КАИСА-Архив – комплексная технология информатизации архива

КАИСА-Архив – комплексная технология информатизации архива.

В настоящее время система КАИСА-Архив внедрена в следующих российских архивах:

Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга

Работают в системе с 2000 года. Все рабочие места автоматизированы. Результаты работы представлены на сайте http://photoarchive. *****

Сейчас в баз данных описано порядкафотодокументов (негативов), более 8000 документов позитивного фонда из 213 альбомов. Документы в базе данных и на сайте описаны на двух языках.

Российский Государственный архив литературы и искусства (Москва)

База данных создана не с нуля, а на основе 3 ранее созданных информационных ресурсов в электронном формате:

·  Путеводитель

·  База данных «Серебряный век»

·  База данных «Изобразительные источники»

Ведется активная работа по тематическому расширению состава материалов и по использованию (подготовка тематических дисков)

Российский Государственный архив кинофотодокументов (Красногорск)

База данных создавалась на основе массива из 55000 записей конвертированного с Макинтоша. Сейчас в баз данных описано болеефотодокументов (негативов), более 2000 документов позитивного фонда из альбомов

Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге

Начало работы. Исходные материалы – наименования фондов, занесенные в базу данных «Архивный фонд». В архиве создается полный путеводитель по фондам с систематизацией по СЕК.

1. Информатизация и расширение НСА архива. Возможность ведения НСА на нескольких языках

2.  Формирование основных видов каталожных картотек (не ретроконверсия, а формирование)

o  Систематического классификатора

§  С рубриками и подрубриками, С темами и подтемами

§  Каталога организаций с переименованиями (предметный встроенный в классификатор)

o  Именного каталога

o  Географического

o  Путеводитель по фондам

§  С разделами систематизации по систематическому классификатору

3.  Формирование дополнительного справочного аппарата (справочников-указателей) необходимого для:

a.  Однозначного описания атрибутов документа

·  Персоны

·  Организации

·  География

·  Материал

·  Техническое состояние

·  Учетные данные

·  Источники поступления

·  Разделы систематизации

b.  Эффективного (релевантного) поиска документов с использованием справочников - указателей

4. Формирование путеводителя по фондам – начало пути информатизации архива

Конвертация в базу данных КАИСА-Архив ранее созданных электронных ресурсов

5. Настройка на структуру описания документов архива

·  Фонд

·  Опись – Раздел систематизации

·  Единица хранения (дело)

·  Лист

·  Структура описания

·  Связи со справочниками и с информационными объектами

·  Присоединение изображений

6. Формирование АРМОВ функциональных служб архива

Обеспечение служб единой базой данных (БД) описаний документов

c.  Комплектование замыкает цепочку информатизации архива. Все новые поступления – через БД. Работает с источниками поступления

d.  Сохранность отслеживает техническое состояние и фиксирует перемещения и возврат документов, производит ретроконверсию

e.  Использование , производит ретроконверсию, формирует

  i.  Выставки, сайт, СД

  ii.  Работа с исследователями, удаленными пользователями.

7.  Формирование служебных документов

a.  Книг учета и описания

b.  Описей

c.  Актов

d.  Каталожных карточек

8.  Мониторинг местонахождения единицы хранения

Опыт работы в архивах разных типов (аудиовизуальных и бумажных)

9.  Подход к комплексной информатизации архивной службы региона.

10.  Принципы единого справочного пространства для упрощения использования архивной информации в культурных проектах региона