Основные возможности iPark. Office (стр. 2 )

Таблица 2

Структура списков (справочников).

Комментарии к заполнению полей

Список	Тип содержимого (документ, информация)	Свойства	Описание
Библиотеки и списки	Библиотека или список	Название	Название библиотеки
Перейти к	Ссылка на библиотеку или список
Группа	Выбор из списка группы принадлежности библиотеки
Содержание	Описание библиотеки и списков
Ссылка на	Выбор: библиотека или список
Календарь судебных дел	Судебное дело	Название	Название судебного дела
		Дело №	Номер судебного дела
		Время начала	Выбор из календаря даты начала судебного дела
		Время окончания	Выбор из календаря даты окончания судебного дела
		Участники	Выбор из списка юриста/ов, планируемых к участию в заседании
		Аудитория	Место судебного заседания
		Дело №:Истец	Истец в судебном деле
		Дело №:Ответчик	Ответчик в судебном деле
		Повестка	Информация о повестке на заседание
		Ход заседания	Описание действий на заседании
		Результат заседания	Описание результатов заседания
Контакты	Сотрудник, судья	Фамилия
		Имя
		Отчество
		ФИО
		Организация
		Должность
		Адрес электронной почты
		Рабочий телефон
		Домашний телефон
		Мобильный телефон	Заполняется в соответствии с информацией о человеке
		Адрес
		Веб-страница
		Примечания
		Имя (произношение)
		Фамилия (произношение)
		Организация
		Организация (произношение)
		Индекс
		Республика, область или край
		Город
		Полное имя
		Номер факса
		Страна или регион
		Суд
Места хранения	Места хранения документов	Название	Краткое название структурного подразделения
Комната	Перечень комнат хранения дел
Шкаф	Перечень шкафов хранения дел
Номенклатура дел	Дело	Название дела	Название дела
Том	Номер тома
Дата начала	Выбор даты начала создания дела
Дата окончания	Выбор даты закрытия дела
Местонахождение	Выбор из списка мест хранения документов
Ответственный сотрудник	Выбор из списка ответственного сотрудника
Организации	Компания	Краткое наименование	Краткое название контрагента для использования в списках заполнения
Полное наименование	Полное юридическое название контрагента
Адрес	Юридический и фактический адрес контрагента
Основной телефон	Телефоны для связи
Веб-страница	Адрес сайта организации
Контакты	Выбор контактных лиц организации из списка Контакты
Проекты	Проект	Титул проекта	Название проекта
Описание проекта	Текстовое описание проекта
Контрагент	Выбор из списка контрагента, к которому относится проект
Руководитель проекта	Выбор из списка сотрудников руководителя проекта
Документы проекта	Ссылки на места хранения документов по проектам
Судебные	Документ по судебному делу	Название	Название документа
К Делу №	Выбор из списка существующих судебных дел
Краткое содержание	Краткое содержание документа
К Заседанию	Выбор из календаря заседаний необходимой даты
Суды	Суд	Название	Название суда
Адрес и телефон	Полный адрес и телефоны суда
Веб-страница	Адрес сайта суда
Типы документов	Тип документа	Название	Название типа документа

3. Основные действия в системе

3.1. Создать/отправить документ

В системе iPark. Office вы можете, как создать документ на основе шаблона, так и отправить ранее созданный документ в определенную библиотеку.

3.1.1. Создать документ

При необходимости создать документ на основе шаблона нужно перейти в соответствующую библиотеку, выбрать вкладку «Документы» и нажать кнопку «Создать документ».

В случае если в данной библиотеке могут храниться разные документы, в выпадающем меню вам будет предложен выбор необходимого документа, как показано на рисунке. Перечень типов документов с распределением по библиотекам показан в п. 2.2.

При выборе необходимого документа у пользователя откроется шаблон документа, который храниться в системе. В шаблоне документа появится перечень характеристик документа из библиотеки в системе iPark. Office (см. рисунок ниже).

После изменения текста шаблона и заполнения всех необходимых полей документа пользователь выполняет обычное сохранение документа. Документ сохраниться в ту библиотеку, в которой создавался документ.

3.1.2. Отправить документ

В случае если документ создан на компьютере пользователя без использования шаблона, его необходимо помещать в библиотеку путем отправки (см. рисунок).

Для этого необходимо зайти в соответствующую библиотеку, выбрать вкладку «Документы» и нажать кнопку «Отправить». Выбираем «Обзор» и место расположения файла на компьютере.

Система позволяет отправить один или несколько документов в соответствующую библиотеку. После нажатия клавиши «Ок» откроется окно, в котором необходимо заполнить реквизиты документа. Реквизиты документов в библиотеках описаны в п. 2.2

3.1.3. Кодировка документа

В логику системы заложена следующая логика кодировки документов:

«Тип документа»_«дата и время», где

Тип документа – сокращенное название типа документа, или элемента списка в соответствующей библиотеке;

Дата и время – дата и время создания документа или элемента списка в формате ггггммдд_ччммсс.

Код документа можно присваивать автоматически, при необходимости изменить формат кода – обращайтесь к разработчику.

3.2. Создать элемент списка

Для создания элемента списка (справочника) нужно зайти в нужный список и на вкладке «Элементы» нажать «Создать элемент» (см. рисунок). После этого появится окно, где нужно заполнить все поля элемента и нажать «ОК».

Перечень элементов и полей списков и справочников приведен в п. 2.3.

3.3. Создать проект и документы по проекту

Для дополнительной аналитики и группировки документов существует список проектов. При необходимости пользователи могут создавать проекты в этом списке.

На рисунке изображена карточка проекта. Специфическим полем является «Документы проекта». В данном поле создаются ссылки на документы в разных библиотеках, связанные с проектом.

Чтобы вставить ссылку на библиотеки с фильтром на документы, относящиеся к данному проекту необходимо создать фильтр документов по проекту и потом вставлять ссылку фильтра в карточку проекта:

1)  Переходим в библиотеку «По проекту»

2)  На вкладке «Библиотека» выбираем создать представление.

3)  Выбираем «Стандартное представление»

4)  В поле имя пишем название проекта

5)  На вкладке фильтр выбираем поле проект и пишем название проекта

6)  Нажимаем кнопку «ОК». Теперь у вас в библиотеке будут отражаться только документы, связанные с данным проектом

7)  Копируем ссылку из браузера, заходим в карточку проекта и в поле «Документы проекта» выделяем фразу «Документы по проекту на узле». Появится поле вставка, где выбираем «Ссылка».

8)  Вставляем ссылку на представление и нажимаем Ок

9)  Теперь у вас в списке проектов есть ссылка на документы по проекту.

3.3.1. Создание узла проектов

Если в Вашей Компании используется проектный подход можно использовать более глубокий функционал управления проектами, посредством создания узлов проектов.

В этом случае пользователь, находясь на главной странице iPark. Office в верхнем левом углу окна выбирает действия сайта и дополнительные параметры.

В появившемся окне нужно выбрать рабочий сайт группы и написать имя сайта (название проекта) и URL-имя сайта проекта латинскими буквами и нажать «Ок».

После этого создастся рабочая область, где руководитель проекта может выбрать участников проекта, размещать задачи, документы извещения и другую информацию.

3.4. Создать оповещение о действиях в системе

В рамках системы существует возможность оперативного оповещения пользователей о любых изменениях состояний в библиотеке или списке.

Каждый пользователь системы должен настроить индивидуальные оповещения об изменениях состояния элементов, списков и библиотек с которыми он непосредственно работает.

Для настройки оповещения об изменениях списков и библиотек следует в соответствующей библиотеке или списке на вкладке «Список» выбрать функцию «Оповестить меня». Выбираем желаемое: либо установить оповещения для этого списка или библиотеки, либо Управление всеми оповещениями в системе

Поле настройки оповещения для списка имеет вид:

Рекомендуемыми являются настройки по умолчанию. После нажатия кнопки «ОК» на электронную почту придет сообщение о создании оповещения и его параметрах. Настройка всех оповещений пользователя возможна на странице «Управление моими оповещениями».

Для оперативной работы с документами следует настраивать оповещения об изменениях в библиотеках и списках, с которыми пользователь работает чаще всего, а также оповещения об изменениях отдельных элементов списков и библиотек, для отслеживания состояния рассмотрения документа (элемента списка).

3.5. Создать задачу (управление задачами)

Для постановки и контроля исполнения поручений существует список «Задачи». Руководители могут создавать задачи в списке и контролировать их исполнение.

После выбора пункта «Создать элемент» появляется окно задачи:

Пользователь заполняет все необходимые поля задачи и настраивает оповещения об изменениях в созданных им задачах. Таким образом, руководитель будет на почту получать информацию о состоянии выполнения своих поручений.

Если существует необходимость создания нескольких задач с общей целью, создается суммарная задача в виде папки, в которой можно создать несколько задач. Руководителю будет удобно отслеживать выполнение суммарной задачи.

3.6. Бизнес-процессы, реализованные в системе

Пользователи в системе с достаточными правами могут создавать процессы согласования и утверждения документов. Для этого в библиотеке, где хранятся документы для согласования, нужно выбрать вкладку библиотека, нажать значок рабочего процесса и выбрать «Добавить рабочий процесс»:

Пользователю откроется страница для выбора названия процесса из Трех этапов. После того, как пользователь напишет названии, выберет условия начала процесса и нажмет кнопку «Далее» откроется страница для настройки протекания процесса:

После настройки всех условий в библиотеке этот процесс будет запускаться автоматически при создании элемента, или вручную, в зависимости от настроек.

Для создания специфических процессов прохождения документов необходимо обратиться к разработчику или освоить инструмент SharePoint Designer.

3.7. Досье

Список Досье служит сбором возможных проблем предприятия, которые могут привести к помехам для Вашего бизнеса. Данный список предоставляет возможность отслеживания таких проблем и их своевременной ликвидации.

Руководитель может дополнять данный список специфическими проблемами и менять даты наступления помех. При настройке оповещений, руководитель сможет отслеживать приблежение возможных помех, которые нужно устранить.