РЕГЛАМЕНТ
взаимодействия Дирекции по порталам с учебными, учебно-вспомогательными и научными подразделениями
Государственного университета – Высшей школы экономики
УТВЕРЖДЕН
приказом ГУ–ВШЭ № 31-07/509
от 04.07.07
1. Общие положения
1.1. Регламент взаимодействия Дирекции по порталам с учебными, научными и иными подразделениями ГУ–ВШЭ (далее Регламент) определяет порядок взаимодействия Дирекции по порталам ГУ–ВШЭ (далее – Дирекция) с учебными (факультеты, Международный институт экономики и финансов, подразделениями дополнительного профессионального образования), научными (институты, центры, лаборатории) и иными подразделениями ГУ–ВШЭ (далее – Подразделения) в размещении информации на портале ГУ–ВШЭ, поддержании ее актуальности, заполнении новостных лент и других разделов.
1.2. Изменения и дополнения в Регламент вносятся приказом ректора.
2. Формат представления Подразделений на портале ГУ–ВШЭ
2.1. Информация о Подразделениях размещается на портале ГУ–ВШЭ.
2.2. Дирекция разрабатывает структуру представления Подразделений на портале, согласовывает ее с Подразделениями и создает типовые шаблоны страниц на портале ГУ–ВШЭ для каждого Подразделения.
2.3. В случаях, когда Подразделению необходимо создать нетиповую страницу, Дирекция совместно с Подразделением разрабатывает специальный шаблон и предлагает варианты реализации страницы с учетом имеющихся технологических и информационных возможностей корпоративного портала.
2.4. Дирекция обеспечивает логические и технологические связи между страницами Подразделений и их частями, а также их связь с прочими релевантными страницами портала.
2.5. Дизайнерское решение для реализации типовых страниц выбирается Дирекцией с учетом общего стиля визуализации информации на портале.
3. Порядок и сроки обновления страниц Подразделений на портале ГУ–ВШЭ
3.1. Руководитель Подразделения организует работу по обновлению информации на странице Подразделения. Руководитель Подразделения вправе назначить ответственного работника за ведение страницы Подразделения на портале ГУ–ВШЭ, о чем информирует руководителя Дирекции служебной запиской на имя Директора по порталам.
3.2.Дирекция проводит обучение и в дальнейшем консультирует Подразделения по вопросам ведения страниц Подразделений.
3.3. Обновление информации на странице Подразделения выполняется не позднее, чем через 1 неделю после появления новой информации и (или) утраты актуальности информации, размещенной ранее.
3.4. К информации, требующей обновления, относятся:
- наименование и структурная подчиненность Подразделения; перечень работников Подразделения; персональные страницы работников Подразделения, заполнение страниц для новых работников; сведения о направлениях деятельности Подразделения, согласно разделам утвержденного шаблона страницы Подразделения (п. 2.2); контактная информация о Подразделении c указанием места расположения структурного подразделения, номерами закрепленных комнат, телефонов и электронным адресом; новостная информация, связанная с деятельностью Подразделения.
3.5. Если информация, перечисленная в п. 3.4, становится известной работникам Дирекции раньше, чем работникам Подразделения, назначенный директором работник Дирекции информирует об этом руководителя Подразделения служебной запиской или по электронной почте, после чего руководитель Подразделения обеспечивает внесение необходимых изменений на странице Подразделения не позднее, чем через 1 неделю после получения информации.
3.6. Не реже двух раз в год (к 1 февраля и к 1 сентября каждого года) руководитель Подразделения проверяет достоверность и актуальность информации, размещенной на странице Подразделения и персональных страницах работников Подразделения. Если в случае проверки выявляется, что информация о Подразделении, перечисленная в п. 3.4, утратила актуальность или представлена неполно, необходимые обновления вносятся в течение 1 недели после проверки.
4. Порядок передачи и публикации новостной информации от Подразделений
4.1. По своему усмотрению Подразделение ведет собственную новостную ленту на своей странице без участия Дирекции.
4.2. Руководитель Подразделения или назначенный им работник информирует Дирекцию о мероприятиях и инициативах, которые проводятся Подразделением или при участии Подразделения и могут стать информационным поводом. Информация предоставляется по электронной почте на адрес Начальника Новостной службы портала или иной указанный им адрес в произвольной форме не позднее, чем за 3 рабочих дня до начала мероприятия, и обязательно включает следующие элементы:
- название (тема) мероприятия; дата, время проведения мероприятия; место проведения мероприятия, включая аудиторию (для мероприятий, проводимых в аудиториях); рабочий язык мероприятия; в случаях, если мероприятие проводится на иностранном языке, уточнение, будет ли предлагаться перевод на русский язык; аудитория, на которую ориентировано мероприятие, а также предполагаемый доступ (для всех, для ограниченного круга лиц, по приглашениям); организатор мероприятия (Подразделение ГУ-ВШЭ или внешняя организация), а также контактное лицо, к которому можно обращаться с вопросами, связанными с содержанием мероприятия и оформлением пропуска в ГУ-ВШЭ.
Данная информация может дополняться программой мероприятиям и иными материалами (тезисами докладов, информацией о докладчиках и т. д.).
4.3. Решение о целесообразности размещения соответствующего сообщения в ленте новостей портала принимается Дирекцией в соответствии с Регламентом публикации информационных сообщений в лентах новостей корпоративного портала ГУ-ВШЭ. В случае положительного решения Дирекция размещает сообщение в ленте новостей портала:
- в течение 1 рабочего дня с момента поступления сообщения – краткие анонсы о предстоящих мероприятиях (если сообщение передано в Дирекцию до 14-00, оно размещается в течение того же рабочего дня; если сообщение передано в Дирекцию после 14-00, оно размещается до 14-00 следующего рабочего дня); в течение 2 рабочих дней с момента поступления сообщения – репортажи о прошедших мероприятиях и фотоальбомы; для объемных информационных блоков (материалы конференций и т. п.) сроки согласовываются с Подразделением индивидуально.
4.4. В случае, когда размещаемая информация нуждается в уточнении или дополнении, Новостная служба Дирекции направляет соответствующий запрос Подразделению (запрос направляется по электронной почте в ответ на исходное информационное сообщение). Сроки размещения сообщения в ленте новостей портала в этом случае отсчитываются с момента получения итоговой версии сообщения.
4.5. Дирекцией принимается решение о степени освещения мероприятия на портале. Дирекция готовит репортаж, осуществляется фотосъемка.
4.6. Помимо информации, указанной в п. 4.2, Руководитель подразделения сообщает Дирекции следующие сведения о своей деятельности и деятельности своих работников:
- защита диссертаций, присуждение ученых степеней, званий, государственных наград, иные достижения работников; публикация учебных пособий и монографий, в том числе во внешних издательствах; публикация препринтов в сериях препринтов ГУ–ВШЭ; завершение крупных исследовательских проектов.
5. Реализация Подразделениями ГУ–ВШЭ собственных Интернет-проектов
5.1. Подразделения вправе инициировать и реализовывать собственные Интернет-проекты.
5.2. В случае, если инициируемый Подразделением Интернет-проект связан с основной деятельностью Подразделения в ГУ–ВШЭ и при этом предполагает регистрацию нового доменного имени, регистрация нового домена осуществляется на ГУ–ВШЭ.
5.3. На страницах Подразделений, имеющих собственное доменное имя и расположенных на внешних серверах, обязательно размещается активная ссылка на главную страницу корпоративного портала ГУ-ВШЭ. Дирекцией предлагаются варианты реализации такой ссылки, не нарушающие стилистическую целостность страницы.
5.4. В случаях, когда Подразделение регистрирует собственное доменное имя и в дальнейшем предполагает получать техническую поддержку со стороны Дирекции, сайт размещается на серверах Дирекции. Дирекция не несет ответственности за содержание и техническую поддержку сайтов Подразделений, расположенных на внешних серверах.
5.5. Подразделения, планирующие реализацию собственных Интернет-проектов, связанных с их основной деятельностью в ГУ–ВШЭ, предварительно уведомляют Дирекцию.
5.6. Дирекция консультирует подразделения ГУ–ВШЭ, реализующие собственные Интернет-проекты, по вопросам организации данных проектов, а также возможностям использования имеющихся технологических и информационных возможностей корпоративного портала.
6. Ответственность
6.1. Руководитель подразделения отвечает за ведение страницы подразделения, достоверность и актуальность публикуемой на ней информации, а также достоверность и актуальность новостной информации, передаваемой в Дирекцию.
6.2. В соответствии со своей сферой деятельности Начальник Новостной службы, Начальник Информационно-редакторского отдела Дирекции, а также Директор по порталам несут ответственность за передачу фактологической информации, предоставленной Подразделением, в неискаженном виде, а также за орфографическую, пунктуационную, стилистическую корректность информационных сообщений и репортажей, публикуемых в лентах новостей портала ГУ–ВШЭ.
6.3. Руководители Подразделений и Директор Дирекции по порталам несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента. м
