Приложение 2
к приказу Управления Федеральной службы государственной регистрации,
кадастра и картографии
по Новосибирской области
от 31 мая 2010г. № 39
РЕГЛАМЕНТ
работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
по Новосибирской области
1. Планирование работы Коллегии
1.1. План работы Коллегии составляется на календарный год, рассматривается членами Коллегии и утверждается председателем Коллегии.
1.2. Планирование работы Коллегии осуществляется в соответствии с
общими принципами и требованиями организации планирования в Управлении.
Заседания Коллегии планируются и проводятся, как правило, ежеквартально в соответствии с планом работы Коллегии. На одном заседании Коллегии рассматривается не более двух основных вопросов.
В плане работы Коллегии указываются точные формулировки вопросов, вносимых на рассмотрение Коллегии, сроки их рассмотрения, члены Коллегии ответственные за полную и своевременную подготовку вопросов, а также структурные подразделения Управления, ответственные за подготовку необходимых к заседанию Коллегии материалов и проектов решений Коллегии по выносимым на рассмотрение Коллегии вопросам.
1.3. Вопросы для рассмотрения на заседании Коллегии вправе вносить
председатель и члены Коллегии, а также руководители структурных
подразделений аппарата Управления, территориальных отделов и подведомственных организаций по запросам организационно-контрольного отдела.
1.4. Предложения в проект плана работы Коллегии на очередной год представляются в организационно-контрольный отдел до 10 декабря текущего года.
Предложения в проект плана должны содержать: сформулированные вопросы и предполагаемые сроки их рассмотрения, фамилии докладчиков и лиц, ответственных за подготовку вопросов, наименование подразделений исполнителей (состав комиссии или рабочей группы).
1.5. Предложения по проведению заседаний совместно с другими коллегиальными органами федеральных органов исполнительной власти предварительно согласовываются с ними, а по выездным заседаниям – с финансово-экономическим отделом Управления.
1.6. Подготовка и согласование проекта плана работы Коллегии осуществляется ответственным секретарем Коллегии в соответствии с Инструкцией по организации планирования контроля за выполнением планов в Управлении, утвержденной приказом Управления от 01.01.2001 №34.
1.7. Ответственный секретарь Коллегии рассылает утвержденный план членам коллегии, выписки из плана - руководителям структурных подразделений, ответственных за подготовку материалов к заседаниям.
1.8. В случае необходимости по предложению председателя Коллегии и его членов возможна корректировка плана работы Коллегии и проведение внеочередных заседаний Коллегии.
2. Подготовка вопросов к заседанию Коллегии
2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения их на заседании Коллегии
заключается в полном и всестороннем анализе существа внесенной на
рассмотрение проблемы, оценке эффективности ранее принятых
управленческих решений и организационных мероприятий по их реализации,
выявлении недостатков, условий и причин, их порождающих, разработке
предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые
результаты от их реализации.
В необходимых случаях для объективной оценки существующей проблемы и принятия решения может быть организована предварительная проверка состояния работы по рассматриваемому вопросу непосредственно в структурном подразделении аппарата Управления, территориальных отделах и подведомственных организациях.
2.2. Структурное подразделение Управления, ответственное за исполнение запланированного мероприятия, в 10-дневный срок с момента получения выписки из плана работы Коллегии составляет план мероприятий по
подготовке заседания Коллегии (приложение 1 к Регламенту работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Новосибирской области (далее – Регламент)), согласовывает
его с лицами, ответственными за подготовку вопросов, копию плана направляет
во все структурные подразделения Управления, участвующие в реализации
этого планового мероприятия, и в организационно-контрольный отдел.
2.3. К заседанию Коллегии готовятся следующие материалы:
- справка по рассматриваемому вопросу;
- проекты решения Коллегии и приказа Управления, его объявляющего, других документов, подлежащих рассмотрению на заседании Коллегии;
- при необходимости - справка об имеющихся по проектам документов разногласиях с обоснованием отказа от реализации замечаний и предложений, поступивших в ходе подготовки и согласования указанных проектов;
- список лиц, приглашенных на заседание Коллегии;
- список лиц, выступающих на заседании Коллегии;
- иные документы по указанию председателя Коллегии;
2.3.1. справка должна содержать краткое и объективное изложение
существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся недостатки на данном
направлении деятельности и их причины, проблемы и способы их разрешения.
Предлагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности и устранение причин и проблем, должны иметь, как правило, комплексный характер;
2.3.2. проекты решения Коллегии и приказа, его
объявляющего, согласовываются в установленном порядке.
Проекты документов, принимаемые путем опроса членов коллегии без созыва заседаний, должны быть согласованы и завизированы всеми членами Коллегии.
2.4. Все материалы, подготовленные для проведения заседания Коллегии
по рассматриваемому вопросу, должны быть согласованы и завизированы
руководителем структурного подразделения Управления, ответственным за
подготовку вопроса, и заместителем руководителя Управления, курирующим
соответствующее направление деятельности.
Проекты решения Коллегии и приказа, его объявляющего, визируются руководителями структурных подразделений Управления, принимавшими участие в их подготовке и деятельности которых касается рассматриваемая проблема.
2.5. Согласованные в установленном порядке материалы представляются ответственному секретарю Коллегии в соответствии со сроками, определенными планом подготовки указанных материалов, но не менее чем за 2 недели до запланированной даты проведения заседания Коллегии, на котором предполагается рассмотрение вопроса.
2.6. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, ответственным секретарем Коллегии не принимаются.
Полученные материалы могут быть возвращены структурному подразделению, ответственному за исполнение планового мероприятия, для доработки с целью устранения недостатков, о чем докладывается начальнику организационно-контрольного отдела, и лицам, ответственным за подготовку материалов.
2.7. Информацию о невозможности предоставления в указанный срок по каким-либо причинам материалов для заседания Коллегии либо об отсутствии необходимости рассмотрения вопроса, лицо, ответственное за подготовку вопроса, письменно докладывает председателю Коллегии.
2.8. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя Коллегии или по решению Коллегии снимаются с обсуждения, материалы возвращаются исполнителям для доработки.
2.9. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям Коллегии и достоверность содержащихся в них сведений несут руководители структурных подразделений и лица, ответственные за подготовку вопроса.
2.10. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании Коллегии, подготовки или доработки проектов решений Коллегии и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений могут создаваться временные комиссии и рабочие группы. О результатах их деятельности докладывается на заседании Коллегии. Члены временных комиссий и рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов Коллегии или её председателя.
3. Порядок подготовки и проведения заседаний Коллегии
3.1. Ответственный секретарь Коллегии в соответствии с планом работы Коллегии и при наличии подготовленных материалов формирует проект повестки дня и список участников заседания, согласовывает его с начальником организационно-контрольного отдела для доклада председателю Коллегии.
3.2. Повестка дня заседания Коллегии, включая дату, время и место проведения заседания, определяется её председателем.
3.3. Ответственный секретарь Коллегии при получении материалов к очередному заседанию организует их тиражирование и рассылку членам Коллегии, а также в заинтересованные структурные подразделения аппарата Управления. Направление материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем Коллегии.
3.4. На заседания Коллегии могут быть приглашены руководители
структурных подразделений аппарата Управления, территориальных отделов и подведомственных организаций, представители органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений и средств массовой информации, научные работники и специалисты. Вопрос об участии в заседании Коллегии того или иного представителя решается в каждом конкретном случае индивидуально председателем Коллегии.
3.4.1. Оповещение приглашаемых на заседание Коллегии согласно списку, утвержденному председателем Коллегии или по его поручению начальником организационно-контрольного отдела:
- представителей структурных подразделений аппарата Управления, территориальных отделов, подведомственных организаций, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений осуществляет ответственный секретарь Коллегии,
- представителей средств массовой информации по согласованию с председателем Коллегии осуществляет помощник руководителя, исполняющий функции по организации взаимодействия со средствами массовой информации.
3.4.2. Изменение состава участников, приглашенных на заседание Коллегии, допускается по согласованию с председателем Коллегии.
3.5. Транспортное обслуживание и проживание представителей территориальных отделов, приглашенных на заседание Коллегии, обеспечивает отдел материально-технического обеспечения совместно с отделом координации и анализа деятельности в учетно-регистрационной сфере и отделом государственной службы и кадров.
3.6. Организация и обеспечение пропускного режима приглашенных участников заседания Коллегии осуществляется отделом по защите государственной тайны и мобилизационной подготовки.
3.7. Приглашенные на заседание Коллегии лица участвуют в обсуждении
вопросов в части, их касающейся, с разрешения председателя Коллегии могут
выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки и
пояснения по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных
документов.
3.8. Ответственный секретарь Коллегии:
3.8.1. Обеспечивает оповещение структурных подразделений Управления, участвующих в подготовке и проведении заседания Коллегии, о дате и времени заседания Коллегии, организует их взаимодействие, координирует и контролирует проводимые ими мероприятия.
3.8.2. Организует регистрацию участников Коллегии, по окончании которой докладывает председателю Коллегии о явке членов Коллегии и приглашенных лиц.
3.8.3. Осуществляет ведение протоколов заседаний Коллегии.
3.9. Председатель Коллегии открывает и закрывает заседания Коллегии,
информирует членов Коллегии о лицах, приглашенных на заседание,
организует обсуждение вопросов повестки заседания (представляет слово для
выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование
проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым
вопросам и проблемам и объявляет результаты голосования), оглашает
запросы, справки, заявления и предложения.
3.10. Заседания Коллегии начинаются с уточнения и утверждения
повестки дня и порядка его проведения.
- Время для доклада предоставляется не более 20 минут,
- время для выступлений в прениях не более 7 минут,
- время для сообщений и справок не более 3 минут.
В необходимых случаях председатель Коллегии имеет право изменить время выступлений.
3.11. На заседании Коллегии рассматриваются все поступившие в ходе
обсуждения вопросов замечания и предложения по проектам документов.
Результаты их обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.
3.12. Звукозапись, кино-, видео - и фотосъемка заседаний Коллегии
осуществляются по согласованию с председателем Коллегии или по решению
Коллегии. Организация звукозаписи, ведение кино-, видео - и фотосъемки возлагается на помощника руководителя.
3.13. Тексты докладов и выступлений по окончании заседания сдаются
ответственному секретарю Коллегии.
4. Порядок принятия решений Коллегии
4.1. Проведение заседания Коллегии возможно при условии присутствия на нем не менее половины членов Коллегии.
4.2. Решение Коллегии принимается по каждому обсуждаемому вопросу путем голосования большинства присутствующих на заседании членов Коллегии.
4.3. Решение Коллегии подписывается председателем Коллегии или
лицом, исполняющим его обязанности и объявляется приказом Управления.
4.4. Решения Коллегии по организационным, процедурным и
контрольным вопросам вносятся в протокол заседания. Содержащиеся в них
предписания, поручения подлежат обязательному исполнению в установленном
порядке.
4.5. В отдельных случаях возможно принятие решения Коллегии по неотложным вопросам в опросном порядке.
4.6. Решения, принятые на совместных заседаниях Коллегии с другими коллегиальными органами федеральных органов исполнительной власти, объявляются совместными приказами.
4.7. Рассмотренные и одобренные Коллегией проекты документов
(положения, инструкции, методические и рекомендательные материалы, планы и другие документы) утверждаются и вводятся в действие в установленном порядке.
5. Документальное оформление заседаний Коллегии
5.1. По итогам заседаний Коллегии составляется краткий протокол (приложение 2 к Регламенту). В протоколе указываются: его порядковый номер, дата, место проведения заседания, председательствующий, присутствующие члены Коллегии, фамилии приглашенных и их должности, рассмотренные вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, решения или конкретные поручения организационно-распорядительного характера.
Внесенные в протокол поручения излагаются в краткой форме, с указанием ответственных за их исполнение должностных лиц и структурных подразделений Управления, а также сроков исполнения.
5.2. Оформление и согласование протоколов заседания Коллегии осуществляется ответственным секретарем Коллегии.
Протоколы визируются начальником организационно-контрольного отдела и при необходимости согласовываются с другими членами Коллегии, руководителями заинтересованных структурных подразделений Управления.
Рассмотрение и согласование протоколов заседания Коллегии осуществляется в течение трех дней после проведения заседания. Для подготовки протоколов заседания могут привлекаться заинтересованные структурные подразделения Управления.
5.3. Протоколы подписываются председателем Коллегии и
ответственным секретарем Коллегии.
5.4. К протоколам заседаний Коллегии прилагаются письменные доклады
и выступления участников, другие документы.
5.5. Выписки из протоколов (приложение 3 к Регламенту), заверенные ответственным секретарем Коллегии, рассылаются:
- представителям органов государственной власти, приглашенным на заседания,
- руководителям заинтересованных структурных подразделений Управления только в случае рассмотрения на заседании Коллегии вопросов, не включенных в решение Коллегии для исполнения.
6. Порядок доработки проектов решений
и иных документов Коллегии
6.1. Непосредственная доработка проектов решений, приказов, их объявляющих, иных документов, рассмотренных на заседании Коллегии, их согласование осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку вопроса, в срок не более 10 календарных дней, если иной срок не установлен председателем Коллегии.
6.2. Доработанные проекты документов подлежат повторному визированию, если в процессе доработки в них были внесены существенные изменения.
Дополнительно доработанные проекты документов согласовываются и визируются членами Коллегии, выступившими с принципиальными замечаниями и предложениями, которые рассматривались в ходе заседания Коллегии в соответствии с п.3.11 настоящего Регламента.
6.3. Контроль за соблюдением процедуры и сроков доработки проектов документов, их согласованием и визированием, а также полнотой реализации замечаний и предложений осуществляется ответственным секретарем Коллегии.
6.4. Подготовленные решения, приказы, их объявляющие, представляются для визирования начальнику организационно-контрольного отдела и с протоколом заседания подаются на подпись председателю Коллегии.
6.5. Ответственный секретарь коллегии организует своевременное доведение принятых на заседании Коллегии документов до сведения членов Коллегии, руководителей структурных подразделений аппарата Управления, территориальных отделов и подведомственных организаций для исполнения.
7. Контроль за исполнением решений Коллегии
7.1. Непосредственный контроль за исполнением решений Коллегии по существу содержания поручений возлагается на членов Коллегии, назначенных ответственными за их реализацию, а также осуществляется всеми членами Коллегии в процессе текущей работы.
7.2. Текущий контроль исполнения поручений, содержащихся в решениях Коллегии, по форме и срокам осуществляется ответственным секретарем Коллегии.
7.3. Структурные подразделения Управления, на которые возложено исполнение решения Коллегии в полном объеме или в части их касающейся, после истечения срока исполнения решения Коллегии, но не позднее 10 числа месяца, следующего за контрольным сроком, докладной запиской информируют председателя Коллегии о результатах выполнения принятого решения.
Докладная записка с резолюцией председателя Коллегии передается в организационно-контрольный отдел для организации учета исполнения поручений решений Коллегии.
7.4. Информацию об исполнении мероприятий, предусмотренных решением Коллегии, организационно-контрольный отдел обобщает и докладывает председателю Коллегии.
По результатам рассмотрения представленных материалов председатель Коллегии выносит решение по существу вопроса (о снятии решения Коллегии с контроля, о продлении срока исполнения, о рассмотрении поступивших материалов на Коллегии).
Поступившие материалы Коллегия рассматривает в соответствии с данным Регламентом.
7.5. Изменение сроков выполнения поручений, решений Коллегии либо их отмена допускаются в исключительных случаях с письменного разрешения председателя Коллегии, о получении которого руководитель структурного подразделения, ответственного за исполнение, информирует организационно-контрольный отдел.
7.6. На заседаниях Коллегии регулярно рассматриваются вопросы о ходе реализации принятых решений, заслушиваются лица, ответственные за их выполнение, в том числе руководители структурных подразделений аппарата Управления, территориальных отделов и подведомственных организаций, а также о результатах проделанной работы. На заседаниях периодически подводятся итоги деятельности Коллегии, рассматриваются результаты работы членов Коллегии при подготовке и реализации решений Коллегии.
Начальник
организационно-контрольного отдела
Приложение 1
к Регламенту работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Новосибирской области
ПЛАН
мероприятий по подготовке заседания коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Новосибирской области по вопросу « »
1. Провести совещание у заместителя руководителя Управления по организации подготовки и проведения заседания коллегии по вопросу « ».
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
Пункты 2, 3, 4, 5 должны содержать мероприятия по подготовке к обсуждению вопросов, выносимых на рассмотрение заседания коллегии (истребование необходимых материалов, их систематизация, оценка, анализ, обобщение и т. д.)
6. Осуществить мероприятия по подготовке материалов к заседанию
коллегии.
6.1. Справка по обсуждаемому вопросу.
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
6.2. Проект доклада «___ »
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
6.3. Тезисы вступительного и заключительного слова на заседании
коллегии Управления
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
6.4. Проект решения Коллегии и приказа Управления, объявляющего
решение коллегии
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
6.5. Подготовить предложения по персональному составу приглашенных для участия в заседании коллегии, организовать их участие в работе коллегии.
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
6.6. Согласовать тематику выступления участников заседания, подготовить список выступающих.
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
6.7. По согласованию с руководителем Управления подготовить
приглашения на заседание коллегии представителям органов государственной
власти
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
6.8. Проработать вопрос участия в заседании коллегии представителей
средств массовой информации
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
7. Принять участие в регистрации участников заседания и подготовке
материалов для них.
Срок - __________________ Отв. - __________________ |
Руководитель структурного подразделения
Приложение 2
к Регламенту работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
по Новосибирской области
ПРОТОКОЛ №
заседания коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Новосибирской области
_______________ 20__ г. г. Новосибирск
Председательствовал: (должность, фамилия, инициалы)
На заседании присутствовали
члены коллегии (должность, фамилия, инициалы)
Приглашены
на заседание коллегии:
Представители органов государственной власти
Фамилия, имя, отчество - должность
Руководители структурных подразделений аппарата Управления: (список прилагается)
Руководители территориальных отделов:
(список прилагается)
Специалисты Управления:
(список прилагается)
Представители средств массовой информации:
Вопрос (ы) повестки дня:
_____________________________________________________________________
Фамилии, инициалы выступивших на заседании коллегии (тексты выступлений прилагаются)
Решение коллегии по вопросу повестки дня:
Решение принято_______________ (по результатам голосования)
Председатель коллегии - руководитель Управления
Ответственный секретарь коллегии
Приложение 3
к Регламенту работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
по Новосибирской области
ВЫПИСКА
из протокола № заседания коллегии Управления
Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Новосибирской области
от «___ »__________ 200__ г. г. Новосибирск
Председательствовал: (должность, фамилия, инициалы)
На заседании присутствовали
члены коллегии (должность, фамилия, инициалы)
Вопрос повестки дня
____________________________________________________________________
Фамилии, инициалы лиц, выступивших на заседании коллегии
Решение коллегии по вопросу повестки дня (или отдельное поручение из решения Коллегии)
Решение принято____________ (по результатам голосования)
Ответственный секретарь коллегии
