2003 г.
Участник имеет возможность за дополнительную плату заказать техническое оборудование и другие сервисные услуги.
выставок «Экспо РСПП»
Москва, Котельническая наб., офис 436, 434
, ,
E-mail: *****@***ru
http://*****
13. ТРАНСПОРТНО-ЭКСПЕДИЦИОННЫЕ УСЛУГИ
Форма заявки 10.
Срок подачи заявки: не позднее 10 апреля 2003 г.
По вопросам транспортно-экспедиционных услуг и таможенного оформления обращайтесь к
ЗАО "Эксповестранс":
Москва, 1-й Красногвардейский проезд, 12.
факс: (095)
*****@***ru
http://www. *****
Контактное лицо:
Порядок таможенного оформления грузов:
1. Для предприятий города Москвы: через ЗАО "Эксповестранс"
2. Для иногородних предприятий: необходимо затаможить груз в региональной таможне и отправить его на склад ЗАО "Эксповестранс", либо получить открепление от региональной таможни и затаможить его через "Эксповестранс"
Негабаритные и лёгкие грузы в целях избежания лишних затрат советуем везти багажом.
За дополнительной информацией обращайтесь к Оператору
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
