Оперативный учет должен быть системным, строящимся на данных первичной документации, охватывающим все хозяйственные процессы и явления. По составу отражаемых процессов, области применения, способам отражения он должен отвечать требованиям обеспечения надлежащего оперативного контроля для улучшения оперативного руководства отдельными подразделениями организации. Такой характер оперативности определяет этот вид учета как средство удовлетворения конкретных потребностей каждого участка, отдела или службы строительной организации в ежедневной информации.
Его содержанием является ежедневное отражение и обобщение для целей оперативного управления всех ресурсов, изменений в уровне их использования, продукции, денежных средств, расчетных операций и финансовых результатов в их количественной и качественной оценке. Указанные ресурсы и средства отражаются в оперативном учете по наличию, состоянию, движению и изменению в ходе выполнения планов и обобщаются в виде системы показателей, обеспечивающей необходимую информацию об итогах работы организации и всех его подразделений за любой временной интервал в пределах месяца и в целом за месяц.
Разделяя точку зрения авторов, исследующих вопросы оперативного учета, можно сделать вывод о том, что, характеризуя оперативный учет как системный, основанный на документальном оформлении всех фактов хозяйственной деятельности организаций, им должны заниматься специалисты различных подразделений, в компетенцию которых входит отражение производственно-технических, снабженческих, сбытовых и финансовых операций. Все операции, имеющие оперативный характер, должны быть объектами оперативного учета.
Для эффективного управления производством наибольшие возможности открываются при использовании метода оперативного контроля, поскольку посредством его можно заранее скорректировать те или иные действия и тем самым успешнее реализовывать поставленные задачи. Основные стадии процесса оперативного контроля приведены на рис. 5.
Рисунок 5 – Основные этапы осуществления оперативного контроля
Эффективный контроль взаимосвязан с планированием. Точное планирование позволяет системе контроля быть эффективной. Одним из путей взаимосвязи планирования и контроля является оперативный учет, на основе данных которого по мере установления целей в процессе планирования возможно разрабатывать обоснованные нормативы.
Система контроля должна быть достаточно гибкой, чтобы реагировать на изменения технологии строительного производства, замену строительных материалов и способы их доставки на строительные площадки.
Решения, принимаемые на основе использования неточной и несвоевременной информации, являются неэффективными и не приносят экономической выгоды. Однако, как показывает практика, некоторые руководители принимают решения, основанные на неточной информации, в результате чего происходят потери производственных ресурсов, уменьшение прибыли от основной деятельности строительных организаций.
Система оперативного контроля должна быть динамичной, чтобы приспосабливаться к частым изменениям в технологии производства, условиям рынка или другим организационным факторам, которые требуют постоянного обновления.
Исследования автора показали, что не в каждой строительной организации функционирует эффективная система оперативного контроля, обеспечивающая организационные, технические и экономические условия, гарантирующая реальность контроля. Признаками эффективного контроля являются систематическое осуществление, оперативность, массовость по охвату операций, гласность, включение разнообразных форм и способов самоконтроля.
Исследование методологии оперативного учета и контроля в системе оперативного управления деятельностью строительных организаций позволило выделить основные концептуальные положения, представленные в табл.1.
Таблица 1 - Концептуальные положения оперативного учета и контроля
Концептуальный признак | Характеристика и содержание |
Предмет | Процессы производственной и хозяйственно-финансовой деятельности, обобщаемые в оперативной учетной информации, обеспечивающей принятие обоснованных, качественных и действенных управленческих решений на этапах разработки, принятия и оценки результатов в системе оперативного управления |
Объект | Ресурсы, процессы, хозяйственные операции, фиксируемые в ходе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности хозяйствующего субъекта, носящие оперативный характер |
Цель | Получение оперативной информации для принятия оптимальных решений в процессе выполнения различных производственных и хозяйственно-финансовых операций, при сочетании циклического и ситуационного подхода в управлении |
Задачи | Своевременное и объективное отражение текущих результатов производственной деятельности организации; получение достоверной информации о ходе выполнения плановых заданий производственными подразделениями и состоянии обеспеченности производственных процессов всеми видами ресурсов; предоставление своевременной информации для контроля и регулирования текущего хода производства, качественного управления деятельностью организации в целом |
Функции | Разработка локальных нормативных документов; измерение текущих результатов деятельности; выявление отклонений от установленного регламента, их причин, выработка способов воздействия на ситуацию; корректировка деятельности структурных единиц, работы персонала |
Продолжение таблицы | |
Принципы | Объективность; достоверность; системная упорядоченность; иерархичность построения; делегирование полномочий; ответственность |
Методический инструментарий | Совокупность способов и приемов, соответствующих специфике и потребностям системы оперативного управления деятельностью хозяйствующего субъекта |
Приоритет функционирования | Фиксация, систематизация и передача оперативной информации о выполнении производственных заданий, о процессах хозяйственно-финансовой деятельности; на основе декомпозиции и реконструкции информации получать количественную и качественную оценку происходящих процессов с целью принятия превентивных мер по предотвращению неблагоприятных последствий, нарушающих запланированный ход производственной и хозяйственно-финансовой деятельности |
3. Создание оперативной учетно-контрольной системы, направленной на обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления
Исследование связей между оперативным учетом и контролем позволило объединить их в единую оперативную учетно-контрольную систему и тем самым достичь синергетического эффекта.
Информационное пространство, в котором приходится функционировать строительным организации (в данном случае мы имеем в виду как внешнее, так и внутреннее информационное поле), ставит руководство перед необходимостью систематизации полученной информации, поиска общего в частном, постоянного в изменяющемся.
Оперативная учетно-контрольная система является важной составляющей общей системы управления организацией.
Оперативный учет выступает системообразующим элементом оперативной учетно-контрольной системы, от него в решающей степени зависит функционирование и жизнеспособность учетной системы в целом, так как он является базой для контроля, а результаты контроля в свою очередь служат основанием для принятия адекватных управленческих решений.
Оперативная информация о происходящих бизнес-процессах методами оперативного учета преобразуется в первичную исходную информацию, используемую в системе управления хозяйствующего субъекта.
Эффективно работающая оперативная учетно-контрольная система позволяет:
повысить интеллектуальные возможности бизнеса;
оптимизировать планирование;
усовершенствовать процессы принятия решений;
повысить рыночную привлекательность организации;
расширить информационную компетентность;
создать единую среду сотрудничества.
Таким образом, внедрение оперативной учетно-контрольной системы следует рассматривать как инновационный подход, направленный на приобретение новых конкурентных преимуществ и получение реальной экономической отдачи от вложенных в систему средств.
Исследования автора позволили определить взаимосвязи оперативной учетно-контрольной системы с релевантными концепциями управления, что отражено на рис. 6.
Рисунок 6 – Оперативная учетно-контрольная система в системе управления
Оперативная учетно-контрольная система является неотъемлемой частью и своего рода двигателем системы управления хозяйствующего субъекта. Эффективность ее функционирования зависит от степени интеграции в системы управления.
Предложения по созданию оперативной учетно-контрольной системы направлены на повышение эффективности внутреннего взаимодействия строительных организаций, опирающихся на систему точек контроля, которые позволяют оптимизировать процессы деятельности строительной организации с позиции управляемости и контролируемости. При этом необходимо построить производственно-хозяйственные процессы таким образом, чтобы минимизировать количество точек контроля или организовать процесс таким образом, чтобы объекты были максимально прозрачны для учета и контроля.
В строительстве разрабатывается большое количество норм и нормативов функционирования, необходимых для сравнения с ними фактических данных, которые могут подавить всю систему контроля чрезмерным потоком информации. Возникает проблема выбора ключевых точек, по которым можно было бы контролировать состояние и поведение объекта по определенным характеристикам.
В связи с этим субъектам контроля, специалистам – производителям работ– необходимо выделять ключевые (стратегические) точки, чтобы по поступающей информации предпринимать соответствующие опережающие решения.
Оперативная учетно-контрольная система направлена на осуществление постоянного мониторинга происходящих процессов в управляемом объекте относительно заданной программы его развития, помогает вскрывать причины возникающих отклонений, неиспользование резервов и возможностей повышения эффективности строительного производства, готовит варианты оптимальных решений по устранению складывающейся ситуации.
4. Методические подходы к организации оперативного учета и контроля
в строительном производстве
Эффективно работающая оперативная учетно-контрольная система позволяет систематически отслеживать и выявлять факторы, влияющие на планируемые показатели развития организации с учетом изменений рыночной ситуации и условий производства, что повышает аналитическую ценность этой системы для принятия управленческих решений. На рис. 7 представлен процесс функционирования оперативной учетно-контрольной системы.
Функционирование рекомендуемой системы позволит ответственным лицам и исполнителям осуществлять контроль по всем объектам учета движения и использования материально-производственных ресурсов.
Успех любого хозяйствующего субъекта зависит от того, насколько система учета подчинена достижению намеченных целей. Для достижения любой цели требуется решить некоторый набор строго или нестрого детерминированных задач.
Рисунок 7 – Функционирование оперативной учетно-контрольной системы в
строительных организациях
Организация, определив цели деятельности, формирует план, определяет текущие задачи по выполнению. При реализации поставленных задач необходимо учитывать организационную структуру организации, особенности технологии выполняемых работ и кадровый потенциал.
Оперативный учет строительного производства должен охватывать все циклы, которые являются объектами управления: подготовку производства, материальные, трудовые и финансовые ресурсы, основное и вспомогательное производство, реализацию выполненных работ и прочее, т. е. должен полно и всесторонне отражать различные аспекты деятельности организации.
В производственном процессе строительства оперативный учет выполняет следующие задачи:
получение достоверной информации о состоянии обеспеченности производственных процессов всеми видами ресурсов и ходе выполнения плановых заданий производственными подразделениями;
предоставление своевременной информации для контроля и регулирования текущего хода производства и управления деятельностью организации в целом;
своевременное и объективное отражение результатов производственной деятельности организации.
Какими бы стабильными ни были производственные программы и оперативные задания участкам или отдельным рабочим, в процессе выполнения работ неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. К ним относятся задержки в поставках материалов, неукомплектованность рабочих кадров, несоблюдение графика потребности в строительных машинах и механизмах и др. Своевременный, полный и точный учет перечисленных отклонений позволяет не только осуществлять контроль, но и оперативно регулировать ход строительного производства, направляя его протекание в соответствии с разработанным планом.
Показатели оперативного учета должны не только отражать фактический ход строительного производства, но и регистрировать любое отклонение от плановых заданий и норм, т. е. должны отражать состояние производственного процесса, а именно:
фактический объем выполненных работ участками и бригадами;
движение материалов по операциям технологического процесса;
состояние незавершенного производства;
дефекты и брак в производстве;
потери, вызванные простоями технологического оборудования и рабочих.
Принципы построения системы оперативного учета во многом определяются особенностями организации процессов производства, а также уровнем развития используемых информационных технологий. В целом такая система должна отвечать следующим требованиям:
обладать высокой оперативностью по сбору и обработке
информации, обеспечивая регистрацию информации в режиме реального времени (т. е. непосредственно за совершением фиксируемых событий);
исключать дублирование в работе каждого звена системы (однократность фиксации данных в ходе оперативного учета и многократность их использования на различных уровнях управления);
обеспечивать предварительную обработку информации в пунктах сбора для целей оперативного использования полученных данных;
исключать передачу избыточных данных руководителям и менеджерам пользователям информации;
минимизировать количество хранимых данных (в системе
оперативного учета должен храниться многократно используемый минимум базовых данных, необходимый и достаточный для расчета различных производственных показателей);
обеспечивать возможность синтезирования полученной информации в необходимом для управления разрезе;
обеспечивать получение достоверной информации, что предполагает решение вопросов об ответственности персонала за ввод данных.
В процессе учета и контроля хода строительного производства осуществляется всесторонняя оценка его функционирования. Объективными характеристиками протекания производственного процесса являются экономические показатели.
В целом для учета строительного производства необходимы две группы показателей:
показатели, отражающие результаты производства, т. е., характеризующие количество и качество производимой продукции;
показатели, характеризующие наличие и использование производственных ресурсов (материальных и трудовых).
При определении состава показателей, используемых для оценки функционирования объекта управления, должно учитываться совокупное влияние конкретных условий, характеризующих как объект, так и субъект управления (табл. 2).
Таблица 2 - Примерный перечень итоговых показателей, используемый для
оперативного учета и контроля строительного производства
№ п/п | Структура управления | Наименование показателя | Единицы измерения |
1. | Организация | объем производства работ (продукции) | тыс. руб. |
объем производства работ (продукции) по видам работ | шт., м, м2, м3 | ||
численность работающих | кол-во чел. | ||
фонд заработной платы работающих | тыс. руб. | ||
себестоимость продукции | тыс. руб. | ||
2. | Стройплощадка | объем производства работ (продукции) по видам работ | тыс. руб., чел.-ч, чел.-дн. |
численность работающих | кол-во чел. | ||
фонд заработной платы работающих | тыс. руб. | ||
затраты на производство работ (продукции) | тыс. руб. | ||
3. | Участок (бригада) | объем производства работ (продукции) по видам работ | шт., м, м2, м3 |
численность работающих | кол-во чел. | ||
среднедневная (среднечасовая) выработка рабочего | шт., м, м2, м3, чел.-ч, чел.-дн. | ||
затраты на производство работ (продукции) | тыс. руб. | ||
4. | Рабочее место | объем производства работ (продукции) по видам работ | шт., м, м2, м3 |
среднедневная (среднечасовая) выработка рабочего | шт., м, м2, м3, чел.-ч, чел.-дн. | ||
затраты на производство работ (продукции) | шт., м, м2, м3 |
Оперативный контроль целесообразно проводить по следующим этапам:
1) сравнение фактических значений контролируемых показателей с запланированным уровнем;
2) определение значимости (существенности) отклонений в случае их возникновения;
3) определение причин и виновников отклонений;
4) установление причинно-следственных связей;
5) подготовка аналитической информации для менеджеров функциональных подразделений.
Для учета причин, оказывающих влияние на те или иные показатели функционирования производства, и выявления факторов, с помощью которых можно воздействовать на процесс производства в целях достижения запланированного уровня, необходимо построить модель причинно-следственных связей, возникающих между параметрами, характеризующими процесс производства. Модель должна включать все основные показатели, используемые для оценки производственной деятельности строительного участка, возможные причины их отклонений от запланированного уровня и взаимосвязи. Фрагмент модели, отражающей причинно-следственные связи на строительном участке, представлен на рис. 8.
Рисунок 8 – Модель причинно-следственных связей выполнения
Информация, характеризующая основные причины срывов в процессе производства, должна оперативно поступать руководителям функциональных служб и производственных подразделений, ответственным за подобные срывы.
В процессе осуществления оперативного контроля путем соответствующей обработки учетных данных создается информационная база, необходимая для поиска путей приспособления производства к изменениям внешней среды, предварительной оценки результатов маневрирования производственными ресурсами, выявления и вовлечения неиспользованных резервов, определения возможностей рационального использования ресурсов (оборудования, персонала), изучения факторов, отрицательно или положительно влияющих на деятельность производственных подразделений, принятия оригинальных, нестандартных решений по управлению производством.
Рассматривая систему оперативного учета и контроля в строительных организациях, необходимо отметить, что основным источником информации для них является производственная документация.
5. Оперативный учет и контроль накладных расходов и лимитированных затрат строительного производства
Сметная стоимость строительно-монтажных работ как основная составляющая сметной стоимости всей строительной продукции складывается из прямых затрат, накладных расходов и сметной прибыли.
Суммы накладных расходов и сметной прибыли определяются по нормативам в процентах от величины средств на оплату труда рабочих в текущих ценах в составе сметных прямых затрат.
Для сопоставления сметной величины с фактическими расходами накладных расходов подрядные организации должны составлять смету накладных расходов по всем статьям, включенным в перечень статей затрат. По каждой статье затрат накладных расходов, в свою очередь, необходимо разрабатывать отдельные сметы (калькуляции), на основе которых определяется общая сумма и структура накладных расходов, но, как показали исследования, данная норма не всегда соблюдается строительными организациями.
Исследования выявили, что в строительных организациях наблюдается несоответствие отражаемых сумм накладных расходов, определенных в бухгалтерском учете, их величине, указанной в актах выполненных работ. В целях своевременного выявления имеющихся отклонений целесообразно вести оперативный учет таких расходов по их статьям.
Информация по фактической абсолютной величине накладных расходов формируется на основе первичных документов. Накопительный регистр оперативного учета накладных расходов целесообразно вести нарастающим итогом с начала строительства объекта, промежуточные итоги выводить по мере подписания промежуточных актов выполненных работ.
С целью определения полной сметной стоимости объекта строительства, необходимой для осуществления расчетов за выполненные работы между заказчиком и подрядчиком, в конце объектной сметы к стоимости строительно-монтажных работ, определенной в текущих ценах, добавляются сопутствующие, так называемые лимитированные затраты (по лимитам Госстроя России).
К лимитированным затратам, как правило, относят затраты на строительство и разборку временных зданий и сооружений, дополнительные затраты при производстве строительно-монтажных работ в зимнее время и резерв средств на непредвиденные работы и затраты.
В целях обоснованного отнесения лимитированных затрат на счета по учету затрат строительного производства строительным организациям рекомендуется обеспечить их оперативный учет, который позволит своевременно определить отклонения фактических затрат от норм, указанных в сметной документации.
При возведении временных зданий и сооружений строительным организациям необходимо составлять смету фактических расходов, в которой должны быть предусмотрены затраты, связанные с их разборкой.
Учитывая тот факт, что временные нетитульные здания и сооружения при вводе в эксплуатацию учитываются на счет 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», а при ликвидации списываются на накладные расходы, то возникает необходимость оперативно отслеживать величину фактических затрат и соотносить их с ответствующей нормой в составе накладных расходов.
Определяя дополнительные затраты, связанные с усложнением производства работ в зимнее время, также необходимо установить их плановое значение, особенно по затратам, которые не учтены в нормативах.
Своевременное выявление отклонений позволит строительным организациям по возможности провести необходимую корректировку, тем самым обеспечить снижение затрат и рациональное использование имеющихся ресурсов.
6. Технология процесса бюджетирования
в строительных организациях
В рыночных условиях строительным организациям приходится решать множество вопросов, в частности, оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов.
В жесткой конкурентной среде бизнеса строительным организациям нужна эффективная система планирования, основанная в том числе и на информации оперативного учета. Для этого необходима синхронизация всех организационных функций, которая может быть осуществлена путем построения взаимоувязанных плановых документов бюджетов.
Процесс бюджетирования рассматривается как технология составления согласованной по всем структурным подразделениям или функциям программы функционирования организации, основанной на прогнозах изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность организации, расчетах финансовых и нефинансовых показателей деятельности, а также механизмах оперативного учета и контроля, которые позволяют установить отклонения и обеспечивают руководителей своевременной информацией, помогающей в решении возникающих проблем.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
