Регламент мэрии города Череповца (стр. 3 )

8.3. Доведение до исполнителей поручений с оперативных совещаний мэра города и первого заместителя мэра города обеспечивается отделом организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии в течение одного рабочего дня с момента подписания протокола.

Поручения мэра города, первого заместителя мэра города, заместителей мэра города, содержащиеся в протоколах совещаний, заседаний комиссий, организационных комитетов, кроссфункциональных рабочих групп, советов, доводятся до исполнителей руководителями органов мэрии, в компетенцию которых входит подготовка и проведение заседаний соответствующих комиссий, организационных комитетов, кроссфункциональных рабочих групп, советов (по отраслевому принципу), путем направления им копий протоколов или выписок из них, оформленных в установленном порядке, в течение одного рабочего дня с момента подписания протокола.

Поручения заместителей мэра города, содержащиеся в протоколах проводимых ими совещаний, доводятся до исполнителей специалистами приемных указанных руководителей путем направления им протоколов или выписок из них в течение одного рабочего дня с момента подписания протокола.

По поручениям, требующим принятия муниципальных правовых актов (внесения изменений в действующие), или во исполнение федерального и областного законодательства в месячный срок готовятся проекты соответствующих муниципальных правовых актов с соблюдением процедуры согласования в соответствии с настоящим Регламентом.

Руководители органов мэрии несут персональную ответственность за качество и соблюдение срока подготовки муниципальных правовых актов, направленных на исполнение федерального и областного законодательства.

8.4. Организация исполнения поручений, содержащихся в протоколах совещаний, комиссий, организационных комитетов, кроссфункциональных рабочих групп, советов, проводимых мэром города, первым заместителем мэра города и заместителями мэра города, осуществляется должностными лицами, которым адресованы поручения.

8.5. Контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний с руководителями органов городского самоуправления, муниципальных предприятий, территориальных органов федеральных служб, проводимых мэром города, первым заместителем мэра города, осуществляет отдел организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии и муниципальные служащие, ответственные за организацию контроля в органах мэрии.

8.6. Поручения снимаются с контроля мэром города, первым заместителем мэра города на основании доклада руководителей органов мэрии об их исполнении.

8.7. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на исполнителей.

9. Организация работы со служебной корреспонденцией

9.1. Организация работы со служебной корреспонденцией в мэрии осуществляется управлением делами мэрии.

9.2. Зарегистрированные документы в день поступления:

адресованные мэру города и первому заместителю мэра города – направляются мэру города, первому заместителю мэра города через заместителя начальника управления делами мэрии;

поступившие без указания конкретного адреса – направляются заместителям мэра города, руководителям органов мэрии в соответствии с распределением обязанностей между ними.

9.3. Документы, адресованные мэру города и первому заместителю мэра города, относящиеся к компетенции отдельных органов мэрии и не требующие доклада мэру города, направляются отделом организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии по согласованию с начальником управления делами мэрии непосредственно в соответствующие органы мэрии.

Не подлежат регистрации в отделе организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии:

документы, регулирующие процесс передачи имущества из одной формы собственности в другую (переписка между комитетом по управлению имуществом города и территориальным управлением Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по Вологодской области, департаментом имущественных отношений Вологодской области);

документы, регулирующие процесс передачи имущества в оперативное управление муниципальным учреждениям и хозяйственное ведение муниципальным унитарным предприятиям;

документы, регулирующие процесс передачи имущества в рамках программы реализации приоритетного национального проекта «Здоровье»;

запросы о предоставлении информации из реестра муниципального жилищного фонда;

документы государственных учреждений исполнения наказаний;

служебная корреспонденция, получаемая из судебных органов.

9.4. Информация, содержащаяся в указаниях мэра города и первого заместителя мэра города по исполнению документа, фиксируется в электронной базе управления делами мэрии, и в тот же день документ направляется на исполнение.

9.5. Контроль за сроками исполнения документов в мэрии осуществляется специалистом отдела организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии, а в органах мэрии – ответственными за организацию контроля.

9.6. Срок исполнения документов исчисляется со дня регистрации и не должен превышать 30 календарных дней (если в резолюции или документе не указан другой срок). Срок исполнения документов, поступивших из органов прокуратуры: представления – 30 дней, протесты – 10 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на выходной или праздничный день, то контрольный срок переносится на рабочий день, предшествующий нерабочему дню.

9.7. Указания по исполнению документа, имеющие в тексте пометки «весьма срочно», «срочно», исполняются в один день, «прошу переговорить» – в 3-дневный срок, «оперативно» – в течение 10 дней.

Изменение срока исполнения производится должностным лицом, установившим этот срок.

9.8. Запрос пользователя информацией о предоставлении информации о деятельности мэрии, органов мэрии, составленный в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления в органы мэрии. Запрос, составленный в устной форме, подлежит регистрации в день его поступления с указанием даты и времени поступления.

Запрос подлежит рассмотрению в тридцатидневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцати дней сверх установленного законом срока для ответа на запрос.

9.9. Если исполнение документа поручено нескольким должностным лицам, то подготовку итогового документа (ответа) осуществляет лицо, указанное в резолюции первым.

После исполнения ответ направляется заявителю, а оригинал документа с контрольной карточкой и копией ответа возвращается в отдел организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии.

9.10. Передача документов, прошедших регистрацию в отделе организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии, из одного органа мэрии в другой производится только через отдел организационного обеспечения и делопроизводства.

9.11. В целях оперативного обмена информацией прием и отправка документов могут осуществляться в электронном виде. Документ, полученный или отправленный в электронном виде, не порождает юридических последствий без подтверждения переданной информации на бумажном носителе.

Документы, поступающие на официальный адрес электронной почты мэрии, рассматриваются в отделе организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии.

Документы, поступающие на имя мэра города, выводятся на бумажный носитель, регистрируются, и дальнейшее их движение осуществляется в установленном порядке.

Остальная корреспонденция направляется в электронном виде адресату, указанному в письме, при отсутствии адресата – по принадлежности вопроса.

9.12. Регистрация исходящей (инициативной) корреспонденции за подписью мэра города осуществляется муниципальными служащими, обеспечивающими деятельность приемной мэра города.

9.13. Организация работы по предоставлению пользователям информацией по их письменным запросам информации о деятельности мэрии, органов мэрии осуществляется аналогично организации работы со служебной корреспонденцией.

Информация о деятельности мэрии, органов мэрии в устной форме предоставляется пользователям информацией во время личного приема мэра города, заместителей мэра города, руководителей органов мэрии.

10. Порядок приема иностранных делегаций, официальных лиц

и формирования делегаций города для поездки за рубеж

10.1. Мэрия осуществляет и организует международные связи в соответствии с федеральными и областными законами, нормативными правовыми актами Губернатора Вологодской области, правовыми актами городской Думы и мэрии города.

10.2. Приглашение иностранных делегаций и официальных лиц осуществляет мэр города или лицо, исполняющее его обязанности. Управление по работе с общественностью мэрии готовит документы для оформления приглашений на въезд иностранных граждан в Российскую Федерацию.

10.3. Комплекс мероприятий, связанных с приемом делегации (встреча, размещение в гостинице, составление программы пребывания, питание и т. д.), осуществляет управление по работе с общественностью мэрии с привлечением органов мэрии. На него также возлагаются:

перевод официальных документов;

подготовка церемонии по подписанию документов;

определение круга лиц, присутствующих на церемонии;

соблюдение протокола встречи.

10.4. Прием иностранных делегаций и официальных лиц производится на основании заявок органов мэрии, представленных в управление по работе с общественностью мэрии не позднее чем за 5 дней до приезда делегации.

Руководитель органа мэрии, являющийся инициатором визита, после согласования с управлением по работе с общественностью мэрии представляет на утверждение мэру города или лицу, исполняющему его обязанности, заявку на прием иностранной делегации или официальных лиц. Утвержденная заявка передается начальнику управления по работе с общественностью мэрии.

10.5. Управление по работе с общественностью мэрии готовит, в случае необходимости, проект распоряжения мэрии города и расчет расходов на прием иностранной делегации или официальных лиц и представляет его на утверждение мэру города или лицу, исполняющему его обязанности.

10.6. Делегации города, направляющиеся за рубеж, формируются согласно ежегодному плану развития международных и внешнеэкономических связей города.

10.7. Состав делегации определяет мэр города в соответствии с целями визита.

10.8. Методическую и информационную помощь членам делегации оказывает управление по работе с общественностью мэрии.

10.9. Оформление выездных документов осуществляет управление по работе с общественностью мэрии.

10.10. Члены делегации в течение 3 дней по возвращении из зарубежной командировки представляют в бухгалтерию органов мэрии авансовый отчет о командировке (согласно установленной форме), в управление по работе с общественностью мэрии – отчет о командировке с планом мероприятий по реализации намеченной программы. На совещании у заместителя мэра города, курирующего сферу, делается краткий отчет о командировке.

10.11. Проект распоряжения мэрии города по командировке за рубеж готовится управлением по работе с общественностью мэрии после согласования с мэром города. Поездка финансируется за счет ассигнований, предусмотренных в смете мэрии и органов мэрии с правами юридического лица на очередной финансовый год.

11. Порядок поступления на муниципальную службу

11.1. Работа по организации поступления на муниципальную службу и ее прохождения, приема на работу, увольнения муниципальных служащих осуществляется в соответствии с законодательством о труде, законодательством о муниципальной службе, Уставом города Череповца.

11.2. На муниципальную службу вправе поступать граждане, достигшие возраста 18 лет, владеющие государственным языком Российской Федерации и соответствующие квалификационным требованиям, установленным законодательством о муниципальной службе для замещения должностей муниципальной службы, при отсутствии обстоятельств, указанных в законодательстве о муниципальной службе в качестве ограничений, связанных с муниципальной службой.

11.3. При поступлении на муниципальную службу претендент на должность муниципальной службы представляет в отдел муниципальной службы и кадров управления делами мэрии не позднее даты приема следующие документы:

заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;

собственноручно заполненную и подписанную анкету по форме, установленной Правительством Российской Федерации;

трудовую книжку;

паспорт и копии всех его страниц;

военный билет (для военнообязанных) и копии всех страниц с отметками;

документы об образовании, повышении квалификации, присвоении ученой степени или ученого звания, если таковые имеются, а также их копии и копии выписок из зачетных ведомостей;

медицинские справки: о состоянии здоровья, заключение психоневрологического и наркологического диспансеров;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и его копию;

свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) и его копию;

автобиографию;

справку о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера по установленной форме;

сведения Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы Российской Федерации № 12 по Вологодской области в форме справки об осуществлении предпринимательской или другой оплачиваемой деятельности лично или через доверенных лиц, о представительстве в органах управления коммерческими организациями;

справку 2-НДФЛ о доходах физического лица за отработанное время в текущем году;

2 фотографии (3х4 на матовой бумаге, без уголка);

свидетельство о заключении (расторжении) брака, рождении детей и их копии.

11.4. Поступление на муниципальную службу осуществляется в результате назначения на должность муниципальной службы на условиях трудового договора в соответствии с трудовым законодательством с учетом особенностей, предусмотренных законодательством о муниципальной службе.

11.5. При замещении должности муниципальной службы в мэрии города заключению трудового договора может предшествовать конкурс, в ходе которого осуществляется оценка профессионального уровня претендента на замещение должности муниципальной службы, его соответствия квалификационным требованиям к должности муниципальной службы, установленным муниципальным правовым актом.

11.6. Назначение на должности заместителей мэра города, руководителей органов мэрии с правами юридического лица производится по согласованию с городской Думой.

Мэр города осуществляет обязанности представителя нанимателя (работодателя) – в отношении муниципальных служащих, замещающих высшие должности муниципальной службы; в отношении муниципальных служащих, замещающих главные должности муниципальной службы в органах мэрии с правами юридического лица – в части назначения на должности и увольнения с должности, заключения и расторжения трудовых договоров.

Обязанности представителя нанимателя (работодателя) исполняют:

заместитель мэра города, курирующий общие вопросы деятельности мэрии города, – в отношении муниципальных служащих, замещающих ведущие, старшие и младшие должности муниципальной службы, обслуживающего персонала мэрии города;

заместители мэра города – в отношении муниципальных служащих, замещающих главные должности муниципальной службы, – руководителей органов мэрии, находящихся в оперативном управлении заместителей мэра города в соответствии со структурой мэрии города, за исключением права назначения на должности и увольнения с должности, заключения и расторжения трудовых договоров с руководителями органов мэрии с правами юридического лица;

руководители органов мэрии с правами юридического лица – в отношении муниципальных служащих, замещающих ведущие, старшие и младшие должности муниципальной службы, обслуживающего персонала органов мэрии с правами юридического лица.

11.7. Для гражданина, впервые или вновь назначенного на должность муниципальной службы, в целях проверки соответствия работника поручаемой ему работе непосредственно в рабочей обстановке в соответствии с трудовым законодательством может устанавливаться испытательный срок.

Для граждан, назначенных по конкурсу на замещение соответствующей должности, испытание при приеме на работу не устанавливается.

11.8. На каждого муниципального служащего оформляется и ведется личное дело в соответствии с законодательством.

11.9. Муниципальные служащие обязаны в течение месяца после приема на работу пройти инструктаж по организации работы с документами в отделе организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии, а в органах мэрии с правами юридического лица – у лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

12. Порядок оформления командировок работникам мэрии

12.1. Работники мэрии и органов мэрии направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы при наличии средств на оплату расходов.

12.2. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

12.3. Цель командировки определяется:

мэром города – в отношении заместителей мэра города, помощников мэра города;

заместителем мэра города – в отношении руководителей органов мэрии, директоров муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, закрепленных за заместителями мэра города в соответствии с муниципальным правовым актом;

руководителем органа мэрии – в отношении работников органа мэрии.

12.4. Служебное задание, утвержденное работодателем, и приложенные к нему документы передаются не позднее чем за 8 рабочих дней до поездки в командировку в отдел муниципальной службы и кадров управления делами мэрии (в органах мэрии с правами юридического лица – муниципальному служащему, ответственному за оформление командировок), который оформляет распоряжение мэрии города (приказ руководителя органа мэрии с правами юридического лица).

12.5. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

12.6. Командированному работнику перед отъездом в командировку согласно распоряжению (приказу) и заявке, переданной в бухгалтерию не позднее 4 рабочих дней до поездки в командировку, выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных и других расходов.

12.7. Работники мэрии и органов мэрии по возвращении из командировки обязаны представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполнении служебного задания.

13. Организация доставки служебной корреспонденции в органы мэрии

13.1. Получение, передача и доставка служебной корреспонденции органов мэрии осуществляется ответственными лицами через почтовые ячейки в управлении делами мэрии.

Лица, ответственные за получение и доставку служебной корреспонденции в управлении делами мэрии, назначаются руководителями органов мэрии.

Список ответственных лиц утверждается распоряжением мэрии города.

13.2 Корреспонденция для отправки по почте в тот же день передается в управление делами мэрии до 13.00 час.

Конверты передаются с указанием полного почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации , и в запечатанном виде, заказные письма (одно или более) – с оформлением уведомления о вручении, реестра (описи рассылки) в 3 экземплярах, заверенного подписью руководителя и печатью.

13.3. Письма, переданные в управление делами мэрии после 13.00 час., франкируются и доставляются в почтовое отделение на следующий рабочий день.

14. Использование печатей и штампов

14.1. Управление делами мэрии осуществляет ведение журнала учета печатей и штампов, используемых в органах мэрии.

Образцы печатей и штампов согласовываются с начальником управления делами мэрии и утверждаются заместителем мэра города, курирующим общие вопросы деятельности мэрии города.

14.2. На гербовой печати мэрии в центре воспроизводится изображение герба города Череповца, по внешней окружности располагается надпись «Российская Федерация Вологодская область», по внутренней окружности – «Мэрия города Череповца».

Гербовой печатью заверяются следующие документы:

договоры и соглашения, заключаемые мэрией;

акты приема выполненных работ;

доверенности на представление интересов мэрии в других организациях;

документы на оформление заграничных паспортов;

характеристики для награждения государственными наградами Вологодской области, если характеристика идет за подписью мэра города;

наградные листы при представлении к государственным наградам;

Почетные грамоты и Благодарственные письма мэра города;

образцы подписей работников мэрии, имеющих право на совершение финансово-хозяйственных операций;

бухгалтерские, финансовые и платежные документы мэрии;

командировочные удостоверения работников мэрии (лицевая сторона);

копии записей в трудовых книжках;

в иных случаях, когда требование о заверении гербовой печатью предусмотрено правовыми актами.

В случае необходимости решение о заверении гербовой печатью отдельных видов документов принимает начальник управления делами мэрии.

14.3. Для заверения копий документов мэрии используется простая круглая печать, на которой по внешней окружности располагается надпись «Российская Федерация Вологодская область», по внутренней окружности – «Мэрия города Череповца», в центре – «Для документов».

14.4. Для проставления отметок в командировочных удостоверениях применяется простая круглая печать, на которой по внешней окружности располагается надпись «Российская Федерация Вологодская область», по внутренней окружности – «Мэрия города Череповца», в центре – «Для командировочных удостоверений».

Печати хранятся в несгораемом сейфе. Ответственность за их сохранность несет начальник управления делами мэрии.

14.5. Для регистрации входящей корреспонденции применяются штампы: «Входящий № ___ », «Контроль», «Особый контроль», «Срочно», «Подлежит возврату в приемную ______ », для подтверждения подлинности документа – штамп «Верно» и другие штампы.

Штампы находятся у должностных лиц, ответственных за их использование и хранение.

14.6. Пришедшие в негодность печати и штампы в мэрии уничтожаются по акту, который утверждается заместителем мэра города, курирующим общие вопросы деятельности мэрии города, в органах мэрии с правами юридического лица – по акту, утверждаемому руководителем соответствующего органа.

Об уничтожении печати или штампа делается отметка в журнале учета печатей и штампов, используемых в мэрии города.

14.7. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов несут руководители органов мэрии, в пользовании которых они находятся.

15. Использование бланков документов

15.1. В мэрии и органах мэрии с правами юридического лица используются бланки постановлений, распоряжений мэрии города, приказов, распоряжений руководителей органов мэрии с правами юридического лица, писем мэрии города и органов мэрии с правами юридического лица.

15.2. Разработку бланков постановлений и распоряжений мэрии города, писем мэрии города осуществляет отдел организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии.

Образцы бланков органов мэрии с правами юридического лица согласовываются с начальником управления делами мэрии. Все образцы бланков утверждаются начальником управления делами мэрии.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам.

15.3. Документы, оформленные:

на бланках муниципальных правовых актов «Постановление мэрии города», «Распоряжение мэрии города» – подписываются мэром города или лицом, его замещающим, а также лицом, которому делегировано мэром города право подписания муниципальных правовых актов в пределах его полномочий;

на бланках писем «Мэр города Череповца» – подписываются мэром города;

на бланках писем «Мэрия города Череповца» – подписываются заместителями мэра города, помощниками мэра города;

на бланках органов мэрии с правами юридического лица - руководителями этих органов.

Документы (исковые заявления, отзывы, ходатайства, жалобы и иные процессуальные документы), направляемые в суды общей юрисдикции и в арбитражные суды от имени мэрии, оформляются на бланках писем «Мэрия города Череповца» и подписываются представителем правового управления мэрии, имеющим соответствующую доверенность мэра города. Регистрация указанных материалов проводится в правовом управлении мэрии по отдельному номенклатурному номеру.

Документы (исковые заявления, отзывы, ходатайства, жалобы и иные процессуальные документы), направляемые в суды общей юрисдикции и в арбитражные суды от имени органов мэрии с правами юридического лица, оформляются на бланке органа мэрии и подписываются представителем правового управления мэрии, имеющим соответствующую доверенность руководителя органа мэрии. Регистрация указанных материалов проводится в правовом управлении мэрии по отдельному номенклатурному номеру органа мэрии с правами юридического лица.

Заместители руководителей органов мэрии с правами юридического лица имеют право подписывать документы на бланках органа мэрии.

Подписание документа, на котором обозначена фамилия определенного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности) не допускается.

15.4. Направление официальных документов в федеральные и областные органы государственной власти, прокуратуру города Череповца производится за подписью мэра города, в период его временного отсутствия - первого заместителя мэра города, заместителя мэра города согласно указанию мэра города по исполнению документа, изложенному на учетно-контрольной карточке.

16. Заверение копий документов

16.1. Заверение копий правовых актов мэрии города осуществляет сектор делопроизводства управления делами мэрии. Заверение копий правовых актов, принятых руководителями органов мэрии с правами юридического лица, в пределах собственной компетенции производит муниципальный служащий соответствующего органа мэрии, которому определена эта обязанность должностной инструкцией.

16.2. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Заверительная подпись удостоверяется печатью. На копиях документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

16.3. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов, и должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

17. Порядок обеспечения компьютерной и оргтехникой, средствами защиты

информации, использования программно-технического обеспечения

информационных систем и баз данных

17.1. Мэрия и органы мэрии с правами юридического лица обеспечиваются компьютерной и оргтехникой, средствами защиты информации, информационными системами и сетями телекоммуникаций МУ «Центр муниципальных информационных ресурсов и технологий».

Отдел по развитию информационных технологий и защите информации мэрии организует консультативно-методическую помощь в вопросах обеспечения защиты информации.

17.2. Муниципальные служащие – пользователи информационных систем, баз данных, локальной вычислительной сети мэрии обязаны соблюдать инструкции, технологию, правила информационной безопасности при работе с информационными системами и базами данных, своевременно представлять предложения по совершенствованию программно-технического обеспечения в отдел по развитию информационных технологий и защите информации мэрии.