Утверждена приказом
Министерства по развитию транспорта, энергетики и дорожного хозяйства
Республики Бурятия
от 01.01.2001 г. № 40
ИНСТРУКЦИЯ
по работе с обращениями граждан в Министерстве по развитию транспорта, энергетики и дорожного хозяйства Республики Бурятия
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации личного приема граждан и рассмотрения письменных индивидуальных и коллективных предложений, заявлений и жалоб граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее – обращения граждан) в Министерстве по развитию транспорта, энергетики и дорожного хозяйства Республики Бурятия (далее – Минтранс), а также ходатайств в их поддержку по вопросам сфер деятельности Министерства, порядка исполнения государственных функций и оказания государственных услуг.
1.2. Работа по организации личного приема граждан и рассмотрению их обращений осуществляется в соответствии с Конституциями РФ и Республики Бурятия, законодательством РФ и Республики Бурятия, Регламентом внутренней организации Минтранса, Инструкцией по делопроизводству в Минтрансе, а также на основании настоящей Инструкции.
1.3. Работа с обращениями граждан является прямой служебной обязанностью должностных лиц Минтранса. Служащие Министерства несут установленную законодательством ответственность за своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращения граждан.
1.4. Положения настоящей Инструкции применяются в отношении личных обращений граждан и их представителей, а также в отношении обращений объединений граждан и их представителей.
1.5. Положения настоящей Инструкции не применяются при рассмотрении обращений юридических лиц (включая организацию личного приема законных представителей юридических лиц).
1.6. Указанные обращения рассматриваются на основании поручений Министра, заместителей Министра, председателей Комитета, данных ими в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству Минтранса.
II. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
2.1. Личный прием граждан служащими Министерства осуществляется по адресу: г. Улан-Удэ, А. Прием граждан Министром, заместителями Министра и председателями Комитетов осуществляется на основании графика личного приема граждан.
2.2. Запись граждан на личный прием к Министру, заместителям Министра, председателям Комитетов осуществляется секретарем-референтом приемной с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных вопросов.
2.3. Секретарь-референт вправе уточнить мотивы обращения и существо вопроса, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.
2.4. По наиболее сложным вопросам, предполагаемым для рассмотрения на личном приеме, от граждан могут предварительно приниматься письменные обращения. Они подлежат регистрации и приобщаются к материалам для доклада на личном приеме гражданина.
2.5. Предварительная работа по организации личного приема граждан проводится секретарем-референтом приемной во взаимодействии со служащими Минтранса. При необходимости указанные лица вправе запрашивать от соответствующих государственных органов и органов местного самоуправления дополнительную информацию и справочные материалы по существу обращения гражданина.
2.6. При проведении личного приема граждан Министр, заместители Министра, председатели Комитетов вправе привлекать в качестве экспертов служащих Минтранса.
2.7. Личный прием граждан ведется в порядке очередности согласно предварительной записи.
2.8. До начала личного приема граждан секретарь-референт представляет лицу, проводившему прием, список граждан, записавшихся на личный прием, с указанием краткого содержания вопросов обращения и предложений о порядке их разрешения.
2.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
2.10. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина (приложение № 1 к настоящей Инструкции). В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.11. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Минтранса или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
2.12. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшей рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.13. Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием граждан не допускаются.
2.14. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. Информация о поведении гражданина отражается в карточке личного приема гражданина.
2.13. Личный прием граждан служащими Министерства проводится по мере необходимости на основании устных или письменных обращений граждан к этим служащим.
III. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
3.1. Письменные обращения граждан (далее – письменные обращения), поступившие в Минтранс, а также письменные обращения, полученные непосредственно должностными лицами Минтранса, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Минтранс.
3.2. Централизованный учет и регистрацию поступивших в Минтранс обращений (включая обращения, поступившие по информационным системам общего пользования: факс, электронная почта, Интернет и другие) осуществляет работник делопроизводства Минтранса.
3.3. Письменные обращения должны содержать фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) автора (авторов) обращения, почтовый адрес для ответа (уведомления), изложение сути обращения, наименование государственного органа, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, личная подпись и дата.
3.4. Обращения граждан, относящиеся к компетенции Минтранса, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. Отказ в рассмотрении обращений граждан, содержащих вопросы, разрешение которых входит в компетенцию Минтранса, недопустим, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
3.5. В случае необходимости возможно обеспечение рассмотрения обращения с выездом на место.
3.6. Ошибочно направленные письменные обращения, а также письменные обращения, не относящиеся к компетенции Минтранса по содержанию поставленных вопросов, в семидневный срок со дня их регистрации направляются в государственные органы, органы местного самоуправления (их должностным лицам) по принадлежности или для рассмотрения подведомственных им вопросов с уведомлением об этом автора обращения.
3.7. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов МСУ или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы МСУ или соответствующим должностным лицам. В случаях необходимости можно запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
3.8. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган МСУ или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Если направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган МСУ или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, не представляется возможным по вышеназванной причине, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном судебном порядке.
3.9. Минтранс вправе запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, которые в течение 15 дней обязаны предоставить их.
В такой ситуации руководство Минтранса вправе продлить срок рассмотрения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения автора обращения.
3.10. Рассмотрение содержания обращения осуществляется с учетом принятых мер по ранее поступившим обращениям того же автора и существа данных ему ответов и разъяснений.
Обращение гражданина считается рассмотренным, если автору дан письменный ответ на все поставленные в нем вопросы.
3.11. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку «Лично», рассматриваются на общих основаниях в соответствии с настоящей инструкцией.
3.12. Оставляются без ответа, не подлежат направлению в государственные органы и органы местного самоуправления для дальнейшего рассмотрения по существу вопроса обращения граждан:
а) из которых не представляется возможным понять смысл обращения (текст не поддается прочтению);
б) в которых не содержится информации о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии);
в) в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи (в этом случае, Минтранс вправе сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом);
г) ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
В случаях, указанных в подпунктах «а», «в», «г» настоящего пункта, при наличии возможности (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения.
3.13. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:
а) не предполагающие ответа;
б) не содержащие конкретных предложений, заявлений, жалоб;
в) не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства;
г) не содержащие новой информации по вопросам, ранее уже подрядным этим автором, которые решены или не требуют дополнительного рассмотрения;
д) связанные с рекламой товаров или услуг.
3.14. Руководство Минтранса вправе признать обращение гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случаях, если:
а) автор неоднократно (более чем в двух письменных обращениях) использовал ненормативную лексику и выражения, оскорбляющие честь и достоинство других граждан;
б) содержание письменного обращения носит сумбурный характер (обращение лишено смысла или написано неразборчиво);
в) автору повторных письменных обращений неоднократно давались ответы и разъяснения по вопросам, затронутым в обращении.
Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством РФ порядке автора повторных письменных обращений недееспособным. О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ
ГРАЖДАН И ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ
ДАННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
4.1. Делопроизводство по обращениям граждан осуществляется в общем порядке, регламентируемом инструкцией по делопроизводству Минтранса.
4.2. Регистрация обращений граждан осуществляется, как правило, в день обращения или в день поступления его письменного обращения, но не позднее трех дней после поступления.
4.3. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются и передаются адресатам или исполнителям вместе с текстом обращения.
4.4. Использование и распространение информации о частной жизни граждан, ставшей известной с обращением граждан в Минтранс, без их согласия не допускается.
4.5. По письменной просьбе гражданина он может быть ознакомлен с документами и материалами, затрагивающими его права, свободы и законные интересы, находящиеся в распоряжении Минтранса
4.6. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления о результатах рассмотрения его обращения в Минтрансе, если указанные письменные ответа не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.
4.7. Учет письменных и устных обращений граждан и составление информации о работе с обращениями граждан в Минтрансе осуществляет консультант отдела правового и информационного обеспечения.
4.8. Начальники отделов (лица, их замещающие) по согласованию с курирующим Председателем Комитета по итогам полугодия и года в срок до 25 числа последнего месяца каждого полугодия в обязательном порядке представляют в отдел правового и информационного обеспечения информацию о работе с обращениями граждан, в которой отражается:
- количество обращений, зарегистрированных с нарушением 3-дневного срока;
- количество обращений, переданных с нарушением 7-дневного срока;
- количество обращений, рассмотренных с нарушением 30-дневного срока;
- количество обращений, рассмотренных с выездом на место;
- принятые меры по подтвердившимся фактам, изложенным в обращениях граждан;
- совмещение плановых командировок служащих с рассмотрением обращений на местах;
- анализ причин, вызывающих обоснованные жалобы граждан;
- обращения граждан по реализации национальных проектов и меры по их осуществлению;
- тематика обращений граждан.
Приложение к Инструкции по работе с обращениями граждан в Министерстве по развитию транспорта, энергетики и дорожного хозяйства Республики Бурятия
КАРТОЧКА
учета устного приема граждан
«____»________20__г. №_______ Прием ведет__________
Фамилия, имя, отчество______________________________________________
__________________________________________________________________
Адрес_____________________________________________________________
Место работы______________________________________________________
Социальное положение___________________Льготная категория__________
Краткое содержание обращения_______________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Резолюция:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Направлено
(куда и когда)__________________________Дата контроля________________
Срок исполнения контроля___________________________________________
Отметка об исполнении
(дата и результат)___________________________________________________
__________________________________________________________________
