Утверждаю Начальник управления ЗАГС Ростовской области | ||
(наименование должности представителя нанимателя, либо лица, которому делегированы полномочия представителя нанимателя) | ||
(подпись) | Ф. И.О. | |
«02» апреля 2012 г. |
Должностной регламент
начальника отдела архивной работы, автоматизации и информатики управления ЗАГС Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Должность государственной гражданской службы области - начальник отдела архивной работы, автоматизации и информатики управления ЗАГС Ростовской области (далее – начальник отдела) в соответствии с Областным законом Ростовской области «О реестре государственных должностей Ростовской области» относится к ведущей группе должностей государственной гражданской службы области, категории руководители.
1.2. Назначение и освобождение от должности начальника отдела осуществляется начальником управления ЗАГС Ростовской области.
1.3.Начальник отдела непосредственно подчиняется начальнику управления.
1.4.Начальник отдела имеет в подчинении 7 государственных служащих, в соответствии со штатным расписанием.
1.5. Во время отсутствия начальника (командировка, отпуск, болезнь и т. д.) его должностные обязанности исполняет ведущий специалист отдела архивной работы, автоматизации и информатики.
1.6.Начальник отдела осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:
-Конституции Российской Федерации, 1993г;
-Федерального закона от 01.01.01 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации»;
-Федерального закона от 01.01.2001 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
-Федерального закона от 01.01.2001 г. № 000 – ФЗ «О противодействии коррупции»;
-Указа Президента РФ «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
-Устава Ростовской области;
-Областного закона от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
-Регламента Правительства Ростовской области;
- Положения об управлении ЗАГС Ростовской области;
- Положения об отделе правовой, контрольной и организационной работы.
2. Квалификационные требования к начальнику отдела.
2.1. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее:
- высшее профессиональное образование;
-не менее двух лет стажа государственной службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа (опыта) работы по специальности.
2.2. Начальник отдела должен знать:
-Конституцию Российской Федерации, 1993г;
-Гражданский кодекс Российской Федерации;
-Гражданско-процессуальный кодекс Российской Федерации;
-Семейный кодекс Российской Федерации;
-Налоговый кодекс Российской Федерации;
-Федеральный закон от 01.01.2001 «Об актах гражданского состояния»;
-Федеральный закон от 01.01.01 N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации»;
-Федеральный закон от 01.01.2001 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
-Федеральный закон от 01.01.2001 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 01.01.2001 года № 000 «О персональных данных»;
-Федеральный закон – ФЗ «О противодействии коррупции»;
- Федеральный закон от 01.01.2001 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
- Федеральный закон от 01.01.2001 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- Указ Президента РФ «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
-Областной закон от 01.01.2001 «Устав Ростовской области»;
-Областной закон от 01.01.2001 «Об условиях и порядке регистрации брака несовершеннолетних граждан в Ростовской области»;
-Областной закон от 01.01.2001 «Об органах записи актов гражданского состояния Ростовской области»;
-Областной закон от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
- Областной закон от 01.01.2001 «Об обращениях граждан»;
- Областной закон от 01.01.2001 «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
- Областной закон от 01.01.2001 «О правительстве Ростовской области»;
- Указ Губернатора Ростовской области «О распределении обязанностей между Губернатором Ростовской области, Вице-губернатором Ростовской области и заместителями Губернатора Ростовской области»;
- Указ Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения о кадровой работе в Правительстве Ростовской области»;
- Указ Губернатора Ростовской области « О Регламенте Правительства Ростовской области»;
-Распоряжение Правительства Ростовской области « Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;
- Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области»;
-Административный регламент исполнения государственной функции рассмотрения обращений граждан управления записи актов гражданского состояния Ростовской области;
-Административный регламент предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации;
- Основы организации труда, управления, основы делопроизводства;
- Уровень «Базовый» квалификационных требований к государственным
служащим в области использования информационных технологий: аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных информационно- коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;
- Правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
- Другие правовые акты Российской Федерации и Ростовской области, а также служебные документы применительно к исполнению должностных обязанностей.
2.3. Начальник отдела должен иметь профессиональные навыки:
- конструктивного и эффективного стиля руководства;
- организации и обеспечения выполнения задач;
- инновационного мышления;
- оперативного принятия и реализации управленческих решений;
- квалифицированного планирования работы;
- эффективного планирования служебного времени;
- контроля, анализа и прогнозирования;
- ведения деловых переговоров;
- публичных выступлений;
-формирования благоприятного морально - психологического климата в коллективе;
- мотивации подчиненных и стимулирования достижения результатов;
- организации работы по эффективному взаимодействию с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, сотрудничества с коллегами и подчиненными;
- организации подготовки проектов правовых актов, информационно –аналитических материалов, иных документов по вопросам профессиональной деятельности;
- оказания методической помощи и консультирования;
- работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера; работы
с информационно–коммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет; работы в операционной системе; в текстовом редакторе; с электронной почтой; с электронными таблицами, с базами данных; подготовки презентации, использования графических объектов в электронных документах, работы с базами данных (уровень «Базовый»);
- другие навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей.
3. Должностные обязанности начальника отдела.
3.1. В своей деятельности начальник отдела руководствуется основными обязанностями гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом от 27 июля 2004 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.2. В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 года « О противодействии коррупции» начальник отдела обязан:
- представлять сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
- уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;
- соблюдать ограничения, выполнять обязательства и требования к служебному поведению, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом от 01.01.2001 года «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами;
- в письменной форме уведомить своего непосредственного начальника о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения.
3.3. Исходя из задач структурного подразделения, начальник отдела обязан:
- осуществлять руководство отделом архивной работы, автоматизации и информатики;
- осуществлять контроль за соблюдением работниками отдела федерального и областного законодательства, приказов и распоряжений вышестоящих органов;
- проводить прием и консультирование граждан по вопросам разъяснения законодательства, порядка государственной регистрации актов гражданского состояния, выдачи повторных документов, проставления печати «апостиль», рассматривать заявления и письма граждан, запросы организаций и учреждений, принимать по ним решения;
- осуществлять обобщение и анализ деятельности органов ЗАГС области, отдела архивной работы, автоматизации и информатики;
- организовать работу с архивным фондом, по созданию справочно-поисковой системы (картотеки, книг учета архивного фонда, алфавитных книг, электронного регистра записей актов гражданского состояния), оказывать помощь органам ЗАГС области в работе с имеющимся у них архивным фондом;
- осуществлять контроль за своевременным и качественным составлением отделом архивной работы, автоматизации и информатики ежемесячной, квартальной и годовой отчетности (Отчет об израсходовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; Сведения о государственной пошлине за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия; Отчет о расходовании субвенций, предоставленных из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации на выполнение федеральных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния; Сведения об истребовании и пересылке документов о регистрации актов гражданского состояния; Сведения об обращениях граждан; Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния и органах, ее осуществляющих ф. №26; 3-информ. «Распространение и использование информационных и коммуникационных технологий в экономике и органах государственного и муниципального управления России»; Отчет об израсходовании знаков почтовой оплаты; Сведения о компьютерной, - сложнобытовой технике, находящейся на балансе в отделах ЗАГС области ф.№№7, 8);
- организовать работу по оформлению и проставлению печати «апостиль» на документах, предназначенных для использования за границей, ставить подпись в печати «апостиль»;
- оказывать консультативную помощь органам ЗАГС области, осуществлять контроль за соблюдением органами ЗАГС федерального и областного законодательства;
- осуществлять контроль за обеспечением работы по взаимодействию отдела архивной работы, автоматизации и информатики с другими органами, организациями, учреждениями и гражданами;
- осуществлять деятельность по вопросам гражданской обороны, пожарной безопасности, мобилизационной работы;
- принимать участие в разработке методических и аналитических материалов по государственной регистрации актов гражданского состояния;
- проводить анализ наличия, своевременного изготовления и поступления в отдел архивной работы, автоматизации и информатики бланков документации, необходимой для исполнения полномочий отдела архивной работы, автоматизации и информатики;
- готовить по поручению начальника управления предложения в проекты и действующие нормативно-правовые акты Российской Федерации;
- организовать работу специалистов отдела по подготовке аналитических материалов о работе органов ЗАГС области и отдела архивной работы, автоматизации и информатики;
- организовать работу по улучшению материально-технического обеспечения отдела архивной работы, автоматизации и информатики, нести материальную ответственность за сохранность материально-технических ценностей в отделе;
- организовать деятельность по обеспечению своевременного переплета, дальнейшему оформлению книг записей актов гражданского состояния, реставрации книг, пришедших в ненадлежащее состояние;
- совершенствовать деятельность отдела по правовому обслуживанию граждан, организаций и учреждений;
- контролировать соблюдение трудовой дисциплины работниками отдела;
-способствовать повышению профессионального и общекультурного уровня работников отдела.
4. Права начальника отдела.
4.1. При исполнении своих должностных обязанностей начальник отдела обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а также имеет право:
- вносить начальнику управления представления о взыскании либо поощрении специалистов отдела;
- представлять на рассмотрение начальнику управления кандидатуры на замещение вакантных должностей работников отдела;
- проверять по поручению начальника управления деятельность работников органов ЗАГС области;
- по фактам, выявленных в ходе проверок органов ЗАГС недостатков вносить предложения главам муниципальных образований;
- выходить с предложениями о проверке компетентными органами фактов нарушения федерального и областного законодательства лицами, деятельность которых связана с работой органов ЗАГС;
- запрашивать из органов ЗАГС области необходимую информацию для осуществления своей деятельности;
- вносить предложения начальнику управления о совершенствовании деятельности отдела и органов ЗАГС области, внедрению научной организации труда в работу отдела.
5. Ответственность начальника отдела.
5.1. Начальник отдела несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за разглашение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года «О государственной гражданской службе Российской Федерации», материальную ответственность за сохранность материальных ценностей в отделе.
6. Перечень вопросов, по которым начальник отдела
вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения
6.1. Начальник отдела самостоятельно вправе принимать управленческие решения в соответствии с возложенными на него полномочиями.
7. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
7.1. Начальник отдела вправе принимать участие в разработке документов и управленческих решений в соответствии с должностными обязанностями.
7.2. Начальник отдела обязан принимать участие в разработке документов и управленческих решений в соответствии с должностными обязанностями.
8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений начальником отдела.
8.1. Начальник отдела осуществляет подготовку, согласование и рассмотрение проектов приказов, должностных регламентов, документов и управленческих решений в соответствии со сроками, установленными действующим законодательством РФ, Регламентом Правительства области и другими нормативно-правовыми документами.
9. Порядок служебного взаимодействия начальника отдела в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями.
9.1. Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав начальник отдела взаимодействует в работе с начальником управления ЗАГС Ростовской области, отделом правовой, контрольной и организационной работы управления ЗАГС, органами ЗАГС Ростовской области, Главным управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области, управлением Федеральной налоговой службы по Ростовской области, управлением Федеральной Миграционной службы по Ростовской области, ГУВД Ростовской области, Отделением Пенсионного Фонда Российской Федерации по Ростовской области, Государственным архивом Ростовской области, Избирательной комиссией Ростовской области, другими органами, организациями и гражданами в ходе исполнения своих должностных обязанностей.
10. Перечень государственных услуг, оказываемых начальником отдела
гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа
10.1. При выполнении своих должностных обязанностей начальник отдела оказывает государственные услуги:
- выдача по заявлениям граждан повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (ст.9 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»);
-выдача по заявлениям граждан справки, подтверждающей факт государственной регистрации акта гражданского состояния или его отсутствие (ст.9 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»);
-выдача по заявления граждан о выдаче повторного свидетельства (справки) извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния, в случае, когда запись акта гражданского состояния не сохранилась (ст.74 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»);
-внесение изменений исправлений в записи актов гражданского состояния (ст.69 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»);
-проставление печати «Апостиль» на документах органов ЗАГС Ростовской области, о государственной регистрации акта гражданского состояния.
11. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности начальника отдела.
11.1. Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности начальника отдела оценивается следующими показателями:
1) Качество деятельности (результата): соответствие требованиям подготовки документов; полнота и логичность в изложении материала; точность/недопущение ошибок; другие.
2) Своевременность решения поставленных задач.
3)Организация труда: производительность (объем выполненной работы за отчетный период); результативность (мера достижения поставленных задач/ целей); соблюдение дисциплины (отсутствие прогулов, опозданий и т. д.).
4)Мотивация: заинтересованность в выполняемой работе; использование творческого подхода при решении поставленных задач.
5) Профессионализм: соответствие требованиям, предъявляемым к должности; знание смежных сфер, использование системного подхода в работе; широта профессиональных знаний.
Для осуществления управленческого учета деятельности каждому показателю оценки определяется его "стоимость" в баллах от 1 до 5. Максимальная сумма стоимостей всех показателей оценки (Ообщ) должна быть равна 25, что составляет 100%.
Начальник управления оценивает каждый показатель деятельности начальника отдела по бальной системе. Критерием оценки является процентное выполнение показателей (Ообщ), а именно деятельность признается:
- "результативной", если Ообщ составляет от 90% до 100%;
- "недостаточно результативной", если Ообщ составляет от 50 до 89%;
- "нерезультативной", если Ообщ менее 50%.
Начальник | управления | |||||
(наименование должности) | (подпись) | (инициалы, фамилия) | ||||
« | » | 20 г. |
| |||
