Методическое обеспечение разработки и реализации региональных целевых программ развития инновационной деятельности в сельском хозяйстве, развития консультационной поддержки сельского хозяйства и развития сельских территорий предусматривает разработку методических пособий по данным видам работ, основных используемых показателей и алгоритмов разработки и оформления региональных целевых программ. Данные разработки опираются на Порядок разработки и реализации федеральных целевых программ и межгосударственных целевых программ, в осуществлении которых участвует Российская Федерация (утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001г. № 000).
При выполнении научно-исследовательских и методических работ должна быть обеспечена научно-методическая и информационно-технологическая поддержка выполнения мероприятий данной стратегии в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям».
Источники:
1.Проект Стратегии развития консультационной деятельности на сельских территориях РФ на период до 2020 года.
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям».
3. Порядок разработки и реализации федеральных целевых программ и межгосударственных целевых программ, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001г. № 000.
4. . Сельское хозяйство России: точки роста и зоны запустения. Экономика сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий, № 4, 2012, с. 27-35).
5.http://www. /Курс_лекций_по_Государственному_управлению_инновационной_деятельностью.
Тема: Информационные технологии в сельском хозяйстве ()
1. Понятие информационных технологий
2. Проблемы стратегического управления в области информационных систем
1. Понятие информационных технологий
Современная информатика в принципе обеспечила доступ потребителей к научным знаниям, накопленным во всем мире. Объединение сетей и построение глобальной информационной системы привело к созданию принципиально новой предпринимательской среды, появлению возможности объявить о своем бизнесе миру и включиться в мировое разделение труда. В этой принципиально новой предпринимательской среде происходит постепенное слияние компьютерных сетей информации с рекламой, телевидением, кино, телефонными и видеопереговорами, средствами электронных развлечений. Звук (речь), текст и разнообразные чертежи и изображения мгновенно передаются по всему миру, в том числе и по индивидуальному заказу. Основное назначение информатики –предоставить потребителю возможность «конструировать» требуемую информационную продукцию в соответствии с индивидуальным вкусом.
Современная информационная технология отличается чем, что в ней широко используются электронные способы получения, хранения и распространения информации посредством информационно-коммуникационных общественных сетей. В новой информационной технологии громадный объем информации становится мгновенно доступным в любое время и в любой точке планеты. Информационная технология — это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и оперативности.
В современной экономике предприятие понимается как совокупность информационных, человеческих и технологических ресурсов и методов их взаимодействия, организованных для достижения стратегических целей. В автоматизированной информационной технологии (АИТ) предприятия все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме — в виде данных. Это позволяет рассматривать, например, процесс принятия решения как информационную технологию получения, осмысления и преобразования данных. Автоматизированная информационная технология дает возможность легко манипулировать многократно укрупненными данными, не вдаваясь в подробности, с тем чтобы корректировать стратегическую линию. И в то же время и так же легко АИТ позволяет обрабатывать детальную первичную информацию для решения тактических вопросов.
Автоматизированная информационная технология предлагает динамичный инструмент, при помощи которого можно передавать сообщения и анализировать данные для оперативного синтеза результатов за счет использования различных научных подходов. При этом в автоматизированной информационной системе (АИС), построенной на АИТ, более точно, чем в традиционном документообороте, отражается действительное состояние предпринимательской организации, полнее объясняются факты, обеспечиваются условия возможной взаимозаменяемости ресурсов, вырабатываются достаточно надежные альтернативные варианты решений, позволяющие предпринимателю принимать обоснованные управленческие решения. Конечно, даже самая лучшая АИС не дает абсолютных гарантий успеха, но существенно повышает его вероятность.
Современные предприятия (корпорации) рассматриваются в виде трехслойной структуры. Их базой являются капитал (любое благо, порождающее поток доходов) и иные производственные ресурсы корпорации. Второй слой – так называемая бизнес – платформа предприятия, включающая основное производство и его технологию, бизнес-стратегию и рынки. И, наконец, третий слой предприятия — бизнес – архитектура, в которую включен персонал, активно использующий информационную технологию.
Корпорация через информационную технологию активно взаимодействует с внешней средой, осуществляя эффективную обратную связь. Тем самым изменяются возможности корпорации в части повышения гибкости при реакции на изменения условий деловой среды, что позволяет считать их на следующем этапе развития кибернетическими корпорациями (киберкорпорациями). Киберкорпорация — это не пассивный участник рыночных отношений, а экономический субъект, постоянно изучающий изменения в производстве и на рынке и вводящий инновации в свою деятельность, чтобы завоевать, удержать и укрепить свои рыночные позиции.
Информационная технология и пользователь играют роль генератора дохода, когда они в процессе интерактивного диалога создают информационный продукт и порождают добавочную стоимость, обогащая и рафинируя исходное информационное сырье. Диктуемые бизнесом потребности в повышении качества управления, уровня соответствия информационных процессов реальным бизнес-процессам (в том числе ускорение документооборота и подготовки принятия управленческих решений) являются ключевым фактором для развития современных информационных систем. Автоматизированные информационные системы как связующее звено при выработке стратегии бизнеса, изменении управления, организации целенаправленной работы с персоналом играют значимую роль в успешной реализации стратегии предприятия в целом.
Современное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей. Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. В настоящее время существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию workflow — стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Информационная технология — это ключевой фактор, определяющий объем и род информации, которую компания может собрать, обработать и проанализировать. В то же время выбор информации, необходимой для подготовки и принятия решения, — задача не специалиста по вычислительной технике, а лица (или лиц), которое пользуется этой информацией. Чтобы понять, где граница информации, имеющей решающее значение для стратегических и оперативных решений, предприятию следует расширить информационную сеть на основе современного оборудования и технологии, а не пытаться сэкономить на этом, рискуя упустить ценную информацию.
Таким образом, успехи, достигнутые в развитии средств прикладной информатики, открывают возможности построения информационно-насыщенных рабочих мест и электронных офисов с совершенно новой основой творчества, когда единицей «общения» становится не страница книги, лист бумаги или чертежа, а активный информационный экран. Экранно-динамическое интерактивное моделирование внутри киберпространства раскрывает информационную картину объектов или процессов в их взаимосвязи и усиливает творческие возможности человека.
Современные системы управления проектами обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают: средства проектирования структуры работ по проекту; средства планирования по методу критического пути; средства планирования ресурсов; стоимостной анализ; средства контроля за ходом выполнения проекта; средства составления отчетов, построения графиков и диаграмм. Наряду с этими функциями наиболее распространенные пакеты по управлению проектами могут выполнять дополнительные функции: анализ рисков; учет рабочего времени исполнителей; расчет расписания при ограниченных ресурсах; интеграция системы управления проектами в корпоративные управленческие системы; настройка универсальных пакетов на специфику конкретной области.
Интегрированная автоматизированная информационная система управления проектами имеет как минимум три уровня управления: уровень стратегического управления; уровень текущего управления; уровень исполнения.
В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: один или несколько персональных компьютеров, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса); печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ) и др.
Наиболее известными пакетами по управлению проектами являются следующие: Artemis Project View, Open Plan Professional, Primavera Project Planner, Open Plan Desktop, Project 98, Project Scheduler, CA-Super Project, Sure Trak Project Manager, Time Line, AutoPLAN II, Project Workbench PMW, SAS/OR, Infinium, PLATINUM Process Continuum, Mac Project Pro, Plan Vien.
К офисным задачам относятся следующие: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, офисами предприятия и предприятиями.
Методы защиты информации — управление доступом к информации, регламентация, принуждение, побуждение. Средства защиты информации – аппаратные, программные, организационные, законодательные, морально-этические.
В 50-е, 60-е годы появились первые стратегические информационные системы. Они создавались с целью обеспечить себе преимущество в конкурентной борьбе. Классическим примером является создание и развитие автоматизированной системы бронирования и продажи авиабилетов SABRE. Система бронирования SABRE была создана авиакомпанией American Airlines в 1964 г. Штаб-квартира SABRE расположена в США. Автоматизированная система функционировала и развивалась, под различными марками распространялась в других регионах. В дальнейшем стратегические информационные системы бронирования авиабилетов получили свое развитие, превратившись в информационные системы туристического бизнеса.
Стратегическая информационная система (СИС) – компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации перспективных стратегических целей развития организации.
Стратегические информационные системы предназначены в первую очередь для решения неструктурированных задач, осуществления долгосрочного планирования и использования руководителями высшего ранга без посредников. Очень часто стратегические ИС разрабатываются и внедряются как неотъемлемая часть корпоративных информационных систем (КИС), поскольку невозможно осуществлять долгосрочное планирование, если отсутствует полная информация о деятельности предприятия.
Основная задача информационных систем стратегического уровня – сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности.
Для некоторых фирм огромный объем информации – неотъемлемая часть бизнеса. Информационная интенсивность – это степень зависимости продукта или фирмы от информации и ИТ. Страховые, банковские и другие организации являются фирмами с высокой интенсивностью информации, и ИС всегда в них будут играть главную роль при применении стратегий.
Стратегическая информационная система используется для получения конкурентного преимущества. Организация использует информационные системы для изменения баланса власти между конкурентами, поставщиками, фирмами, производящими товары-заменители.
Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?
2. Проблемы стратегического управления в области информационных систем
Сегодня инвестиции в системы и технологию внешними группами, такими, как покупатели, поставщики или конкуренты, требуют от организации изменения подхода к управлению ИС/ИТ для того, чтобы избежать значительных деловых рисков и недостатков. Недостаток последовательной стратегии ИС может привести к любому количеству перечисленных ниже проблем:
1. Конкуренты, поставщики и покупатели могут получить преимущества над организацией.
2. Цели могут стать недостижимыми из-за ограничений систем.
3. Системы не являются интегрированными, что влечет за собой удвоение затрат, небрежность, провалы и скудость управленческой информации.
4. Запоздалое введение систем не приносит предполагаемой прибыли из-за слабой ориентации на ключевые цели.
5. Приоритеты и планы постоянно меняются, что порождает конфликты между пользователями и персоналом ИС, уменьшая тем самым производительность.
6. Выбранные технологии не объединяют, а даже скорее разъединяют в бизнесе.
7. Не существует средств для создания подходящих ИС/ИТ уровней ресурсов, чтобы оценить вложения и создать постоянство приоритетов.
Бизнес-стратегия организации формулируется путем анализа различных внутренних и внешних входных сигналов с использованием ряда возможностей для создания планов целей, политики и действий. Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей (что должно быть сделано) должно быть затем переведено в решения, основанные на технологии (как потребности могут быть удовлетворены). ИС/ИТ могут и должны быть учтены в процессе формулирования стратегии, в условиях которой они могут содействовать деловой стратегии.
Потенциальное влияние ИС/ИТ на организацию в ее долевой среде будет зависеть не только от того, что она хочет сделать, но также от того, что делают другие, или на что они способны.
Двумя компонентами стратегии ИС/ИТ являются стратегия информационных систем и стратегия информационной технологии.
Стратегия информационных систем определяет потребности бизнеса и его отдельных функций в информации и системах. Если организация состоит более чем из одного бизнеса, тогда каждый из них будет определять для себя такого рода стратегию и в добавление будет существовать стратегия для удовлетворения общих корпоративных потребностей.
Стратегия ИС должна определять, какие ИС необходимы для бизнеса в обозримом будущем, базируясь на анализе бизнеса, его среды и основной бизнес-стратегии. Цель состоит в определении спроса на операции ИС/ИТ, связанные строго с бизнес-планом и положениями. Подобные потребности со временем будут меняться, и спрос должен постоянно корректироваться с учетом приоритетов основных бизнес – направлений.
Иногда удовлетворить все эти требования за короткий промежуток времени не представляется возможным экономически или технически, но с течением времени они становятся все более достижимыми. Стратегия должна также определять того, кто в рамках организации будет ответственным за планирование, доставку и введение необходимых информационных систем.
Список литературы:
1. Землянский технологии в экономике. Учебник.- М.: КолосС, 2004.-336с.
2.. Морев информационные технологии: Учебное пособие. – Владивосток: Издательство Дальневосточного университета, 200с.
3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 01.01.2001.
Тема Электронный документооборот ()
1. Определение, принципы и классификация СЭД
2. Регламентация электронного документооборота
3. Проблемы внедрения СЭД на предприятии
1. Определение, принципы и классификация СЭД
С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос – организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.
Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях – полностью парализовать работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.
Внедрение электронного документооборота на предприятии – задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих на предприятии бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота меняется стиль управления бизнесом. Переходить или не переходить на электронный документооборот? Если да – то какую систему электронного документооборота (СЭД) выбрать? Как быстро окупится система? Каких усилий и средств потребует техническая поддержка системы во время ее штатной эксплуатации? На все эти и другие вопросы, так или иначе, придется ответить, прежде чем будет принято решение о приобретении и установке СЭД на Вашем предприятии.
В данной лекции рассмотрены:
· определения и классификация СЭД;
· причины, из-за которых необходимо переходить на электронный документооборот;
· современные СЭД российских поставщиков и функциональность, которую они предлагают;
· критерии выбора поставщика СЭД…
Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management или EСM. В данном случае речь идет об управлении корпоративной информацией, то есть прямым аналогом СЭД.
Основными принципами СЭД являются:
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Все известные СЭД на сегодняшний день условно можно классифицировать на 3 группы.
1 группа. Универсальные «коробочные» СЭДО:
· стандартный набор функций;
· невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
· низкие временные затраты на приобретение и установку;
· относительно низкая стоимость;
· необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2 группа. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
· максимально персонифицированная система;
· большие временные затраты;
· высокая стоимость разработки;
· сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3 группа. Комбинированные СЭДО:
· базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
· полное соответствие нуждам предприятия;
· небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
· стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
· передача заказчику прав на продукт;
· простота освоения и использования;
· полная локализация;
· удобный интерфейс;
· взаимодействие с существующими офисными приложениями.
Электронный документооборот ни в коем разе не должен внедряться как дань моде на «прогрессивные технологии». Если Ваш бизнес успешно работает и без электронного или даже вообще без бумажного документооборота, очень маловероятно, что установка СЭД сделает его более эффективным. Речь в данном случае, скорее всего, может идти лишь об удобстве работы с документами. Так, например, мы все давно уже привыкли к электронной почте и к «общепринятому» пользовательскому интерфейсу почтового клиента, в котором Ваши письма разложены по папкам. Аналогичным образом СЭД поместит Ваши документы в некоторые папки и примет на себя все проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов. Оптимальным решением здесь может быть такой интерфейс клиентской части СЭД, в который интегрированы функции привычного почтового клиента, например, такого как Microsoft Outlook. Т. е. Вы получите возможность единым образом работать как с электронными письмами, так и прочими электронными документами.
Однако если на Вашем предприятии существуют нижеперечисленные проблемы, простым хранилищем документов не обойтись, и Вам стоит всерьез задуматься над автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами:
· Существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, рассмотрение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ.
· Совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.
· Оперативность принятия и выполнения решений низкая и постоянно снижается.
· Нахождение виновных в нарушении исполнительской дисциплины становится проблематичным.
· Количество форм для отчетности растет.
· Существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны.
Итак, с чего же начинается внедрение или построение СЭД на предприятии? Конечно же, с разработки технического задания (ТЗ)…
Для чего необходимо Техническое задание на СЭД? ТЗ это и есть тот эскиз по которому будет «строиться» система, описание того результата, который ваша компания получит после внедрения. Есть два основных варианта, когда необходимо ТЗ:
● Конкурс (тендер), когда вы только выбираете систему;
● Приложение к договору, когда вы прописываете не только функционал, но и требования к результату работ.
Отличие между ними одно – в первом случае СЭД не выбрана, т. е. пишем требования к «идеальной» СЭД, во втором случае – СЭД определена, поэтому надо четко зафиксировать результаты и характеристики ее внедрения. Далее рассмотрим процесс подготовки ТЗ в том и другом случае.
Случай первый. Тендерный.
Итак, вы решили выбрать и внедрить СЭД – с чего начать написание ТЗ? Начните с того, что определите наиболее важные для вашей компании функциональные характеристики СЭД. Начните с «Холста» - определите технические требования к СЭД, например, используемая промышленная СУБД, наличие кросс-браузерного интерфейса и т. д. Далее «загрунтуйте холст» – определите перечень решаемых СЭД бизнес-задач. После этого сделайте «наброски» - перечень общих функций вашей СЭД, а затем уже «рисуйте детали» - конкретные выполняемые функции, особенности интерфейса и так далее, т. е. то, что позволит решить поставленные бизнес-задачи наиболее эффективным способом.
Получившееся ТЗ - «картину» - отдайте на оценку коллегам, кто может посмотреть на нее «сверху», не привязываясь к мелочам, оценить ее пригодность к вашему предприятию. Возможно, потребуется ТЗ доработать, а после чего выставлять на «аукцион» - искать СЭД, которая максимально будет соответствовать ТЗ, поэтому рекомендую к текстовому документу, где будет описаны требования ТЗ, составить и табличный документ. В нем зафиксируйте требования, с указанием веса (значимости) данного требования для вашей компании, опросив поставщиков и посмотрев различные СЭД, вы заполните таблицу и получите итоговый балл по каждой СЭД.
Конечно, всегда можно поступить проще – если у вас нет таланта «художника», вы можете нанять «мастера» со стороны – и в результате получить готовое ТЗ. Но не забывайте, что если ТЗ для вас будет готовить поставщик той или иной СЭД, то он «нарисует» его под свою систему, причем не со зла, просто привычка.
Случай второй. Договорной.
Итак, с системой вы уже определились, теперь надо подготовить техническое задание непосредственно на внедрение СЭД. Тут «рисовать» проще.
● Во-первых, вы всегда можете запросить «трафарет» - пример ТЗ – от поставщика СЭД. Адаптировать его, прописав свои требования и пожелания.
● Во-вторых, вы можете пообщаться с заказчиками данной СЭД, посмотреть их «картины» - внедренные СЭД, выяснить подводные камни и особенности внедрения и в своем ТЗ прописать именно их.
И это не полный список, были примеры, когда готовые ТЗ под конкретную систему заказчик находил и в Интернете.
2. Регламентация электронного документооборота
Успешное внедрение системы электронного документооборота не всегда является гарантией ее эффективной эксплуатации, поскольку для этого необходимо решить целый ряд вопросов. Прежде всего следует регламентировать электронный документооборот, работу пользователей в системе, электронное взаимодействие сотрудников и пр.
Регламентация является, по сути, созданием системы локальных нормативных актов, устанавливающих стандарты предприятия в отношении регламентируемого вида деятельности. До внедрения СЭД документооборот в организации регламентирует, как правило, Инструкция по делопроизводству. Какие документы рекомендуется создать для максимально эффективной работы сотрудников в СЭД?
Автоматизация любой деятельности представляет собой качественное изменение процессов, ее составляющих. Автоматизация документооборота — не исключение. Чтобы обеспечить персоналу возможность безболезненно перейти на новую модель работы с документами (современную электронную, а не классическую бумажную), а также максимально быстро и легко в дальнейшем подключать к работе в СЭД новый персонал, желательно регламентировать электронный документооборот.
Упорядоченное и отлаженное подключение к работе в СЭД новых сотрудников особенно актуально в связи с тем, что в тот или иной документоориентированный процесс в любой момент могут быть вовлечены работники, ранее прямого отношения к этим процессам не имевшие. Очевидно, что для получения от них какого-либо заранее предполагаемого результата в локальных нормативных актах должны быть закреплены требования к организации документооборота посредством СЭД, а сам работник должен быть не только ознакомлен с этими актами, но и обязан выполнять прописанные в них требования.
Вообще регламентация любой деятельности, особенно процессно-ориентированной (к которой, в частности, относятся и процедуры документооборота), должна совершенствоваться. И первым шагом в данном направлении является анализ имеющихся регламентирующих документов (либо констатация их отсутствия или длительной неактуальности) и приведение их в должный вид.
Как правило, регламентацией в организации занимаются подразделения, функционально ответственные за процедуры документооборота. Логично, что эти же службы ответственны и за регламентацию электронного документооборота как вида документооборота. Максимально быстро и эффективно справиться с разработкой регламентирующей электронный документооборот документации работникам общего отдела, секретариата или канцелярии позволяет знание процессов управления организацией и документооборота.
Значительный вклад в регламентацию деятельности в целом и в регламентацию процессов электронного документооборота в частности могут оказать и сотрудники службы качества организации — структурного подразделения, ответственного за функционирование системы менеджмента качества (СМК) и сертификацию СМК на соответствие стандартам ГОСТ Р ИСО 9001 (ISO 9001).
Структура регламентации работы в СЭД
Вне зависимости от размеров организации и объемов ее документооборота рекомендуется разработать:
· Положение о документообороте предприятия (регламентирует классический и электронный документооборот одновременно);
· Регламенты обработки документации в СЭД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).
Положение о документообороте
Положение о документообороте предприятия определяет требования как к документообороту организации в целом, так и к документообороту, организуемому посредством СЭД.
При первом подходе производится актуализация уже имеющегося Положения о документообороте путем включения в него разделов, характерных для документооборота электронного, к примеру, следующих:
· понятие электронного документа, его действительность;
· электронная цифровая подпись;
· придание документации юридической значимости;
· защита электронного документа;
· подлинность электронного документа;
· оригиналы и копии электронных документов, а также их заверение;
· создание и отправка электронного документа;
· время и место создания и нахождения электронного документа;
· управление информацией и ее носителями.
Таким образом, актуализация нормативного документа проводится добавлением к нему отдельных частей (разделов, глав, приложений). Этот подход также интересен тем, что позволяет осуществлять дальнейшее внесение в документ изменений путем замены устаревших разделов, исключая необходимость полной его переработки.
Альтернативный, но более длительный подход в разработке актуальных документов по регламентации электронного документооборота заключается в том, чтобы провести анализ каждого раздела в положении о документообороте, дополняя либо изменяя его в соответствии с новыми требованиями, появившимися при внедрении в компании СЭД.
Регламенты обработки документации в СЭД
С разработкой регламентов (нормативных документов, значительно более точных, чем положения или инструкции) дело обстоит сложнее.
Перед началом разработки регламента следует определить и зафиксировать цели, которые мы ставим перед собой, используя этот документ. Это позволит нам в дальнейшем сохранить возможность контроля за общими требованиями к документу.
Перед началом регламентации электронного документооборота также необходимо составить перечень автоматизированных системой электронного документооборота процессов.
Как правило, можно выделить следующие процессы электронного документооборота, связанные с обработкой разного типа документации:
· обработка входящей корреспонденции;
· работа с обращениями граждан;
· подготовка исходящей корреспонденции;
· работа с распорядительной документацией;
· работа с нормативной документацией;
· контроль исполнения поручений.
Есть также частные процессы документооборота:
· архивное дело;
· управление документацией;
· групповая работа с документацией.
Методика разработки регламента
1. В рамках регламентируемого процесса выделяем цепочку исполнителей (сотрудников, участвующих в данном документоориентированном процессе).
2. Проводим опрос исполнителей, детально документируя порядок их работы с документацией, после чего выделяем по каждому исполнителю следующий набор атрибутов:
· общее наименование работ, выполняемых исполнителем (наименование процедуры);
· ФИО исполнителя и его должность;
· порядок работ при выполнении процедуры;
· событие, инициирующее работы по процедуре;
· срок исполнения работ по процедуре;
· требования к входным материалам;
· требования к выходным данным.
10. Разрабатываем графическую модель регламентируемого процесса, представляющую собой графическое отображение порядка работ по процессу (наименованиям и последовательности в нем отдельных процедур).
На основании предлагаемых тезисов етализировано записываем требования к регламентируемому процессу:
1) общие положения (назначение, область применения, определения и сокращения, принятые в документе);
2) условия и ограничения (условия инициации процесса, требования к инициирующему фактору и к результатам процесса, а также условия, при которых производятся отступления от регламентируемых работ);
3) порядок работ (детальное и попроцессное описание процедур, входящих в состав процесса);
4) ответственность руководства (устанавливает должности лиц, осуществляющих контроль исполнения регламентирующего документа, а также порядок реагирования на отклонения в его работе);
5) хранение и архивирование (устанавливает физическое местонахождение оригиналов нормативной документации, а также условия его хранения во время действия и после него);
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 |
