УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета по управлению архивным делом Ростовской области ____________ «23» марта 2012 года |
Должностной регламент
ведущего специалиста отдела организационно-методической и
научной работы, хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов комитета по управлению архивным делом
Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Должность государственной гражданской службы области - ведущий специалист отдела организационно-методической и научной работы комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее – ведущий специалист) относится к группе старших должностей государственной гражданской службы категории «специалисты».
1.2. Государственный гражданский служащий Ростовской области (далее - гражданский служащий), замещающий указанную в п.1 настоящего должностного регламента должность гражданской службы, назначается и освобождается от должности приказом председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее - председатель комитета).
1.3. Непосредственная подчиненность гражданского служащего, порядок наделения его полномочиями, порядок замещения гражданского служащего, а также порядок делегирования его полномочий устанавливается председателем комитета.
1.4. В период временного отсутствия гражданского служащего исполнение его должностных обязанностей возлагается на другого гражданского служащего в соответствии с установленным распределением должностных обязанностей.
1.5. Ведущий специалист отдела осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:
Конституции Российской Федерации;
Федеральных законов:
-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
–ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
от 01.01.2001 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
от 27 июля 2010 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Указа Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
Областных законов Ростовской области:
-ЗС «Устав Ростовской области»;
-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;
-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;
Указа Губернатора Ростовской области «О Регламенте Правительства Ростовской области»;
иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов, указаний Федерального архивного агентства, областных законов, указов и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области;
положения о комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
положения об отделе организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета;
настоящего должностного регламента.
2. Квалификационные требования к
ведущему специалисту
2.1. На должность ведущего специалиста отдела назначается лицо, имеющее:
2.1.1. Высшее профессиональное образование.
2.1.2. Для замещения должности, относящейся к группе старших должностей гражданской службы – требования к стажу государственной гражданской службы Ростовской области, Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности не предъявляются.
Обязательными являются знания в области использования информационных технологий уровня «Базовый» и «Расширенный».
2.2. Ведущий специалист отдела должен знать:
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Федеральные законы:
-ФЗ «О системе государственной службе Российской Федерации»;
-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
от 01.01.2001 3 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
-ФЗ «О персональных данных»;
-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с ратификацией Конвенции Организации Объединенных Наций против коррупции от 01.01.01 года, Конвенции об уголовной ответственности за коррупцию от 01.01.01 года и принятием Федерального закона «О противодействии коррупции»»;
-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Указы Президента Российской Федерации:
«Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
«О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» и в общие принципы, утвержденные этим Указом»;
«О некоторых социальных гарантиях лицам, замещавшим государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы»;
«О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»;
«О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценка их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)»;
«О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;
«О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»;
«Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
«О порядке и условиях командирования федеральных государственных служащих»;
Приказ министерства информационных технологий и связи Российской Федерации «Об утверждении квалификационных требований к федеральным государственным гражданским служащим и государственным гражданским служащим субъектов Российской Федерации в области использования информационных технологий»;
Областные законы Ростовской области:
-ЗС «Устав Ростовской области»;
-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
-ЗС «О Реестре государственных должностей Ростовской области и Реестре должностей государственной гражданской службы Ростовской области»;
-ЗС «Об обращениях граждан»;
-ЗС «Об областном государственном заказе на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Ростовской области»;
-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;
-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;
-ЗС «О денежном содержании государственных гражданских служащих Ростовской области»;
-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
-ЗС «О Правительстве Ростовской области»;
Постановление Администрации Ростовской области «Об утверждении Положения о представлении сведений о полученных государственным гражданским служащим Ростовской области доходах, принадлежащих ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, и обязательствах имущественного характера»;
Постановление Администрации Ростовской области «О проведении аттестации государственных гражданских служащих в Администрации Ростовской области»;
Постановление Правительства Ростовской области «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей государственной гражданской службы Ростовской области, и государственными гражданскими служащими Ростовской области сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;
Постановление Правительства Ростовской области «О совершенствовании порядка подготовки и представления докладов о результатах и основных направлениях деятельности областных органов исполнительной власти»;
Регламент Правительства Ростовской области;
распределения обязанностей между Губернатором Ростовской области и его заместителями; Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;
Инструкцию по делопроизводству Правительства Ростовской области;
иные нормативные правовые акты Российской Федерации по направлениям профессиональной деятельности;
положение об отделе организационно-методической и научной работе комитета;
настоящий должностной регламент;
основы государственного и муниципального управления;
основы трудового права;
организации труда, управления;
правил и норм охраны труда и противопожарной защиты;
Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области, правила делового этикета.
2.3. Ведущий специалист должен уметь:
работать с людьми, вести деловые переговоры, воспринимать конструктивную критику, владеть навыками подготовки делового письма, эффективно взаимодействовать с другими организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, населением;
быть требовательным, энергичным, настойчивым, принимать советы других коллег, признавать свою неправоту, ставить достижимые цели и выполнимые задачи, оперативно принимать и реализовывать решения, адаптироваться к ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;
использовать современные информационные технологии, компьютерную и другую оргтехнику;
систематически повышать свою квалификацию;
не допускать личностных конфликтов с сотрудниками и представителями вышестоящих органов;
знать основы государственного и муниципального управления;
использовать модули уровней «Базовый» и «Расширенный» квалификационных требований, разработанных Минздравсоцразвития России и одобренные Правительственной комиссией по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления протоколом от 01.01.2001 г. № 4, в области использования информационных технологий:
- аппаратное и программное обеспечение;
- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;
- общие вопросы в области обеспечения безопасности;
- навыки работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;
- работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;
- работы в операционной системе;
- управления электронной почтой;
- работы в текстовом редакторе;
- работы с электронными таблицами;
- подготовки презентаций;
- использования графических объектов в электронных документах
- работы с базами данных;
- знания систем взаимодействия с гражданами и организациями;
- учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения федеральными органами государственной власти основных задач и функций;
- систем межведомственного взаимодействия;
- систем управления государственными информационными ресурсами;
- информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных;
- систем управления электронными архивами;
- систем информационной безопасности;
- систем управления эксплуатацией.
3. Должностные обязанности, права и ответственность
ведущего специалиста
3.1. Должностные обязанности:
3.1.1. Ведущий специалист в пределах своей компетенции осуществляет следующие полномочия:
организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
сводный учет и анализ состояния материально-технической базы архивных учреждений области;
комплектование архивов научно-технической документацией, фотодокумен-тами, фондами личного происхождения;
государственный учет документов АФ РФ в музеях и библиотеках;
учет работы по исполнению запросов организаций и граждан;
внедрение в практику работы архивов современных автоматизированных технологий;
контроль за подготовкой материалов для пополнения БД «Архивный фонд» по курируемым архивам;
организационно-методическое руководство (кураторство) архивными учреждениями городов Батайска, Волгодонска, Каменск-Шахтинского, Волгодонского, Боковского, Веселовского, Егорлыкского, Зерноградского, Каменского, Кагальницкого, Милютинского, Октябрьского, Ремонтненского, Цимлянского, Чертковского районов.
3.1.2. Ведущий специалист участвует в решении наиболее важных вопросов развития архивного дела в области и деятельности комитета.
3.1.3. Исходя из задач отдела организационно-методической и научной работы комитета ведущий специалист:
несет ответственность за невыполнение задач, возложенных на него и за неисполнение утвержденных председателем комитета должностных обязанностей;
вносит предложения о заключении комитетом договоров с организациями и специалистами на проведение работ, оказание услуг, связанных с работой отдела;
осуществляет мероприятия по контролю за соблюдением архивного законодательства Российской Федерации и Ростовской области;
организует изучение, обобщение и распространение передового опыта работы архивных учреждений области;
обязан:
уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокураты или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;
принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов;
в письменной форме уведомлять своего непосредственного начальника о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно.
3.2. Права ведущего специалиста:
3.2.1. Ведущий специалист при исполнении своих должностных обязанностей обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.2.2. Ведущий специалист имеет право:
запрашивать от работников комитета и руководителей государственных архивов и архивов муниципальных городов и районов области необходимую информацию и документы;
представлять по поручению председателя комитета комитет в законодательных и исполнительных органах власти области и органах местного самоуправления по кругу вопросов, входящих в ведение комитета;
принимать участие в проверке деятельности архивных служб области, представлять председателю комитета предложения по совершенствованию их деятельности;
вносить предложения по улучшению архивной работы.
3.3. Ответственность ведущего специалиста:
3.3.1. Ведущий специалист несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностным регламентом. За разглашение сведений, составляющих государственную, коммерческую тайну, а также конфиденциальных сведений, касающихся деятельности юридических лиц и граждан, гражданский служащий несет ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.
4. Перечень вопросов, по которым
ведущий специалист вправе или обязан самостоятельно
принимать управленческие или иные решения
4.1. Ведущий специалист вправе:
давать консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций;
принимать участие в подготовке проектов актов, управленческих и иных решений по вопросам, отнесенным к его компетенции, в соответствии с задачами, возложенными на отдел;
4.2. Ведущий специалист обязан:
в пределах своей компетенции принимать участие в оказании комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственных услуг гражданам и организациям в соответствии с функциями отдела;
выполнять поручения председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области, а также другие функции в пределах должностных полномочий и в соответствии с компетенцией.
5. Перечень вопросов, по которым ведущий специалист вправе
или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных
правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
5.1. Ведущий специалист вправе принимать участие:
в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам деятельности комитета в рамках его полномочий в соответствии с Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области.
5.2. Ведущий специалист обязан принимать участие:
в заседании ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области.
6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов
управленческих и иных решений, порядок согласования и
принятия данных решений
6.1. Ведущий специалист принимает участие в разработке, подготовке, согласовании и рассмотрении проектов управленческих и иных решений в сроки и в порядке, определяемые Регламентом Правительства Ростовской области и Регламентом комитета.
7. Порядок служебного взаимодействия ведущего специалиста в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями
7.1. Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав ведущий специалист в пределах своей компетенции осуществляет взаимодействие с гражданскими служащими Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальными служащими, а также с организациями и гражданами в порядке, определенном Регламентом Правительства Ростовской области и Регламентом комитета.
8. Перечень государственных услуг, оказываемых ведущим специалистом гражданам и организациям в соответствии с
административным регламентом государственного органа
8.1. При выполнении своих должностных обязанностей ведущий специалист отдела оказывает следующие государственные услуги:
8.1.1. По организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.
8.1.2. По организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
8.1.3. По информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
8.2. Дает консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций.
9. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста комитета
9.1. Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста оценивается по следующим показателям:
9.1.1. Качество деятельности (результата):
соответствие требованиям, предъявляемым к должности;
подготовка документов в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов;
точность/недопущение ошибок;
другие.
9.1.2. Своевременность решения поставленных задач.
9.1.3. Организация труда:
производительность (объем выполненной работы за расчетный период);
результативность (мера достижения поставленных задач/целей);
соблюдение дисциплины (отсутствие прогулов, опозданий и т. д.);
9.1.4. Мотивация:
заинтересованность в выполняемой работе;
использование творческого подхода при решении поставленных задач.
9.1.5. Профессионализм:
соответствие требованиям, предъявляемым к должности;
знание смежных сфер, использование системного подхода в работе;
широта профессиональных знаний.
9.1.6. Другие критерии в соответствии с особенностями профессиональной деятельности:
достижение целей, поставленных руководителем при организации и проведении совещаний, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию комитета.
