Аналитическая часть (стр. 1 )

Оглавление

Введение. 6

1. Аналитическая часть. 8

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 8

1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности. 8

1.1.2. Организационная структура управления предприятием.. 10

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации. 12

1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов 12

1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач. 16

Эти специалисты являются экспертами в предметной области. Однако для того, чтобы построить ИС, автоматизирующую данные процессы на предприятии, требуются IT-специалисты. 17

1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 18

1.3.  Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 20

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи. 20

1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи. 23

1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи. 25

1.4. Обоснование проектных решений. 26

1.4.1. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.. 26

1.4.2. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.. 28

1.4.3. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.. 31

2. Проектная часть. 36

2.1. Разработка проекта автоматизации: информационный менеджмент. 36

2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации. 36

2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание. 47

2.2. Информационное обеспечение задачи. 48

2.2.1 Информационная модель и её описание. 48

2.2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования. 51

2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации. 54

2.2.4 Характеристика результатной информации. 58

2.2.5. Формализация расчётов показателей в подзадачах автоматизации. 60

2.3. Программное обеспечение задачи. 61

2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога). 61

2.3.2. Характеристика базы данных. 66

2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ). 69

2.3.4. Описание программных модулей. 72

2.4. Технологическое обеспечение задачи. 74

2.4.1. Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации. 74

2.4.2. Схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации. 77

2.5. Контрольный пример реализации проекта и его описание. 79

3. Обоснование экономической эффективности проекта. 82

3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности. 82

3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта. 84

Заключение. 95

Список литературы.. 97

Введение

В условиях рыночной экономики, роста конкуренции и высоких требований, выдвигаемых потребителями к продукции, основой успешной деятельности компаний становится эффективная организация ее работы, которая в значительной мере связана с использованием новых информационных технологий.

Информационные технологии позволяют не только устранить рутинные функции, но и выполнить наиболее актуальную задачу на сегодняшний день – создать автоматизированную информационную систему (ИС), которая за счет использования структурированной базы данных позволяет всем пользователям бизнес-информации оперативно и эффективно организовывать свои бизнес-процессы.

На современном этапе развития информационных технологий и экономики особо важное значение придается разработке таких ИС, которые позволили бы сократить время, затрачиваемое на ожидание клиентов или заказчиков в очереди на выполнение их заказов. Любое производственное предприятие, каковым является агентство «Мобимарк», стремится оптимизировать процессы ведения заказа клиента, чтобы достичь следующих целей:

·  сократить время документооборота,

·  повысить качество документооборота,

·  увеличить вероятность обнаружения ошибки на каждом этапе обработки документа

На предприятиях существует большое количество ИС, позволяющих в автоматизированном режиме осуществлять любые управленческие функции. Однако не каждая из них способна учитывать специфику определенного бизнеса, определенного предприятия.

Таким образом, поставленная задача проектирования ИС ведения заказов является актуальной и практически значимой.

Объектом исследования является агентство «Мобимарк», основной задачей, которой является производство мобильных акций по средствам СМС.

Предметом исследования являются процессы обработки и ведения документооборота, начиная от ввода данных, и заканчивая разработкой отчетов.

Целью дипломного проектирования является создание ИС, позволяющей в оперативном порядке получать любую информацию по договорам, документам, производить поиск документов, создать средство разграничения доступа к документам.

Задачами дипломного проектирования являются:

·  исследовать предметную область, т. е. специфику составления и ведения заказов на предприятии с целью выявления основных потребностей в информации;

·  определить основные функции проектируемой ИС;

·  произвести анализ существующих разработок и способов приобретения ИС, чтобы выбрать и обосновать способ разработки/приобретения ИС;

·  создать команду проекта и определить стоимостные и временные параметры проекта;

·  разработать информационное обеспечение задачи: информационную модель, классификаторы, алгоритмы;

·  разработать удобный пользовательский интерфейс;

·  разработать программные приложения и схему их взаимодействия;

·  создать схему технологического процесса и на основании нее произвести оценку экономической эффективности проекта.

Методологическая база проектирования: ГОСТы этапов жизненного цикла И, а также литература по информационному менеджменту, электронной коммерции, разработке и эксплуатации ИС.

1. Аналитическая часть

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Агентство МобиМарк – агентство мобильного бизнеса. Входит в группу рекламных компаний, среди которых Advance Group, MCG, ДомИнфо, Magic Box.

Компания МобиМарк создана в 2006 году. В настоящее время компания активно развивает такие направления, как мобильная реклама, Bluetooth-маркетинг, мобильный банкинг, мобильный trade, интегрированные community-сервисы. Компания предлагает уникальный сплав мобильных технологий и рекламного опыта и, как следствие, - понимание задач клиентов и соответствующие технологические решения под задачи клиента.

Компания MobiMark имеет возможность задействовать короткие 4-х значные номера SMS на всей территории РФ и в ряде стран СНГ. Короткие номера имеют различную тарификацию (от $0,08 до $2,99). Стоимость отправки SMS на короткий номер включает в себя одно обратное сообщение.

Уникальный код представляет собой буквенно-цифровую последовательность, разработанную сервером MobiMark с применением нескольких математических правил. Уникальный код состоит от 3-х до 20-ти символов в зависимости от количества товара, задействованного в рекламной акции. Под каждую рекламную акцию создается отдельная база уникальных кодов.

Во время проведения рекламных акций Партнер имеет доступ к статистике в режиме реального времени. По окончанию рекламной акции Партнеру предоставляется база данных.

Представленные ниже механики являются базовыми и должны быть конкретизированы исходя из пожелания Партнера.

Мобильный контент представляет собой медиаэлементы или информацию, предназначенные для загрузки в мобильный телефон абонентов. Компания MobiMark обладает собственной коллекцией контента, при этом ее часть требует отчислений правообладателям.

Для успешного проведения рекламных акций возможна разработка брендированного контента по согласованию сторон.

В качестве нематериальных призов, помимо контента, возможно использование зачисления денежных средств на мобильный лицевой счет участников, доступ к платным ресурсам, или оплата дополнительных услуг сотовой связи, например, услуги «любимые номера».

Средний срок согласования рекламной акции по мобильному маркетингу с операторами сотовой связи составляет 4 недели. При этом, обязательно согласование всех рекламных макетов с использованием мобильных технологий.

Компания MobiMark осуществляет все проекты по мобильному маркетингу на условиях строгой конфиденциальности.

В настоящее время компания предлагает следующие услуги:

1)  Мобильный BTL

2)  Мобильный trade

3)  Мобильный банкинг

4)  Bluetooth-маркетинг

5)  Мобильный Direct Marketing

6)  Мобильные коммьюнити

7)  WAP-реклама

В таблице 1 приведены основные технико-экономические показатели деятельности компании с 01.года по 01.010.2009 года.

Таблица 1.

Основные технико-экономические показатели деятельности компании «Мобимарк»

№ п\п	Наименование характеристики (показателя), единица измерения	Значение показателя на 09.09.2009
1	Количество выполненных заказов, шт.	45
2	Количество клиентов, чел.	27
3	Среднее количество проектов на одного клиента, шт.\чел.	1,14
4	Средняя стоимость одного проекта, руб.
7	Количество сотрудников предприятия, чел.	10

Приведенные в таблице 1 показатели отражают масштабы и качество деятельности рассматриваемой компании. Прочие финансовые показатели, такие как: объем прибыли и уровень издержек – являются коммерческой тайной и не подлежат публикации.

1.1.2. Организационная структура управления предприятием

На рисунке 1Рис.1Рис.1 представлена организационная структура управления агентством «Мобимарк». Управление предприятием должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управления необходимо было обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям

Рисунок 1. Организационная структура предприятия "Мобимарк"

Организационная структура агентства «Мобимарк» носит иерархический характер. Это обусловлено тем, что все организационно-функциональные взаимосвязи внутри предприятия имеют четко выраженную структуру подсинения. Каждый последующий уровень иерархии зависит от вышестоящего: подчиняется ему в плане выполнения функций и отчетности. Все взаимодействия между организационными единицами внутри определенного уровня иерархии предусмотрены только посредством обращения к вышестоящей организационной единице.

Должностные обязанности: Старшего программиста

-участие в определении возможности формализации элементов действующей системы и целесообразности создания соответствующих программных комплексов;

- изучение рынка программных средств и выдача рекомендаций по приобретению и внедрению системного и прикладного программного обеспечения;

-участие в разработке предложений по выбору средств вычислительной техники;

-руководство группой программирования (при наличии группы в составе отдела);

Должностные обязанности: Программиста

- разрабатывает на основе анализа математических моделей и алгоритмов решения экономических и других задач программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники, проводит их тестирование и отладку.

- разрабатывает технологию решения задачи по всем этапам обработки информации

1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

На рисунке 2 представлена структурно-функциональная диаграмма организации деятельности предприятия, соответствующая бизнес-процессу, протекающему в системе предприятия на данный момент времени, то есть без использования ИС, проектируемой в дипломной работе. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0.

Управляющими объектами являются: Договор, Технического задание, прайс лист. Механизмами или исполнителями данного бизнес-процесса являются клиент, менеджер и сотрудники в IT отделе.

Рисунок 2. Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности «КАК ЕСТЬ»

В деятельности предприятия «Мобимарк» можно выделить следующие функциональные направления, связанные между собой на макроуровне (см. рисунок 3):

1) оформление заказа

2) согласование документации

3) создание акции

4) тестирование акции

Рисунок 3. Детализация нулевого уровня функциональной диаграммы деятельности компании «Мобимарк».

Данные функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом по входам и выходам, то есть в комплексе составляют единый бизнес-процесс компании.

Итоговыми документами являются отчеты, передаваемые либо в бухгалтерию, либо руководителю предприятия для принятия оперативных управленческих решений.

Рисунок 4. Декомпозиция функционального блока «Согласование документации»

Среди функций управления, показанных на приведенных выше диаграммах, осуществляемых на предприятии «Мобимарк» целесообразно выбрать ту совокупность функций, для которых будет в дальнейшем разрабатываться проект автоматизации. Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного дипломного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны те, которые касаются согласование документации клиента ( рисунок 4 )

Данная участок важен, так как он более времени ёмкий и выполняется с помощью ручного труда. Так же на данном участвке часто происходят ошибки человеческого фактора, что плохо сказывается на имидже фирмы и на качестве разрабатываемых медиа акций. Так же с помощью автоматизации данного участка мы сократим себестоимость акции, что позволит стать нам более конкурентоспособными.

1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

В рассматриваемом комплексе задач, решаемом на предприятии «Мобимарк», согласно проведенному обследованию предметной области и текущим потребностям бизнеса, была выделена задача ведения заказа клиента, подлежащая автоматизации.

Данная задача охватывает практически все функциональные направления деятельности компании. Это обусловлено тем, что ведение акции – сквозное, основополагающее направление в организации бизнеса предприятия в целом. Именно на организацию акций ориентирована вся деятельность предприятия.

Для решения этой задачи требуются следующие информационные потоки:

1) входным потоком является договор клиента – фактически, это устное описание потребности клиента. При этом клиент может иметь весьма обобщенное представление о том, что именно он хочет приобрести. Цель менеджера по работе с клиентами – выявить реальную потребность клиента и представить ее в формализованном виде, то есть в виде договора, который в дальнейшем пойдет на исполнение;

2) выходными потоками будут являться:

·  смета

·  договор об указании услуг

·  другие отчёты

В рамках решения задачи ведения заказа клиента заявка трансформируется, начиная с устной формы до отчетов, характеризующих управленческие процессы, происходящие во время выполнения заказа. Естественно, заявка клиента «материализуется» в готовую мобильную акцию, но этот процесс остается за рамками решаемой задачи автоматизации. В этом процессе участвуют контрольные функции, которые будут опираться на результаты выполнения основных автоматизируемых функций.

В решении данной задачи автоматизации будут принимать участие следующие специалисты, относящиеся к различным функциональным подразделениям компании: менеджеры

Эти специалисты являются экспертами в предметной области. Однако для того, чтобы построить ИС, автоматизирующую данные процессы на предприятии, требуются IT-специалисты.

Предметная технология решения задачи такова.

Клиент приходит в офис компании, где с ним начинает работу менеджер по работе с клиентами. В рамках этой работы:

·  изучается прайс-лист компании,

·  составляется эскизный проект

·  составляется смета акции,

·  составляется и подписывается договор, в котором оговариваются сроки выполнения заказа и прочие условия

·  клиент оплачивает процент стоимости заказа (делает предоплату),

·  менеджер выписывает счет на сумму предоплаты и сообщает клиенту оставшуюся к уплате сумму заказа.

Далее акция поступает на обработку. В рамках этой работы выполняются следующие действия:

Рассчитывается потребность в трудо-ресурсах, составляется техническое задание.

Далее для акции закупается необходимое оборудование и соответствующие документы расходятся по отделам: техническое задание, смету, договор, эскизный проект.

По окончании выполнения акции проверяется соответствие его техническому заданию, соблюдение сроков. Клиент оплачивает итоговый счет и получает акцию.

Все результативные показатели: отчеты, данные для клиентов, договора, проекты, сметы - содержатся в файлах базы данных и (или) в печатном виде.

1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Основной документ в структуре документооборота компании – это договора клиентов, принимаемый менеджером по работе с клиентами. Данные заказа заносятся в базу данных, и на его основании составляется ряд документов, затем передаваемых в различные отделы:

1.  Смета

2.  Спецификация

3.  Техническое задание

В настоящий момент специфика бизнес-процесса ведения заказа клиента такова, что вычислительная техника используется только для выполнения рутинных операций расчета сметы заказа (а именно с использованием табличного редактора MS Excel). Это не удобно, не эффективно и приводит зачастую к потере данных, поскольку передачу информации осуществляют либо в печатном виде, либо посредством съемных носителей информации, из-за отсутствия увязки технических и программных средств отдела заказов в общую ЛВС.

Вычислительную технику необходимо использовать не только для проведения расчётов, но и для автоматизированного контроля, управления рутинными бизнес-процессами.

Важным недостатком в исследуемой предметной области является отсутствие оперативности предоставления информации о текущем состоянии заказа, а также с трудоемкость выполнения рутинных операций по обработке, передаче и хранению большого объема информации как об одном выполняемом заказе, так и обо всех заказах, выполняемых компанией «Мобимарк».

Использование вычислительной техники в управленческих процессах обоснованно только тогда, когда оно экономически эффективно.

В таблице 2 приведены прагматические оценки потоков информации в существующем документообороте.

Таблица 2.

Прагматические оценки потоков информации решаемой задачи

Наименование документа	Частота возникновения, раз/год	Трудовые затраты на обработку одного документа, чел.-час/док.	Трудовые затраты на обработку документов в год, чел.-час/год
1. Первичный документ	50	5,0	250
2.Отчёт по поиску	270	5	1350
3.Сводный отчет	100	3,7	370
5.Финансовый отчет в бухгалтерию	12	4,0	48,0
Итого:	Х	17.7	2018

К прочим недостаткам, присущим организации документооборота в данной компании можно отнести:

·  факты отказа клиента от выполненного заказа по причине задержки во времени,

·  невозможность расчета показателей, необходимых для управления объектом из-за сложности вычислений или большого объема информации;

·  высокая трудоемкость обработки информации (см. табл. 2);

·  низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;

·  несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации по заказу клиента;

·  несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи отчетных форм.

При устранении перечисленных выше недостатков предполагается, что экономический эффект от применения вычислительных средств в процессе организации работ по ведению заказа клиента будет достигнут. Этот эффект можно проследить на примере функции поиска договора. Поиском занимается один менеджер по работе с клиентами. Его заработная плата (З) составляет 130 рублей в час. Время (Т), затраченное на поиск договора за год (см. табл. 2) составит 1350 человеко-часов в год. Следовательно, стоимость процесса оформления заказа составит:

Сзак = З*Т = 130 * 1350 = руб./год.

В разрабатываемом варианте решения задачи временные затраты будут связаны только с интерактивным общением менеджера и клиента, а все необходимые расчеты и калькулирование суммы заказа будет происходить в автоматическом режиме. Эти временные затраты, в среднем, снизятся до 3 часов на один поиск и, соответственно, до 810 в год.

Тогда:

С’зак = З*Т’ = 130 * 810 = руб./год.

DС= 216 000 – 105300 = 110700 руб./год.

Это - годовая экономия только на одной функции процесса ведения заказа клиента. Учитывая экономический эффект, который будет получен при автоматизации всех функций по ведению заказа клиента во внутреннем документообороте, можно сказать, что использование вычислительной техники является необходимой и экономически целесообразной задачей.

1.3.  Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Современному бизнесу необходима информационная поддержка, соответствующая уровню организационного развития предприятия и применяемым методикам управления. Для этого, информационная система должна быть основана на программно-технологическом решении, адекватном по своим функциональным и технологическим особенностям составу и масштабу стоящих перед компанией задач. Она должна позволить достичь в результате ее проектирования и внедрения ожидаемого руководством результата с запланированным уровнем затрат временных и финансовых ресурсов.

Процесс выбора программно-аппаратных средств информационной системы является достаточно сложным и многофакторным, так как:

·  необходимо сделать выбор не только для решения текущих вопросов, но и на перспективу;

·  необходимо проанализировать и сопоставить функциональные и технологические особенности корпоративного программного обеспечения, а также комплекса услуг поставщиков решений по большому количеству различных критериев;

·  вендоры (поставщики программных решений) будучи заинтересованными в продвижении конкретного решения, приукрашивают действительность;

·  необходимо обладать достаточным опытом проведения анализа и выбора средств реализации информационной системы и необходимым для этого знанием рынка.

При реализации проекта анализа рынка ИС и выбора средств реализации ИС, необходимо основывается на целях, которые должны быть достигнуты по завершении проекта создания ИС, которые обычно выражаются в эффекте, получаемом за счет повышения управляемости компании, снижения потерь и непроизводительных затрат, увеличения прибыли, повышения эффективности системы управления и бизнеса в целом.

В таблице 3 приведен сравнительный анализ существующих разработок.

Таблица 3.

Сравнительный анализ существующих разработок

Особенности системы	1С: Документооборот	Liferay Portal
1. Кроссплатформенность	-	+
2.Подсистемы составления отчетности	+	+
3.Открытость структуры хранения данных	-	+
4.Использование единого информационного пространства	+	+
5. Используемые СУБД	MS SQL	Oracle, MS SQL
6. Наличие рассылок	-	+
7. Сопровождение	+	+
8.Стоимость одного рабочего места ($)	720	1000

Liferay Portal имеет более привлекательные характеристики, такие как: возможность работы информационной системы на нескольких серверах баз данных: MS SQL Server и Oracle Database. При этом сохраняется единый экранный интерфейс и интерфейс доступа к данным. Открытость структуры хранения данных, что даст возможность гибкой настройки ИС под параметры предприятия. Стоимость приобретения Liferay Portal будет меньше, есть возможность получения скидок на приобретение. Также немаловажной характеристикой является импорт данных из существующей ИС.