Основные понятия экономической информатики (стр. 3 )

Реинжиниринг бизнеса – это радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения улучшения показателей деятельности предприятия. В результате создается модель «Как должно быть». Реинжиниринг – это видение новых перспективных технологий работы предприятия.

В отличие от инжиниринга реинжиниринг предусматривает замену старых методов управления новыми, обеспечивающими улучшение деятельности предприятия.

При реинжиниринге сначала определяется «что» должна делать компания, предприятие и т. д., а за тем «как» она должна это осуществлять.

Весь процесс можно представить набором стадий и операций :

Начальная

- Формулирование целей

- Создание команды разработчиков

- Разработка плана и бюджета проекта

Стадия моделирования

- Описание существующих бизнес-процессов «Как есть»

- Разработка моделей «Как должно быть»

Стадия реализации проекта

- Создание сервисов, реализующих модели «Как должно быть»

- Тестирование результатов реализации

Стадия внедрения

- Опытная эксплуатация

- Документирование

- Обучение

В результате описания существующих бизнес-процессов «как есть» получаем

- общую и детализированную диаграммы потоков данных, являющихся содержанием функциональной модели бизнеса. В функциональной модели, выполняемой в нотации IDEF, отражается взаимосвязь функций (операций) и документов, в которых фиксируются результаты производственно-хозяйственной деятельности;

- спецификации основных бизнес-операций, в которых описываются правила (алгоритмы) выполнения операций в различных стандартных ситуациях. Правила могут принимать различные формы: дерево решений, формулы, схемы и т. д.;

- состав данных, используемых в основных и вспомогательных бизнес-процессах.

Все выявленные и формализованные бизнес-операции должны быть привязаны к структурным подразделениям с помощью специальных указателей.

Анализ моделей «как есть» позволяет выявить:

- наличие лишних процессов, от которых можно отказаться.

- наличие эквивалентных по содержанию, но разных по структуре процессов.

Этап «как должно быть» - один их самых ответственных участков создания информационных систем.

В нем определяются новые информационные сервисы, призванные поддерживать скорректированные бизнес-процессы(реинжиниринг бизнеса).

Зачем все это?

Например, для того, чтобы:

- увеличить прибыль;

- снизить затраты;

- сократить время обработки;

- сократить время планирования;

- улучшить организацию производственных процессов и т. д.

Как правило, новые модели ориентируются на признанные стандарты, поэтому одним из способов получения моделей «как должно быть» является использование эталонных моделей.

Эталонная модель документирует общепризнанные практики в некоторой области.

Эталонные модели – воплощают в себе лучший опыт.

Сравнение эталонных моделей «как должно быть» с фактическими моделями «как есть» позволяет в ряде случаев адаптировать последние к возможностям ERP-систем.

На рисунке ниже показан процесс трансформации одних моделей в другие.

Реализации проекта состоит из двух этапов:

- создание новых информационных сервисов

- тестирование полученных результатов.

Внедрение проекта, предполагает

- осуществление опытной эксплуатации системы,

- ее документирование и обучение персонала.

- документирование процессов информационного обслуживания.

17. ERP-системы как корпоративный стандарт информационных систем.

Удачные разработки, создаваемые на основе национальных стандартов, со временем распространяются за пределы одного государства и становятся достоянием многих стран. Для них может и не существовать международных стандартов, однако стремление к высокому уровню эффективности за счет информационной поддержки всего цикла управления (планирование – учет – анализ – регулирование) возводит их в статус фактических стандартов.

В настоящее время наибольшую популярность среди современных информационных систем приобрели системы управления класса MRP-ERP.

Базой для всех модификаций служит MRP I I Standard System, который содержит описание 16 групп:

- планирование продаж;

- планирование ресурсов;

- управление складом;

- планирование поставок;

- планирование производственных операций;

- управление финансами;

- оценка результатов деятельности и др.

Со временем стандарт MRP II стал дополняться, так как не обеспечивалась необходимая интеграция с системами проектирования и конструирования. Появилась система ERP, которая стала претендовать на мировой стандарт. В состав ЕRP-систем в большинстве случаев стали включать следующие функции: производство, планирование, кадры и зарплата, сбыт и снабжение, научно-исследовательские и конструкторско-технологические разработки.

В 80-90 годах прошлого столетия изменились требования к информационным системам. В результате появились системы ERP II, ориентированные на учет:

- глобализации сбыта и поставок;

- роста конкуренции из-за возможностей получения информации из глобальной информационной сети;

- увеличения количества заказных производств (производство по заказам).

18. Эффективность информационных систем.

Определение эффективности – это фундаментальная проблема, которая в области информатики в целом пока не решена.

Однако, этот вопрос очень важен при принятии решений об инвестициях в информационную инфраструктуру. Тут появляется проблемафинансовой ответственности специалистов в области информатики.

Хотя информационные системы стали одной из крупнейших статьей расхода корпоративных расходов, инвестирование в них частосовершается в слепую, без ясного видения результатов.

Это потому что сложно определить результаты от эксплуатации информационной инфраструктуры вообще, и информационной системы в частности. Проблемным является тоже и процесс подсчета затрат.

С одной стороны, затраты на информационные технологии распределяются по многим направлениям бухгалтерского учета, а с другой, существуют невидимые затраты, объем которых значителен.

Если каким-либо образом, например, с помощью экспертных или других оценок доходы от информационной системы удается определить, то экономическую эффективность информационной системы можно рассчитать следующим образом:

Э=Rпосле - Rдо – Z

где Э - экономическая эффективность информационной системы;

Rпосле, Rдо - результат годовой финансовой деятельности после и до внедрения информационной системы;

Z - затраты на внедрение и функционирование информационной системы.

Данная формула иллюстрирует лишь общий взгляд на определение эффективности, так как в ней не учитываются многие факторы.

Прежде всего, факторы, времени и неопределенности.

Первый фактор требует соблюдения соизмеримости одних и тех же величин, полученных в разные периоды, а второй - учета влияния на величину доходов и затрат событий, которые не поддаются предвидению.

Определять доходы, получаемые в результате эксплуатации информационной системы - достаточно сложная задача. Для ее решения следует рассмотреть источники их возникновения. Их можно разделить на несколько частей:

1. Доход, первого рода получают за счет применения таких информационных сервисов, которые непосредственно влияют на экономические показатели предприятия. Например:

а) сокращение простоя оборудования за счет решения оптимизационной задачи;

б) сокращение затрат на хранение запасов материалов за счет повышения ритмичности поставок;

в) сокращение неустоек и выплат штрафных санкций за счет введения графика доставки продукции;

г) повышение рентабельности предприятия за счет применения экспертных систем в процессе принятия решений и т. д.

2. Доход второго рода получают за счет повышения производительности и качества труда, непосредственно зависящих от средств автоматизации управленческих функций. Например:

а) снижение трудовых затрат на ввод первичных документов за счет их передачи по каналам связи;

б) сокращение времени решения бухгалтерских, финансовых, маркетинговых и других задач за счет применения средств автоматизации;

в) снижение затрат за счет сокращения штата сотрудников, привлекаемых к делопроизводству, поиску и сортировке управленческой документации за счет внедрения электронного документооборота и т. д.

Результаты второго рода могут быть измерены с помощью экономических показателей, находящихся в бухгалтерской отчетности.

3. Доход третьего рода получают за счет положительного взаимовлияния уже автоматизированных управленческих процессов на другие автоматизированные или не автоматизированные. Связь эта опосредованная (не прямая). Например, улучшение работы службы маркетинга, за счет внедрения новых средств автоматизации, влияет не только на эффективность процессов сбыта и снабжения, но и на само производство, так как оно, возможно, будет работать более ритмично. Последнее повысит производительность труда.

Доходы третьего рода измерить достаточно трудно, нет общепризнанных взглядов, подходов и, соответственно, методик. Однакосинергетический (системный) эффект несомненно имеет место, что обязывает прилагать усилия к его изучению.

19. Оценка и выбор информационных систем и технологий.

В процессе создания информационных систем или технологий необходимо осуществить их оценку и выбор, исходя их возможностей и потребностей покупателя.

Для этого необходимо получить достоверную информацию о производителе покупаемого программного продукта.

Как правило, эта информация включает:

1. Оценку репутации фирмы-производителя на рынке программных продуктов, число продаж данного программного продукта.

2. Количество внедрений данного продукта фирмой-производителем.

3. Соответствие покупаемой системы стандартам открытых систем.

4. Адаптируемость системы к новым информационным потребностям, новому производству, новым организационным структурам (за счет изменения параметров настроек или написания новых программ).

5. Совместимость покупаемой системы с иными системами, которые уже функционируют на предприятии, например системами управления технологическими процессами.

6. Приемлемость цены, складывающаяся из цены покупки, внедрения, сопровождения. Опыт показывает, что полная цена в два-три раза выше, по сравнению с ценой собственно программного продукта.

Если по всем пунктам имеем положительный ответ, то переходят непосредственно к процессу оценки покупаемой и внедряемой информационной системы.

Процесс оценки выполняется на основе действующих в нашей стране следующих стандартов: ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126-93.

Оценка программной продукции, ГОСТ .

Оценка качества программных средств. Общие положения; ИСО/МЭК «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств».

Оценка осуществляется на основе анализа соответствия продукта-претендента пожеланиям пользователя по следующим характеристикам:

- функциональные возможности;

- надежность и безопасность;

- практичность и удобство применения;

- эффективность;

- сопровождаемость.

Каждая характеристика оценивается с помощью атрибутов.

В зависимости от наличия или отсутствия - анализируемую информационную систему, можно оценить нулем или единицей (ДА, НЕТ).

Если сумму всех единиц разделить на число, характеризующее "идеальную" систему, то можно получить оценку анализируемой информационной системы. Согласно данной методике "идеальная" система оценивается числом 36.

Оценки

Высокая при 0,7< к ≤ 1,

средняя при 0,5< к ≤ 0,7

низкая при к < 0,5

20. Состав и содержание информационных технологий.

Технология вообще, и информационная в частности, – это, прежде всего, цепь процедур и операций, выполняемых последовательно (параллельно) во времени. Это не просто комплекс различных научных и инженерных знаний, а свод правил, регламентирующих выполнение технологических процедур. Информационная технология – это совокупность методов и средств для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с мощью средств компьютеризации и коммуникаций или без таковых. Понятие информационной технологии, таким образом, неотделимо от той среды, в которой она реализована (технической, программной, организационной и т. д.). Пользователями ит являются сотрудники, находящиеся на различных уровнях иерархии управления предприятие, организацией, офисом и т. д.

Каждый уровень определяет собственные инструментальные средства, предоставляемые соответствующим информационным сервисом. Если информационная система создана в соответствии со стандартами открытых систем, то интеграция информационных технологий обеспечивается на всех уровнях иерархии.

Так как понятие информационной технологии многоуровневое, поэтому каждую из перечисленных технологий можно представить с помощью иерархии их составляющих. Иерархия в данном случае отражает взаимоотношения вида “целое-часть” либо “род-вид”.

Информационную систему предприятия, организации, офиса и т. д. можно рассматривать как технологию первого уровня, которая включает в себя технологии второго уровня. К таковым относятся транзакционные технологии (TPS-технологии: Transactions Processing Systems), управленческие информационные системы (MIS-технологии: Management Information Systems), (технологии аналитической обработки данных (DSS-технологии: DSS-Decision Support Systems) и технологии интеллектуальной обработки данных (ESS-технологии: ESS - Executive Support Systems). Каждая из перечисленных технологий в свою очередь состоит из подтехнолгий.

Транзакционные технологии (TPS) предназначены для ежедневной обработки поступающих в виде документов сообщений (счета, акты, накладные и т. д.), что позволяет создавать различные отчеты, сводки, ведомости; такого рода результирующие документы необходимы для оперативного управления производственного, снабженческого, реализационного или иного процесса.

Технологии аналитической обработки данных (DSS) необходимы для подготовки (формирования) управленческих решений. Исходной информацией здесь служат не ежедневно поступающие сообщения, а специально накопленные данные за длительный период, позволяющие определять тенденции процессов или событий в различных разрезах.

Технологии, поддерживающие управленческие функции (MIS) предназначены для автоматизации планирования деятельности предприятия (организации), а также для организации контроля над ходом выполнения планов производства и реализации продукции.

Технологии интеллектуальной обработки данных (ESS) используются в том случае, если необходимо решать плохо структурированные задачи, отличающиеся нечеткими характеристиками.

Все технологии связаны между собой информационно, отсюда их создание должно базироваться на стандартах интерфейсов.

Основные функции, выполняемые сотрудниками управления с помощью информационных технологий на каждом из уровней управления:

Оперативный уровень. Главная функция данного уровня состоит в регистрации в базе данных всех событий происходящих на предприятии и за его пределами. TPS-технология включает ряд базовых, таких как OLTP-технология (On-line Transaction Processing), web-технология, офисная технология и, как правило, технологии поддержки потоков работ (workflow) и поддержки потоков документов. Для этого создаются АРМы бухгалтеров, менеджеров, начальников цехов, отделов, кладовщиков, нормировщиков, кассиров и т. д. Эти специалисты осуществляют непосредственный контакт с внешней средой: прием заказов, регистрация поступления материалов от поставщиков и передача их на склад, выписка счетов, нарядов на оплату труда и т. д. В результате функционирования TPS-технологии получают стандартные документы: платежные поручения, счета, расходные и приходные накладные и т. д.

Так как оперативный ввод и обработка информации осуществляется на любом предприятии, поэтому транзакционные технологии присутствуют на большинстве из них. Примером простейшей транзакционной системы OLTP-технологии может служить любая бухгалтерская система, если на предприятии не внедрена одна из интегрированных информационных систем.

На нижнем уровне поддерева TPS-технологий большей частью используются базовые информационные технологии, которые можно классифицировать по виду обрабатываемой информации. Под базовой информационной технологией понимается такой набор составляющих ее инструментальных программных и других средств, которые, с точки зрения конечного пользователя, далее не делятся.

На тактическом уровне используются две технологии, первая из которых предназначена для автоматизации управленческой деятельности (MIS-технологии), а вторая для поддержки принятия решений - СППР (DSS-технология). MIS-технология необходима для организации функций планирования снабжения, производства и реализации готовой продукции, финансового планирования, контроля их выполнения и составления отчетов для руководства.

Вторая технология, функционирующая на данном уровне, известная как система поддержки принятия решений (DSS).

В настоящее время достаточно распространенной технологией, ориентированной на поддержку принятия решений, является OLAP-система. Ряд современных ERP-систем, например, таких как MS Navision, поддерживает аналитическую обработку данных средствами OLAP-технологий (On-line Analytical Processing). В основу данной технологии положен метод хранения данных в специальной форме, названной хранилищем данных (Date Warehouse).

На нижнем уровне управления в основном используется OLTP-технология, на верхнем – OLAP-технология, а на среднем - и та и другая.

На высшем уровне структуры управления – стратегическом, используются системы поддержки руководства (ESS). Эти системы ориентированные в основном на работу с внешними, по отношению к предприятию, данными, характеризующимися нечеткостью, неполнотой, противоречивостью. Примером здесь может служить информация о конкурентах, ситуациях на рынке, перспективы изменения тех или иных цен на продукцию, энергоносители, изменение таможенных тарифов и т. д. Сегодня уже разработаны специальные средства для борьбы с нечеткостью в данных.

В классе ESS-технологий можно выделить два наиболее распространенных подкласса: технологии интеллектуального анализа данных (DM: Data Mining) и системы обработки знаний (СОЗ).

DM-технологии, относятся к средствам предназначенным для обработки неструктурированной информации, поступающей в основном текстами на естественном языке. Актуальными эти технологии становятся в случае необходимости поиска закономерностей или связей между различными событиями, явлениями или процессами. Например, для принятия решения на уровне предприятия важно знать существует ли связь между миграцией населения в конкретном регионе, продажами некоторого товара и ценами на дизельное топливо. Причем достоверная статистика может отсутствовать.

Задачи, решаемые с помощью DM-технологий, следующие:

- классификации – позволяют выявить признаки, характерные для некоторой группы объектов. Наличие таких признаков позволяет вновь появившийся объект отнести к одному из классов;

- кластеризация – в результате решения данной задачи исходные объекты разбиваются на однородные группы (кластеры). Наличие таких групп позволяет принять решение по отношению одной из них;

- выявление ассоциаций, то есть закономерностей, отраженных в данных, фиксирующих наступление каких-либо событий;

- выявление последовательностей, то есть закономерностей, фиксирующих наступление событий с некоторым разрывом во времени.

Рассмотренные технологии являются типовыми, так как используются в процессе управления объектами в различных областях экономической деятельности: промышленности, связи, транспорте, добывающей отрасли, торговле, банковской и других сферах.

21. Содержание основных технологических операций.

Функционирование информационных технологий можно представить в виде последовательности этапов, выполнение которых осуществляется технологиями, находящимися выше базового уровня.

Базовые информационные технологии, находящиеся на нижнем уровне иерархии технологий информационной системы, как правило, состоят из этапов, процедур, операций и действий, каждая из которых содержит операции или действия.

Имеются следующие типовые процедуры:

1. Процедура получения исходных данных, состоящая из операций: сбора, регистрации, ввода и контроля, электронной передачей данных.

2. Процедура обработки данных, содержащая логические (поиск, группировка, сортировка) и вычислительные операции.

3. Процедура передачи и потребления результатов решения задачи, содержащая операции: контроль правильности результатов, передача их пользователю, архивирование и ксерокопирование.

Сбор и регистрация информации. Сбор осуществляется либо автоматически с датчиков информации, встроенных в технологическую линию или контрольно-измерительные приборы, либо вручную путем фиксации результатов какой-либо деятельности на бумажных документах или технических средствах.

Передача информации. Передача выполняется в том случае, если существует потребность во взаимодействии между территориально удаленными пользователями. Над сообщением, посылаемым источником информации выполняется три процедуры: преобразование в соответствующую форму, кодирование и модуляция. Приемная сторона также выполняет три процедуры: демодуляция, декодирование, преобразование сообщения в первичную форму.

Процедура передачи информации между структурными подразделениями предприятия и сторонними организациями базируется на электронном документообороте. Под электронным документооборотом будет пониматься движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранение электронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

- стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

- скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Примерами атрибутов могут служить: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Маршрутизация сообщений - в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известны:

1. Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается:

-контроль доставки документа;

-контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Операция ввода и контроля относится к наиболее трудоемким, так как она, в большинстве случаев, сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:

-ручной ввод;

-автоматизированный ввод.

При вводе возможны ошибки, которые выявляются различными методами контроля. Среди многочисленных методов контроля, базирующихся на естественной избыточности. Наиболее распространенными среди которых являются:

-Лексический

-Арифметический

-Логический

-Синтаксический

-Контроль по модулю,

-Контроль с помощью справочника

Обработка данных - бывает логическая (сортировка, группировку, поиск), либо вычислительная.

Вычислительные операции.

Специфика экономических расчетов состоит в выполнении в подавляющих случаях арифметических операций.

Операция сортировки.

Операция поиска.

В соответствии с классификацией информационных систем, приведенной в разделе, их условно можно разделить на документальные и фактографические.

В документальных системах осуществляется поиск документов в соответствии с ПОЗ – поисковым образом запроса среди документов, описанных в форме ПОД – поисковым образом документа.

ПОЗ и ПОД представляются с помощью специального языка (пример – поиск информации в Интернет и язык запросов Яндекс).

Главная черта документальных поисковых информационных систем состоит в получении нескольких (иногда многих) приблизительных ответов. (Интернет)

Обусловлено это тем, что в ПОЗ указываются ключевые слова, которые могут также и в тех ПОД, которые к запросу не имею или имею опосредованное отношение.

Варианты результатов поиска можно проиллюстрировать на рисунке ниже.

Документальные информационные системы используются в Интернет, в корпоративных электронных хранилищах текстовой информации, в библиотечных, патентных, юридических и других поисковых системах

Фактографические информационные системы ориентированы на точный поиск данных. Поиск осуществляется по заданным ключам, под которыми понимается признак, отображающий одну или несколько сторон искомого объекта, процесса, явления.

Ключ может быть первичным или вторичным.

Как правила таблица, в которой осуществляется поиск, сортируется по искомому ключу. Например, в справочнике работающих сотрудников первичным ключом служит их табельный номер, что позволяет отыскать единственную о нем запись.

Однако одного реквизита может не хватить, для того, чтобы отыскать требуемую запись.

Для решения этой задачи существуют различные методы – худший из которых последовательный перебор и сравнение текущего значения элемента данных с заданным, до первого случая их совпадения..

22. Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия.

В информационном обществе основой развития становится информационный ресурс, а также средства его обработки и доставки потребителю. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" предлагается определение информационных ресурсов следующего содержания: информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других системах), созданные, приобретенные за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ. Иными словами информационные ресурсы общества – это сведения различного характера, материализованные в виде документов, баз данных и баз знаний.

Сегодня известны следующие государственные информационные ресурсы:

1, Ресурсы государственной системы экономической и научно-технической информации.

2,Ресурсы в сфере финансов и внешнеэкономической.

3,Ресурсы Банка России.

4,Ресурсы государственного таможенного комитета.

5,Информация о природных ресурсах, явлениях, процессах (ответственным за данный ресурс является Министерство природных ресурсов РФ, которое создало «Единую информационную систему недропользования».

6,Ресурсы Государственной системы статистики.

Контрольные функции по отношению ко всем государственным ресурсам осуществляют соответствующие министерства и ведомства. Информационные ресурсы служат исходным сырьем для создания информационных продуктов, под которыми понимается результат обработки информационного ресурса с помощью информационных технологий, используемый для целей управления (формирования решений). Он также фиксируется на материальных носителях (документах, базах данных и т. д.).

Информационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и прочие), играют центральную роль в управлении предприятием. В отличие от определения общегосударственных информационных ресурсов, приведенного выше, под информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития. Структура информационных ресурсов

Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т. д. В сущности, информационные ресурсы – это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.

Все информационные ресурсы делятся на две группы: собственные и внешние. Собственные – это те, что генерируются внутри предприятия, внешние – поступают извне.

Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные. Внемашинные – это, как правило, бумажные документы управленческого и организационно-распорядительного характера. Управленческие документы отражают производственные, хозяйственные, финансовые и прочие операции, выполняемые в процессе функционирования предприятия. К таким документам относятся плановые, бухгалтерские, аналитические, статистические, маркетинговые, логистические и прочие.

Документы организационно-распорядительного характера делятся на следующие группы:

- организационные (задачи и цели предприятия, структура предприятия, штатное расписание, устав предприятия и т. д.);

- распорядительные (приказы, указания, предписания, инструкции и прочее);

- справочные (письма входящие и исходящие, акты, справки, обзоры, рефераты, библиотечные подборки и т. д.);

- проектно-конструкторские и технологические (трудовые, материальные и технологические нормы);

- прочие (патентная, юридическая и прочая документация).

Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы). Некоторые документы данного класса представлены на рис. 5.2. Как те, так и другие могут иметь как бумажную форму представления, так и передаваться по каналам связи.

Внешние информационные ресурсы возникают во внешней среде и отражают экономические, социальные, рыночные, технологические, банковские, налоговые, страховые и другие отношения, в которых находится предприятия с иными хозяйствующими субъектами. Форма существования таких информационных ресурсов – это web-сайты, электронные документы, документальные хранилища данных.

Внешние приобретаемые информационные ресурсы включают периодически выполняемые платные услуги аналитического характера. Например, в различных консалтинговых фирмах можно заказать анализ динамики курса валют, кросс-курсы валют, динамики ценных бумаг, ставок привлекаемых рублевых и других депозитов, информацию о конкурентах, тенденциях в изменениях в деловой среде и состоянии международных рынков и т. д.

В отличие от приобретаемых, получаемые информационные ресурсы отражают деловые и другие отношения со сторонними, выше или ниже стоящими организациями. Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.

Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы – это базы данных, хранилища данных, базы знаний и т д.

23. Нормативно-методическая база управленческой документации.

Среди информационных ресурсов предприятия документация занимает одно из центральных мест, так как в ней фиксируются все производственно-хозяйственные и финансовые операции. Данный подкласс информационных ресурсов является неформализованным, однако их содержание и вид материальных (бумажных) носителей регламентируются государственными стандартами.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.

Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.

Данная база содержит:

1 Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

2. Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.

На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят:

- единая система конструкторской документации (ЕСКД);

- единая система технологической документации (ЕСТД);

- унифицированная система форм статистической информации;

- унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.