Приложение
к приказу Управления Федеральной
службы государственной регистрации,
кадастра и картографии
10.11.2009 № 000
РЕГЛАМЕНТ
работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Вологодской области
1. Планирование работы коллегии
1.1. Планы работы коллегии составляются на год, рассматриваются членами коллегии и утверждаются её председателем.
1.2. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с общими принципами и требованиями организации планирования в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Вологодской области.
Заседания коллегии планируются и проводятся, как правило, ежеквартально. На одном заседании коллегии рассматривается не более двух основных вопросов.
В плане указываются точные формулировки вопросов, вносимых на рассмотрение коллегии, сроки их рассмотрения, члены коллегии, ответственные за подготовку вопросов, отделы центрального аппарата Управления Росреестра по Вологодской области, разрабатывающие проекты решений и других материалов к заседанию коллегии (далее – подразделения-исполнители).
1.3. Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии вносят председатель и члены коллегии, а также руководители отделов центрального аппарата, территориальных отделов, подведомственной организации по запросам организационно-контрольного отдела.
1.4. Предложения к проекту плана работы коллегии на очередной год представляются в организационно-контрольный отдел до 1 ноября текущего года.
Предложения к проекту плана должны содержать: формулировки вопросов и предлагаемые сроки их рассмотрения; фамилии докладчиков и лиц, ответственных за подготовку вопросов; наименования подразделений-исполнителей (состав комиссии или рабочих групп).
1.5. Предложения по проведению заседаний совместно с другими коллегиальными органами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти должны быть предварительно с ними согласованы, а по выездным заседаниям – с финансово-экономическим отделом.
Решения о проведении совместных заседаний с другими коллегиальными органами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти подлежат предварительному согласованию с организационно-контрольным отделом.
1.6. Подготовка и согласование проекта плана работы коллегии возлагается на ответственного секретаря коллегии.
1.7. Ответственный секретарь коллегии рассылает утвержденный план членам коллегии, подразделениям-исполнителям.
1.8. В утвержденный план работы коллегии могут вноситься коррективы, в случае необходимости проводятся внеочередные заседания.
2. Подготовка вопросов к заседаниям коллегии
2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации.
В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в отделах центрального аппарата Управления Росреестра по Вологодской области (далее – отделы центрального аппарата) и территориальных отделов Управления Росреестра по Вологодской области (далее – территориальные отделы), ФГУ «Земельная кадастровая палата» по Вологодской области (далее – подведомственная организация).
2.2. Подразделение-исполнитель в 10-дневный срок после получения выписки из плана заседаний коллегии составляет план мероприятий по подготовке заседания коллегии Управления Росреестра по Вологодской области (приложение № 1 к Регламенту); согласовывает с подразделениями-исполнителями, участвующими в заседании коллегии, с заместителем руководителя Управления Росреестра по Вологодской области, курирующего его направление деятельности; утверждает его у руководителя Управления Росреестра по Вологодской области; копию направляет во все подразделения Управления Росреестра по Вологодской области, участвующие в его реализации, а подлинник в организационно-контрольный отдел Управления Росреестра по Вологодской области.
2.3. К заседаниям коллегии по обсуждаемому вопросу готовятся следующие материалы:
- справка по обсуждаемому вопросу;
- проекты решения коллегии и приказа Управления Росреестра по Вологодской области его объявляющего, либо протокольного решения коллегии, других документов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии;
- при необходимости - справка об имеющихся по проектам документов разногласиях с обоснованием отказа в реализации замечаний и предложений, поступивших в ходе подготовки и согласования указанных проектов;
- список лиц, приглашенных на заседание коллегии;
- список лиц, выступающих на заседании коллегии;
- иные документы по указанию председателя коллегии.
2.3.1. Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения.
Предлагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности Управления Росреестра по Вологодской области, должны иметь, как правило, комплексный характер.
2.3.2. Проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, проходят согласование в установленном порядке.
Проекты документов, принимаемые путем опроса членов коллегии без созыва заседаний, согласовывают и визируют все члены коллегии.
2.4. Все материалы проходят согласование и визируются руководителем структурного подразделения Управления Росреестра по Вологодской области, лицом, ответственным за подготовку вопроса, и заместителем руководителя, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
Помимо этого проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, визируются и руководителями структурных подразделений Управления Росреестра по Вологодской области, принимавшими участие в их подготовке и интересы которых затронуты.
2.5. Согласованные в установленном порядке материалы представляются ответственному секретарю коллегии в соответствии со сроками, определенными в планах подготовки указанных материалов, но не менее чем за 20 дней до запланированной даты проведения заседания коллегии, на котором предполагается рассмотрение вопроса.
2.6. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, ответственным секретарем коллегии не принимаются. Полученные материалы могут быть возвращены подразделениям-исполнителям на доработку для устранения недостатков, о чем докладывается начальнику организационно-контрольного отдела и лицам, ответственным за подготовку материалов.
2.7. В случае если материалы коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отсутствует необходимость его рассмотрения, об этом письменно докладывается председателю коллегии.
2.8. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя коллегии или по решению коллегии снимаются с обсуждения, материалы возвращаются исполнителям на доработку.
2.9. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям коллегии и достоверность содержащихся в них сведений несут руководители подразделений-исполнителей и лица, отвечающие за подготовку вопроса.
2.10. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, подготовки или доработки проектов решений коллегии и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений могут создаваться временные комиссии и рабочие группы. О результатах их деятельности докладывается на заседании коллегии. Члены временных комиссий и рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов коллегии или её председателя.
2.11. Изменение сроков выполнения решений коллегии либо их отмена допускаются в исключительных случаях с письменного разрешения председателя коллегии, о получении которого руководитель подразделения-исполнителя информирует организационно-контрольный отдел.
2.12. Снятие с контроля решения коллегии (акта, его объявляющего) осуществляется председателем коллегии на основании докладной записки члена коллегии, на которого возложен контроль исполнения решения коллегии. Докладная записка с резолюцией председателя коллегии передается в организационно-контрольный отдел для организации учета исполнения решений коллегии.
3. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии
3.1. Ответственный секретарь коллегии в соответствии с планом работы коллегии и при наличии подготовленных материалов формирует проект повестки дня и список участников заседания, согласовывает его с начальником организационно-контрольного отдела, заместителем руководителя, ответственным за организацию работы коллегии.
3.2. Повестка дня, включая дату, время и место проведения заседания коллегии, определяется её председателем.
3.3. Ответственный секретарь коллегии при получении материалов к очередному заседанию организует их тиражирование и рассылку членам коллегии, а также в заинтересованные структурные подразделения Управления Росреестра по Вологодской области. Направление материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем коллегии или заместителем руководителя, ответственным за организацию работы коллегии.
3.4. На заседания коллегии могут приглашаться руководители структурных подразделений Управления Росреестра по Вологодской области, представители подведомственной организации, Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, Министерства экономического развития Российской Федерации, территориальных органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, общественных объединений и средств массовой информации, научные работники и специалисты.
Вопрос об их участии в заседаниях коллегии решается в каждом конкретном случае председателем коллегии, членом коллегии, ответственным за подготовку вопросу, или по их поручению начальником организационно-контрольного отдела.
3.4.1. Оповещение приглашаемых на заседания коллегии представителей структурных подразделений Управления Росреестра по Вологодской области осуществляет ответственный секретарь коллегии согласно утвержденному председателем списку участников заседания коллегии и приглашенных лиц.
3.4.2. Оповещение приглашенных лиц заинтересованных ведомств согласно утвержденному председателем коллегии или заместителем руководителя Управления, ответственным за организацию работы коллегии, списку возлагается на подразделения-исполнители.
Приглашение, транспортное обеспечение и размещение представителей территориально обособленных структурных подразделений Управления - на организационно-контрольный отдел.
3.4.3. Приглашение представителей общественных объединений и средств массовой информации по согласованию с председателем коллегии осуществляется помощником руководителя, осуществляющим функции взаимодействия со средствами массовой информации.
3.4.4. Замена лиц из числа работников Управления Росреестра по Вологодской области, приглашенных на заседания коллегии, допускается по согласованию с председателем коллегии.
3.5. Ответственный секретарь коллегии проводит оповещение технических, хозяйственных и других структурных подразделений Управления, принимающих участие в подготовке и проведении заседаний коллегии, организует их взаимодействие, координирует и контролирует проводимые ими мероприятия.
3.6. Ответственный секретарь коллегии перед заседаниями организует регистрацию их участников.
По окончании регистрации ответственный секретарь коллегии докладывает председателю коллегии и начальнику организационно-контрольного отдела о явке членов коллегии и приглашенных лиц.
3.7. Организация и осуществление пропускного режима возлагается на отдел по защите государственной тайны и мобилизационной подготовки.
3.8. Приглашенные на заседание коллегии лица присутствуют при обсуждении вопросов в части, их касающейся. С разрешения председателя коллегии они могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
3.9. Председатель коллегии открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов повестки заседания коллегии (представляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.
3.10. Заседание коллегии начинается с уточнения и утверждения повестки дня и порядка его проведения.
3.11. Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 20 мин., для выступлений в прениях – до 7 мин., для сообщений и справок – до 3 мин. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить время для выступлений.
3.12. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.
3.13. Звукозапись, видео - и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем коллегии или по решению коллегии.
3.14. Организация звукозаписи, видео - и фотосъемки возлагаются на помощника руководителя, осуществляющего функции взаимодействия со средствами массовой информации.
3.15. Тексты докладов и выступлений по окончании заседаний сдаются ответственному секретарю коллегии.
4. Порядок принятия решений коллегии
4.1. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют более половины членов коллегии.
4.2. По каждому обсуждаемому вопросу принимается решение большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии.
В случае равенства голосов по решение обсуждаемому вопросу принимает председатель коллегии.
4.3. Решение коллегии подписывается председателем коллегии или лицом, исполняющим его обязанности, и, как правило, объявляется приказом руководителя Управления Росреестра по Вологодской области.
4.4. Решения коллегии по организационным, процедурным и контрольным вопросам вносятся в протокол заседания. Содержащиеся в них предписания (поручения) подлежат обязательному исполнению в установленном порядке.
4.5. В отдельных случаях решения коллегии по неотложным вопросам могут приниматься путем опроса.
4.6. Решения, принятые на совместных заседаниях коллегии Управления Росреестра по Вологодской области и других коллегиальных органов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, объявляются совместными приказами.
4.7. Рассмотренные и одобренные коллегией проекты документов (положения, инструкции, планы и иные документы) утверждаются и вводятся в действие в установленном порядке.
5. Документальное оформление заседаний коллегии
5.1. По итогам заседания коллегии составляется краткий протокол (приложение 2 к Регламенту). В протоколе указываются: его порядковый номер, дата, место проведения заседания, председательствующий, присутствующие члены коллегии, фамилии приглашенных и их должности, рассмотренные вопросы, фамилии докладчиков и выступивших, решения или конкретные поручения организационно-распорядительного характера.
Внесенные в протокол поручения должны быть изложены в краткой форме, с указанием должностных лиц, ответственных за их исполнение, подразделений-исполнителей и сроков выполнения.
5.2. Оформление и согласование протоколов возлагается на ответственного секретаря коллегии.
Протоколы визируются начальником организационно-контрольного отдела и заместителем руководителя, ответственным за организацию работы коллегии, и при необходимости согласовываются с другими членами коллегии, руководителями заинтересованных структурных подразделений Управления, руководителем подведомственной организации.
Рассмотрение и согласование протоколов осуществляется в течение 5-ти дней после проведения заседания коллегии.
В целях подготовки протоколов могут привлекаться заинтересованные структурные подразделения Управления.
5.3. Протоколы подписываются председателем коллегии и заверяются ответственным секретарем коллегии.
5.4. К протоколам прилагаются письменные доклады и выступления участников, другие документы, а по указанию председателя коллегии или решению коллегии могут прилагаться стенограммы заседаний.
5.5. Выписки из протоколов (приложение № 3 к Регламенту) рассылаются руководителям заинтересованных структурных подразделений Управления, подведомственной организации.
Выписки из протоколов заверяются ответственным секретарем коллегии.
6. Порядок доработки проектов решений и иных документов коллегии
6.1. Непосредственная доработка проектов решений, приказов, их объявляющих, иных документов, рассмотренных на заседании коллегии, их согласование осуществляется подразделениями-исполнителями. Сроки для доработки документов, как правило, не должны превышать 10 календарных дней, если этот срок не установлен отдельно.
Проекты документов подлежат повторному визированию, если в процессе доработки в них внесены существенные изменения.
Дополнительно к установленному порядку доработанные проекты документов проходят согласование и визирование членами коллегии, выступившими с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания коллегии в соответствии с п. 3.12 настоящего Регламента.
6.2. Ответственный секретарь коллегии участвует в доработке проектов документов, согласовании проектов, осуществляет контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений.
6.3. Подготовленные на подпись руководителю решения, приказы, их объявляющие, представляются в организационно-контрольный отдел и вместе с протоколом докладываются в установленном порядке.
7. Контроль за исполнением решений коллегии
7.1. Непосредственный контроль за исполнением решений коллегии по существу содержания поручений возлагается на членов коллегии, назначенных ответственными за их реализацию, а также осуществляется всеми членами коллегии в процессе текущей работы.
7.2. Текущий контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях коллегии, объявленных приказами руководителя Управления Росреестра по Вологодской области, по форме и срокам, а также и поручений, содержащихся в протокольных решениях коллегии, возлагается на ответственного секретаря коллегии.
7.3. Подразделение-исполнитель после истечения срока исполнения решения коллегии, но не позднее 10 числа месяца, следующего контрольным сроком, докладной запиской информирует председателя коллегии о результате выполнения принятого решения и представляет проект решения председателю коллегии (о снятии с контроля, о продлении срока исполнения).
Докладную записку и проект решения, завизированные членом коллегии, на которого возложен контроль исполнения решения коллегии, подразделение-исполнитель представляет в организационно-контрольный отдел.
7.4. Изменение сроков выполнения поручений, содержащихся в решении коллегии, либо их отмена допускается в исключительных случаях с письменного разрешения коллегии, о получении которого подразделение-исполнитель информирует организационно-контрольный отдел.
7.5. Коллегия регулярно рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации принятых ей решений, заслушивает лиц, ответственных за контроль по их выполнению, в том числе руководителей структурных подразделений Управления, о результатах проделанной работы.
Коллегия периодически подводит итоги своей деятельности, а также рассматривает результаты работы членов коллегии при подготовке и реализации решений коллегии.
