Регламент исполнения государственной функции
«Ведение трудовых книжек государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти
1. Общие положения
1.1. Настоящим регламентом определяется порядок исполнения государственной функции «Ведение трудовых книжек государственных гражданских служащих исполнительных органов государственной власти Воронежской области» (далее – гражданских служащих).
1.2. Исполнение государственной функции по ведению трудовых книжек гражданских служащих осуществляется в соответствии с:
- Трудовым Кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом от 27 июля 2004г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 01.01.01г. №58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
- Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.01.2001г. N 51);
- Указом Президента Российской Федерации от 01.01.2001г. № 000 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
- Указом Президента Российской Федерации от 01.01.2001г. N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в редакции от 01.01.2001г., с изменениями от 01.01.2001г.);
- Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 01.01.2001г. № 000 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», (зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003г. N 5219);
- письмом Роструда от 01.01.2001г. N 948-6 «Исправление ошибок в трудовой книжке»;
- приказом Минфина РФ от 01.01.2001г. N 117н «О трудовых книжках», (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» (зарегистрировано в Минюсте РФ 24.12.2003г. N 5356);
- Законом Воронежской области от 01.01.2001г. N 29-ОЗ «О государственной гражданской службе Воронежской области»;
- Указом губернатора Воронежской области от 01.01.2001г. №22 «Об утверждении регламента взаимодействия исполнительных органов государственной власти Воронежской области»;
- постановлением администрации Воронежской области от 01.01.2001г. N 1157 «О представителях губернатора области, выполняющих функции нанимателя на гражданскую службу Воронежской области в системе исполнительных органов государственной власти области» (ред. от 01.01.2001г.);
- постановлением администрации Воронежской области от 01.01.2001г. N 638 «Об утверждении положения об управлении государственной службы и кадров администрации области».
1.3. Органом, исполняющим государственную функцию по ведению трудовых книжек гражданских служащих Воронежской области, является управление государственной службы и кадров администрации Воронежской области (далее – управление).
1.4. Приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляет управление делами Воронежской области.
2. Административные процедуры
2.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции по ведению трудовых книжек
гражданских служащих
2.1.1. Оформление трудовой книжки гражданскому служащему
2.1.1.1. Оформление трудовой книжки гражданскому служащему, принятому на службу (работу) впервые, осуществляется отделом кадров управления в присутствии гражданского служащего не позднее недельного срока со дня приема на службу (работу).
В случае отсутствия у гражданского служащего, поступающего на службу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению гражданского служащего (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) отдел кадров управления оформляет новую трудовую книжку.
2.1.1.2. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о гражданском служащем:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Запись об образовании (основном общем, среднем общим, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).
2.1.1.3. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном представителем нанимателя, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего правового акта не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту правового акта.
2.1.1.4. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
2.1.1.5. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении отдел кадров управления обязан ознакомить ее владельца под расписку.
2.1.1.6. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения служебного контракта (трудового договора) вносятся в точном соответствии с формулировками Федерального закона «О государственной гражданской службе РФ» или Трудового кодекса Российской Федерации со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Федерального закона или ТК РФ.
2.1.1.7. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию гражданского служащего вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
2.1.1.8. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и распоряжений;
б) о награждении знаком отличия, почетным дипломом, почетной грамотой, объявлении благодарности, присвоении почетного звания, производимом губернатором или администрацией области;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
2.1.1.9. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
2.1.2. Внесение изменений и исправлений
в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки
2.1.2.1. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности гражданского служащего производится отделом кадров управления на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
2.1.2.2. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо отделом кадров управления на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
2.1.2.3. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
2.1.2.4. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
2.1.2.5. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении гражданского служащего (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
2.1.2.6. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом в управление, которое выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи гражданским служащим заявления.
2.1.2.7. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы гражданского служащего до поступления в администрацию области, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
2.1.2.8. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, гражданскому служащему по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).
2.1.3. Выдача трудовой книжки при увольнении
2.1.3.1. При увольнении гражданского служащего все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в администрации области, заверяются подписью начальника отдела кадров, печатью управления государственной службы и кадров и подписью самого гражданского служащего.
Управление обязано выдать гражданскому служащему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
2.1.3.2. В случае если в день увольнения гражданского служащего выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием гражданского служащего либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, управление направляет гражданскому служащему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному гражданским служащим адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления управление освобождается от ответственности за задержку выдачи гражданскому служащему трудовой книжки. Управление также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случае несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении гражданского служащего по основаниям, предусмотренным пп. «а» п.3 ч.1 ст.37 ФЗ или п.1 ч.2 ст.39 ФЗ, и при увольнении женщины, срок действия служебного контракта с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
2.1.3.3. По письменному обращению гражданского служащего, не получившего трудовую книжку после увольнения, управление выдает ее не позднее трех дней со дня обращения гражданского служащего.
2.1.3.4. В случае смерти гражданского служащего трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
2.1.4. Вкладыш в трудовую книжку
2.1.4.1. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется отделом кадров управления в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
2.1.4.2. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.
2.1.5. Учет и хранение трудовых книжек
2.1.5.1. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в управлении ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
2.1.5.2. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется отделом кадров управления, оформляющим прием и увольнение гражданских служащих, регистрируются все трудовые книжки, принятые от гражданских служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные гражданским служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением гражданский служащий расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя управления, а также скреплены печатью или опломбированы.
2.1.5.3. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в управлении делами области как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
2.1.5.4. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные гражданскими служащими при увольнении либо в случае смерти гражданского служащего его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров управления отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве администрации области в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
2.2. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции по ведению трудовых книжек
2.2.1. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица управления несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
2.2.2. При задержке выдачи гражданскому служащему трудовой книжки по вине управления, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения администрация обязана возместить гражданскому служащему не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения гражданского служащего (прекращении трудового договора) издается правовой акт, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
2.2.3. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на руководителя управления.
2.2.4. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет гражданский служащий управления, осуществляющий в соответствии должностным регламентом работу по ведению трудовых книжек гражданских служащих соответствующего исполнительного органа государственной власти области.
2.2.5. Управление обязано по письменному заявлению работника выдать ему в течение трех дней с момента получения гражданского служащего такого заявления копию трудовой книжки. Копии указанных документов заверяются подписью руководителя управления и печатью управления.
2.2.6. Лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
2.2.7. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории Воронежской области осуществляет государственная инспекция труда в Воронежской области.
2.2.8. Государственный надзор за точным и единообразным исполнением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляет прокурора Воронежской области в соответствии с федеральным законом.
2.2.9. Профессиональные союзы имеют право на осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
2.2.10. Индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами.
