Описание структуры и функциональных возможностей статистической системы Socioma-statistic (стр. 1 )

Описание структуры и функциональных возможностей статистической системы Socioma-statistic

Содержание

Общие характеристики	2
Главные недостатки всех крупных статистических систем	2
Принципиальные отличия системы Socioma-statistic от других разработок	2
Структура Socioma-statistic	3
Основные технологические характеристики и ограничения Socioma-statistic	4
Виды, функциональность и общая схема взаимодействия файлов.	4
Соподчиненность файлов	5
Текущие и обобщенные отчеты Socioma-statistic	6
Описание модулей системы бизнес-статистики Socioma-statistic Работа с файлом группы 0001_main_2013.xlsx	12
Модуль CRM (файл 2013_crm.xlsx).	18
Модуль Sales	19
Модуль Бюджет рекламы и маркетинга	22
Модуль Socioma	24
Порядок работы с системой бизнес-статистики Socioma-statistic	28
Технические требования	29
Условия поставки	30
Цены на комплект поставки	31

Описание структуры и функциональных возможностей

статистической системы Socioma-statistic

Общие характеристики.

Статистическая система Socioma-statistic создана для точной оценки количественных и качественных характеристик бизнеса малого предприятия.

Среда разработки – OS Windows-7. Инструмент разработки – Excel-2010.

Система разработана для руководителей предприятий малого бизнеса, стремящихся к оптимизации своих бизнес-процессов на основе постоянных и точных данных о взаимодействии своего предприятия с рынком, но не заинтересованных в приобретении и внедрении масштабных статистических и маркетинговых инструментов.

Максимально кратко идею системы Socioma-statistic можно сформулировать как комплекс взаимосвязанных файлов, в котором секретарь ведет свою базу данных, менеджеры по продажам свою, а руководитель предприятия контролирует ход работы предприятия, периодически знакомясь со статистикой, открывая обобщенные данные и изучая таблицы, прямых и перекрестных данных, а также графики и диаграммы, автоматически формируемые системой по результатам ежедневной статистики.

Главные недостатки всех крупных статистических систем

Крупные статистические и маркетинговые инструменты, при всем профессионализме и надежности, имеют ряд существенных недостатков:

1.  Каждая из разработок имеет интерфейс, требующий длительного изучения для овладения функционалом и возможностями,

2.  Приобретя крупную статистическую систему, предприниматель невольно становится «заложником» разработчиков и вынужден периодически привлекать их для настройки системы под нужды и логику конкретного предприятия, тратя на эти цели дополнительные средства.

3.  Приобретение крупных статистических систем часто связано с большими финансовыми затратами на приобретение как отдельных модулей, так и лицензий на отдельные рабочие места тех или иных специалистов. Эти затраты могут достигать нескольких миллионов рублей, требуя постоянной оплаты работы присутствующих в офисе сотрудников компании-разработчика. При этом, сам период внедрения, настройки и возможной доработки может доходить до нескольких лет (крупные ERP-системы).

Важно отметить, что разработчики системы Socioma-statistic знакомы с рынком крупных промышленных ERP и CRM систем, и, отлично зная большие возможности крупных разработок, не пытаются с ними соперничать. Конечно нашу систему невозможно с ними сравнивать, так как Socioma-statistic – просто другая система и создана для удобства работы малых предприятий и индивидуальных предпринимателей.

Принципиальные отличия системы Socioma-statistic от других разработок

1.  Пользователь приобретает не рабочие места, а отдельные модули системы. Эти модули пользователь не устанавливает как любое другое ПО, а просто открывает, как обычные файлы Excel. Открыв файлы, пользователь сразу может начинать контролировать текущую работу подчиненных, заранее предоставив функциональные блоки в пользование своим сотрудникам.

2.  В случае необходимости, пользователь может отдельно приобрести индивидуальный ключ разработчика, который дает ему возможность самостоятельно настраивать систему под собственные нужды, используя функционал Excel-2010.

3.  С самого первого взаимодействия с Socioma-statistic пользователь сразу попадает в известную среду приложения MS Office, имея возможность развивать и дорабатывать систему самостоятельно.

4.  Все модули Socioma-statistic настроены таким образом, что после простейшей самостоятельной настройки пользователем, не требуется от сотрудников пользоваться клавиатурой компьютера. Всем пользователям системы достаточно только с помощью мышки выбирать из выпадающих списков необходимые параметры, которые автоматически обрабатываются и представляются руководству в виде обобщенных таблиц, графиков и диаграмм, отражающих состояние бизнеса от года до минуты в конкретный рабочий день.

5.  Помимо текущей и итоговой статистической информации, пользователи Socioma-statistic имеют возможность с помощью специального модуля получать информацию о лингвистических тезаурусах своих потребителей, для использования в своих рекламных обращениях не столько словесные обороты своих потребителей, но и психологические эмоционально-смысловые категории, которыми живут потребители.

6.  Socioma-statistic позволяет пользователю работать одновременно с пятью самостоятельными направлениями бизнеса, предоставляя обобщенную информацию как по каждому направлению в отдельности, так и по всему бизнесу в целом.

7.  Socioma-statistic позволяет получать не только прямые, но и перекрестные отчеты за любой период времени.

В итоге пользователь Socioma-statistic

- Не тратит лишних денег и времени на внедрение и изучение громоздкого программного обеспечения,

- Всегда работает в хорошо знакомой среде MS Office,

- Всегда может самостоятельно настроить систему так, как ему необходимо,

- Установить Socioma-statistic на своих компьютерах неограниченное количество раз, объединив все установленные модули в мощную программную разработку, контролирующую деятельность всего офиса,

- Максимально психологически точно обратиться к своему потенциальному потребителю,

- Не теряет ни одного из своих клиентов даже в случае увольнения кого-либо из своих продавцов,

- Всегда может обратиться к разработчику, как за бесплатной консультацией, так и для дополнительных разработок и настроек.

Структура Socioma-statistic

В настоящее время статистическая система Socioma-statistic имеет следующие функциональные модули:

1.  Годовой бюджет рекламы и маркетинга (включая автоматически создаваемые планы и отчеты по месяцам и за год),

2.  Модуль фиксирования и контроля всех поступающих внешних контактов (CRM),

3.  Модуль фиксирования и контроля работы коммерческого отдела (Sales)

4.  Модуль оценки психологических эмоционально-смысловых категорий потенциальных потребителей (Socioma).

Основные технологические характеристики и ограничения Socioma-statistic.

В системе Socioma-statistic могут одновременно обрабатываться не более:

- пяти различных направлений бизнеса (СБЕ – стратегических бизнес-единиц),

- шести различных средств коммуникации (телефон, факс, мейл и т. п.) для всех СБЕ,

- семи различных видов цен (розничные, среднеоптовые, специальные и т. п.) для всех СБЕ,

- одиннадцати вариантов вопросов, с которыми обращаются потенциальные клиенты для всех СБЕ,

- двадцати одного рекламного канала для всех СБЕ,

- восьми вариантов организационных форм потенциальных потребителей для всех СБЕ,

- двадцати различных рыночных сегментов для всех СБЕ,

- ста различных наименований товаров для всех СБЕ,

- двадцати одного параметра, отображающего запрашиваемое количество покупаемого продукта для всех СБЕ,

- восьми различных географических зон, направлений, пунктов для всех СБЕ,

- десяти менеджеров коммерческой службы для всех СБЕ,

- восьми вариантов готовности клиента к совершению покупки для всех СБЕ,

- каждый менеджер коммерческой службы ежедневно может внести не более десяти контактов с текущими клиентами по всем СБЕ,

- секретарь может внести ежедневно не более ста входящих контактов по всем СБЕ.

В настоящий момент Socioma-statistic разработана для обработки и представления статистической информации на три года (2012, 2013 и 2014). Однако она легко может быть расширена на любое количество лет. 2012 год был затронут в системе для тех компаний, которые имеют статистику за этот период времени, но не имели до сих пор инструмента для ее обработки.

Все представленные выше ограничения связаны только с техническим и технологическими ограничениями потенциальных пользователей и легко могут быть расширены как силами самих пользователей, так и с привлечением сил разработчика Socioma-statistic.

Виды, функциональность и общая схема взаимодействия файлов.

Socioma-statistic имеет в своем каталоге:

1.  Первичные файлы (исходники, в которые вносится первичная информация секретарем предприятия или менеджерами коммерческой службы). Примеры: 2012_crm.xlsx (для CRM-модуля) и 2012_manager_001 (для Sales-модуля). Первичные файлы передаются соответствующим исполнителям (секретарю или менеджеру коммерческой службы) для ежедневного постоянного заполнения сотрудниками информацией в этих файлах. Важно отметить, что во всех первичных файлах (прежде всего у менеджеров коммерческой службы) сотрудники компании вносят информацию с использованием клавиатуры только в тех случаях, в которых первичную информацию невозможно стандартизировать, и которые не могут и не должны быть использованы в дальнейшей статистической обработке – имена контактных лиц, их телефоны, электронные почтовые адреса и т. п.При этом, вся подобная не стандартизированная информация остается в системе в том виде, в котором она была введена первоначально. Стандартизированная же информация вносится только с помощью мышки. Это необходимо для обеспечения недопущения случаев самостоятельного ввода сотрудником никакой информации, которая могла бы нарушить алгоритм статистической обработки. В связи с этим, перед началом использования Socioma-statistic, руководителю предприятия необходимо подготовить систему для ее дальнейшего использования сотрудниками. Подготовка Socioma-statistic к работе занимает не более получаса и заключается в первоначальном внесении в Основной справочник всех необходимых первичных стандартизированных характеристик;

2.  Файлы интеграции (файлы, собирающие первичную информацию). В CRM-модуле файл 2012_crm.xlsx играет роль как первичного, так и интегрирующего файла. Сделано это так потому, что даже, если в компании несколько секретарей, принимающих входящие контакты, все эти контакты обязаны быть собраны только в одном источнике данных. Задача руководителя предприятия организовать прием входящих контактов таким образом, чтобы секретари фиксировали бы информацию только в одном месте. В модуле коммерческой службы название файла интеграции выглядит как 2012_sales.xlsx. Число 2012 (или подобное) в названии всех файлов всегда обозначает год, данные которого обрабатываются этим файлом.

3.  Файлы обработки (файлы, обрабатывающие первичную информацию за определенный временной период – за месяц – и представляющие первичную статистику за этот период в виде таблиц, графиков и диаграмм). В каталоге системы эти файлы имеют названия вида 2013_crm_branch_1_001_jan или 2012_sales_branch_1_001_jan, где

a.  2012 – означает год, за который обрабатываются данные,

b.  Sales – тип обрабатываемых данных (продажи или входящие коммуникации),

c.  branch_1 (направление_1) – направление (СБЕ) деятельности, данные которого обрабатываются этим файлом,

d.  001_jan – цифровое и буквенное обозначение месяца, за который обрабатываются данные.

4.  Файлы обобщения данных типа 2013_crm_combined_dates и 2013_sales_combined_dates. Эти файлы предназначены для отображения обобщенной информации, как по каждому направлению (СБЕ) в отдельности, так и по всему бизнесу в целом за год. Для обеспечения простоты перехода пользователя от обобщенных данных к результатам того или иного направления в конкретном месяце, каждая таблица имеет гиперссылки на таблицы данных за конкретный месяц и день.

5.  Обслуживающие файлы (справочники). В каталоге эти файлы имеют вид типа 0002_directories и 2013_directories. Эти файлы содержат первичные характеристики, которые а дальнейшем обрабатываются системой. При этом, хотя по своему содержанию оба файла очень похожи, в системе обработки данных они соподчинены друг другу. Файл 2013_directories является подчиненным, а файл 0002_directories – управляющим. Любые первичные настройки могут вестись только в файле 0002_directories. Любые изменения, внесенные в любом другом файле (будь то изменение названий или характеристик) непредсказуемо отразятся как на алгоритме обработки, так и на представлении результатов, и сделают работу всей системы некорректной, а данные недостоверными.

6.  Файлы навигации имеют вид 0001_main_2013. Их задача – упростить пользователю доступ к любой интересующей его информации в любом файле и ориентироваться в каталоге только исходя из собственных логических запросов.

Соподчиненность файлов

Все модули и файлы системы бизнес-статистики Socioma-statistic носят соподчиненный и взаимовлияющий характер. По взаимной соподчиненности и зависимости файлы системы могут быть разделены на три уровня: файлы первичного уровня (в них сотрудники вносят первичные данные), файлы среднего уровня (файлы, обобщающие первичную информацию) и файлы высшего уровня (обобщенные данные по отдельным СБЕ и бизнесу в целом).

Поэтому без предварительного обновления информации в файлах среднего уровня, данные в файлах высшего уровня изменены не будут. Для обновления данных в файлах высшего уровня необходимо предварительно открыть и сохранить изменения в файлах среднего уровня.

К файлам низшего или первичного уровня относятся все файлы ввода первичной информации:

1.  2013_crm (и аналогичные)

2.  2013_manager_001 (и аналогичные)

3.  0002_directories

К файлам среднего уровня относятся:

1.  2013_crm_branch_1_001_jan (и аналогичные),

2.  2013_sales (и аналогичные),

3.  2013_directories (и аналогичные),

К файлам высшего уровня относятся:

1.  0001_main_2013 (и аналогичные),

2.  2013_crm_combined_dates (и аналогичные),

3.  2013_sales_combined_dates (и аналогичные)

4.  0003_crm_by_years (и аналогичные)

5.  0004_sales_by_years (и аналогичные)

Текущие и обобщенные отчеты Socioma-statistic.

Все отчеты пользователь получает в режиме реального времени по мере заполнения первичных файлов секретарем или менеджерами коммерческой службы. Для получения текущих и обобщенных данных о работе бизнеса пользователь использует файл типа 0001_main_2013. С помощью этого файла пользователь получает доступ к следующим инструментам и отчетам:

1.  Текущая работа каждого из менеджеров коммерческой службы;

2.  Текущая работа секретаря компании,

3.  Сводные текущие данные по всем направлениям бизнеса,

4.  Данные о контактах и продажах по каждому из пяти направления (СБЕ) в отдельности с разбивкой по месяцам, а при переходе в месяц и по дням текущего года,

5.  В разделе «Содержание» пользователь получает доступ к отчетам, расклассифицированным по отдельным вопросам:

Входящие контакты
6.	Первичные ежедневные данные от секретаря
Количество обращений по:
7.	каналам коммуникации (шт.)
8.	видам предложенных цен (шт.)
9.	предметам запросов (шт.)
10.	рекламным каналам (шт.)
11.	организационной форме потребителя (шт.)
12.	потребительским сегментам (шт.)
13.	предлагаемым продуктам (шт.)
14.	размеру интересуемой партии товара (шт.)
15.	географии потребителей (шт.)
16.	менеджерам коммерческой службы (шт.)
Приращения к предыдущему году по количеству обращений
17.	видам предложенных цен (шт.)
18.	предметам запросов (шт.)
19.	рекламным каналам (шт.)
20.	организационной форме потребителя (шт.)
21.	потребительским сегментам (шт.)
22.	предлагаемым продуктам (шт.)
23.	размеру интересуемой партии товара (шт.)
24.	географии потребителей (шт.)
25.	менеджерам коммерческой службы (шт.)
Данные по продажам
Количество обработанных контактов коммерческой службой. Прямые данные
26.	Динамика воронки продаж по направлениям за год
27.	Динамика обращений в коммерческую службу по видам обращений (шт.)
28.	Распределение обработанных контактов по видам вопросов
29.	Распределение контактов по рекламным каналам
30.	Количество фактов контактов по рекламным каналам, ранее слышавших о продукте
31.	Количество контактов по рекламным каналам, ранее имевших информацию
32.	Количество контактов по рекламным каналам, заинтересовавшихся продуктом по месяцам (шт.)
33.	Количество контактов по рекламным каналам, с которыми начались переговоры о покупке продуктов (шт.)
34.	Количество контактов по рекламным каналам подписавших договор на покупку товаров по месяцам года
35.	Количество контактов по рекламным каналам, которым выслан счет на оплату товара (шт.)
36.	Количество контактов по рекламным каналам, которые провели платеж (шт.)
37.	Количество контактов по рекламным каналам, которым были переданы счета фактуры (шт.)
38.	Количество контактов по организационной форме респондентов (шт.)
39.	Распределение контактов по потребительским сегментам
40.	Количество платежей по потребительским сегментам
41.	Количество обращений по товарам
42.	Количество платежей по товарам
43.	Количество контактов по объемам закупаемых партий товаров
44.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 1
45.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 2
46.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 3
47.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 4
48.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 5
49.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 6
50.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 7
51.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 8
52.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 9
53.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 10
54.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 11
55.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 12
56.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 13
57.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 14
58.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 15
59.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 16
60.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 17
61.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 18
62.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 19
63.	Количество обращений по объемам закупаемых продуктов по сегменту 20
64.	Распределение поступивших контактов по географии потребителей
65.	Распределение контактов впервые слышавших о продукте по географии потребителей
66.	Распределение контактов потребителей, которым ранее была дана информация о продукте по географии потребителей
67.	Распределение контактов потребителей, заинтересовавшихся продуктом по географии потребителей
68.	Распределение контактов потребителей, с которыми идут переговоры, по географии потребителей
69.	Распределение контактов потребителей, с которыми подписан договор, по географии потребителей
70.	Распределение контактов потребителей, которым выслан счет на оплату, по географии потребителей
71.	Распределение контактов потребителей, которыми проведен платеж по счету, по географии потребителей
72.	Распределение контактов потребителей, которым переданы счета-фактуры, по географии потребителей
73.	Распределение контактов между менеджерами коммерческой службы
74.	Распределение первичных контактов между менеджерами коммерческой службы
75.	Распределение между менеджерами коммерческой службы контактов по информированию потенциальных потребителей
76.	Распределение контактов с заинтересовавшимися потребителями между менеджерами коммерческой службы
77.	Распределение количества переговоров между менеджерами коммерческой службы
78.	Распределение количества подписанных договоров между менеджерами коммерческой службы
79.	Распределение количества выставленных для оплаты счетов между менеджерами коммерческой службы
80.	Распределение количества полученных от клиентов платежей между менеджерами коммерческой службы
81.	Распределение количества переданных клиантам счетов-фактуры между менеджерами коммерческой службы
Приращения прямых данных
82.	Динамика приращения обращений по видам средств коммуникации (шт.)
83.	Динамика приращения обработанных контактов по видам вопросов
84.	Динамика приращения контактов по рекламным каналам
85.	Среднее приращение количества слышавших о продукте к предыдущему месяцу (шт.)
86.	Среднее приращение количества контактов ранее получивших информацию к предыдущему месяцу (шт.)
87.	Среднее приращение контактов, заинтересовавшихся продуктом к предыдущему месяцу (шт.)
88.	Среднее приращение контактов с которыми идут переговоры к предыдущему месяцу
89.	Среднее приращение количества договоров к предыдущему месяцу (шт.)
90.	Среднее приращение контактов, которым выслан счет на оплату товара к предыдущему месяцу (шт.)
91.	Среднее приращение к предыдущему месяцу контактов, которые провели платеж (шт.)
92.	Среднее приращение к предыдущему месяцу контактов, которым были переданы счета фактуры (шт.)
93.	Среднее приращение контактов по оргформе респондентов к предыдущему месяцу (шт.)
94.	Среднее приращение количества платежей по потребительским сегментам к предыдущему месяцу
95.	Среднее приращение количества обращений по товарам по месяцам (шт.)
96.	Среднее приращение количества платежей по товарам к предыдущему месяцу
97.	Среднее приращение количества продаж по объемам закупаемых партий товара к предыдущему месяцу
98.	Среднее приращение количества поступивших контактов по географии потребителей
Объемы продаж (руб.)
99.	Общая статистика денежных поступлений по направлениям (руб.)
100.	Динамика денежных поступлений в коммерческую службу по каналам коммуникаций (руб.)
101.	Распределение денежных поступлений по видам вопросов (руб.)
102.	Распределение объемов денежных поступлений по рекламным каналам (руб.)
103.	Распределение денежных поступлений по организационным формам покупателей (руб.)
104.	Распределение объемов денежных поступлений по потребительским сегментам (руб.)
105.	Количество денежных поступлений по товарам по направлениям (руб.)
106.	Объемы денежных поступлений по объемам закупаемых партий товаров (руб.)
107.	Распределение денежных поуступлений по географии потребителей (руб.)
108.	Распределение объемов денежных поступлений между менеджерами коммерческой службы (руб.)
Приращения объемов продаж
109.	Динамика приращения денежных поступлений по видам средств коммуникации (руб.)
110.	Динамика приращения объемов денежных поступлений по видам вопросов (руб.)
111.	Динамика приращения объемов денежных поступлений по рекламным каналам (руб.)
112.	Среднее приращение объемов денежных поступлений по оргформе респондентов к предыдущему месяцу (руб.)
113.	Среднее приращение объемов денежных поступлений по сегментам к предыдущему месяцу (руб.)
114.	Среднее приращение объемов денежных поступлений по товарам по месяцам (руб.)
115.	Среднее приращение денежных поступлений по объемам закупаемых партий к предыдущему месяцу (руб.)
116.	Среднее приращение количества поступивших контактов по географии потребителей (руб.)

Помимо отчетов о прямых данных, при переходе в результаты работы за месяц пользователь получает следующие перекрестные данные: