УТВЕРЖДЕН
приказом Государственного университета - Высшей школы экономики
31-04/1085 № 25.09.2009 г.
РЕГЛАМЕНТ
подготовки и проведения заседаний ректората
Государственного университета - Высшей школы экономики
I. Общие положения
1.1. Ректорат является совещательным органом при ректоре Государственного университета - Высшей школы экономики (далее - ГУ-ВШЭ).
1.2. Состав ректората утверждается приказом ректора.
1.3. Заседания ректората проводятся по понедельникам, за исключением дней, совпадающих с нерабочими праздничными днями.
1.4. По решению ректора заседания ректората могут проводиться в неполном составе (оперативное совещание).
1.5. Заседания ректората в последний понедельник перед заседанием ученого совета ГУ-ВШЭ проводятся в расширенном составе с участием: директоров филиалов ГУ-ВШЭ, деканов факультетов, заведующих отделениями.
1.6. Председателем заседания ректората является ректор. В случае отсутствия ректора по его поручению заседание ведет первый проректор.
1.7. Подразделением, ответственным за подготовку и проведение заседаний ректората, а также за подготовку, оформление и рассылку протоколов по итогам заседаний является Секретариат ректора.
1.8. Информация о проведении очередного заседания и его составе, материалы по вопросам повестки заседания ректората размещаются работником Секретариата ректора в пятницу, предшествующую заседанию, на странице ректората корпоративного портала ГУ-ВШЭ.
1.9. Присутствие на заседании членов ректората является обязательным.
В случае невозможности участия в заседании член ректората обязан до 15.00 в пятницу, предшествующую дню заседания, проинформировать Секретариат ректора по электронной почте или по телефону о причинах отсутствия, а также предоставить информацию о кандидатуре заменяющего его работника.
II. Подготовка документов к заседанию ректората
2.1. Повестка заседания ректората формируется на основании документов, представленных к рассмотрению членами ректората, по предложениям председателя заседания ректората, а также на основании решений и документов органов управления ГУ-ВШЭ, иных совещательных органов.
2.2. Повестка дня заседания ректората утверждается ректором.
2.3. Документы для рассмотрения на заседании ректората должны быть представлены в Секретариат ректора работником, ответственным за подготовку вопроса по повестке заседания, в бумажном и электронном виде в четверг, предшествующий дню заседания ректората, не позднее 16.00.
2.4. Документы, предоставляемые на заседание ректората, должны иметь визы согласования:
o ответственного за подготовку вопроса по повестке заседания;
o координирующего (первого) проректора/директора направления;
o директора направления и руководителей подразделений, в чьи полномочия входит обсуждаемый вопрос*;
2.4.1. Проекты локальных актов должны иметь визы согласования:
o ответственного за подготовку вопроса;
o координирующего (первого) проректора/директора направления;
o начальника Управления делами;
o начальника Правового управления;
o директора по административной работе;
o директора по финансовой работе.
2.4.2. Если вопрос, включенный в повестку заседания ректората, является спорным и в ходе подготовки документов невозможно собрать все визы согласования, в порядке исключения документы предоставляются с визами ответственного за подготовку вопроса и зафиксированными разногласиями либо замечаниями, полученными в процессе согласования данного документа.
2.5. Документы, представленные в Секретариат ректора без соответствующих виз согласования или после указанных в п. 2.3. сроков, могут быть внесены в повестку только по решению ректора.
2.6. Документы для рассмотрения на заседании ректората должны быть представлены с проектом решения ректората по данному вопросу, завизированным ответственным за подготовку и координирующим (первым) проректором / директором направления.
Документы по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседании ученого совета ГУ-ВШЭ, должны быть предоставлены в Секретариат ректора вместе с проектом решения ученого совета ГУ-ВШЭ, завизированным ученым секретарем ГУ-ВШЭ.
o Документы по вопросам, рассматриваемым другими совещательными органами (финансовый комитет, Совет директоров структурных подразделений дополнительного образования и т. д.) и включаемым в повестку дня заседания ректората на основании их решений, должны быть представлены вместе с выпиской из протокола заседания соответствующего органа.
2.7. Ответственный за подготовку вопроса, включенного в повестку дня заседания ректората, должен не позднее 12.00 пятницы проинформировать Секретариат ректора по телефону или по электронной почте о необходимости подготовки технических средств для выступления на заседании ректората (заказ проектора, аудиозаписи и т. п.).
III. Лица, участвующие в заседаниях ректората
3.1. На заседание ректората могут приглашаться в качестве докладчиков по вопросам повестки заседания ректората, а также для участия в обсуждении или для выступления в качестве экспертов лица, не являющиеся членами ректората.
3.2. Приглашение докладчиков, экспертов или иных лиц, не являющихся членами ректората, осуществляет ответственный за подготовку вопроса, включенного в повестку заседания ректората.
Список лиц, приглашаемых на заседание, должен быть представлен в Секретариат ректора вместе с материалами по повестке заседания ректората и согласован с ректором при утверждении повестки заседания ректората.
IV. Регламент заседания ректората
4.1. Регламент обсуждения вопросов:
o доклад по вопросу повестки дня минут,
o вопросы и выступления в прениях - не более 15 минут по пункту повестки.
4.2. Решение по результатам обсуждения вопроса принимает председатель заседания ректората.
V. Протокол заседания Ректората
5.1. Решения ректората оформляются протоколом.
5.2. Проект протокола готовится работником Секретариата ректора в течение одного рабочего дня после заседания ректората и рассылается членам ректора по электронной почте для согласования. Замечания и дополнения к проекту протокола члены ректората направляют в Секретариат ректора по электронной почте до 15.00 среды.
5.3. Протокол заседания ректората подписывает ректор и первый проректор, если он вел заседание ректората в отсутствие ректора.
5.4. Подписанный и зарегистрированный протокол направляется в электронном виде членам ректората, работникам, ответственным за исполнение поручений ректората, а также лицам, участвовавшим в заседании ректората, и размещается на сайте ректората в разделе «Последнее заседание» и в разделе «Протоколы».
5.5. Оформление и контроль исполнения поручений ректората осуществляется в соответствии с локальным актом ГУ-ВШЭ, устанавливающим порядок контроля исполнения поручений.
VI. Утверждение и изменение Регламента
6.1. Настоящий Регламент и изменения в нем утверждаются приказом ректора ГУ-ВШЭ.
* например, директора по финансовой работе, если в документах содержатся финансовые вопросы; директора по административной работе, если в документах содержатся кадровые или регламентные вопросы; начальника Правового управления, если в документах содержатся юридические нормы или решения, затрагивающие права работников ГУ-ВШЭ.
