Основные возможности iPark. Office (стр. 1 )

Оглавление

1. Основные возможности iPark. Office. 2

2. Основные принципы работы и структура системы.. 4

2.1. Принципы работы.. 4

2.2. Структура библиотек и документов. 5

2.3. Структура списков (справочников) и информации. 10

3. Основные действия в системе. 13

3.1. Создать/отправить документ. 13

3.1.1. Создать документ. 13

3.1.2. Отправить документ. 13

3.1.3. Кодировка документа. 14

3.2. Создать элемент списка. 15

3.3. Создать проект и документы по проекту. 16

3.3.1. Создание узла проектов. 17

3.4. Создать оповещение о действиях в системе. 19

3.5. Создать задачу (управление задачами). 21

3.6. Бизнес-процессы, реализованные в системе. 22

3.7. Досье. 23

1. Основные возможности iPark. Office

1.1. Система iPark. Office является шаблоном для автоматизации электронного документооборота и работы офиса. Данный шаблон создан на базе службы Microsoft SharePoint Foundation 2010

1.2. Основные принципы, реализованные в данной разработке - скорость, простота, удобство, гибкость, наличие базовых регламентов и шаблонов документов.

1.3. Шаблон призван обеспечить быстрый переход компании к электронному документообороту и автоматизации офиса.

1.4. Даная разработка обладает следующими характеристиками:

1.4.1. Готовность к работе с момента установки без дополнительных настроек. С момента установки необходимого программного обеспечения и данного шаблона система готова к использованию. Внесение документов и информации пользователями в систему может начинаться сразу после ознакомления с инструкцией.

1.4.2. Отражение типовой структуры документооборота предприятия. В шаблоне реализована унифицированная структура для размещения информации и документов предприятия. Данная инструкция поможет поместить информацию и документы в соответствующий список, или библиотеку.

1.4.3. Гибкость в настройке. По желанию пользователей система iPark. Office может легко перенастраиваться. Шаблон обладает возможностью простого расширения, путем добавления новых структурных элементов и подключения функций.

1.5. С помощью iPark. Office предприятие сможет реализовать следующие возможности электронного документооборота и автоматизации работы офиса:

1.5.1. Регистрация корреспонденции (входящие, исходящие). В системе реализована возможность хранения и отслеживания корреспонденции в разрезе контрагентов и проектов; система связывания писем по тематике. Набор параметров для хранения позволяет легко отсортировать и найти необходимые письма, а принципы совместной роботы – быстро принимать соответствующие управленческие решения.

1.5.2. Электронный архив документов. Шаблон является удобным хранилищем для документов. Структура библиотек и справочников дает возможность хранить документы в соответствии с законодательными и управленческими требованиями. Большое количество аналитических разрезов позволяют находить необходимые документы в разрезе проектов, задач, номенклатур дел и др.

1.5.3. Создание документов на основе шаблонов. В рамках системы можно быстро создавать необходимые документы на основе разработанных шаблонов. Данные шаблоны разрабатываются согласно внутренним нормам компании и нормам существующего законодательства.

1.5.4. Бизнес-процессы электронного документооборота. Создание, обсуждение и утверждение документов в электронном виде. Функции шаблона позволяют процесс от создания до утверждения документа перенести в электронный формат. Функция журнала версий поможет отследить все версии документа и авторов изменений

1.5.5. Поддержка дискуссионных форумов (обсуждений). В шаблоне реализована возможность внутренней переписки (обсуждений) работников предприятия. Данная функция позволяет оперативно получить внутренние консультации, или создать платформу для генерации идей.

1.5.6. Возможности быстрого расширения функций и настройки.

1.5.7. Управление поручениями. Возможность создавать задачи и контролировать их выполнение.

1.5.8. Управление извещениями. В рамках системы существует возможность настроить разнообразные оповещения о событиях и новостях в компании.

2. Основные принципы работы и структура системы

2.1. Принципы работы

Система iPark. Office основана на следующих принципах работы:

1)  Plug and Play, дословно переводится как «включил и играй (работай)» — технология, предназначенная для быстрого определения и конфигурирования устройств на компьютере.

Данная система создана именно по такому принципу. Установленное на компьютере необходимое программное обеспечение и данная система – два условия, необходимые для начала ведения электронного документооборота.

2)  Повышение продуктивности командной работы, путем использования простых коммуникационных инструментов

Данная система позволяет объединять людей с информацией и ресурсами, которые необходимы для их работы. Данный принцип позволяет группам сотрудников быстро и качественно обмениваться информацией и документами, обсуждать связанные с этим вопросы, и тем самым увеличивать продуктивность личной и командной работы.

3)  Легкое управление процессом документооборота

В системе реализованы функции проверки, редактирования и утверждения документов. Кроме этого, функция «журнал версий» позволяет эффективно использовать версии документов и не скапливать устаревшие образцы. Данные возможности позволяют легко и эффективно управлять процессом документооборота.

4)  Дружественный интерфейс и интеграция с пакетом MS Office

Интуитивный интерфейс и полная интеграция с пакетом программных продуктов Microsoft Office позволяют решать задачи документооборота с приложением минимума усилий.

5)  Простая функция администрирования

Данная система позволяет с минимальными затратами времени вносить изменения в структуру библиотек, рабочих узлов и других объектов. Это дает возможность системе быть достаточно гибкой и подстраиваться под постоянно меняющиеся условия бизнеса.

6)  Комплексная защита информации

Реализованные в системе функции распределения прав доступа и уровни защиты информации позволяют не беспокоиться об информационной безопасности. Уровень защиты касается настройки прав доступа к конкретному документу или элементу системы.

7)  Оптимальное хранилище данных

Система позволяет структурировано хранить данные и документы в разрезе различных аналитик, библиотек и списков. Это делает систему удобным инструментом накопления и последующего использования документов и знаний компании.

2.2. Структура библиотек и документов

Таблица 1.

Структура размещения информации и документов

Комментарии к заполнению полей

Библиотека	Тип содержимого (документ, информация)	Свойства	Описание
Акты	Акт внутренний	Название	Краткое название внутреннего акта
Акт к договору	Название	Краткое название акта к договору
К договору #	Выбор из списка договора, к которому относится акт
Рег.№	Регистрационный номер документа
Дата регистрации	Дата регистрации документа в системе
Краткое содержание	Краткое содержание акта
Акт к контрагентам	Название	Краткое название акта к контрагентам
Контрагент	Выбор из списка контрагента, к которому относиться акт
Доверенности	Доверенность материальная	Название	Название доверенности
	Рег.№	Регистрационный номер документа
	Дата начала	Дата начала действия доверенности
	Дата окончания	Дата окончания действия доверенности
	Поверенный	Выбор поверенного из списка
	Краткое содержание	Краткое содержание документа
	Контрагент	Выбор контрагента из предварительно сформированного справочника
	По месту требования	Выбор варианта (Да/Нет)
	Суд	Выбор суда из справочника
	Доверенность представительская	Название	Название доверенности
		Рег.№	Регистрационный номер документа
		Дата начала	Дата начала действия доверенности
		Дата окончания	Дата окончания действия доверенности
		Краткое содержание	Краткое содержание документа
		Поверенный	Выбор поверенного из списка
		Контрагент	Выбор контрагента из предварительно сформированного справочника
		Суд	Выбор суда из справочника
		По месту требования	Выбор варианта (Да/Нет)
		Отозвана	Выбор варианта (Да/Нет)
Договора	Договор исходящий	Название	Краткое название договора
	Контрагент	Выбор контрагента из предварительно сформированного справочника
	Рег.№	Регистрационный номер документа
	Дата регистрации	Выбор даты регистрации документа в системе
	Краткое содержание	Текстовое поле для отображения информации о предмете договора
	Дело #	Выбор из списка дела, где хранится бумажная версия документа
	Дата	Выбор из списка индивидуальной номенклатуры дел
	Акты к договору	Ссылки на акты, связанные с договором
	Договор входящий	Название	Краткое название договора
	Контрагент	Выбор контрагента из предварительно сформированного справочника
	Рег.№	Регистрационный номер документа
	Дата регистрации	Выбор даты регистрации документа в системе
	Краткое содержание	Текстовое поле для отображения информации о предмете договора
	Дело #	Выбор из списка дела, где хранится бумажная версия документа
	Дата	Выбор из списка индивидуальной номенклатуры дел
	Акты к договору	Ссылки на акты, связанные с договором
	Приложение к договору	Название	Краткое название приложения
	Договор #	Выбор из списка договора, к которому относится приложение
	Рег.№	Регистрационный номер документа
	Дата регистрации	Дата регистрации документа в системе
	Краткое содержание	Краткое содержание приложения
Имущество	Документы по имуществу	Название	Название документа по материальному и нематериальному имуществу
Инструкции	Инструкции	Название	Название инструкции (внутреннего регламента) предприятия
Интересы	Интересы	Название	Название документа (интереса со стороны клиента)
Контрагент	Выбор контрагента из предварительно сформированного справочника
Информация	Информационные документы	Имя	Название информационного документа
Содержание	Краткое содержание документа
Личные дела	Документы из личного дела сотрудников	Название	Краткое название документа из личного дела
Сотрудник	Выбор сотрудника из списка, к которому относится документ
Документ #	Название документа по ОКУД (Выбор из списка)
Дата создания	Дата создания документа
Дело #	Выбор из списка дела, где хранится бумажная версия документа
Письма	Письмо исходящее	Название	Краткое название письма
	Контрагент	Выбор контрагента из предварительно сформированного справочника
	Рег.№	Регистрационный номер документа
	Дата регистрации	Дата регистрации документа в системе
	Краткое содержание	Текстовое поле для отображения краткого содержания письма
	На №	Выбор из списка связанных писем
	Дело #	Выбор из списка дела, где хранится бумажная версия документа
	Действия	Перечень действий, связанных с этим письмом
	Письмо входящее	Название	Краткое название письма
	Контрагент	Выбор контрагента из предварительно сформированного справочника
	Рег.№	Регистрационный номер документа
	Дата регистрации	Дата регистрации документа в системе
	Краткое содержание	Текстовое поле для отображения краткого содержания письма
	На ознакомление	Выбор из списка пользователя, к которому относится данное письмо
	На №	Выбор из списка связанных писем
	Дело #	Выбор из списка дела, где хранится бумажная версия документа
По проектам	Документы по проектам	Название	Краткое название документа
Приказы	Приказ по основной деятельности	Название	Названия приказа
Краткое содержание	Краткое содержание приказа
Приказ по кадрам	Название	Названия приказа
Краткое содержание	Краткое содержание приказа
Сотрудник	Выбор из списка сотрудника, к которому относится приказ
Приказ о	Выбор из списка темы приказа
Приказ по уставной деятельности	Название	Названия приказа
Краткое содержание	Краткое содержание приказа
Протоколы	Протокол	Название	Название протокола
Служебные записки	Обсуждение	Тема	Тема служебной записки
Основной текст	Текст служебной записки
Справки	Справка	Название	Название документа
Рег.№	Регистрационный номер документа
Дата регистрации	Дата регистрации документа в системе
Сотрудник	Выбор из списка сотрудника, к которому относится справка
Краткое содержание	Краткое содержание справки
Куда	Выбор цели выдачи справки
Уставные	Уставные документы (документ, заявление, приказ, протокол, устав, выписка)	Документ	Название документа
Источники	Выбор из списка источника документа
Тип документа	Выбор из списка типа документа
Содержание	Содержание документа
Дата выдачи	Выбор из календаря даты выдачи документа
Экземпляр	Выбор из списка (оригинал, дубликат, копия)
Дело #	Выбор из списка дела, где хранится бумажная версия документа
Шаблоны	Шаблоны документов	Название	Название шаблона документа
В избранных у	Пользователь, который добавил шаблон в избранные
Перейти к документу	Ссылка на библиотеку документов, где хранятся документы данного типа
Буква	Первая буква названия документа
Библиотека документов	Ссылка на библиотеку документов, где хранятся документы данного типа
Экономика	Документы, связанные с экономикой	Название	Название документа

2.3. Структура списков (справочников) и информации

В таблице 2 представлен перечень списков (справочников), а также структура их полей с описанием.