Документированная процедура система качества (стр. 3 )

	ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования «ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Документированная процедура
Управление документацией
Регламент обработки персональных данных работников

	Должность	Фамилия/Подпись	Дата
Разработал	Начальник отдела кадров
Проверил	Начальник ОУКОН и ИД
Согласовал	Начальник юридического отдела
Версия 1.0	Без подписи документ действителен 8 часов. Дата и время распечатки	КЭ:___________	УЭ № _______	Стр. 11 из 24

3.4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах университета в со­ответствии с настоящим Регламентом. 3.4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномочен­ным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные дан­ные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции. 3.4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех све­дений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции. 3.4.1.7. Персональные данные работника передаются: - в бухгалтерию (в рамках программы 1С: зарплата и кадры); - Ученому секретарю Ученого совета (в рамках конкурсных процедур, выборов). 3.4.1.8. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию толь­ко теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции. 3.4.2. Хранение и использование персональных данных работников. 3.4.2.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров. 3.4.2.2. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обра­ботку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде — локаль­ной компьютерной сети и компьютерной программе «1С: Зарплата и кадры», «СВ-кадры». 3.4.2.3.Сведения о работниках организации хранятся на бумажных в отделе кадров и ОДОУ (архив) и электронных носителях в отделе кадров, бухгалтерии, отделе АСУ. Для хранения бумажных носителей используются специально оборудованные шкафы и сейфы, которые запираются и опечатываются, доступ к электронным носителям ограничен паролем. Сведения о работниках располагаются в алфавитном порядке. Ключ от шкафов и сейфов, в которых хранятся сведения о работниках, находится у надлежащим образом уполномоченного работника отдела кадров. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

	ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования «ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Документированная процедура
Управление документацией
Регламент обработки персональных данных работников

	Должность	Фамилия/Подпись	Дата
Разработал	Начальник отдела кадров
Проверил	Начальник ОУКОН и ИД
Согласовал	Начальник юридического отдела
Версия 1.0	Без подписи документ действителен 8 часов. Дата и время распечатки	КЭ:___________	УЭ № _______	Стр. 12 из 24

3.4.2.4.Конкретные обязанности по хранению личных дел работников, заполнению, хранению и выдаче трудовых книжек (дубликатов трудовых книжек), иных документов, отражающих персональные данные работников, возлагаются на работников отдела кадров и закрепляются в трудовых договорах, заключаемых с ними, должностных инструкциях, локальных нормативных актах. 3.4.2.5. В отношении некоторых документов законодательством РФ могут быть установлены иные требования хранения, чем предусмотрено настоящим Регламентом. В таких случаях следует руководствоваться правилами, установленными соответствующим нормативным правовым актом. 3.4.2.6.Работодатель обеспечивает ограничение доступа к персональным данным работников лицам, уполномоченным законом либо работодателем для получения соответствующих сведений. 3.4.3. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если пер­сональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию: - наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя; - цель обработки персональных данных и ее правовое основание; - предполагаемые пользователи персональных данных; - установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных. 3.5. Доступ к персональным данным работников 3.5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют: - ректор; - работники отдела кадров; - работники отдела АСУ (в рамках программ «СВ-кадры», «1С:зарплата и кадры»)

	ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования «ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Документированная процедура
Управление документацией
Регламент обработки персональных данных работников

	Должность	Фамилия/Подпись	Дата
Разработал	Начальник отдела кадров
Проверил	Начальник ОУКОН и ИД
Согласовал	Начальник юридического отдела
Версия 1.0	Без подписи документ действителен 8 часов. Дата и время распечатки	КЭ:___________	УЭ № _______	Стр. 13 из 24

- работники расчетной части бухгалтерии (в рамках программ «СВ-кадры» «1С:зарплата и кадры»); - начальник I-го отдела (информация о фактическом месте прожива­ния и контактные телефоны работников); работники секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные те­лефоны работников); Ученый секретарь Ученого совета университета (в рамках процедур на замещение должности НПР, представления к наградам, оформления документов по аттестации и аккредитации); руководители структурных подразделений (доступ к персо­нальным данным только работников своего подразделения). При получении сведений, составляющих персональные данные работника, указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций, заданий. 3.5.2. Работник имеет право: 3.5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника. 3.5.2.2. Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; 3.5.2.3. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных. 3.5.2.4. Требовать от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, невер­ных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющих необходимыми для Ра­ботодателя персональных данных. 3.5.2.5. Получать от Работодателя: - сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ; - перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

 

	ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования «ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Документированная процедура
Управление документацией
Регламент обработки персональных данных работников

	Должность	Фамилия/Подпись	Дата
Разработал	Начальник отдела кадров
Проверил	Начальник ОУКОН и ИД
Согласовал	Начальник юридического отдела
Версия 1.0	Без подписи документ действителен 8 часов. Дата и время распечатки	КЭ:___________	УЭ № _______	Стр. 14 из 24

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; - сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных. Полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, в частности работник имеет право знать, кто и в каких целях использует или использовал его персональные данные; 3.5.2.6. Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в су­дебном порядке неправомерные действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных. 3.5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключитель­но в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров. 3.5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии ра­ботников. 3.6. Обязанности работника и работодателя 3.6.1. В целях обеспечения достоверности персональных данных работник обязан при приеме на работу предоставить работодателю полные и достоверные данные о себе. 3.6.1.1. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные работника, в течение недели предоставить данную информацию работодателю. 3.6.2. Работодатель обязан: 3.6.2.1. Осуществлять защиту персональных данных работника; 3.6.2.2. Обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, к которой, в частности, относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда и другое. При этом персональные данные не должны храниться дольше, чем это оправдано выполнением задач, для которых они собирались, или дольше, чем это требуется в интересах лиц, о которых собраны данные;

 

	ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования «ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Документированная процедура
Управление документацией
Регламент обработки персональных данных работников

	Должность	Фамилия/Подпись	Дата
Разработал	Начальник отдела кадров
Проверил	Начальник ОУКОН и ИД
Согласовал	Начальник юридического отдела
Версия 1.0	Без подписи документ действителен 8 часов. Дата и время распечатки	КЭ:___________	УЭ № _______	Стр. 15 из 24

3.6.2.3. Заполнение документации, содержащей персональные данные работника, осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты; 3.6.2.4. По письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдавать последнему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа о прекращении трудового договора; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно; 3.6.2.5. Вести учет передачи персональных данных работника третьим лицам путем ведения соответствующего журнала, отражающего сведения о поступившем запросе (кто является отправителем запроса, дата его поступления работодателю), дату ответа на запрос, какая именно информация была передана либо отметку об отказе в ее предоставлении, либо ограничиваться помещением в личное дело работника выписок, копий документов и т. п., отражающих сведения о поступившем запросе и результатах его рассмотрения; 6.2.6. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу при прекращении трудового договора с работниками в случае реорганизации и ликвидации организации, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору, включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица (распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»); 3.6.2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации учет и сохранность документов по личному составу, порядок передачи их на государственное хранение осуществлять в соответствии с правилами, предусмотренными учредительными документами.