ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
от 01.01.2001№ 000
РЕГЛАМЕНТ
работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Томской области
1. Планирование работы коллегии
1.1. План работы коллегии составляется на год, согласовывается членами коллегии и утверждается приказом Управления.
1.2. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с общими принципами и требованиями организации планирования в Росреестре. Заседания коллегии планируются и проводятся, как правило, ежеквартально. На одном заседании коллегии рассматривается не более двух основных вопросов.
1.1. В плане указываются точные формулировки вопросов, вносимых на рассмотрение коллегии, сроки их рассмотрения, члены коллегии, ответственные за подготовку вопросов, структурные подразделения аппарата Управления, разрабатывающие проекты решений и других материалов к заседанию коллегии (далее – подразделения-исполнители).
1.3. Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии вносят председатель и члены коллегии, а также руководители подразделений-исполнителей по запросам ответственного секретаря коллегии.
1.4. Предложения к проекту плана работы коллегии на очередной год представляются в организационно-контрольный отдел Управления до 1 декабря текущего года. Предложения к проекту плана должны содержать: формулировки вопросов и предлагаемые сроки их рассмотрения; фамилии докладчиков и лиц, ответственных за подготовку вопросов; наименования подразделений-исполнителей.
1.5. Предложения по проведению заседаний совместно с другими коллегиальными органами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти должны быть предварительно с ними согласованы, а по заседаниям, связанным с выездом за пределы г. Томска – согласованы с финансово-экономическим отделом Управления.
1.2. Решения о проведении совместных заседаний с другими коллегиальными органами территориальных органов федеральных органов исполнительной власти подлежат предварительному согласованию с организационно-контрольным отделом Управления.
1.3. Подготовка и согласование проекта плана работы коллегии возлагается на ответственного секретаря коллегии.
1.4. Ответственный секретарь коллегии рассылает утвержденный план членам коллегии, выписки из плана – в подразделения-исполнители.
1.5. В утвержденный план работы коллегии могут вноситься коррективы, в случае необходимости – проводятся внеочередные заседания.
2. Подготовка вопросов к заседаниям коллегии
2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в структурных подразделениях аппарата Управления и его территориальных отделах.
2.2. В 30-дневный срок до назначенной даты проведения заседания коллегии Управления подразделение-исполнитель формирует план мероприятий по подготовке заседания, утверждает его у лиц, ответственных за подготовку вопросов, направляет копии Плана мероприятий в структурные подразделения Росреестра, участвующие в реализации мероприятий, предусмотренных планом, и в организационно-контрольный отдел Управления.
2.3. Подразделение-исполнитель готовит к заседанию коллегии по обсуждаемому вопросу следующие обязательные документы:
- справку по обсуждаемому вопросу;
- проекты решения коллегии и приказа Управления, его объявляющего, либо протокольного решения коллегии, других документов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии;
- при необходимости – справку об имеющихся по проектам документов разногласиях с обоснованием отказа в реализации замечаний и предложений, поступивших в ходе подготовки и согласования указанных проектов;
- список лиц, приглашенных на заседание коллегии;
- список лиц, выступающих на заседании коллегии;
- иные документы по указанию председателя коллегии.
2.3.1. Справка по обсуждаемому вопросу объемом, как правило, не более восьми страниц машинописного текста, выполненного через полтора интервала, должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения.
2.3.2. Проект решения объемом, как правило, не более пяти страниц машинописного текста, выполненного через полтора интервала, должен отвечать требованиям, предъявляемым к составлению управленческого документа. В преамбуле его кратко и четко излагается суть проблемы. В постановляющей части определяются конкретные пути и средства выполнения намеченных задач, указываются сроки и подразделения (лица), ответственные за их исполнение. Специальным пунктом в проекте указывается отдел или должностное лицо, на которое возлагается контроль за выполнением решения коллегии.
Проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, проходят согласование в установленном порядке.
Проекты документов, принимаемые путем опроса членов коллегии без созыва заседаний, согласовывают и визируют все члены коллегии.
2.4. Все материалы проходят согласование и визируются лицом, отвечающим за подготовку вопроса, начальником подразделения-исполнителя и заместителем руководителя Управления, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
Помимо этого проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, визируются и начальниками структурных подразделений аппарата Управления, принимавшими участие в их подготовке и интересы которых затронуты.
2.5. Согласованные в установленном порядке материалы представляются ответственному секретарю коллегии в соответствии со сроками, определенными в планах подготовки указанных материалов, но не менее чем за 10 дней до запланированной даты проведения заседания коллегии, на котором предполагается рассмотрение вопроса.
2.6. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, ответственным секретарем коллегии не принимаются. Полученные материалы могут быть возвращены подразделениям-исполнителям на доработку для устранения недостатков, о чем докладывается председателю коллегии и заместителям руководителя Управления, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
2.7. В случае если материалы коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный срок или если, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отсутствует необходимость в его рассмотрении, подразделение-исполнитель в срок не позднее 10 рабочих дней до запланированной даты проведения заседания коллегии направляет председателю коллегии докладную записку о внесении изменений в план работы коллегии, согласованную с членом коллегии, ответственным за подготовку вопроса.
Докладная записка с резолюцией председателя коллегии о внесении изменений в план работы коллегии направляется подразделением-исполнителем в течение 1 рабочего дня в организационно-контрольный отдел Управления.
2.8. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя коллегии или по решению коллегии снимаются с обсуждения, материалы возвращаются исполнителям на доработку. Дата рассмотрения снятого с обсуждения вопроса определяется председателем коллегии.
2.9. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям коллегии и достоверность содержащихся в них сведений несут начальники подразделений-исполнителей и лица, отвечающие за подготовку вопроса.
2.10. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, подготовки или доработки проектов решений коллегии и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений могут создаваться временные комиссии и рабочие группы. О результатах их деятельности докладывается на заседании коллегии. Члены временных комиссий и рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов коллегии или её председателя.
3. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии
3.1. Ответственный секретарь коллегии в соответствии с планом работы коллегии, при наличии подготовленных материалов, формирует повестку дня, включающую дату, время, место проведения заседания коллегии, вопросы, рассматриваемые на заседании, фамилии докладчиков, лиц, выступающих с отчетами, согласовывает повестку с председателем коллегии.
3.2. Повестка дня, включая дату, время и место проведения заседания коллегии, утверждается её председателем.
3.3. Ответственный секретарь коллегии при получении материалов к очередному заседанию организует их тиражирование и рассылку членам коллегии, а также в заинтересованные структурные подразделения аппарата Управления. Направление материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем коллегии.
3.4. На заседания коллегии могут приглашаться руководители и сотрудники структурных подразделений аппарата Управления и его территориальных отделов, представители органов государственной власти Томской области и местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов государственной власти, общественных объединений, средств массовой информации, научные работники и специалисты. Вопрос об их участии в заседаниях коллегии решается в каждом конкретном случае.
3.5. Оповещение приглашаемых на заседания коллегии представителей
структурных подразделений аппарата Управления и его территориальных отделов, органов государственной власти Томской области и местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов государственной власти, общественных объединений осуществляет ответственный секретарь коллегии согласно утвержденному председателем коллегии списку.
Транспортное обеспечение и размещение представителей территориальных отделов Управления возлагается на административно-хозяйственный отдел Управления.
3.6. Приглашение представителей средств массовой информации по согласованию с председателем коллегии осуществляется сотрудником Управления, осуществляющим функции взаимодействия со средствами массовой информации.
3.7. Замена лиц из числа сотрудников Управления, приглашенных на заседания коллегии, допускается по согласованию с председателем коллегии.
3.8. Ответственный секретарь коллегии проводит оповещение технических, хозяйственных и других структурных подразделений аппарата Управления, принимающих участие в подготовке и проведении заседаний коллегии, организует их взаимодействие, координирует и контролирует проводимые ими мероприятия.
3.9. Ответственный секретарь коллегии перед заседаниями организует регистрацию их участников. По окончании регистрации ответственный секретарь коллегии докладывает председателю коллегии о явке членов коллегии и приглашенных лиц.
3.10. Приглашенные на заседание коллегии лица присутствуют при обсуждении вопросов в части, их касающейся. С разрешения председателя коллегии они могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
3.11. Председатель коллегии открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов повестки заседания коллегии (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.
3.12. Заседание коллегии начинается с уточнения и утверждения повестки дня и порядка его проведения.
3.13. В целях обеспечения делового обсуждения и оперативного решения вопросов на заседаниях коллегии время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 20 минут, для выступлений в прениях – до 7 минут, для сообщений и справок – до 3 минут. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить время для выступлений.
3.14. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.
3.15. Звукозапись и стенографирование, видео - и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем коллегии или по решению коллегии.
3.16. Организация звукозаписи, ведение стенограммы, видео - и фотосъемки возлагаются на ответственного секретаря коллегии с использованием сил и средств соответствующих структурных подразделений аппарата Управления.
3.17. Тексты докладов и выступлений по окончании заседаний сдаются ответственному секретарю коллегии.
4. Порядок принятия решений коллегии
4.1. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины членов коллегии.
4.2. По каждому обсуждаемому вопросу большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии принимается решение.
4.3. Решение коллегии подписывается председателем коллегии или лицом, исполняющим его обязанности, отражается в протоколе заседания и объявляется приказом Управления.
4.4. Решения коллегии по организационным, процедурным и контрольным вопросам вносятся в протокол заседания. Содержащиеся в них предписания (поручения) подлежат обязательному исполнению в установленном порядке.
4.5. В отдельных случаях решения коллегии по неотложным вопросам могут приниматься путем опроса.
4.6. Решения, принятые на совместных заседаниях коллегии Управления и других коллегиальных органов территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, объявляются совместными приказами.
4.7. Рассмотренные и одобренные коллегией проекты документов (положения, инструкции, планы и иные документы) утверждаются и вводятся в действие в установленном порядке.
5. Документальное оформление заседаний коллегии
5.1. По итогам заседания коллегии составляется протокол в соответствии с правилами ведения делопроизводства в Росреестре. Внесенные в протокол поручения должны быть изложены в краткой форме, с указанием должностных лиц, ответственных за их исполнение, подразделений-исполнителей и сроков выполнения. Протокол оформляется в 10-дневный срок ответственным секретарем коллегии.
5.2. Протоколы подписываются председателем коллегии и заверяются ответственным секретарем коллегии.
5.3. К протоколам прилагаются письменные доклады и выступления участников, другие документы, а по указанию председателя коллегии или решению коллегии могут прилагаться стенограммы заседаний.
6. Порядок доработки проектов решений и иных документов коллегии
6.1. Непосредственная доработка проектов решений, приказов, их объявляющих, иных документов, рассмотренных на заседании коллегии, их согласование осуществляется подразделениями-исполнителями. Сроки для доработки документов, как правило, не должны превышать 10 календарных дней, если этот срок не установлен отдельно.
Проекты документов подлежат повторному визированию, если в процессе доработки в них внесены существенные изменения.
Дополнительно к установленному порядку доработанные проекты документов проходят согласование и визирование членами коллегии, выступившими с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания коллегии в соответствии с п.3.14 настоящего Регламента.
6.2. Ответственный секретарь коллегии участвует в доработке проектов документов, согласовании проектов, осуществляет контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений.
6.3. Подготовленные на подпись руководителю Управления решения, приказы, их объявляющие, представляются в организационно-контрольный отдел Управления, и вместе с протоколом докладываются в установленном порядке.
7. Контроль за исполнением решений коллегии
7.1. Непосредственный контроль за исполнением решений коллегии по существу содержания поручений возлагается на членов коллегии, назначенных ответственными за их реализацию, а также осуществляется всеми членами коллегии в процессе текущей работы.
7.2. Текущий контроль по форме и срокам за исполнением поручений, содержащихся в решениях коллегии, объявленных приказами Управления, а также поручений, содержащихся в протокольных решениях коллегии, возлагается на ответственного секретаря коллегии.
7.3. При указании в решении коллегии конкретного срока исполнения, докладная записка о выполнении данного пункта решения представляется председателю коллегии не позднее 3-х дней по окончании указанного срока.
7.4. При указании в решении коллегии длительных (более квартала) сроков выполнения докладная записка о выполнении данного пункта решения представляется председателю коллегии ежеквартально, не позднее 10 числа месяца, следующего за окончанием квартала. В докладной записке излагается исчерпывающая информация о проделанной работе по исполнению пункта решения в отчетный период. Докладная записка, завизированная председателем коллегии, представляется ответственному секретарю коллегии.
7.5. После истечения срока исполнения решения коллегии, но не позднее 10 числа месяца, следующего за контрольным сроком, руководители структурных подразделений аппарата Управления и его территориальных отделов, обозначенные в решении коллегии в качестве исполнителей, докладной запиской информируют председателя коллегии о результатах выполнения принятого решения и представляют проект решения по существу (о снятии решения с контроля, о продлении срока исполнения).
Докладную записку и проект решения, завизированные членом коллегии, на которого возложен контроль исполнения решения коллегии, подразделение-исполнитель представляет ответственному секретарю коллегии.
Ответственный секретарь коллегии обобщает представленный материал, докладывает председателю коллегии и по его решению вносит на рассмотрение коллегии.
7.6. Изменение сроков либо отмена исполнения поручений, содержащихся в решении коллегии, допускаются в исключительных случаях по разрешению председателя коллегии.
Подразделение-исполнитель подготавливает докладную записку, согласовывает ее с членом коллегии, ответственным за подготовку вопроса, и направляет председателю коллегии. Докладная записка с резолюцией председателя коллегии об изменении сроков либо отмене исполнения поручения в тот же день направляется в организационно-контрольный отдел Управления.
7.7. Снятие с контроля решения коллегии (акта, его объявляющего) осуществляется председателем коллегии на основании докладной записки члена коллегии, на которого возложен контроль исполнения решения коллегии.
7.8. Докладная записка с резолюцией председателя коллегии передается в организационно-контрольный отдел Управления для организации учета исполнения поручений решений коллегии.
8. Ответственный секретарь коллегии
8.1. Осуществляет организационные мероприятия, связанные с подготовкой заседаний коллегии Управления.
8.2. Готовит проект плана работы коллегии Управления, согласовывает с членами коллегии – для утверждения руководителем Управления.
8.3. Обеспечивает контроль за представлением руководителями структурных подразделений аппарата Управления материалов к заседанию коллегии.
8.4. Возвращает для доработки неудовлетворительно подготовленные документы.
8.5. Обеспечивает своевременное тиражирование материалов коллегии и рассылку их членам коллегии и другим лицам по указанию председателя коллегии.
8.6. Обеспечивает организацию проведения коллегии (подготовка зала, регистрация участников заседания, ведение протокола, аудиозапись и стенографирование заседаний коллегии).
8.7. Готовит протоколы заседаний коллегии на подпись председателю коллегии.
8.8. Обеспечивает доработку решений коллегии и принятых ею документов должностными лицами, представившими их на заседание коллегии, с учетом замечаний и предложений, высказанных участниками по обсуждавшимся вопросам.
8.9. Обеспечивает представление подготовленных документов на подпись председателю коллегии.
8.10. Организует своевременное тиражирование подписанных председателем коллегии документов, направление их должностным лицам, структурным подразделениям аппарата Управления и его территориальным отделам.
8.11. Организует контроль за исполнением решений коллегии по форме и в установленные сроки.
