Опыт формирования «Системы корпоративных знаний » как прототипа типовых отраслевых решений

Опыт формирования «Системы корпоративных знаний » как прототипа типовых отраслевых решений

Тезисы доклада на ВСЕРОССИЙСКОЙ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ IT - инновации в образовании 27 июня – 1 июля 2005

– »

– »

Для эффективной работы предприятия и его устойчивого развития недостаточно обеспечить необходимые инвестиции на модернизацию и развитие его производственной сферы, создать современную корпоративную информационную систему (КИС), адекватную масштабам и задачам производства. Высокой управляемости всем комплексом задач, стоящих перед современным производством, нельзя достичь без эффективного управления человеческими ресурсами предприятия, интеграции эффективно организованных информационных потоков с глубокими и точными знаниями и навыками персонала, его лояльностью, высокой мотивацией, пониманием стратегических и тактических целей организации. Наблюдается ярко выраженная тенденция усложнения как структуры этих знаний и информационных потоков, так и роста объемов знаний, интенсивности потоков информации, необходимости учета все большего числа факторов, влияющих на эффективность управления и производства. Как следствие многие высокотехнологичные предприятия, крупные корпорации и организации ставят перед собой задачу создания системы эффективного управления знаниями своего персонала.

Наши взгляды на методологию построения системы корпоративных знаний (СКЗ) неоднократно докладывались и апробировались на многочисленных конференциях, семинарах и совещаниях. В данных тезисах акцент делается на значении структурированной информационной системы как одной из важнейших частей системы адаптации студентов и молодых специалистов, а в дальнейшем и системы повышения квалификации.

СКЗ это только фундамент информационной культуры предприятия и ее структура принципиально схожа на многих промышленных предприятиях. Однако наполненная конкретным содержанием, система должна в значительной мере стать доступной студентам и преподавателям профильных ВУЗов (университетов). Это взаимно обогатит и предприятия и ВУЗы, придаст новое качество и обогащенному Вузовской наукой содержанию СКЗ и процессу обучения студентов.

К типичному содержанию СКЗ по нескольким цехам и службам можно отнести:

виды работ, выполняемые цехом при выпуске продукции (для нас, чаще, при строительстве судов) и существующие в цехе технологии; производственные площади, станки, оборудование, инструмент и оснастка, применяемая для строительства судов или других работ, выполняемых цехом; краткая характеристика конструкций, изготавливаемых цехом; особенности применения технической документации (включая чертежи, условные обозначения, группы чертежей); технологическая документация, необходимая для выполнения работ правила контроля за качеством работ, проводимых цехом; основные сведения о взаимоотношениях цеха с другими подразделениями предприятия; структура цеха, должностные обязанности; организация производства, планирование (основные сведения о планировании работ в цехе и управлении производственным коллективом цеха), отчетность; особенности оплаты труда, систем оплаты, нормирования работ; требования к обеспечению безопасного выполнения работ и охране окружающей среды - применительно к условиям конкретного цеха; другая информация, существенная для персонала цеха и других структурных подразделений предприятия (верфей) при организации их взаимодействия с данным цехом (службой, отделом) и/или подготовки кадрового резерва в ТУ и ВУЗах (СПб ГМТУ и др.).

Опыт создания СКЗ может быть использован на многих предприятиях. Даже в информационном наполнении СКЗ родственных предприятий будет много общего. При решении вопросов методологии построения СКЗ, определения ее структуры и инструментария возможна централизация ресурсов заинтересованных предприятий.

Создание и поддержка СКЗ требует ряда организационных и мотивационных мер.

1.  Необходимость перехода от неформализованных моделей сопровождения корпоративных знаний к явному описанию, структуризации и управлению моделями системы корпоративных знаний (СКЗ)

Ранее достаточно было управлять материальными, финансовыми и информационными потоками при неформальном и интуитивном управлении знаниями персонала (ограничиваясь организационными мероприятиями кадрового характера и учетом индивидуальных мероприятий повышения квалификации - курсов и т. д.). На современном этапе развития сферы услуг и производства, со все более усложняющейся структурой знаний и необходимостью поддержания все более интенсивных и точных потоков информации на основе этих знаний, интуитивного и неформального управления знаниями и навыками становится явно недостаточно. Явное описание, структуризация и эффективное управление многомерными моделями системы корпоративных знаний сейчас необходимы практически любому предприятию. Другое дело, какие ресурсы оно способно выделить на эти задачи и как эффективно получать отдачу от вложений этих ресурсов. Несомненно, эти ресурсы должны быть соразмерны масштабам, сложности и интенсивности управленческих процессов, протекающих на предприятии, в корпорации и организации (ошибочно вложение как недостаточных, так и чрезмерных финансовых ресурсов). Если при существовавших ранее относительно невысоких темпах изменения методов управления и корпоративных знаний в ответ на изменения обстановки на рынке, управляемость предприятий сохраняла необходимые качества и параметры, то сейчас эти изменения должны происходить практически непрерывно в реальном масштабе времени. Без этого нельзя удержать конкурентного преимущества на рынке.

Поэтому недостаточно прибегать к периодическим обращениям к сторонним бизнес-консультантам и периодическим изменениям в системе знаний и управления корпорацией. Необходима постоянная аналитическая работа как собственного управленческого персонала с СКЗ, КИС и на этой основе повышение эффективности управления и производства, так и консалтинг по данным вопросам со стороны специализированных фирм, хорошо знающих специфику работы предприятия. Необоснованный крен в одну из сторон является типичной ошибкой управления. Для повышения эффективности управления возможно делегирование части функции анализа и управления этим фирмам – аутсорсинг, с передачей части управленческих функций специализированным организациям.

Ключевыми моментами являются непрерывность управления СКЗ со стороны собственных менеджеров предприятия и осуществление этих процессов на достаточно высоком уровне, что часто уже для среднего предприятия эффективнее делать с привлечением сторонних специалистов. При этом наиболее острой проблемой является обеспечение информационной и кадровой безопасности предприятия.

2.  Опыт внедрения системы корпоративных знаний (СКЗ) на » (поиски, находки, потери).

Как показывает опыт нашего предприятия, внедрение СКЗ вполне возможно в основном силами специалистов самого предприятия при достаточно скромных затратах на данную работу. Необходимыми условиями такого успешного внедрения СКЗ являются:

- поддержка этих работ руководством предприятия,

- наличие на предприятии квалифицированных кадров по базовым направлениям деятельности предприятия и по информационным технологиям, а, желательно, и при наличии учебного центра, подразделения, пусть и минимального по численности,

- сотрудничество с ВУЗами, университетами, отраслевой наукой,

- хотя бы минимальное участие внешних бизнес-консультантов для выработки и внедрения решений по эффективному управлению предприятием.

Крайне желательным является:

- доступность современных телекоммуникаций и др. источников информации по СКЗ, КИС, эффективным методам управления предприятием,

- контакты с другими предприятиями, внедряющими СКЗ,

- работа с постоянными ведущими IT – фирмами (желательно, как собственного региона, так и мира, через их региональных представителей) над компактными проектами, поэтапно развивающими IT – инфраструктуру предприятия и его УЦ в рамках единой стратегии ее развития.

Конечно, не следует переоценивать возможности создания СКЗ полностью собственными силами предприятия. (Наш опыт в этом отношении – скорее исключение: трехсотлетний опыт наших верфей определил традиции подготовки кадров на предприятии, вылившиеся в создание в 90-х годах прошлого века собственной компьютерной системы управления корпоративным обучением и тестированием персонала «Ника» - сетевой обучающей среды во многом предвосхитившей возможности современных систем управления дистанционным обучением). В свое время система вызвала значительный интерес у представителей фирм и университетов Германии, стоявших у истоков «Knowledge Management».

Таким образом, важно первоначальное обучение экспертов по знаниям самого предприятия и их участие наряду с руководством предприятия в разработке собственной концепции СКЗ предприятия и её воплощении в жизнь. Участие внешних экспертов по знаниям или эффективному управлению также необходимо и помогает обеспечить качество разработки СКЗ предприятия. Но более 70% объемов работы по созданию СКЗ вполне могут выполнить работники практически любого предприятия – лишь при минимальном участии сторонних специалистов. Уже эти работы дадут значительный результат. Плюс к этому опыт работы собственных менеджеров со знаниями трудно переоценить. Тем самым обозначенный путь внедрения СКЗ является с нашей точки зрения весьма эффективным.

Поддержка данной деятельности со стороны руководства предприятия, сотрудничество со многими кафедрами и факультетами СПб ГМТУ, как впрочем, и многими другими университетами и ВУЗами России, Германии и Финляндии и др. стран, участие в международных проектах, в том числе и по технологиям знаний, сделали разработку СКЗ предприятия достаточно успешной. Начатая как скромный проект по сбору и сохранению наиболее важных производственных знаний, событий истории предприятия, сохранению в электронном виде нормативно-справочной и др. научно-технической информации на интранет-сайте данного проекта, СКЗ » интенсивно развивается. Идут работы над созданием эффективной системы управления данной системой. В нее успешно интегрируются не только доступные программно-технические средства, но, главное, средства контроля и управления знаниями персонала. При этом важно не только синхронизировать информационные потоки, возникающие при работе СКЗ с потоками КИС в части работы с персоналом и кадровым резервом предприятия, но и тонко, неформально учитывать результаты психологического тестирования и сопровождения, все те рекомендации и результаты, которые получаются на этапах работы с персоналом, обозначаемой емким понятием «коучинг».

Подробнее систему управления СКЗ скоро можно будет увидеть на нашем сайте. Пока же важно подчеркнуть, что работа, начатая с основных производственных цехов предприятия силами их ведущих специалистов и специалистами УЦ, втягивает в свою орбиту все большее число производственных подразделений и служб, активно приближает идеи необходимости повышения эффективности работы предприятия к его работникам, доносит до них все больший объем информации по методам достижения эффективности функционирования всех звеньев управления предприятия и его систем.

Важно отметить необходимость и полезность в конечном итоге цивилизованного отношения к интеллектуальной собственности, как чужой – часто превалирующей на первых этапах внедрения СКЗ, так и собственной. Грамотная и аккуратная лицензионная политика в отношении применяемого программного обеспечения привела к тому, что наше предприятие в результате слияния фирм «Convera» и PTC стало (без дополнительных затрат) лицензионным пользователем и продуктов линии «Convera RetrievalWare» Эти разработки технологий и ПО являются одной из признанных мировых вершин технологий знаний.

Доля же интеллектуальной собственности в капитализации компании является очень точным критерием для ее отнесения к высокотехнологичным и эффективным компаниям.

Не все проходило гладко на этапах и сбора первичных знаний (не удалось избежать некоторой хаотичности и дублирования материалов производственных подразделений) и выбора архитектуры системы управления СКЗ и инструментария, адекватного этапам развития СКЗ на предприятии. С большими ассигнованиями и привлечением большего числа внешних экспертов этих ошибок вероятнее всего удалось бы избежать. Но последовательное развитие СКЗ на интранет портале предприятия (сейчас и наш интранет сайт СКЗ начинает приобретать его черты, ошибки исправляются) позволило минимизировать соотношение цена/качество и явилось очень важным инструментом «само» консалтинга и самоорганизации предприятия. А эти процессы играют одну из главных ролей на пути оздоровления и повышения эффективности предприятия.

3.  Возможна ли типизация формализованных моделей развития СКЗ на предприятии? Модели управления СКЗ, комплекс программно-технических решений.

Типизация формализованных моделей развития СКЗ, как и разработка структуры типовых шаблонов контента СКЗ, конечно же, возможна и необходима. В самом общем виде отличие этих моделей друг от друга заключается в "главной" точке начала строительства СКЗ. СКЗ можно начинать строить от информационных потоков в КИС и других техногенных системах (путь, типичный для «западных» корпораций). Или от создания структурированной системы непрерывного повышения квалификации персонала корпорации.

В любом случае, оба эти направления должны быть развиты, ибо полноценной системы СКЗ и реальной отдачи от ее внедрения нельзя добиться без какого-либо из этих основополагающих элементов. Но для экономически оправданного внедрения СКЗ на предприятии важны пропорции компонент, относимых к каждому направлению, а также очередность и поэтапность их внедрения. Второй путь в условиях России может быть более коротким и менее ресурсоемким.

Подробную модель управления СКЗ, с потоками информации и знаний между ее компонентами, и структуру управляющего ядра СКЗ можно будет найти среди публикаций по технологиям знаний на нашем сайте www. *****.

Часть отображенных на ней функций (поддающихся формализации) реализована, часть реализуется, часть планируется реализовать.

Самыми «тонкими» (и пока принципиально не до конца формализуемыми) являются взаимосвязи и потоки информации и знаний между ядром СКЗ и обучаемым персоналом находящемся на ступенях «Структурированной системы непрерывного повышения квалификации персонала». Последняя система заслуживает отдельного, более подробного изложения и анализа методов ее построения и оптимизации. Материалы на эту тему в ближайшем будущем будут размещены на сайте Протея в разделе «Наши публикации».

Выбор комплекса программно-технических решений при построении СКЗ тесно связан с выбором программно-технических решений КИС и заслуживает отдельного обсуждения. Пока же следует подчеркнуть роль и возможности корпоративного портала как эффективного и экономичного инструмента самоконсалтинга и повышения отдачи от работы собственных экспертов с внешними консультантами и персоналом корпорации.

На первом этапе построения СКЗ, этапе накопления формализованных и структурированных знаний (который у нас реализован) может оказаться вполне достаточно даже простого веб – сайта в интранет сети предприятия. В качестве примера оформления в начале были приведены две веб – страницы этого сайта.

Инструментарий «Промышленной информационно-поисковой системы Excalibur RetrievalWare (Convera Technologies Corp.)» или ей подобной для организации эффективного поиска с использованием механизмов семантических сетей, а также ее механизмы классификации пока только опробуются и активно будут востребованы на следующих этапах. Как и системы, обеспечивающие информационно-аналитическую работу с информацией и знаниями.

4.  От возрождения в современных условиях системы обмена передовым опытом конкретных предприятий к цивилизованному рынку услуг в области знаний (проблемы консалтинга и аутсорсинга знаний).

В полной мере оперативный консалтинг и аутсорсинг знаний возможен при свободном доступе предприятия к современным телекоммуникационным технологиям, использованию средств видеоконференцсвязи и совместной удаленной дистанционной работы со сложными программными системами (например, CAD/CAM/CAE – системами САПР). Для полноценной работы с технологиями знаний необходима специализированная сетевая среда и целый комплекс решений единого информационного пространства, но этой теме посвящено отдельное выступление. Материалы на эту тему также отражены в публикациях нашего сайта www. ***** .

5.  Создание СКЗ – это один из первых и очень эффективных шагов по пути учета интеллектуального капитала предприятия на его балансе. На этой основе возможно привлечение значительных дополнительных средств для продолжения его модернизации при выпуске его акций, обеспеченных, в том числе, и нематериальными активами. Создание СКЗ предприятия способствует значительному росту его интеллектуального капитала и является одним из важнейших элементов его безопасного и устойчивого развития. Важным элементом подобных процессов является структурированная система непрерывного повышения квалификации персонала.

Данная система является одной из важнейших частей СКЗ. Ее центральный элемент - система качественной профессиональной подготовки выпускников Высшей школы, средних специальных учебных заведений и профессиональных училищ. Но это тема отдельного разговора.