- приведение предстоящих разновременных расходов и доходов и условия их соизмеримости;
- учет влияния инфляции, задержек платежей и других факторов;
- учет неопределенности и рисков, связанных с привлечением инвестиций.
С точки зрения бюджетной эффективности, важно объективно оценить ассигнования из федерального, регионального и местных бюджетов, фондов поддержки предпринимательства на реализацию проектов, существенно влияющих на экономическую, социальную и экологическую ситуацию в определенном регионе. Региональный бюджетный эффект (Бt) для t-го шага осуществления проекта определяется как превышение доходов регионального бюджета (Дt) над расходами (Рt) в связи с осуществлением конкретного проекта, то есть
Бt = Дt - Рt
Интегральный бюджетный эффект Бинт рассчитывается по формуле:
где Дt – результаты, достигаемые на t-ом шаге расчета;
Рt – затраты, осуществляемые на том же шаге;
Т – горизонт расчета (равный номеру шага расчета, на котором наступила окупаемость объекта);
Е – норма дисконта, равная приемлемой для инвестора норме дохода на капитал.
Отсюда следует, если бюджетный эффект инвестиционного проекта положителен, то проект эффективный, то есть можно рассматривать вопрос о его принятии. Чем больше Бинт, чем эффективнее проект. Если инвестиционный проект будет осуществлен при отрицательном Бинт, бюджет понесет убытки.
В состав расходов регионального бюджета включаются:
- средства, выделяемые для прямого бюджетного финансирования проекта в соответствии с Госпрограммой;
- банковские кредиты для отдельных участников реализации проекта, выделяемые в качестве заемных средств, подлежащих компенсации за счет бюджета;
- прямые бюджетные ассигнования на компенсацию затрат на топливо и энергоносители;
- региональные гарантии инвестиционных рисков иностранным и отечественным участникам.
Составляющими доходной части регионального бюджета являются:
- налог на добавленную стоимость, рентные платежи данного года в бюджет российских и иностранных предприятий и фирм-участников в части, относящейся к осуществлению проекта;
- увеличение налоговых поступлений от сторонних предприятий, обусловленное влиянием реализации проекта на их финансовое положение;
- поступающие в бюджет таможенные пошлины и акцизы по продуктам (ресурсам), произведенным (затрачиваемым) в соответствии с проектом;
- эмиссионный доход от выпуска ценных бумаг на осуществление проекта;
- дивиденды по принадлежащим регионам акциям и другим ценным бумагам, выпущенным с целью финансирования проекта;
- поступления в бюджет подоходного налога с заработной платы, российских и иностранных работников, начисленной за выполнение работ;
- суммы возврата льготных кредитов на проект, выделяемых за счет средств бюджета, и за обслуживание этих кредитов.
Моделирование оптимизации размещения сельскохозяйственного производства АПК на основе построения унифицированной экономико-математической модели показало, что сочетание ресурсов внутри отрасли является лимитирующим. Необходимы внешние факторы, предопределяющие воспроизводственный процесс в отрасли, прежде всего дополнительные инвестиционные ресурсы.
При выборе возможных направлений инвестирования во внимание следует принимать следующие обстоятельства: уровень убыточности различных отраслей сельскохозяйственного производства области; продолжительность сроков хранения продукции сельского хозяйства (по видам); сохранение и расширение ассортимента конечной продукции АПК.
В соответствии с моделью инвестиции будут эффективны при вложении их в предприятия по переработке мяса крупного рогатого скота, свиней и птицы, молока, зерна и картофеля.
Важной задачей с точки зрения принятия решений является определение источников инвестиций. В качестве основного источника финансирования в перерабатывающей отрасли рассматриваются собственные средства предприятий. Размер их определяется по результатам решения одного из возможных подходов моделирования по балансировке производственных затрат и прочих выплат предприятий с их доходами, а целевая функция представляет собой максимум свободных денежных средств предприятий в заданный период рассмотрения. Анализ показал, что ликвидные предприятия области готовы вкладывать в перерабатывающие производства до 50% свободных денежных средств, полученных в результате оптимизации своей структуры и планов реализации продукции. Недостающую сумму можно получить за счет привлечения инвестиций из бюджетных и внебюджетных фондов.
Один из возможных путей сокращения убытков сельскохозяйственного производства вследствие сохраняющегося диспаритета цен – расширение кооперации и интеграции в переработке сельскохозяйственной продукции.
Модельные расчеты показали, что среди прочих приоритетов определяющими являются сроки реализации инвестиционных проектов. Поэтому пути повышения бюджетной эффективности капитальных вложений целесообразно рассматривать по сроку окупаемости: чем меньше этот срок, чем эффективнее используются бюджетные капвложения.
Сегодня актуальной становится проблема уменьшения удельных капитальных вложений (и расчете на 1 т продукции, 1 скотоместо, 1 га и т. д.). Ее можно решать путем снижения стоимости строительства, реконструкции объектов, комплексности капитальных вложений, совершенствования инновационно-инвестиционного проектирования и др.
Таким образом, среди главных причин низкой отдачи используемых бюджетных средств следует назвать следующие:
- слабое развитие эффективных механизмов государственного регулирования;
- медленное становление хозяйственного управления, основанного преимущественно на принципах кооперации и интеграции в агропромышленном комплексе;
- недооценка роли внутрихозяйственных отношений и маркетинга для повышения результативности производства.
От решения названного комплекса задач будет зависеть скорость формирования инвестиционного пространства в агропромышленном комплексе различных регионов.
3. Инвестиционный проект и его экономическая эффективность
Проекты, предоставляемые предприятиями, претендующими на включение в инвестиционную программу, должны:
• предусматривать внедрение передовых технологий, развитие сырьевой базы, развитие транспортной инфраструктуры региона;
• иметь следующие показатели эффективности: положительный чистый дисконтированный доход, индекс доходности проекта больше единицы, внутреннюю норму доходности проекта (бюджетной эффективности) выше стоимости кредитных (бюджетных) средств, привлекаемых на реализацию проекта;
• иметь согласования по проекту – межведомственной комиссии по размещению производительных сил на территории региона, вневедомственной и экологической экспертизы по проектно-сметной документации;
• иметь высокую степень проработанности определения рынка сбыта сельскохозяйственной продукции (обязательное подтверждение долгосрочными договорами на поставку продукции, либо заключением специализированных организаций);
• определенные источники привлечения внебюджетных инвестиций (в том числе подтверждение наличия собственных средств в размере не менее 20% для проектов, связанных с капитальными вложениями), достигнутую договоренность с конкретными инвесторами и согласованные условия инвестирования.
Предприятия, претендующие на включение в инвестиционную программу региона, не должны иметь просроченной задолженности по ранее представленным средствам из федерального и регионального бюджета на возвратной основе, не находиться в стадии реорганизации, ликвидации или банкротства, иметь программу реформирования предприятия (при необходимости), не иметь просроченной задолженности в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды.
Методы оценки эффективности инвестиционных проектов.
Совокупность методов, применяемых для оценки эффективности инвестиций, можно разбить на две группы: динамические (учитывающие фактор времени) и статические (учетные).
Суть всех методов оценки базируется на следующей простой схеме: исходные инвестиции при реализации какого-либо проекта генерируют денежный поток СF1, СF2…, CFn. Инвестиции признаются эффективными, если этот поток достаточен для:
• возврата исходной суммы капитальных вложений;
• обеспечения требуемой отдачи на вложенный капитал.
Наиболее распространены следующие показатели эффективности капитальных вложений:
• срок окупаемости инвестиций (РР);
• учетная норма прибыли (ARR),
• чистое современное значение инвестиционного проекта (NPV);
• внутренняя норма рентабельности (доходности, прибыльности) (IRR);
• модифицированная внутренняя норма рентабельности (доходности, прибыльности) (MIRR);
• индекс рентабельности проекта (PI);
• дисконтированный срок окупаемости (DPP).
Эти показатели, как и соответствующие им методы, используются в двух вариантах:
• для определения эффективности независимых инвестиционных проектов (так называемая абсолютная эффективность), когда делается вывод о том, принять проект или отклонить;
• для определения эффективности взаимоисключающих друг друга проектов (сравнительная эффективность), когда делается вывод о том, какой проект принять из нескольких альтернативных.
Статические методы. Используются следующие методы.
Срок окупаемости инвестиций (Payback Period – РР). Это один из самых простых и широко распространенных в мировой практике методов, он не предполагает временной упорядоченности денежных поступлений и состоит в определении числа лет, необходимых для полного возмещения первоначальных затрат, т. е. определении момента, когда денежный поток доходов сравняется с суммой денежных потоков затрат. Отбираются проекты с наименьшими сроками окупаемости. Алгоритм расчета срока окупаемости (РР) зависит от равномерности распределения прогнозируемых доходов от инвестиции. Если доход распределен по годам равномерно, то срок окупаемости рассчитывается делением единовременных затрат на годовой доход, обусловленный ими. При получении дробного числа оно округляется в сторону увеличения до ближайшего целого. Если прибыль распределена неравномерно, то срок окупаемости рассчитывается прямым подсчетом числа лет, в течение которых инвестиция будет погашена кумулятивным доходом. Общая формула расчета показателя РР имеет вид:
Нормативный срок окупаемости по проектам среднего размера инвестиций составляет около 3 лет. Если инвестора устраивает рассчитанный срок (он должен быть менее трех лет), то проект принимается к реализации.
Показатель «срок окупаемости инвестиций» очень прост в расчетах, вместе с тем он имеет ряд недостатков, которые необходимо учитывать в анализе.
Во-первых, он игнорирует денежные поступления после истечения срока окупаемости проекта. Во-вторых, поскольку метод основан на недисконтированных оценках, он не делает различия между проектами с одинаковой суммой кумулятивных доходов, но различным распределением их по годам. Он не учитывает возможностей реинвестирования доходов и временную стоимость денег. Поэтому проекты с равными сроками окупаемости, но различной временной структурой доходов признаются равноценными.
Этот метод позволяет судить о ликвидности и рискованности проекта, так как длительная окупаемость означает длительную иммобилизацию средств (пониженную ликвидность проекта) и повышенную рискованность проекта. Существует ряд ситуаций, при которых применение метода, основанного на расчете срока окупаемости затрат, может быть целесообразным. В частности, это ситуация, когда руководство предприятия в большей степени озабочено решением проблемы ликвидности, а не рентабельности проекта – главное, чтобы инвестиции окупились как можно скорее. Метод также хорош в ситуации, когда инвестиции сопряжены с высокой степенью риска, поэтому, чем короче срок окупаемости, тем менее рискованным считается проект. Метод РР успешно используется для быстрой отбраковки проектов, а также в условиях сильной инфляции, политической нестабильности или при дефиците ликвидных средств; эти обстоятельства ориентируют предприятие на получение максимальных доходов в кратчайшие сроки.
Метод простой нормы прибыли (Accounting Rate of Return – ARR). При использовании этого метода средняя за период жизни проекта чистая бухгалтерская прибыль сопоставляется со средними инвестициями (затратами основных и оборотных средств) в проект.
Метод прост для понимания и включает несложные вычисления, благодаря чему может быть использован для быстрой отбраковки проектов. Однако существенным недостатком является то, что игнорируется неденежный (скрытый) характер некоторых видов затрат (например, амортизационных отчислений) и связанная с этим налоговая экономия; доходы от ликвидации старых активов, заменяемых новыми; возможности реинвестирования получаемых доходов и временная стоимость денег. Метод не дает возможности судить о предпочтительности одного из проектов, имеющих одинаковую простую бухгалтерскую норму прибыли, но разные размеры средних инвестиций:
где Pб – чистая бухгалтерская прибыль от проекта;
I0 – инвестиции.
Динамические методы. Международная практика оценки эффективности инвестиций базируется на концепции временной стоимости денег и основана на следующих принципах.
1. Эффективность использования инвестируемого капитала оценивается путем сопоставления денежного потока (cash flow), который формируется в процессе реализации инвестиционного проекта и исходной инвестиции. Проект признается эффективным, если обеспечивается возврат исходной суммы инвестиций и требуемая доходность для инвесторов, предоставивших капитал.
2. Инвестируемый капитал, как и денежный поток, приводится к настоящему времени или к определенному расчетному году, который, как правило, предшествует началу реализации проекта.
3. Дисконтирование капитальных вложений и денежных потоков проводится по различным ставкам дисконта, которые определяются в зависимости от особенностей инвестиционных проектов. При определении ставки дисконта учитываются структура инвестиций и стоимость отдельных составляющих капитала.
Динамические методы, позволяющие учесть фактор времени, отражают наиболее современные подходы к оценке эффективности инвестиций и преобладают в практике крупных и средних предприятий развитых стран. В хозяйственной практике России применение этих методов обусловлено также и высоким уровнем инфляции. Эти методы часто называют дисконтными, поскольку они базируются на определении современного размера (т. е. на дисконтировании) денежных потоков, связанных с реализацией инвестиционного проекта.
При этом делаются следующие допущения:
• потоки денежных средств на конец (начало) каждого периода реализации проекта известны;
• определена оценка, выраженная в виде процентной ставки (нормы дисконта), в соответствии с которой средства могут быть вложены в данный проект. В качестве такой оценки обычно используются средняя или предельная стоимость капитала для предприятия; процентные ставки по долгосрочным кредитам; требуемая норма доходности на вложенные средства и др. На оценку существенно влияют инфляция и риск.
Определение ставки дисконтирования. Расчеты, связанные с планированием инвестиций, показывают, что в основном инвестиции создают поток выплат, которые нужно сравнивать с первоначальными расходами. Самая простая форма таких подлежащих анализу потоков – это ежегодные финансовые ренты, т. е. определенные суммы денег, выплачиваемые каждый год в течение установленного ряда лет равномерными или неравномерными платежами.
В отношении инвестиционных проектов процентная ставка (ставка дисконтирования) называется барьерной. Она определяет ту финансовую отдачу, которую инвестор ожидает от своих инвестиций. В соответствии с теорией финансового менеджмента эта отдача включает два компонента: свободную от риска ставку и страховую премию. В общем виде эта формула выглядит следующим образом:
Требуемая отдача = Свободная от риска ставка + Страховая премия.
Свободная от риска ставка является базовой. Она представляет собой минимально приемлемый доход от инвестиций в отсутствие практически всех рисков. Эта ставка обычно бывает на несколько пунктов выше уровня инфляции, что препятствует эрозии капитала инвестора и принимает в расчет соображения ликвидности. Также инвесторы требуют страховую премию в качестве платы за финансирование фирмы, подвергающейся рискам в процессе реализации инвестиционных проектов. Числовое выражение уровня риска предприятия получается комбинацией среднего значения стоимости акционерного капитала и стоимости долга, которое определяется как средневзвешенная стоимость капитала (weighted average cost of capital – WACC). На многих предприятиях барьерная ставка устанавливается финансовыми менеджерами, которая на определенный период времени постоянна. Один из основных факторов, влияющих на барьерные ставки – общая ситуация с процентными ставками. Финансовый менеджер должен внимательно следить за исходной процентной ставкой и по мере того, как этот показатель растет или убывает, соответственно изменять барьерные ставки. Завышенные или заниженные ставки приводят к ухудшению дел на предприятии.
Чистая приведенная стоимость (Net Present Value – NPV). Этот критерий оценки инвестиций относится к группе методов дисконтирования денежных потоков, или DCF-методов. Он основан на сопоставлении величины инвестиционных затрат (I0) и общей суммы скорректированных во времени будущих денежных поступлений, генерируемых ею в течение прогнозируемого срока. При заданной норме дисконта (коэффициента r, устанавливаемого аналитиком (инвестором) самостоятельно исходя из ежегодного процента возврата, который он хочет или может иметь на инвестируемый им капитал) можно определить современную величину всех оттоков и притоков денежных средств в течение экономической жизни проекта, а также сопоставить их друг с другом. Результатом такого сопоставления будет положительная или отрицательная величина (чистый приток или чистый отток денежных средств), которая показывает, удовлетворяет или нет проект принятой норме дисконта.
Чистая приведенная стоимость по проекту определяется по следующей формуле:
 |
где r - норма дисконта;
n – число периодов реализации проекта;
NCFt – чистый поток платежей в периоде t,
∑CIFt – суммарные поступления от проекта в периоде t,
∑COF t – суммарные выплаты по проекту в периоде t.
Если рассчитанная таким образом чистая современная стоимость потока платежей больше нуля (NPV> 0), то в течение своей экономической жизни проект возместит первоначальные затраты и обеспечит получение прибыли согласно заданному стандарту r, а также ее некоторый резерв, равный NPV. Отрицательная NPV показывает, что заданная норма прибыли не обеспечивается и проект убыточен. При NPV= 0 проект только окупает произведенные затраты, но не приносит дохода. Однако проект с NPV = 0 имеет все же дополнительный аргумент в свою пользу – в случае реализации проекта объемы производства возрастут, т. е. компания увеличится в масштабах (что нередко рассматривается как положительная тенденция).
Общее правило для NPV: если NPV > 0, то проект принимается, в противном случае его следует отклонить.
При прогнозировании доходов по годам необходимо по возможности учитывать все виды поступлений как производственного, так и непроизводственного характера, которые могут быть ассоциированы с данным проектом. Так, если по окончании периода реализации проекта планируется поступление средств в виде ликвидационной стоимости оборудования или высвобождения части оборотных средств, они должны быть учтены как доходы соответствующих периодов.
Метод реализуется в три шага.
Шаг 1. Определяется современное значение каждого денежного потока, входного и выходного.
Шаг 2. Суммируются все дисконтированные значения элементов денежных потоков и определяется критерий NPV.
Шаг 3. Принимается решение:
- для отдельного проекта – если NPV> 0, то проект принимается;
- для нескольких альтернативных проектов – принимается тот проект, который имеет большее значение NPV, если только оно положительное.
4.Инвестиционная привлекательность организации
При формировании инвестиционной политики в АПК области необходимо руководствоваться ключевыми подходами, отражающими и региональные особенности. К их числу относятся следующие. Во-первых, инвестиционная политика всегда является составной частью региональной экономической политики. Инвестиционную политику в области следует ориентировать на рыночную экономическую политику, основанную на конкурентных преимуществах. Во-вторых, активизация региональной инвестиционной политики требует соответствующую адаптацию инвестиционной деятельности на предприятиях АПК, включающую совершенствование управления производством, маркетингом, финансами, инновациями и кадрами. В-третьих, региональная инвестиционная политика должна оказывать активно-адаптивное влияние на стабилизацию и развитие социально-экономической политики в регионе. В-четвертых, эффективно устойчивая региональная политика невозможна без создания условий, стимулирующих инвестиционную деятельность в регионе. Это, прежде всего, совокупность экономико-правовых регуляторов инвестиционной деятельности, использующих достаточно широкий спектр возможностей долевого участия, системы гарантий, налоговых, финансовых и таможенных льгот и т. д. В-пятых, при реализации инвестиционной политики важно обеспечить рациональное соотношение отечественных и иностранных инвестиций в АПК. В-шестых, активная региональная инвестиционная политика должна иметь соответствующее информационное обеспечение.
Инвестиционную привлекательность предприятия можно определить как систему экономических отношений между субъектами хозяйствования по поводу эффективного развития бизнеса и поддержания его рыночной конкурентоспособности. Данные отношения определяются совокупностью показателей оценки различных аспектов деятельности предприятия. Основная цель определения инвестиционной привлекательности заключается в оценке риска возможного вложения средств. В связи с этим становится актуальной проблема разработки системы показателей, анализ которых позволит любому предприятию повысить свою инвестиционную привлекательность на основе решения проблемы идентификации факторов неопределенности, регулирования требуемой проектной рентабельности, количественной оценки и контроля уровня риска на каждом этапе подготовки и реализации управленческих инвестиционных решений.
Общеизвестные подходы: имущественный (с точки зрения активов); сравнительный; доходный (с точки зрения «потока наличности»), к оценке инвестиционной привлекательности хозяйствующего субъекта позволяют оценить лишь одну сторону инвестиционной привлекательности, но не обеспечивают реализации принципа системности при определении эффективности инвестиций. Поэтому следует использовать интегральную оценку, рассчитываемую на основе показателей, удовлетворяющих требованиям международного меморандума 1А8С: показатели оценки имущественного состояния инвестированного объекта; показатели оценки платежеспособности; показатели оценки ликвидности активов; показатели оценки прибыльности; показатели оценки деловой активности; показатели оценки рыночной активности.
На основе анализа инвестиционных процессов в аграрной сфере можно выделить основные факторы, которые в значительной степени сдерживают приток частных капиталов в сельское хозяйство. К их числу относятся: высокий уровень кредиторской задолженности; низкая эффективность существующих инструментов управления рисками, присущими аграрному производству; относительно длительный срок окупаемости инвестиций; непредсказуемость государства в области регулирования аграрной сферы; необходимость решения социальных проблем на селе; деградация кадрового потенциала сельских жителей, дефицит квалифицированных работников; ухудшение криминогенной ситуации на селе и т. д.
Сельское хозяйство, в силу своей специфики, является одной из самых консервативных отраслей общественного производства в плане инновационных прорывов и кардинальных изменений технологий производства и создания товаров с качественно новой потребительской стоимостью, что объясняется не только особенностями используемых в аграрной сфере средств и предметов труда, но и спецификой технологий, базирующихся на использовании природно-климатических и биологических факторов.
Доказано, что малое предпринимательство в инновационной сфере – первая по массовости и наиболее динамичная структурная составляющая рыночного инновационного потенциала. К сильным сторонам малых инновационных предприятий относятся следующие: оперативное принятие управленческих решений, позволяющее сократить длительность инновационного цикла; низкий уровень накладных расходов, благодаря прямым и персональным контактам с ними; отсутствие бюрократических процедур в организации ввиду минимальной управленческой иерархии предприятий.
Малые инновационные предприятия имеют по сравнению с подобными крупными субъектами высокие шансы на получение предпринимательской прибыли при использовании стратегии, ориентированной на малые ниши рынков; отсутствии жесткой конкуренции и сложных барьеров на рынке; невысокой капиталоемкости производства и продвижении на рынок; использовании результатов базисных, пионерных НИОКР в пограничных областях науки и техники; возможности прямых контактов с потребителями; возможности многовариантного использования результатов, выполненных НИОКР, приложение их к различным потребностям; относительной стабильности экономических условий деятельности и устойчивость цен на сырье, материалы, комплектующие, энергию и др.
Список источников и литературы:
1. О роли инвестиций в повышении эффективности сельского хозяйства.// Экономика сельского хозяйства и перерабатывающих предприятий. – 2011г. №9
2. Топсахалова механизма инвестирования как условие повышения привлекательности сельского хозяйства. // Финансы и кредит. – 2009г. №1
3. Инвестиции в АПК: состояние и перспектива. // АПК: экономика, управление. – 2010г. №10
4. Механизм инвестиционного управления агропроизводством. // Экономика с/х России. – 2002г. №6
5. Малецкий и роль инвестиций в аграрной сфере. // Достижения науки и техники в АПК. – 2009г. №7
6. Бюджетная эффективность инвестиционных проектов регионального АПК. // АПК: экономика и управление. – 2008г. №12
Тема. Электронный документооборот в АПК ()
1. Определение, принципы и классификация СЭД
2. С чего начать…
3. Регламентация электронного документооборота
4. Проблемы внедрения СЭД на предприятии
1. Определение, принципы и классификация СЭД
С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.
Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.
Внедрение электронного документооборота на предприятии - задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих на предприятии бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота меняется стиль управления бизнесом. Переходить или не переходить на электронный документооборот? Если да - то какую систему электронного документооборота (СЭД) выбрать? Как быстро окупится система? Каких усилий и средств потребует техническая поддержка системы во время ее штатной эксплуатации? На все эти и другие вопросы, так или иначе, придется ответить, прежде чем будет принято решение о приобретении и установке СЭД на Вашем предприятии.
В данной лекции рассмотрены:
· определения и классификация СЭД;
· причины, из-за которых необходимо переходить на электронный документооборот;
· современные СЭД российских поставщиков и функциональность, которую они предлагают;
· критерии выбора поставщика СЭД…
Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management или EСM. В данном случае речь идет об управлении корпоративной информацией, то есть прямым аналогом СЭД.
Основными принципами СЭД являются:
· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Все известные СЭД на сегодняшний день условно можно классифицировать на 3 группы.
1 группа. Универсальные «коробочные» СЭДО:
· стандартный набор функций;
· невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
· низкие временные затраты на приобретение и установку;
· относительно низкая стоимость;
· необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2 группа. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
· максимально персонифицированная система;
· большие временные затраты;
· высокая стоимость разработки;
· сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3 группа. Комбинированные СЭДО:
· базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
· полное соответствие нуждам предприятия;
· небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
· стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
· передача заказчику прав на продукт;
· простота освоения и использования;
· полная локализация;
· удобный интерфейс;
· взаимодействие с существующими офисными приложениями.
2. С чего начать…
Собственно говоря, электронный документооборот ни в коем разе не должен внедряться как дань моде на «прогрессивные технологии». Если Ваш бизнес успешно работает и без электронного или даже вообще без бумажного документооборота, очень маловероятно, что установка СЭД сделает его более эффективным. Речь в данном случае, скорее всего, может идти лишь об удобстве работы с документами. Так, например, мы все давно уже привыкли к электронной почте и к «общепринятому» пользовательскому интерфейсу почтового клиента, в котором Ваши письма разложены по папкам. Аналогичным образом СЭД поместит Ваши документы в некоторые папки и примет на себя все проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов. Оптимальным решением здесь может быть такой интерфейс клиентской части СЭД, в который интегрированы функции привычного почтового клиента, например, такого как Microsoft Outlook. Т. е. Вы получите возможность единым образом работать как с электронными письмами, так и прочими электронными документами.
Однако если на Вашем предприятии существуют нижеперечисленные проблемы, простым хранилищем документов не обойтись, и Вам стоит всерьез задуматься над автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами:
· Существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, рассмотрение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ.
· Совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.
· Оперативность принятия и выполнения решений низкая и постоянно снижается.
· Нахождение виновных в нарушении исполнительской дисциплины становится проблематичным.
· Количество форм для отчетности растет.
· Существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны.
Итак, с чего же начинается внедрение или построение СЭД на предприятии? Конечно же, с разработки технического задания (ТЗ)…
Для чего необходимо Техническое задание на СЭД? ТЗ это и есть тот эскиз по которому будет «строиться» система, описание того результата, который ваша компания получит после внедрения. Есть два основных варианта, когда необходимо ТЗ:
● Конкурс (тендер), когда вы только выбираете систему;
● Приложение к договору, когда вы прописываете не только функционал, но и требования к результату работ.
Отличие между ними одно – в первом случае СЭД не выбрана, т. е. пишем требования к «идеальной» СЭД, во втором случае – СЭД определена, поэтому надо четко зафиксировать результаты и характеристики ее внедрения. Далее рассмотрим процесс подготовки ТЗ в том и другом случае.
Случай первый. Тендерный.
Итак, вы решили выбрать и внедрить СЭД – с чего начать написание ТЗ? Начните с того, что определите наиболее важные для вашей компании функциональные характеристики СЭД. Начните с «Холста» - определите технические требования к СЭД, например, используемая промышленная СУБД, наличие кросс-браузерного интерфейса и т. д. Далее «загрунтуйте холст» – определите перечень решаемых СЭД бизнес-задач. После этого сделайте «наброски» - перечень общих функций вашей СЭД, а затем уже «рисуйте детали» - конкретные выполняемые функции, особенности интерфейса и так далее, т. е. то, что позволит решить поставленные бизнес-задачи наиболее эффективным способом.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 |
