Акт проверки (стр. 2 )

Материально-техническая база

3.1.1.

Размещение архива

Состояние зданий и помещений

Резерв площадей для перспективного комплектования архива

Состав и рациональная планировка помещений

Соответствие нормативам

Дополнительные сведения

удовлетворит.

нет

не соответствует

Помещения для хранения документов расположены в приспособленном здании, не изолированы от остальных помещений.

3.1.2.

Оборудование архивохранилища средствами хранения

Наличие специального фондового оборудования

Дата установки

Состояние оборудования

Соответствие нормативам

Дополнительные сведения

есть

В период с 2006 по 2009 гг.

удовлетворительное

соответствует

3.1.3.

Температурно-влажностный режим

Наличие приборов контроля климатических условий

Регулярность замеров

Формы поддержания температурно-влажностного режима

Ведение журналов контроля

Дополнительные сведения

Гигрометр психометрический

1-2 раза в неделю

Проветривание, увлажнение воздуха

ведутся

3.1.4.

Световой режим

Тип освещения

Регулирование уровня освещенности

Оснащённость контрольно-измерительными приборами

Соответствие нормативам

Дополнительные сведения

Люминесцент-ные лампы

жалюзи

нет

соответствует

3.1.5.

Санитарно-гигиенический режим

Периодичность проведения санитарных дней

Уровень запылённости

Очаги био-поражения

Меры борьбы с ними

Дополнительные сведения

Ежедневная влажная уборка, санитарные дни – один раз в месяц.

удовлетворит.

отсутствуют

Не требуются

График проведения санитарных дней утвержден 04.04.2011 г..

3.1.6.

Проверка технического и физико-химического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий; реставрация документов Архивного фонда Российской Федерации

Наличие специальной аппаратуры и оборудования, программного обеспечения

Документальное оформление работ по физико-химической и технологической обработке, реставрации

Соответствие документации нормативным требованиям

Наличие страхового фонда и фонда пользования

Дополнительные сведения

Аудиовизуальные и электронные документы отсутствуют, реставрация не требуется

Выводы: Архивный отдел располагается на четвертом этаже здания администрации города, не имеет единого целого Архивохранилища. Два помещения, оборудованы под рабочие кабинеты и приём посетителей, в двух других помещениях: между рабочими кабинетами расположено архивохранилище № 2 для хранения документов по личному составу, вход в архивохранилище № 1 для хранения документов постоянного срока хранения с рабочего кабинета начальника отдела. В двух других отдельных помещениях, расположены архивохранилище № 3 и № 4 для хранения документов по личному составу. Одно помещение занято под архивохранилище № 5 для хранения документов по личному составу, расположено на другой стороне коридора, со входом из тамбура где находится другое помещение занятое ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Республике Бурятия (в тамбуре находится деревянный шкаф для хранения документов не относящихся к архивному отделу). В архивохранилище № 1, 4 находятся предметы (печатная машинка, оргтехника и др.) в нарушение п. 2.11.2.5. Таким образом, архивный отдел размещен не в специальном построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании (помещении). Отсутствует экспертное заключение степени огнестойкости, долговечности конструкций и прочности межэтажных перекрытий помещений архивного отдела, с учетом потенциальных нагрузок, состояния помещения архива, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Акт по итогам экспертизы не представлен, архив размещен в помещениях без проведения в установленном порядке экспертизы. Помещения для хранения архивных документов не изолированы от остальных помещений здания. Двери помещения выполнены из ДСП, в архивохранилищах № 3,4, 5 обшиты с двух сторон металлическим листом по контуру двери, не оборудованы замками повышенной секретности. Дверь между архивохранилищем № 2 и кабинетом по приему посетителей деревянная. Архивохранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами, имеется металлический сейф. Стеллажи расположены торцами к оконным проемам и вдоль стен, не являющихся наружными стенами здания. Архивные документы закартанированы, располагаются на полках в вертикальном положении. Окна выходят на северную сторону, защищены жалюзи. Полы - линолеум, в том числе, в помещении архивохранилищ. Стены окрашены краской во всех помещениях, кроме архивохранилища №5, в нем стены обиты материалом типа дермантин. Все помещения архивохранилищ оборудованы гигрометрами психометрическими типа ВИТ-1 для измерения температуры воздуха и влажности. Ведутся журналы регистрации температурно-влажностного режима. Резерв площадей для дальнейшего комплектования архива не предусмотрен, отсутствует помещение приёма и временного хранения документов поступающих для комплектования архива. Световой режим соблюдается. Приборов для измерения уровня освещенности нет. В архивохранилищах зафиксировано хранение посторонних предметов. Санитарно-гигиенический режим соблюдается. Регулярно проводится влажная уборка помещений. График проведения санитарных дней составлен. Очаги биопоражения не зафиксированы. В архиве на хранении числится 78 фондов в бумажном виде. По книгам поступлений документов в архив на учете числится 15107 единиц хранения (из них: документов постоянного хранения - 6847, документов по личному составу - 8260).

3.2.

Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

3.2.1.

Порядок и схема учета архивных документов

Основные учетные документы

Паспорт архивохранилища

Иные учетные документы

Книга учета поступлений документов

Список фондов

Лист фонда /учета аудиовизуальных документов

Опись дел, документов

Листы-заверители дела

есть

есть

есть

есть

есть

есть

нет

Паспорт архивного отдела представлен. Книга поступлений документов в архив (по личному составу), Книга учета описей на ЭПК комитета по делам архивов, Сведения учета изменений в составе и объеме фондов.

3.3.

Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

3.3.1.

Паспорт архива

Дата составления

Дата представления в орган управления архивным делом

Анкета мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (для объектов мониторинга)

Дата представления

Программное обеспечение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

есть

01.01.2011

21.01.2011

-

-

Программа «Архивный фонд. Версия 4». Программа календарь знаменательных и памятных дат. Программа источники комплектования. Программа учета обращения граждан.

Выводы: До октября 2010 года фондирование документов одного фондообразователя проводилось отдельно по документам постоянного и временного срока хранения. До перефондировки (разрешение о перефондировки фондов от 01.01.2001 г. № 000 управления по делам Архивов Республики Бурятия) учет поступающих документов велся раздельно - в книге поступлений документов по личному составу и книге поступлений документов постоянного хранения. При перефондировании в период с октября по декабрь 2010 г. осуществлена проверка наличия и состояния архивных документов в полном объеме, результаты проверки наличия и состояния архивных документов не зафиксированы в листе проверки наличия и состояния архивных документов, акт проверки наличия и состояния архивных документов не оформлялся. Также велись: книга поступлений документов в архив (по личному составу), книга учета утверждения описей на ЭПК комитета по делам архивов, книга сведений учета изменений в составе и объеме фондов. Страхового фонда в архиве нет, ценные, особо ценные и уникальные документы не хранятся. Книга поступлений документов по личному составу заведена в 1999 году, книга не прошита, не пронумерована, не скреплена печатью. В книге содержатся записи на 7893 ед. хранения. Книга поступлений документов в архив ведется с 1993г., последняя запись от 01.01.2001г., книга не прошита, нумерация листов идет с 41 листа, не скреплена печатью, заполнена до 40 листа, имеются исправления в графах: количество дел или неописанных документов, наименование организации, Ф. И.О. лица, от которого поступили документы. Содержится 262 записи на 7215 ед. хранения. В электронную базу занесено 100 % фондов на уровне названий и заголовков. Используются в работе Программа «Архивный фонд. Версия 4», Программа календарь знаменательных и памятных дат, Программа источники комплектования, Программа учета обращения граждан. Список фондов ведется с 21.10.1993 года, имеет вид распечатанного с компьютера электронного варианта, имеется 20 листов. Лист-заверитель отсутствует. Ведутся листы фондов (карточки фондов) которые хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. Листы-заверители папок отсутствуют. В заполненных карточках частично отсутствуют крайние даты. Реестр описей дел ведется на каждое архивохранилище. В реестрах отражены номера фондов, количество единиц хранения, крайние даты, количество экземпляров. Описи дел составлены, утверждены в установленном порядке. Второй и третий экземпляры описей дел хранятся в одном месте в хранилище в связи с отсутствием читального зала. Паспорта архивохранилищ отсутствуют. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся с составлением соответствующих актов и листов проверки. Книга учета физического состояния архивных документов отсутствует. Учетные документы хранятся в рабочем кабинете начальника архивного отдела на открытых полках шкафов в опечатываемом помещении. Паспорт архива составляется. Порядок и схема учета архивных документов разработан.

3.4.

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Выводы: Основным видом работ по использованию документов является исполнение социально–правовых и других запросов граждан. Приём запросов граждан ведётся в постоянном режиме с 14.00 до 17.00, выдача справок, копий, выписок, писем осуществляется по мере их подготовки либо на руки, либо посредством почтовых отправлений. Запросы выполняются в нормативные сроки, однако имеются случаи нарушения сроков оказания муниципальных услуг определенных Административным регламентом архивного отдела администрации муниципального образования «город Северобайкальск» по предоставлению муниципальных услуг (информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений, исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок), особенно в период отсутствия одного сотрудника архивного отдела. Так за 2009 год обработано 3260 запросов социально-правового характера, за 2010 год обработано 2839 запросов социально-правового характера, за 1 квартал 2011 года обработано 599 запросов социально-правового характера. Порой по одному запросу сотрудники представляют по 6-7 справок. Данная нагрузка не снимает обязанности с сотрудников отдела по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. Рабочая нагрузка на сотрудниках архивного отдела высокая, нарушаются «Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами» (утв. Росархивом 2008 г.). Отдел подключен к сети Интернет, локальной сети администрации, имеется электронный адрес и страничка на сайте администрации.

3.5.

Обеспечение безопасности

3.5.1

Организация охраны

Наличие ответственного должностного лица

Наличие и качество отработки документов смены охраны

Наличие и качество отработки документов

Документ, определяющий порядок действия охраны при чрезвычайных ситуациях

Начальник Бюджетного учреждения «Административно-хозяйственное учреждение» муниципального образования «город Северобайкальск»

есть

нет

3.5.2

Режим допуска

Внутреннее регламентирование

Формы контроля допуска

Ведение журнала посещения хранилища

Акты вскрытия хранилищ

В общей инструкции

Отдельный регламент

нет

нет

нет

нет

нет

3.5.3

Инженерно-техническое обеспечение

Наличие и эффективность охранной и тревожной сигнализации, видеонаблюдения

Инженерное оборудование охраны территории учреждения

Укрепленность и защищенность зданий учреждения

Защищенность и охрана читального зала учреждения

Обеспечение обслуживания и ремонта систем безопасности

Есть пожарная сигнализация, помещения архива снабжены охранной сигнализацией выведенными пост охраны, тревожная сигнализация на посту охраны.

нет

частично

-

есть

3.5.4.

Состояние пожарной безопасности

Наличие ответственного должностного лица

Наличие, эффективность и исправность пожарной сигнализации

Наличие, эффективность и исправность средств пожаротушения

Наличие и качество отработки внутренних документов

Документ, определяющий порядок действия персонала и охраны при чрезвычайных ситуациях

Начальник Бюджетного учреждения «Административно-хозяйственное учреждение» муниципального образования «город Северобайкальск»

есть

5 огнетушителей ОУ-3 ВСЕ

-

Инструкция по пожарной безопасности для рабочих и служащих муниципального образования

Выводы: В помещениях архивного отдела смонтирована охранная и пожарная сигнализация, выведенная на пульт охраны типа ВЭРС-ПК. Охрана – осуществляется по договору с частным охранным агентством, у охраны есть «тревожная кнопка», которая выведенная на пульт ГУ «Отдел вневедомственной охраны при г. Северобайкальску». Ключи от архивохранилищ хранятся в рабочих кабинетах, ключи от рабочих кабинетов не сдаются на пост охраны, помещение сдается охране под роспись в соответствующем журнале. Второй экземпляр ключей хранится на посту охраны (тубус опечатан). Не ведется журнал вскрытия архивохранилищ. Помещения оборудованы 5 огнетушителями типа ОУ-3 ВСЕ. Отсутствует система автоматического пожаротушения. Разработана и утверждена Инструкция «По пожарной безопасности для рабочих и служащих муниципального образования» и Инструкция «О порядке работы Архивного отдела Управления делами муниципального образования «город Северобайкальск» при чрезвычайных ситуациях» (согласована с начальником отдела ГО и ЧС администрации муниципального образования «город Северобайкальск»). Режим допуска в архивохранилища не регламентирован.

4.  Выявлены нарушения обязательных требований:

№ п/п	Нормативный правовой акт	Номер раздела, статьи, пункта	Суть нарушения
4.1.	Федеральные законы
4.1.1.	Федеральный закон от 01.01.01 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»	п. п.11 ст.3	Представленные к проверке документы по созданию и функционированию муниципального архива противоречат нормативным требованиям.
4.2.	Ведомственные нормативные правовые акты
4.2.1.	Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 01.01.2001 г. № 19	2.11.1.1.	Помещения архива не изолированы от остальных помещений здания, архивохранилище располагаются в разных кабинетах на удалении друг от друга с выходами в общий коридор здания.
2.11.2.2.	Двери архивохранилищ технически не укреплены. Отсутствует инструкция об охранном режиме архива регламентирующая порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи ключей и помещений под охрану.
2.11.2.5.	В архивохранилищах допускается хранение посторонних предметов.
2.11.6.1	Отсутствует помещение приёма и временного хранения поступающих архивных документов
2.11.8.	Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе не отражается в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
4.2.2.	Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утверждённые Приказом Министерства культуры РФ от 01.01.2001 г. № 3	п. 9.1.	Отсутствует система автоматического пожаротушения

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля отсутствует:

(подпись проверяющего)		(подпись уполномоченного представителя юридического лица)

Прилагаемые документы:

№ п/п	Наименование документа	Количество листов
1.	Предписание об устранении выявленных нарушений от 01.01.2001 г. № 01-24/09	3

Подписи лиц, проводивших проверку:

Председатель комиссии	Подпись	Фамилия, инициалы
Член комиссии

С актом проверки ознакомлен:

"___" ____________20 ___ г.	ИО Главы администрации муниципального образования «г. Северобайкльск»

Экземпляр акта со всеми приложениями получил:

"___" ____________20 ___ г.	ИО Главы администрации муниципального образования «г. Северобайкльск»