Работа в СУБД Access (стр. 2 )

Имя	Тип	Размер
КодЗанятий	Числовой (длинное целое)	4
КодСтудента	Числовой (длинное целое)	4
Балл	Числовой (целое)	2

Схема данных.

Связи.

Студенты Студенты и занятия

КодСтудента 1® n КодСтудента

Атрибуты: обеспечение целостности; каскадные обновления; каскадные удаления

Атрибуты: один-ко-многим

Первичный ключ - КодСтудента, По возрастанию

Занятия Студенты и занятия

КодЗанятий 1® n КодЗанятий

Атрибуты: обеспечение целостности; каскадные обновления; каскадные удаления

Атрибуты: один-ко-многим

Первичный ключ - КодЗанятий, По возрастанию

Лабораторная работа 2: Модификация структуры БД.

Цель работы

Освоение основных операций, позволяющих внести изменения, как в структуру отдельной таблицы базы данных, так и базы данных в целом.

Общие сведения.

Операции, касающиеся изменения структуры БД в целом, включают в себя удаление, добавление, копирование, переименование таблицы, изменение межтабличных связей, расщепление и соединение таблиц.

Операции изменения структуры или определения таблицы – это вставка, копирование, переименование и перемещение полей, а также операции изменения первичного ключа, типа, размера и других свойств поля.

Изменения в определение таблицы вносятся в режиме конструктора. Большинство из перечисленных операций рассматривается в данной работе. Операция копирования таблицы уже использовалась в ЛР 1, поскольку требовалось создать таблицу, структура которой частично совпадала со структурой уже созданной таблицы. Операцию резервного копирования полезно также выполнять перед внесением серьезных изменений в структуру таблицы, чтобы обезопасить себя от потери информации.

Операции удаления, добавления и переименования таблиц не требуют дополнительных пояснений, их назначение понятно.

Операция расщепления таблицы, в результате которой часть полей попадает в одну таблицу, а часть в другую, может быть полезна, если большинство запросов к БД используют только часть полей таблицы, или, если часть полей таблицы должна быть доступна только ограниченному кругу пользователей. Самый простой способ расщепления таблицы – это создание двух одинаковых копий и удаление из первой копии одной группы полей, а из второй остальных. При этом первичный ключ должен остаться в обеих таблицах и по нему надо установить связь между ними. Если исходная таблица была связана с другими таблицами БД, связи надо откорректировать с учетом появления вместо одной таблицы двух.

Операция соединения таблиц – это операция, обратная операции расщепления, ее целесообразно выполнять для ускорения выполнения запросов в случае, если имеется большое количество запросов, построенных на каких то двух таблицах. Это особенно имеет смысл, если главная таблица содержит в десятки раз больше записей, чем связанная с ней. Чтобы выполнить операцию соединения таблиц, надо сконструировать, а затем выполнить запрос на создание таблицы. Новая таблица будет включать в себя все поля из первой таблицы и все поля, за исключением поля связи, из второй таблицы. Если исходные таблицы были связаны с другими таблицами БД, связи необходимо откорректировать.

Назначение большинства операций по изменению структуры таблицы не вызывает сомнения, однако часть из них требует некоторых пояснений. Так при переименовании поля необходимо изменить Описание поля и свойство Подпись поля, если изменение имени связано с изменением смысла. Вставка поля – наиболее частый вид модификации структуры таблицы. Чтобы вставить новое поле, нужно сначала вставить в нужное место пустую строку, а затем ввести в нее определение поля. Если определения нескольких полей таблицы похожи, можно ввести определение одного из них, а затем выполнить операцию копирования поля и отредактировать его, например, поменяв имя. Порядок расположения полей в таблице обычно несущественен, Перемещение полей ближе к началу таблицы может, например, понадобиться, если поля, определенные в ее конце, часто используются в формах и отчетах. К существенным изменениям структуры таблицы, которые могут повлечь за собой потерю данных, кроме Удаления полей относятся изменения их типов и размеров. Нельзя менять тип поля, которое используется для связи. Access преобразует один тип данных в другой с некоторыми ограничениями. Так, нельзя преобразовать в другой тип OLE – объект, ни один тип данных не может быть преобразован к типу Счетчик. Без ограничений преобразуются Числовой тип, Дата/время, Логический и Счетчик к типам Текстовый, Мемо и Денежный. При преобразовании Логического типа в Числовой "Нет" преобразуется в 0, а "Да" – в –1, при обратном преобразовании все, что не равно 0, преобразуется в "Да". Преобразование типа Дата/время к Логическому дает "Нет" в случае 12:00:00 АМ, и "Да" в остальных случаях, обратное преобразование – "Нет" è 12:00:0 0АМ, "Да"è29.12.1899. Преобразование Текстовых полей к другим типам происходит с естественными ограничениями. Так, чтобы стало возможным преобразование текстового поля в числовое или денежное, оно должно содержать только цифры и разделители, то есть фактически значениями поля должны быть числа. Изменение размера поля в сторону уменьшения может привести к частичной потере информации. При укорачивании текстового поля значения усекаются справа до нового размера, уменьшение размера числового поля может привести к ошибкам преобразования данных, система, однако, предупредит вас о возможных ошибках и уточнит необходимость преобразования. Если вы настаиваете, то значения некоторых полей будут установлены в NULL.

К структурным преобразованиям относится и операция изменения первичного ключа. Потребность в ней возникает, когда обнаруживается, что первичный ключ определен неверно, то есть не идентифицирует строку таблицы однозначно, или что он слишком велик. Один из вариантов изменения – включить в таблицу новое поле типа Счетчик, которое и станет первичным ключом.

Порядок выполнения работы.

Запустите MS Access. Выберите строку Открыть... в меню Файл и укажите имя БД teach, созданной на предыдущем занятии. В списке таблиц БД teach вы увидите PREP и PREP1. Выберите, то есть подсветите, таблицу PREP1.

1. Переименование таблицы.

Выберите в меню Правка строку Переименовать и введите новое имя таблицы, например, DIS_GR.

ВНИМАНИЕ

Ввод имени уже существующей таблицы приводит к уничтожению старой таблицы с указанным именем. Если вы все же неудачно переименовали таблицу, выполните немедленно операцию Правка4Отменить переименование.

2. Переименование полей.

Перейдите в режим Конструктора. Поместите курсор в ячейку с именем поля FIO. Измените его на PR.

3. Вставка полей.

l  В режиме Конструктора выберите, но не выделяйте, строку определения поля, перед которым нужно вставить новое поле, например, FAK (курсор должен быть помещен на эту строку).

l  Выполните команду Вставка4Строки.

l  Введите определение нового поля с именем Note, тип которого Memo.

4. Перемещение полей.

Выделите строку определения поля, подлежащего перемещению, например FAK, и перетащите поле мышью.

5. Копирование полей.

Требуется ввести определение поля ST_GR, которое представляет собой ФИО старосты группы. Поскольку мы уже определили поле PR, представляющее собой ФИО преподавателя, то определим поле ST_GR путем копирования определения поля PR. Для этого:

l  Выделите строку PR.

l  Выполните команду Правка4Копирование.

l  Переместите курсор на строку FAK, перед которой надо вставить копируемую, но не выделяйте ее, выполните команду Правка4Вставить.

l  Измените имя скопированного поля, описание этого поля и свойство Подпись поля в соответствии с его назначением.

l  Поменяйте также свойство Подпись поля для поля PR на значение «ФИО преподавателя».

6. Изменение типа поля.

Преобразуйте тип поля GR в числовой, щелкнув на строке GR и выбрав из списка Тип данных - числовой.

7. Изменение размера поля.

l  Измените размер поля GR на целое. Размер поля задается в области Свойства полей.

l  Перейдите в режим таблицы, посмотрите, как выглядит таблица DIS_GR после изменений ее структуры.

l  Добавьте новую строку в таблицу : введите Ф. И.О. преподавателя - , примечание - “Работает на кафедре МО ЭВМ с 1970 года, ассистент, кандидат технических наук”, название дисциплины - ОП, номер группы - 2352, Ф. И.О. старосты - , факультет - ФЭТ.

l  Вернитесь в режим Конструктора.

8. Удаление полей.

Удалим поля Note и ST_GR.

l  Выделите по очереди ненужные поля.

l  Нажмите Delete и подтвердите действие по удалению полей.

9. Соединение таблиц.

l  Перейдите в окно БД teach.

l  Выберите корешок Запрос и щелкните по кнопке Создать.

l  Выберите строку Конструктор и щелкните по кнопке ОК.

l  Добавьте соединяемые таблицы в окно запроса и закройте окно добавления.

l  Укажите поля, которые должны присутствовать в результирующей таблице, перетащив их мышью последовательно в бланк запроса. Нам нужны все поля первой таблицы и все поля, кроме поля связи, из второй таблицы (все поля в списке полей таблицы обозначаются символом *).

l  Выполните команду Запрос4Создание таблицы.

l  Задайте имя создаваемой таблицы PR_DIS.

l  Закройте окно запроса на создание таблицы, подтвердив необходимость создания структуры запроса. Имя запроса, предлагаемое системой, можно поменять, но можно оставить и то, которое предлагается по умолчанию.

l  Выберите созданный запрос в окне базы данных и щелкните по кнопке Открыть, подтвердите желание выполнить изменения.

l  Убедитесь, что таблица PR_DIS создана, перейдя к списку таблиц.

l  Вернитесь к списку запросов и удалите запрос на создание таблицы, поскольку он уже выполнил свою задачу и больше не нужен.

10. Изменение первичного ключа.

Скопируйте таблицу PREP, назовите копию PREP2. Перейдите в режим конструктора и уберите в таблице PREP2 существующий первичный ключ FIO с помощью пиктограммы ключа, а затем в первую строку определения таблицы вставьте пустую строку и определив новое поле NUM типа Счетчик, сделайте его первичным ключом. Сохраните определение таблицы. Перейдите в режим таблицы (новый столбец должен автоматически заполниться для всех записей). Покажите результат преподавателю.

11. Удаление таблицы.

Перейдите в окно БД, выделите таблицу PREP2 и нажмите на кнопку Delete.

Задание для самостоятельной работы.

Откройте БД Студенты_Занятия, созданную в предыдущей лабораторной работе, и выполните следующие изменения:

l  Переименуйте поле НомерТелефона таблицы Студенты в Телефон.

l  Поскольку поле НомерЗачетки однозначно идентифицирует запись, сделайте его первичным ключом вместо поля КодСтудента.

l  Перетащите поле НомерЗачетки на первое место в структуре таблицы Студенты.

l  Удалите поле КодСтудента из таблицы Студенты и из таблицы Студенты и занятия.

l  Добавьте в таблицу Студенты и занятия поле НомерЗачетки для установки связи между таблицами Студенты и Студенты и занятия.

l  Расщепите таблицу Студенты на 2 таблицы: Студенты и Адрес таким образом, чтобы все сведения о месте жительства и телефоне студента попали в таблицу Адрес, а все другие сведения остались в таблице Студенты.

Не забудьте откорректировать межтабличные связи!

Лабораторная работа 3. Корректировка данных.

Цель работы

Знакомство с основными операциями, позволяющими добавить, удалить или частично изменить строки таблицы БД, а также с операциями изменения внешнего вида таблицы.

Общие сведения.

Заполнение таблицы данными и их модификация происходят в режиме таблицы. Новые строки всегда вставляются в конец таблицы. Переход между полями в строке осуществляется с помощью клавиши Tab, для отмены изменения текущего поля надо нажать клавишу Esc, а для отмены изменений текущей строки 2 раза нажать Esc. Для облегчения ввода строк можно использовать "горячие" клавиши: Ctrl/; - ввод текущей даты,Ctrl/' – ввод значения того же поля предыдущей строки,Ctrl/Enter - вставка символа перехода на другую строку при воде текста в текстовое или Memo – поле, Ctrl/+ - добавление новой строки,Ctrl/- - удаление текущей строки .Удалить строки (строку) можно также, выделив их и нажав клавишу Delete. При изменении данных используются два режима: замены и редактирования. С одной стороны, данные, набираемые с клавиатуры, заменяют выделенные данные. Можно при этом выделить ячейку целиком или часть данных в ячейке. С другой стороны, можно перейти в режим редактирования, щелкнув по позиции, с которой вы собираетесь вносить изменения, тогда данные, вводимые с клавиатуры, будут вставляться в ячейку, начиная с этой позиции, удалить символы можно клавишами Delete (удаление следующего за курсором символа) или ç (удаление символа перед курсором). Представляют интерес приемы, облегчающие и ускоряющие внесение одинаковых изменений в несколько записей. Например, при изменении названия города, улицы и т. п. может потребоваться замена одного значения поля на другое во всех строках таблицы, в которых это значение встречается. В этом случае целесообразно воспользоваться командой Правка4Заменить, указав, что меняется и на что. При выполнении операции замены можно также указать, следует ли учитывать регистр при поиске по заданному образцу, сравнивать образец с полным значением поля или с его частью. При задании образца можно использовать символ *, который означает любое количество любых символов и символ ?, означающий один любой символ. Если надо при вводе или корректировке информации многократно повторить одно и то же значение поля для разных строк, можно воспользоваться командой Правка4Копирование, а затем Правка4Вставить, т. е. сделать это с помощью буфера обмена. Если информация из буфера должна заменить содержимое ячейки или ее части, заменяемые данные перед выполнением команды вставки должны быть выделены. Через буфер обмена можно скопировать несколько строк целиком в другую таблицу или в конец той же таблицы. Вставка строк из буфера в конец таблицы осуществляется командой Правка4Добавить. Скопировать в конец таблицы часть ее строк можно только в случае, если первичный ключ не определен или он типа Счетчик.

Работу по корректировке данных в режиме таблицы можно сделать более удобной с помощью команд изменения внешнего вида таблицы на экране. Это команды меню Формат. Вы можете вывести на экран или убрать линии сетки таблицы, поменять их цвет, выбрать нужный шрифт, цвет букв и фона таблицы, поменять высоту строк и ширину столбцов. Можно также зафиксировать один или несколько столбцов на экране, а другим позволить прокручиваться влево и вправо, если таблица шире экрана. Можно сделать невидимыми часть столбцов или поменять их местами на экране, если необходимо сосредоточить внимание на каких-то определенных столбцах таблицы, а остальными пренебречь. Внесенные в макет таблицы изменения можно сохранить для последующего использования командой Файл4Сохранить таблицу. Если установки для всех таблиц вы хотите сделать одинаковыми, используйте команду Вид4Настройка, выделив в списке Категория строку Настройка режима таблицы.

Порядок выполнения работы.

Чтобы перейти в режим таблицы, находясь в окне БД, дважды щелкните по имени интересующей вас таблицы, например, PR_DIS,.

1.  Перемещение по таблице

Перейдите к первой, последней, предыдущей, новой записи с помощью команды Правка4Перейти. То же самое проделайте с помощью мыши.

2.  Изменение макета таблицы.

l  Изменение высоты строк и/или ширины столбцов.

Установите ширину столбцов по ширине данных с помощью мыши и с помощью команды Формат4Ширина столбца.

l  Изменение порядка расположения столбцов

Перетащите поля Категория, Нагрузка и Дата_Контракта в конец таблицы с помощью мыши, предварительно выделив их.

l  Удаление столбцов с экрана.

Спрячьте столбец Дата_Контракта, перетащив его правую границу влево за экран, или воспользуйтесь для этой цели командой Формат4Скрыть столбцы. Верните столбец на экран командой Формат4Отобразить столбцы.

l  Фиксация столбцов.

Зафиксируйте на экране столбец Ф. И.О., чтобы он всегда был виден, а остальные столбцы прокручивались влево и вправо. Для этого выделите столбец и выполните команду Формат4Закрепить столбцы. Для отмены фиксации выполните команду Формат4Освободить все столбцы.

l  Вывод сетки.

Выполните, если вы работаете в Access 97, команду Формат4Ячейки, чтобы удалить линии сетки с экрана, удалить только горизонтальные линии, поменять цвет линий сетки. Эти же операции в Access 2000 можно выполнить в окне Формат таблицы, в которое можно перейти по команде Формат4Режим таблицы….

l  Выбор шрифтов.

Поменяйте шрифт на любой русскоязычный со значком ТТ и увеличьте его размер, выполнив команду Формат4Шрифт.

3.  Изменение данных.

Закройте таблицу PR_DIS и откройте таблицу Dis_Gr.

l  Добавление новой записи.

Добавьте запись: ФАВТ ТУ 2352. Набрав , нажмите Tab для перехода к следующему полю и т. д. Если вы нажали Tab, находясь в последнем столбце, запись сохранится. Сохранить запись можно и командой Запись4Сохранить запись, находясь в любом месте этой записи. Чтобы отменить добавление записи, дважды нажмите Esc.

l  Удаление строк.

Выделите последнюю строку и нажмите Delete, подтвердите принятое решение нажатием ОК.

l  Изменение данных.

l  Поменяйте местами Ф. И.О. преподавателей в первой и последней записях. Для этого выделите первое поле первой записи, щелкнув мышью в левом углу ячейки; скопируйте содержимое выделенной ячейки в буфер обмена командой Правка4Копировать и введите с клавиатуры Ф. И.О. преподавателя из последней строки, затем щелкните в левом углу первого поля последней записи и вставьте содержимое буфера обмена командой Правка4Вставить.

l  Поменяйте номера групп в двух записях, отличающиеся последней цифрой (например, 5341«5342). Для этого перейдите в режим редактирования, щелкнув по позиции последней цифры номера группы первой записи. Удалите эту цифру с помощью клавиши Delete и введите цифру 2. Щелкните после номера группы второй из редактируемых записей, удалите цифру 2 клавишей BackSpase (ç) и введите цифру 1.

l  Внесение одинаковых изменений в несколько записей.

Закройте таблицу Dis_Gr, и откройте PR_DIS. Пусть во всех строках таблицы надо изменить значение ФЭТ в поле Факультет на значение ЭФФ.

Находясь в поле Факультет первой строки, выполните команду Правка4Заменить. В области Образец укажите ФЭТ, а в области Заменить на - ЭФФ. Щелкните по кнопке Заменить все.

l  Многократное повторение одного и того же значения поля для разных записей.

Пусть надо добавить еще 2 записи о группе 2351 и 3 записи о группе 2352. Поскольку эти группы относятся к ФАВТ, то скопируем ФАВТ в буфер, а затем 5 раз вставим в конец таблицы. Для этого выделите ячейку со словом ФАВТ, щелкнув в ее левом углу, после чего

l  выполните команду Правка4Копировать;

l  переместите курсор на место вставки, выделите ячейку и выполните команду Правка4Вставить, и так 5 раз;

l  скопируйте в буфер обмена номер группы 2351 и дважды вставьте его в последнюю и предпоследнюю строку таблицы;

l  скопируйте в буфер номер группы 2352 и 3 раза вставьте его на свободные места в новых записях;

l  удалите последнюю вставленную строку с помощью команды Правка4Вырезать;

l  дополните новые строки недостающими значениями полей.

l  Копирование записей.

Скопируйте в конец таблицы пятую запись таблицы. Для этого:

l  выделите пятую строку;

l  выполните команду Правка4Копировать;

l  выполните команду Правка4Добавить из буфера;

l  измените в скопированной записи значения поля Дисциплина на ОСРВ.

Задание для самостоятельной работы.

Откройте БД Студенты_Занятия.

1.  В таблице Студенты:

l  Установите ширину столбцов в соответствии с их данными.

l  Оставьте только вертикальные линии сетки таблицы, сделав их темно-серыми на светло-сером фоне.

l  поменяйте шрифт на синий наклонный.

2.  В таблице Занятия:

l  Переместите столбец Год на третью позицию.

l  Поменяйте при помощи команды Правка4Заменить каждое из значений в столбце Год на текущий год, например, 2003.

l  Добавьте еще по одной записи для каждого преподавателя (преподаватель определяется его кодом).

l  Поменяйте место, время проведения и тему занятий для первого и второго преподавателя.

3.  В таблице Адрес при помощи команды Правка4Заменить поменяйте все номера телефонов с кодом города 095, начинающиеся на 3. Теперь эти номера должны начинаться с цифры 5.

Лабораторная работа 4: Сортировка, индексация, поиск и фильтрация данных.

Цель работы

Освоение методов поиска в БД нужной информации и способов ускорения поиска.

Общие сведения.

В функции любой СУБД, в том числе и СУБД Access, входит не только хранение информации, но и организация быстрого и удобного доступа к ней. Для упрощения просмотра и для ускорения поиска нужной информации она упорядочивается.

В базах данных используется как физическое, так и логическое упорядочение данных. Физическое упорядочение данных называется сортировкой. Результатом является новая таблица, в которой строки расположены в порядке возрастания или убывания значений одного или нескольких полей. Поле или группа полей, по которым осуществляется упорядочение, называется ключом сортировки. Если ключ состоит из одного поля, и это поле типа Дата, то строки упорядочиваются в хронологическом порядке. Например, 12.10.1812 < 12.10.1912 < 12.12.1912 < 01.02.2002 < 02.02.2002. Если ключевое поле текстового типа, то порядок лексикографический в соответствие с таблицей кодирования. Например, Иванов < Ивановский < Ивашко < Иващук. Если ключ сортировки состоит из n полей, а x1,x2,…,xn и y1,y2,…,yn - это значения ключей для двух строк таблицы, тогда x1,x2,…,xn < y1,y2,…,yn, если для всякого i >= 1 x1= y1, …, xi=yi и xi+1 < yi+1. Например, пусть ключом сортировки является группа из трех полей: C, N, D. Ключи для пяти строк таблицы имеют следующие значения:

C	N	D
A	1	01.03.03
B	2	02.03.03
A	1	02.03.03
B	1	02.03.03
B	2	01.03.03

В результате сортировки по возрастанию получим:

C	N	D
A	1	01.03.03
A	1	02.03.03
B	1	02.03.03
B	2	01.03.03
B	2	02.03.03

Сортировка большой базы данных занимает много времени, но зато впоследствии она позволяет сократить время при поиске данных. Сортировку рекомендуется использовать для редко корректируемых таблиц, к которым адресуется множество запросов.

Поскольку большинство таблиц, составляющих БД, корректируется часто, для упорядочения данных используется индексация. Индексацию еще называют логическим упорядочением данных. При логическом упорядочении данных создается дополнительная таблица, которая называется таблицей индексов. Она состоит из двух столбцов: значение индекса и ссылка на запись (строку данных) таблицы БД. Упорядочиваются только данные таблицы индексов, а порядок хранения данных во внешней памяти не изменяется. Индексация, с одной стороны, сокращает время упорядочения БД по сравнению с сортировкой, а с другой, - ускоряет процесс поиска и извлечения данных. Не следует, однако, забывать, что любая операция вставки или удаления данных требует обновления индекса, следовательно индексация замедляет процесс обновления данных. Кроме того, для размещения индексов на диске требуется выделить дополнительное пространство, размер которого может быть ощутимым при большом количестве индексов. Таким образом использование индексов наряду с преимуществами имеет и весьма ощутимые недостатки.

В СУБД Access термин «сортировка» используется в другом смысле. Сортировка в Access позволяет изменить порядок строк в таблице только при выводе ее на экран. Сортировка производится в режиме таблицы по одному или нескольким полям, как по возрастанию, так и по убыванию. Проще всего можно отсортировать таблицу по одному полю (столбцу), щелкнув в любом месте нужного столбца, а затем по одной из пиктограмм сортировки (по возрастанию или по убыванию). Таким же способом можно отсортировать таблицу и одновременно по нескольким полям. Сортировка при этом осуществляется сначала по первому полю, при равенстве значений первого поля – по второму и т. д., причем для всех полей по возрастанию или для всех по убыванию. Перед осуществлением такой операции столбцы таблицы при выводе ее на экран должны располагаться рядом, и их порядок должен соответствовать порядку сортировки. Если требуется осуществить сортировку по нескольким полям, причем по одному из них – по возрастанию, а по другому – по убыванию, придется воспользоваться расширенным фильтром (Записи4Фильтр4Расширенный фильтр…). Порядок расположения полей в окне расширенного фильтра должен соответствовать порядку сортировки.

Фильтры используют не только и не столько для упорядочения данных, сколько для их отбора по заданному условию. Задать условие отбора строк из таблицы по каждому из полей можно, как в окне формирования расширенного фильтра, так и при помощи простого фильтра, воспользовавшись командой Записи4Фильтр4Изменить фильтр. При задании условия и в том и в другом случае допускается использование операций сравнения, логических операций и предикатов, уже описанных в лабораторной работе 1. Для каждой таблицы система сохраняет последний созданный фильтр. Обычно желательно иметь возможность в разных случаях по-разному упорядочивать и отбирать данные из таблицы, т. е. хранить одновременно несколько фильтров. Такая возможность может быть реализована только путем сохранения каждого созданного фильтра, как запроса – команда Файл4Сохранить как запрос…. Запросам присваиваются имена, поэтому в любой момент, открыв соответствующий запрос, вы можете получить на экране интересующую вас информацию.

Поскольку сортировка в Access не приводит к физическому упорядочению данных, то она и не ускоряет последующий поиск в таблице. Ускорить поиск можно или, поместив упорядоченные данные в новую таблицу, или, выполнив индексацию таблицы. В Access используются индексы двух типов: простые и составные.

Простой индекс содержит только одно поле и задается при определении поля в структуре таблицы (свойство Индексированное поле). Одновременно можно создать для одной таблицы несколько, но не более 32 индексов. При этом, если в критерии поиска содержится более одного поля, то поиск будет осуществляться по индексу с меньшим числом строк, имеющих указанное значение поля. Для ускорения поиска в больших таблицах по нескольким полям создается составной индекс, содержащий до 10 полей. Составной индекс создается в режиме определения структуры таблицы с помощью команды Вид4Индексы или соответствующей пиктограммы. В окне индексов для построения составного индекса в пустую строку столбца Индекс вводится имя индекса, а в нескольких строках столбца Поле последовательно задаются имена полей, которые составляют этот индекс. В столбце Порядок сортировки против каждого поля можно выбором из списка указать По возрастанию или По убыванию. В свойствах индекса можно указать, является ли он уникальным и надо ли пропускать пустые поля. Созданные индексы, как простые, так и составные, сохраняются при сохранении структуры таблицы. Последовательность полей в составном индексе должна совпадать с последовательностью, в которой поля включаются в условие поиска при формировании фильтра. Наличие составного индекса для поиска по нескольким полям ускоряет поиск, но не является обязательным, таблица может быть упорядочена по одному полю или вообще не упорядочена. С другой стороны, можно, имея индекс, состоящий, например, из трех полей, осуществлять поиск не по всем трем полям, а только по первому или по первому и второму, но при этом только последнее условие поиска может быть неравенством, а остальные должны быть равенствами. Нельзя также осуществлять поиск по значению второго поля, пропустив первое, или искать одновременно по первому и третьему полям, пропустив втрое. Например, создав составной индекс по полям A, B, C, можно осуществить поиск по всем трем полям, а можно только по полю A или по полям A и B. При этом, поскольку только последнее условие может быть неравенством и пропускать поля нельзя, то возможны следующие критерии поиска: