Порядок хранения экзаменационных материалов и документов единого государственного экзамена

Приложение 1 к приказу Министерства образования Республики Мордовия отг. г. № 1

ПОРЯДОК

хранения экзаменационных материалов и документов

единого государственного экзамена

1.  Настоящий Порядок (далее – Порядок) устанавливает требования к условиям и срокам хранения, режиму защиты контрольных измерительных материалов (далее – КИМ), документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ) на территории Республики Мордовия.

2.  Экзаменационные материалы ЕГЭ доставляются из федерального бюджетного государственного учреждения «Федеральный центр тестирования» (далее - ФЦТ), принимаются по накладной директором ГБУ РМ «Центр мониторинга и оценки качества образования» и передаются руководителю Регионального центра обработки информации (далее-РЦОИ) на временное хранение до момента использования. В ходе приемки и передачи экзаменационных материалов удостоверяется соответствие наличия количества доставленных комплектов описи поставки. Сроки доставки указанных материалов устанавливаются ФГБУ «Федеральный центр тестирования».

3. Сведения, содержащиеся в контрольных измерительных материалах, относятся к информации ограниченного доступа. Основными мерами, направленными на недопущение распространения информации ограниченного доступа при подготовке и проведении ЕГЭ, являются:

-  недопущение присутствия посторонних лиц в помещениях, где хранятся экзаменационные материалы;

-  недопущение использования в помещениях, в которых проводится работа с информацией ограниченного доступа, средств связи, фото - и видеоаппаратуры, электронно-вычислительной техники, за исключением средств, использование которых разрешено при проведении экзамена и средств, обеспечивающих защиту информации ограниченного доступа;

-  организация строгого учета экзаменационных материалов на каждом этапе приемки и передачи, а также при выдаче участникам ЕГЭ;

-  инструктаж всех участников работ по хранению и использованию экзаменационных материалов.

4  Лица, привлекаемые к проведению единого государственного экзамена, а в период проведения единого государственного экзамена также лица, сдававшие единый государственный экзамен, несут в соответствии с законодательством Российской Федерации ответственность за разглашение содержащихся в контрольных измерительных материалах сведений.

5.  В день проведения экзамена экзаменационные материалы (доставочные пакеты с КИМ) снимаются с временного хранения и по акту приемки-передачи спецпакетов (форма ППЭ-14-01) передаются уполномоченным представителям государственной экзаменационной комиссии (далее-ГЭК), направляемым для проведения ЕГЭ в пункт проведения экзаменов (далее-ППЭ).

6. Ответственность за целостность, полноту и сохранность комплектов документации при передаче их из РЦОИ в ППЭ и обратно из ППЭ в РЦОИ для последующей обработки несет уполномоченный представитель ГЭК.

7. Уполномоченный представитель ГЭК передает экзаменационные материалы по акту приемки-передачи спецпакетов (форма ППЭ-14-01) руководителю ППЭ не позднее, чем за один час до начала экзамена. При получении материалов руководитель ППЭ проверяет соответствие фактического количества доставочных пакетов с КИМ количеству, указанному в акте приемки-передачи спецпакетов.

8. Ответственность за целостность, полноту и сохранность комплектов документации во время проведения ЕГЭ в ППЭ несет руководитель ППЭ.

9. Не позднее, чем спустя 1 час после окончания экзамена, руководитель ППЭ передает уполномоченному представителю ГЭК по акту приемки-передачи спецпакетов (форма ППЭ - соответствующие документы и упакованные материалы для отправки на обработку и хранение в РЦОИ:

-  возвратные доставочные пакеты с бланками регистрации;

-  возвратные доставочные пакеты с бланками ответов № 1;

-  возвратные доставочные пакеты с бланками ответов № 2 (в том числе дополнительные бланки ответов № 2);

-  пакеты с использованными КИМ, неиспользованными, некомплектными, испорченными экзаменационными материалами или экзаменационными материалами с нарушенной упаковкой, упакованные черновики.

10. Запечатанные пакеты с экзаменационными материалами и другие документы ППЭ доставляются уполномоченными представителями ГЭК из пункта проведения ЕГЭ в РЦОИ, где передаются по акту приемки-передачи спецпакетов (форма ППЭ-14-01).

11. Экзаменационные материалы, прошедшие обработку и неиспользованные экзаменационные материалы хранятся в РЦОИ в помещении, исключающем доступ к ним посторонних лиц и позволяющем обеспечить сохранность указанных материалов, до 31 декабря текущего года и по истечении указанного срока уничтожаются в установленном порядке.

12. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности и хранение в порядке, исключающем к ним доступ посторонних лиц.

13. Бланки ответов, протоколы проверки экспертами ответов на задания с развернутым ответом сканируются, хранятся и учитываются как в бумажном, так и в электронном виде как документы строгой отчётности.

14. Хранение документов строгой отчетности ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению, осуществляется руководителем РЦОИ (Приложение 2).

15. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

16. Перечень материалов и документов ЕГЭ, подлежащих хранению на различных уровнях, утверждается Министерством образования Республики Мордовия.

17. По окончании работ по ЕГЭ РЦОИ представляет сводную справку об использовании экзаменационных материалов в Министерство образования Республики Мордовия.

18. Министерство образования Республики Мордовия обеспечивает хранение неиспользованных экзаменационных материалов и использованных КИМ до 31 декабря текущего года.

19. По истечении указанного срока хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных неиспользованных материалов, подлежат уничтожению.

20. Уничтожение указанных документов производится на основании приказа Министерства образования Республики Мордовия.

Приложение 2 к приказу Министерства образования Республики Мордовия от 09.г. № 1

Формы комплектации и сроки хранения материалов и документов ЕГЭ строгой отчетности

№	Материалы/ документы	Перечень	Срок хранения	Место хранения
1.	Экзаменационные задания	§  контрольные измерительные материалы (далее – КИМы), оформленные на различных носителях: бумажный, электронный, аудионоситель.	до 31 декабря текущего года	архивные помещения регионального центра обработки информации (далее-РЦОИ) Министерства образования Республики Мордовия
2.	Бланки ответов	§  именные бланки ответов №1 и №2; §  дополнительные бланки ответов №2.	до 31 декабря текущего года	РЦОИ
3.	Протоколы и сопутствующие им материалы	§  списки участников ЕГЭ на аудиторию (форма 5-ППЭ); §  протоколы распределения участников ЕГЭ и организаторов по аудиториям (формы 6-ППЭ, 7-ППЭ, 7/1-ППЭ) в электронном виде; §  протоколы проведения ЕГЭ в аудитории (форма 12-ППЭ и Приложение 1 к ней); §  протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ (форма 13-ППЭ).	до 31 декабря текущего года	РЦОИ
4.	Акты приемки-передачи	§  акты приемки-передачи спецпакетов (форма ППЭ-14-01); §  акты приемки-передачи материалов: дисков, печатей, штампов (форма ППЭ-14-01); §  отчет об обработке экзаменационных материалов.	5 лет	РЦОИ
5.  5.	Материалы предметных комиссий	§  протоколы предметных комиссий; §  копии бланков ответов; §  акты приемки-передачи бланков ответов №2 из РЦОИ в предметную комиссию на обработку.	до 31 декабря текущего года	РЦОИ
6.	Материалы конфликтной комиссии	§  акты приемки-передачи апелляционных комплектов ЕГЭ (форма 14-ППЭ-АП); §  апелляции о нарушении установленного порядка проведения единого государственного экзамена (форма 2-ППЭ); §  протоколы служебного расследования апелляции о нарушении установленного порядка проведения ЕГЭ (форма 2-ППЭ); §  журналы (ведомости) регистрации апелляций в КК; §  апелляции о несогласии с выставленными баллами (форма 1-АП); §  протоколы рассмотрения апелляции по результатам ЕГЭ (форма 2-АП) с приложениями.	до 31 декабря текущего года	РЦОИ РЦОИ РЦОИ РЦОИ РЦОИ РЦОИ РЦОИ
7.	Документы ППЭ	§  протоколы о готовности ППЭ к ЕГЭ (форма 1-ППЭ); §  списки участников ЕГЭ на аудиторию (форма 5-ППЭ); §  списки участников ЕГЭ по классам с указанием номеров аудиторий (форма 6-ППЭ); §  протоколы идентификации личности участника экзамена (форма 8-ППЭ); §  протоколы допуска участника ЕГЭ, прибывшего на ЕГЭ без пропуска (форма 9-ППЭ); §  формы справки о сдаче ЕГЭ (форма 10-ППЭ); §  протоколы распределения организаторов по ППЭ (формы 7-ППЭ и 7-1-ППЭ); §  ведомости выдачи экзаменационных материалов в аудитории (Приложение 1 к форме 14-ППЭ); §  ведомости «Ознакомление организаторов с инструкциями ЕГЭ».	до 31декабря текущего года	Муниципальные органы, осуществляющие управление в сфере образования
8.	Материалы ОУ	§  заявления от выпускников на участие в ЕГЭ; §  заявления от абитуриента на участие в ЕГЭ; §  журналы регистрации заявлений выпускников на прохождение государственной (итоговой) аттестации в форме и по материалам ЕГЭ; §  журналы учета ознакомления учащихся с инструкциями, экзаменационными материалами (бланками) и правилами их заполнения; §  журналы регистрации ознакомления с результатами ЕГЭ; §  ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов.	до 31 декабря текущего года	Образовательные учреждения
9.	Материалы по хранению документов	§  номенклатура дел; §  акты на комплектацию к хранению; §  акты на уничтожение.	5 лет	РЦОИ
10.	Электронные носители	§  электронные копии бланков ответов; §  списки участников и организаторов; §  протоколы проверки экспертами заданий с развернутым ответом.	5 лет	РЦОИ
11.	Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ	§  Заполненные бланки свидетельства, не востребованные участниками ЕГЭ	5 лет	Министерство образования Республики Мордовия
12.	Документы государственной экзаменационной комиссии Республики Мордовия для проведения ЕГЭ	§  протоколы заседаний	до 31 декабря текущего года	Министерство образования Республики Мордовия