Акт проверки (стр. 1 )

тит город Северобайкальск "07" апреля 2011 г.

11.00

АКТ ПРОВЕРКИ

Восточно-Сибирским управлением Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия учреждения «Администрация муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия №

С 04 по 07 апреля 2011 г. Республика Бурятия, г. Северобайкальск, Ленинградский проспект, на основании распоряжения врио руководителя Восточно-Сибирского управления Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия Костылова Сергея Евгеньевича /д от 04 марта 2011 г. была проведена плановая выездная проверка в отношении учреждения «Администрация муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия (сокращенное наименование – не имеет).

Продолжительность проверки: четыре рабочих дня.

Акт составлен: Восточно-Сибирским управлением Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (далее – Восточно-Сибирское управление Росохранкультуры).

С копией распоряжения о проведении проверки ознакомлен:

, ИО главы Администрации муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия (действующий на основании Устава Муниципального образования «город Северобайкальск», распоряжения главы Администрации муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия от 01.01.2001 г. № 68 Рыбальченко Сергея Николаевича)

__________________________________________________________________________________

подпись, дата, время

Дата и номер решения прокурора о согласовании проведения проверки: согласование не требуется.

Лица, проводившие проверку:

Председатель комиссии		Заместитель руководителя Восточно-Сибирского управления Росохранкультуры
Члены комиссии:		Государственный инспектор Восточно-Сибирского управления Росохранкультуры

При проведении проверки присутствовали: , начальник архивного отдела Управления делами администрации муниципального образования «город Северобайкальск» на основании распоряжения от 01.01.01 г. № 69 главы администрации муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия.

В ходе проведения проверки:

1.  Выявлены сведения о проверяемом лице:

1.1.	Полное наименование учреждения (организации) с указанием организационно-правовой формы	учреждение «Администрация муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия
1.2.	Краткое наименование (в соответствии с Уставом)	нет
1.3.	Адрес местонахождения
1.3.1.	Адрес	Республика Бурятия, г. Северобайкальск, Ленинградский проспект
1.3.2.	Телефон, факс	8(301, 22215, 22316
1.3.3.	Электронная почта	*****@***ru (*****@; *****@***ru
1.3.4.	Официальный сайт	http://*****/node/43
1.3.5.	ИНН
1.3.6.	КПП
1.4.	Руководитель
1.4.1.	Наименование должности	Глава муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия
1.4.2.	Фамилия, имя, отчество
1.4.3.	Телефон, факс	8(301, 22215, приемная
1.5.	Руководитель проверяемого лица, в случае если оно является структурным подразделением юридического лица
1.5.1	Наименование должности
1.5.2.	Фамилия, имя, отчество
1.5.3.	Телефон, факс
1.6.	Филиалы учреждения
1.6.1	Полное наименование	Нет
1.6.2.	Адрес местонахождения
1.7.	Адрес места проведения проверки
1.7.1.	Адрес	Республика Бурятия, г. Северобайкальск, Ленинградский проспект
1.7.2.	Телефон, факс	8(301, 22215, т/

2.  Предъявлены основные документы и сведения:

	Уставные документы, нормативные и иные документы
		Дата утверждения	Замечания по юридическому оформлению документа	Кем утвержден	Дополнительные сведения
2.1.1	Устав муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия	18.12.2008 г.	нет	решением Северобайкальского Совета депутатов № 000	Внесены изменения: 18.06.2009 г. решение № 53; 26.11.2009 г. решение № 000; 15.04.2010 г. решение № 000; 11 ноября 2010 г. решение № 000.
2.1.2. 2.1.2.1. 2.1.2.2.	Сведения о государственной регистрации:
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица
Свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц	04.04.2009 г., св-во сер 03 №	нет	Межрайонная ИФНС № 4 по Республики Бурятия
2.1.3.	Документы на здания (помещения), земельный участок	Здание – 17.01.2003 св-во сер. 03 АА № 000		Учреждение юстиции Республики Бурятия по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним	Свидетельства на право собственности на здание и земельный участок выдаваемых в соответствии с требованиями Федерального закона от 01.01.01 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", Федерального закона от 01.01.01 г. N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" не представлены. Комиссии представлен кадастровый паспорт земельного участка № 23/08-469 от 01.01.2001 г. и свидетельство о государственной регистрации права на здание городской администрации от 01.01.2001 г.
2.1.4.	Охранные документы на памятник (если является таковым)				Здание не является объектом культурного наследия
2.1.5.	Договор на охрану	Дог. от 01.01.2001 г. № 000-11; МК от 01.01.2001 г. № 71	нет		В здании Бюджетным учреждением «Административно-хозяйственное учреждение» администрации МО «город Северобайкальск» на охрану заключены договора (муниципальный контракт (далее - МК): - Дог. от 01.01.2001 г. № 000-11 «о предупреждении и пресечении правонарушений и преступлений с помощью системы тревожной кнопки» с ГУ «Отдел вневедомственной охраны при УВД по г. Северобайкальск РБ»; - МК от 01.01.2001 г. № 71 «На оказание услуг по охране здания Администрации МО «город Северобайкальск» с охранное агентство «Купол»».
2.1.6.	Структура	16.04.2009 г.; 30.04.2009 г.;		Решение № 22 Северобайкальского городского совета депутатов местного самоуправления IV созыва, Постановление № 000 Главы администрации муниципального образования «город Северобайкальск»	В соответствии с Решением Северобайкальского городского совета депутатов IV созыва, с целью реализации выше названного решения, Главой администрации муниципального образования «город Северобайкальск» издано постановление от 01.01.2001 г. № 000, которым п. 1.3 Архивный отдел присоединен к управлению делами администрации муниципального образования «город Северобайкальск» являющимся структурным подразделением муниципального образования «город Северобайкальск». Утверждено положение об архивном отделе управления делами администрации муниципального образования «город Северобайкальск» 24.07.2009 г. Архивный отдел не является структурным подразделением муниципального образования «город Северобайкальск», что является нарушением п. 11 ст. 3 Федерального закона от 01.01.2001 г. № 000 –ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2.1.7.	Штатное расписание	11.03.2011		Глава администрации муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия	В соответствии со штатным расписанием структурного подразделения муниципального образования «город Северобайкальск» - Управления делами, в него входит Архивный отдел. Архивный отдел состоит из 2-х муниципальных служащих: начальника Архивного отдела и специалиста 1 категории.
2.1.8.	Списки источников комплектования	09.02.2010 г. № 67	нет	Утверждены постановлением главой администрации муниципального образования «город Северобайкальск» Республики Бурятия	Согласованы ЭПК Управления по делам архивов Республики Бурятия 28.01.2010 № 1. Всего – 17 организаций.
2.1.9.	Наблюдательные дела	Ведутся 17 наблюдательных дела	нет
2.1.10	Номенклатура дел	30.01.2008 г.		Начальник Архивного отдела	Номенклатура дел архивного отдела не утверждена главой администрации муниципального образования «город Северобайкальск», не входит в номенклатуру дел структурного подразделения муниципального образования «город Северобайкальск» - Управление делами, согласована ЭПК управления по делам архивов Республики Бурятия, носит самостоятельный характер.
2.1.11	Положение об ЭК	30.07.2009 г.		Управляющим делами администрации муниципального образования «город Северобайкальск»	Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создана 30.12.2010 г. распоряжением главы администрации муниципального образования «город Северобайкальск» № 000. Положение об ЭК утверждено Управляющим делами администрации муниципального образования «город Северобайкальск», однако положением об управлении делами администрации такого права у управления нет.
2.1.12	Выполнение рекомендаций предыдущих проверок	Дата проверки	Кем проведена	Сведения о выполнении	Дополнительные сведения
30-31.10.2009 г.	Управления по делам архивов Республики Бурятия	Выполнено, за исключением п.1.1, 2.1, 2.2, 3.1
Выводы: В пп.23 ч.1 ст.8, пп. 9 ч. 1 ст. 8.1 Устава муниципального образования «город Северобайкальск» включены полномочия по «формированию и содержанию муниципального архива» и решение архивного дела отнесено к вопросам местного значения в соответствии с требованиями Федерального закона от 01.01.2001 г. № 000 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». В п. 1.1 положения об Архивном отделе управления делами администрации муниципального образования «город Северобайкальск» указано, что архивный отдел является структурным подразделением муниципального образования «город Северобайкальск», что противоречит постановлению главы муниципального образования «город Северобайкальск» от 01.01.2001 г. № 000, где п. 1.3 определено, что Архивный отдел присоединен к управлению делами муниципального образования «город Северобайкальск», который является структурным подразделением муниципального образования «город Северобайкальск». В соответствии со штатным расписанием структурным подразделением муниципального образования «город Северобайкальск» является Управление делами, в него входит Архивный отдел (образован в 1992 г. на основании постановления Главы администрации г. Северобайкальска от 01.01.2001 г. ). Таким образом, Архивный отдел не является структурным подразделением муниципального образования «город Северобайкальск», что является нарушением п. 11 ст. 3 Федерального закона от 01.01.2001 г. № 000 –ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В разделе 3 положения об Архивном отделе управления делами администрации муниципального образования «город Северобайкальск» отсутствуют задачи по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации. В п. 3.6, п. 4.7 указано, что одной из задач и функций архивного отдела является осуществление контроля за соблюдением законодательных и иных правовых актов в области архивного дела и руководства за работой ведомственных архивов, однако федеральное законодательство и законодательство субъекта Российской Федерации не предусматривает полномочия муниципального архива по контролю за соблюдением законодательных и иных правовых актов в области архивного дела и руководства за работой ведомственных архивов. Положение об Архивном отделе необходимо привести в соответствие с Федеральным законодательством и законодательством Субъекта Российской Федерации об Архивном деле. Номенклатура дел архивного отдела не утверждена главой администрации муниципального образования «город Северобайкальск», не входит в номенклатуру дел структурного подразделения муниципального образования «город Северобайкальск» - Управление делами, согласована ЭПК управления по делам архивов Республики Бурятия, носит самостоятельный характер. Номенклатура дел Архивного отдела подлежит утверждению главой администрации муниципального образования «город Северобайкальск». Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создана. Положение об ЭК утверждено Управляющим делами администрации муниципального образования «город Северобайкальск», однако в соответствии с положением об управлении делами администрации такого права у управляющего делами нет. Положение об ЭК подлежит утверждению главой администрации муниципального образования «город Северобайкальск». Наблюдательные дела ведутся. Списки источников комплектования утверждены главой муниципального образования, согласованы Управлением по делам архивов Республики Бурятия. Списки источников комплектования не охватывают все муниципальные учреждения г. Северобайкальска: в него не внесены школы, дошкольные учреждения, учреждения культуры и др. Данный список подлежит пересмотру. Помещения, в которых размещается архив, находятся в собственности муниципального образования, однако на земельный участок право муниципальной собственности не зарегистрировано (свидетельство о праве собственности не представлено). Общая площадь помещений здания составляет 3385 кв. м., из них помещения занимаемые Архивным отделом (7 кабинетов) - общей площадью 94,4 кв. м. В здании муниципального образования «город Северобайкальск» располагаются не только органы местного самоуправления, но и другие юридические лица (например: Республиканская служба по потребительскому рынку и лицензированию; ФГУ Земельная кадастровая палата Республики Бурятия и другие). В ходе проверки изучена справка, подготовленная специалистами Управления по делам архивов Республики Бурятия, в справке указано, что в Архивном отделе муниципального образования есть карточка 2006 г. состояния охраны и определения уровня безопасности архивного отдела, однако данная справка к проверке не представлена. В целом замечания, изложенные в справке от 30-31.10.2009 г., устранены за исключением пунктов п.1.1, 2.1, 2.2, 3.1
2.2.	Положения о структурных подразделениях, осуществляющих учётно-хранительскую деятельность
		Дата	Замечания по юридическому оформлению документа	Ознакомление ответственных лиц	Дополнительные сведения
2.2.1.	Положение об архиве	24.07.2009 г.		нет	Утверждено главой МО «город Северобайкальск».
2.2.2.	Положение об архивохранилище государственного архива				Архив является муниципальным
Выводы: Положение об архивном отделе утверждено главой муниципального образования «Город Северобайкальск», согласовано с управляющим делами администрации муниципального образования г. Северобайкальск.
2.3.	Должностные инструкции сотрудников, осуществляющих учётно-хранительскую «деятельность
2.3.1.	Главного хранителя фондов государственного архива
2.3.2.	Заведующего архивохранилищем государственного архива
2.3.3.	Других сотрудников архива: - начальника архивного отдела - специалист архивного отдела по личному составу	17.09.2010г. 24.07.2010г.		есть есть	Непосредственно подчиняется главе администрации и Управлению по делам архивов Республики Бурятия
Выводы: На начальника отдела и специалиста архивного отдела разработаны должностные инструкции, в то время как должны быть должностные регламенты, поскольку сотрудники архивного отдела являются муниципальными служащими. В должностной инструкции начальника архивного отдела указано, что начальник архивного отдела непосредственно подчиняется главе администрации города и Управлению по делам архивов Республики Бурятия, однако начальник архивного отдела не является работником Управления по делам архивов Республики Бурятия и не может ему подчинятся. Архивный отдел в настоящее время не является структурным подразделением администрации муниципального образования, и его начальник не может непосредственно подчинятся главе администрации города. Должностные инструкции, в том числе и специалиста 1 разряда архивного отдела носят формальный характер так как содержат много ошибок и неточностей, например: Должностная инструкция специалиста архивного отдела, в п. 1.2 этой же инструкции указана должность заведующая архивом и т. д. Кроме того, Инструкции не в полной мере отражают возложенные на архивный отдел полномочия и не содержат в полном объеме требований федерального законодательства и законодательства Субъекта Российской Федерации об архивном деле. Должностные инструкции сотрудников отдела подлежат пересмотру.
2.4.	Инструкции учреждения, регламентирующие учёт, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
	нет
Вывод: Инструкции, регламентирующие учёт, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, отсутствуют.

3.  Результаты обследования по существу проверки: