РАСПОРЯЖЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА
ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА Г. КАЗАНИ
ра
О состоянии работы
с документами, письмами предприятий,
организаций и обращениями граждан
в Комитете физической культуры и спорта
Исполнительного комитета г. Казани
В соответствии с планом работы Исполнительного комитета г. Казани на четвертый квартал 2012 года управлением делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета г. Казани (далее – управление делопроизводства) в ноябре текущего года была проведена проверка состояния работы с документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан в Комитете физической культуры и спорта Исполнительного комитета г. Казани (далее –Комитет).
На основании результатов проведенной проверки обязываю:
1. Председателя Фахриева:
1.1. принять к сведению справку о состоянии работы с документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан в Комитете, подготовленную управлением делопроизводства (приложение);
1.2. организовать работу с документами с учетом указанных в прилагаемой справке рекомендаций и в срок до 1 февраля 2013 года представить в управление делопроизводства информацию о принятых мерах.
2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления делопроизводства .
Приложение к распоряжению
руководителя Аппарата
Исполнительного комитета
г. Казани
ра
СПРАВКА
о состоянии работы с документами, письмами
предприятий, организаций и обращениями граждан
в Комитете физической культуры и спорта
Исполнительного комитета г. Казани
В целях изучения практики работы с организационно-распорядительными документами, письмами предприятий, организаций и обращениями граждан, организации приема населения и в соответствии с планом работы Исполнительного комитета г. Казани на четвертый квартал 2012 года в Комитете физической культуры и спорта Исполнительного комитета г. Казани (далее – Комитет) сотрудниками управления делопроизводства Аппарата Исполнительного комитета г. Казани (далее - управление делопроизводства) , , в ноябре текущего года проведена проверка с выходом на место.
Анализ состояния дел показал, что в Комитете сложилась определенная система работы с документами, которая постоянно совершенствуется.
Документооборот в Комитете осуществляется в соответствии:
- с Федеральным законом от 01.01.2001 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- с Положением о Муниципальном казенном учреждении «Комитет физической культуры и спорта Исполнительного комитета муниципального образования города Казани», утвержденным решением Казанской городской Думы от 01.01.2001 №22-3;
- со Служебным регламентом Исполнительного комитета г. Казани, утвержденным распоряжением Исполнительного комитета г. Казани р;
- с постановлением Исполнительного комитета г. Казани «О распределении полномочий между должностными лицами Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани»;
- с Типовой инструкцией по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г. Казани, утвержденной распоряжением руководителя Аппарата Исполнительного комитета г. Казани р;
- с перспективным и квартальными планами работы Комитета физической культуры и спорта Исполнительного комитета г. Казани на 2012 год, утвержденными заместителем Руководителя Исполнительного комитета г. Фазлеевой;
- с номенклатурой дел Комитета физической культуры и спорта Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани;
- с ГОСТ Р 6.30-2003.
Ведение делопроизводства осуществляется специалистами организационного отдела Комитета. Должностные инструкции сотрудников отдела соответствуют выполняемым обязанностям.
Работа с организационно-распорядительными документами
С января по октябрь 2012 года Комитетом подготовлено 18 организационно-распорядительных документов: 11 постановлений Исполнительного комитета г. Казани и 7 распоряжений заместителя Руководителя Исполнительного комитета г. Казани.
Подготовка проектов постановлений и распоряжений Исполнительного комитета г. Казани в Комитете осуществляется исполнителями – сотрудниками всех отделов.
Весь процесс создания проекта, его согласования, передачи на подпись и подписания осуществляется как на бумажном носителе, так и в межведомственной системе электронного документооборота Республики Татарстан (далее - МСЭД РТ) и может контролироваться исполнителями и руководителями.
Копии подписанных постановлений и распоряжений Исполнительного комитета г. Казани поступают в приемную Комитета, где регистрируются в электронном журнале, затем одна копия остается в приемной, а другая вместе с материалами дел передается исполнителю.
Копии подписанных распорядительных документов вместе с материалами дел хранятся в папках у исполнителя в шкафах.
Копии постановлений и распоряжений, подготовленных как Комитетом, так и другими подразделениями Исполнительного комитета г. Казани и содержащих поручительные пункты в адрес Комитета, поступают также в приемную Комитета, где регистрируются в электронном журнале и передаются на рассмотрение председателю. Затем копия вместе с резолюцией председателя Комитета на специальном бланке передается исполнителям для выполнения задания, после чего исполнитель готовит соответствующую информацию для управления контроля муниципальной деятельности и реализации антикоррупционной политики Аппарата Исполнительного комитета г. Казани, после чего документ либо снимается с контроля, либо продлевается срок его исполнения, о чем делается отметка в МСЭД РТ.
В ходе проверки выявлено, что распорядительные документы в основном готовятся в соответствии со Служебным регламентом Исполнительного комитета г. Казани.
Вместе с тем в работе по подготовке Комитетом проектов постановлений и распоряжений выявлены следующие недостатки:
- не все проекты визируются на обороте председателем Комитета;
- исполнитель при получении копий подготовленных им постановлений и распоряжений, а также копий организационно-распорядительных документов, содержащих поручительные пункты в адрес Комитета, не расписывается в журнале и не указывает дату получения заданий;
- тексты документов, выведенных на бланк, не всегда соответствуют их последним электронным версиям;
- отдельные проекты согласуются и подписываются напрямую, без фиксации в электронной базе данных;
- материалы дела подписанных организационно-распорядительных документов хранятся не в соответствии с распоряжением Руководителя Исполнительного комитета г. Казани р «О внесении изменения в Служебный регламент Исполнительного комитета города Казани».
Работа с письмами предприятий, организаций,
обращениями граждан и организация приема населения
В Комитете установлен определенный порядок приема, регистрации и передачи на исполнение писем предприятий, организаций, вышестоящих органов и обращений граждан.
Письма предприятий, организаций и вышестоящих органов поступают через Исполнительный комитет г. Казани, нарочно, через почтовое отделение, по электронной почте, посредством факсимильной связи. Прием заявлений от граждан в Комитете проводится ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) с 9.00 до 18.00.
Входящие документы, поступающие через вышестоящие органы, регистрируются в МСЭД РТ и направляются в электронном виде на рассмотрение председателю Комитета, затем с его резолюцией на исполнение.
Документы, поступающие непосредственно в Комитет, регистрируются в журнале и после регистрации в тот же день передаются на бумажном носителе на рассмотрение председателю Комитета, затем с его резолюцией - под роспись в журнале на исполнение непосредственным исполнителям. Обращения, поступившие на бумажном носителе, подшиваются в накопительные папки и хранятся в приемной председателя Комитета.
Основная тематика обращений – проведение спортивных соревнований, посещение спортивных комплексов, условия для занятий в спортивных школах и спортивных комплексах, трудоустройство.
За период с января по октябрь 2012 года в Комитете зарегистрировано 995 входящих документов от предприятий, организаций и вышестоящих органов, отправлено 960 за подписью председателя Комитета; зарегистрировано 430 обращений граждан, в том числе через Исполнительный комитет г. Казани поступило 187 обращений граждан.
Ответы на обращения предприятий, организаций, вышестоящих органов и граждан, поступившие в электронном виде, создаются и проходят согласование в МСЭД РТ. Ответы на обращения, поступившие на бумажном носителе, электронное согласование не проходят. Готовится ответ на бланке Комитета, который после присвоения исходящего номера отправляется заявителю. Второй экземпляр ответа или его копия подшивается в накопительные папки вместе с обращением.
Имеются замечания по оформлению исходящих писем в соответствии требованиями ГОСТ Р6.30-2003, Типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г. Казани.
По вопросу организации приема граждан в Комитете установлено, что запись на прием к председателю Комитета проводится в течение недели по телефону. Данные об обратившихся на прием вносятся в журнал «Прием граждан», карточка личного приема гражданина не заводится. В электронную базу данных сведения о приеме не вносятся. Прием председателем Комитета проводится еженедельно по вторникам в соответствии с графиком приема. В журнале делается отметка о результатах приема. В случае, когда в ходе приема выдается поручение, запись об этом также вносится в журнал. Контроль исполнения поручения по приему граждан в МСЭД РТ не ведется.
За 10 месяцев 2012 года председателем Комитета принято 92 человека.
Рекомендации
Сотрудникам Комитета были даны следующие рекомендации:
по подготовке организационно-распорядительных документов:
- проверять наличие визы председателя Комитета на обратной стороне каждого листа проекта;
- копии постановлений и распоряжений выдавать исполнителю под роспись с указанием даты выдачи;
- тщательно проверять проекты документов на комплектность и соответствие текста документа, выведенного на бланк, последней электронной версии;
- материалы дел подписанных организационно-распорядительных документов, а также копии подписанных постановлений и распоряжений Исполнительного комитета г. Казани хранить постоянно в специально отведенном для этого месте в папках, на которых указывать реквизиты находящихся в них документов;
- выполнять электронное и бумажное согласование проекта параллельно;
- своевременно информировать протокольный отдел о необходимости закрытия проектов документов, потерявших свою актуальность;
по работе с письмами организаций, предприятий, учреждений, обращениями граждан:
- отслеживать качество подготовки документов с ежемесячным доведением информации о сотрудниках, допускающих неудовлетворительный уровень их подготовки, до сведения председателя Комитета, учитывать данные сведения при поощрении специалистов Комитета;
- контролировать соблюдение требований ГОСТ Р6.30-2003, Типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете г. Казани;
- в соответствии со ст. 13 Федерального закона от 01.01.2001 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» оформлять карточки личного приема граждан;
- регистрацию и контроль обращений в адрес председателя Комитета, поручений, выданных в ходе личного приема председателем Комитета, осуществлять в МСЭД РТ;
- включить в планы работы Комитета мероприятия по обучению специалистов ведению делопроизводства.
Начальник
управления делопроизводства Аппарата
Исполнительного комитета г. Казаринова
