Организация работы с электронными документами (стр. 2 )

2) своевременная выдача соответствующих данных при решении функциональных задач АСУ и по запросам пользователей.

Разрабатываемое информационное обеспечение должно соответствовать требованиям:

– простота и удобство доступа к данным ИБ;

– регламентация доступа к информации ИБ;

– создание эффективной системы документооборота;

– применение современных, эффективных методов и средств сбора, сохранения, накопления, поиска и выдачи данных.

В любой развивающейся компании рано или поздно появляется потребность не только в оперативном учете, но и в стратегическом планировании и анализе управления персоналом.

Концепции управления персоналом претерпели серьезные изменения по сравнению с недавним прошлым. Отдел управления персоналом эволюционировал и превратился из департамента-придатка в важный элемент предприятия. Также претерпели серьезные качественные изменения технологии управления персоналом и программные решения. Теперь самые лучшие компьютерные программы управления персоналом больше не работают отдельно от процессов каждодневного бизнес-управления, а, наоборот, стратегически связаны с ним.

Смысл внедрения автоматизированной системы управления персоналом – не изменить бизнес компании, а способствовать его развитию и эффективному управлению. То есть обеспечить руководство инструментом, который позволит планировать и представлять, каким будет для компании завтра, и иметь возможность влиять на это завтра.

Сегодняшние решения, зачастую именуемые информационными системами управления персоналом (англ. HRM), разрабатываются с единственной целью – предоставить ясную и четкую картину ситуации в любой структуре организации. Благодаря самым современным технологиям, такие программы способны своевременно предоставить достоверную информацию, которая необходима для снижения издержек и улучшения возврата инвестиций на персонал.

Ядром информационной базы HRM-систем являются следующие документы:

Приказ о приеме на работу – Т-1, Т-1а.

Личная карточка работника – Т-2.

Штатное расписание – Т-3.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника – Т-4.

Приказ о переводе на другую работу – Т-5, Т-5а.

Приказ о предоставлении отпуска – Т-6, Т-6а.

График отпусков – Т-7.

Приказ об увольнении – Т-8, Т-8а.

Приказ о направлении в командировку – Т-9, Т-9а.

Командировочное удостоверение – Т-10.

Служебное задание для направления в командировку – Т-10а.

Трудовой договор.

Для поддержания и удержания квалифицированных кадров HR-менеджеры должны применять новые методики, участвовать в разработке новых подходов к персоналу, перестраивать организационную структуру, т. е. выстраивать бизнес-процессы управления персоналом – подбор, формирование профиля должности и сотрудника, обучение, аттестация, оценка, сравнение, мотивация, управление мероприятиями, формирование кадрового резерва и пр. Но для эффективного массового использования таких процедур в условиях динамичного роста компании необходима автоматизация кадровых процессов.

Основное преимущество HRM-системы

Как правило, основное преимущество HRM-системы заключается в ее интегрированности, что подразумевает построение единого информационного пространства для решения всех задач, связанных с управлением персоналом на предприятии. Однократный ввод данных, возможность оперативного получения самой актуальной информации, четкое разграничение ответственности – эти и другие преимущества весьма сложно оценить количественно.

На самом деле системы принципиально друг от друга не очень сильно отличаются, особенно в базовых вещах. Понятно, что все разработчики создают свои программные продукты по Трудовому кодексу, пользуются унифицированными формами, и система, которая не может отправить сотрудника в отпуск, принять или уволить с работы, вообще не может рассматриваться как жизнеспособная. Поэтому в этом функционале любая система, и большая, и маленькая, будут равными.

Но все эти системы, по большому счету, начинают быть интересны тогда, когда они могут дать какую-то аналитику. Возможности аналитической программы прямо пропорциональны информации, которая есть в этой системе. Понятно, что если есть только пол сотрудника, то возможно лишь сделать выборку, кого в компании больше – мужчин или женщин.

Если известен день рождения, то уже возможно дать разбивку по возрастам... Каждая дополнительная информация дает возможность серьезно расширять аналитику, но проблема в том, что большинство организаций всей этой информацией в электронном виде не владеют. То есть информация о сотрудниках есть, но она хранится во всяких пыльных папках и печатных формах, и, чтобы все это ввести в систему, требуется серьезный труд.

Мировой рынок систем автоматизации управления персоналом продолжает достаточно активно расти, несмотря на продолжающуюся консолидацию. Сильные игроки рынка удерживают свои лидирующие позиции, конкурируя друг с другом и увеличивая клиентскую базу. Вторым фактором роста является приход новых игроков и расширение ассортимента систем best-of-breed. В частности, одним из катализаторов роста рынка является развитие решений Performance and Talent Management. Также одной из главных тенденция является рост числа решений по модели SaaS, которые отвоевывают все большую долю рынка.

Аналитики прогнозируют, что мировой рынок HCM систем приблизится к отметке $11 млрд уже в 2016 году, так что среднегодовой темп его роста составит 8,1%.

При этом среди вендоров HRM выделяют четыре основных типа провайдеров решений:

– ERP-вендоры, которые предлагают HRM функционал как часть своих платформ по управлению ресурсами предприятия. В эту категорию попадают Infor-Lawson, Oracle, SAP и Workday. Кроме них, сюда относятся также и Epicor Sofware, IFS, Microsof Dynamics (AX и GP), Oracle JD Edwards и Sage Sofware;

HRM-вендоры в «чистом виде», для которых автоматизация управления персоналом является ключевой компетенцией – это компания Ultimate Sofware. Помимо нее, к данной категории относятся также High Line, HR Access, Meta4 и NuView Systems;

Провайдеры аутсорсинга управления персоналом/расчетов заработной платы, в исследовании представлены компаниями ADP и Ceridian, также сюда относится NorthgateArinso;

Вендоры систем автоматизации обучения и управления талантами: SilkRoad Technology, SuccessFactors и SumTotal Systems;

В российский рынок HRM-систем совершил количественный и качественный скачок: его объем вырос почти на треть, а парадигма внедрений окончательно сместилась от автоматизации простых расчетных функций в пользу управления человеческим капиталом. Однако, в 2012 году ввиду достижения рынком зрелости сократилось общее число реализованных интеграторами проектов HRM.

Например, франчайзи одного из крупнейших игроков отечественного рынка автоматизации кадрового учета, компании 1C, только в 2011 году реализовали в общей сложности 13,3 тыс. проектов на базе 1С:Зарплата и управление персоналом 8, в 2012 году - 10,7 тыс. таких проектов. По оценкам TAdviser, снижение числа проектов связано с постепенным "вымыванием" 1C другими вендорами из верхней границы сегмента среднего бизнеса и сегмента крупного бизнеса. Тем не менее, компания остается абсолютным лидером в низшем ценовом сегменте, в сегменте малого бизнеса. По оценкам TAdviser, в 2011 году объем проектов на базе различных HRM-конфигураций от 1C превысил 1 млрд рублей, в 2012 году - составил более 800 млн рублей (вместе с консалтингом).

Крупные по числу лицензий внедрения HRM в России

Заказчик	Отрасль	Интегратор	Система	Число лицензий	Подробности
Дальневосточная генерирующая компания	Энергетика	Новый Атлант	Галактика ERP: Контур управления персоналом	2848	Описание проекта
РусГидро	Энергетика	А-Энерджи Системс	SAP ERP HCM	2600	Описание проекта
Росатом	Госструктуры	Molga Consulting (Молга Консалтинг)	SAP ERP HCM	700	Описание проекта
Татнефть-Нефтехим	Нефтегаз	1С-Рарус	1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП	700	Описание проекта
Балтика	FMCG	Монолит-Инфо	Монолит: Персонал	600	Описание проекта
Транснефть	Нефтегаз	1С:Первый БИТ	1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП	521	Описание проекта
Прокопьевскуголь	Добывающая	Финансовые технологии	Галактика ERP: Контур управления персоналом	472	Описание проекта
Алтайвагон	Машиностроение	Финансовые технологии	Галактика ERP: Контур управления персоналом	462	Описание проекта
Салек	Добывающая	Финансовые технологии	Галактика ERP: Контур управления персоналом	442	Описание проекта
Югорский госуниверситет	Образование	Корпорация Галактика	Галактика ERP: Контур управления персоналом	400	Описание проекта
АВЦ	Торговля	Корпорация Галактика	Галактика ERP: Контур управления персоналом	351	Описание проекта

Вышесказанное не означает, что решения 1C не используются крупными компаниями. Например, в топ-10 крупнейших по числу лицензий HRM-проектов, реализованных в годы, вошли два проекта на базе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП в компаниях Татнефть-Нефтехим и Транснефть c количеством лицензий 700 и 521 соответственно. Также в промышленном секторе, где реализуются самые масштабные проекты, лидируют системы Галактика ERP: Контур управления персоналом, Монолит: Персонал, Компас: Управление персоналом и западная система SAP ERP HCM.

Отечественные вендоры все еще достаточно крепко держат рынок HRM-систем, хотя партнеры западных компаний становятся год от года все активнее. Особенно заметны в этом плане партнеры SAP СНГ, например, IBS и Ай-Теко. Сильной экспертизе местных разработчиков они противопоставляют инновационные решения и успешные бизнес-практики, которые отличают платформы западных вендоров от отечественных систем. Косвенно активизацию SAP на российском рынке HRM-систем подтверждают и данные базы TAdviser. В 2011 году платформа SAP ERP HCM занимала пятую строчку по частоте внедрения, в 2012 году - третью.

Что касается интеграторов, то на рынке внедрений HRM работает более 150 компаний, включая самих вендоров, которые также занимаются развертыванием систем и сопутствующим консалтингом самостоятельно. По данным TAdviser, наиболее активными интеграторами по числу внедрений в годы были компании 1С:Первый БИТ (ранее 1С:Бухучет и Торговля), БОСС. Кадровые системы, Корпорация Галактика, Электронные офисные системы - ЭОС, 1С:ВДГБ, а также Molga Consulting (Молга Консалтинг) и Финансовые технологии. По объему выручки следует также выделить компании IBS и Ай-Теко.

3.3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

3.3.1. Общая характеристика ИС бухгалтерского учета.
Особенности информационного обеспечения бухгалтерского учета

Существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных персональных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.

Третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

Сегодня существует довольно много различных программ, упрощающих подведение баланса, систематизирующих различные платежные поручения, счета-фактуры, кассовые ордера, учитывающие все выплаты в пенсионный и страховые фонды, и выдающие итоговый отчет в налоговую инспекцию.

Цель автоматизации любого учета – это увеличение прибыли предприятия.

Автоматизированная система учета позволяет проводить всесторонний анализ деятельности предприятия, что ведет к сокращению расходов за счет эффективного управления затратами и увеличению доходов за счет принятия правильных управленческих решений.

Кроме того, автоматизация учетной системы ведет:

– к ускорению ввода и расчета первичных данных;

– к устранению ошибок при вводе данных, которые могут привести в дальнейшем к различным проблемам;

– к перекладыванию рутинных операций на систему, тем самым, освобождая человеческие ресурсы.

Требования к бухгалтерской системе

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.

Не менее важно, чтобы фирма-разработчик бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии новой.

Основные требования к бухгалтерским системам для малых и средних предприятий в условиях российской специфики:

1. Автоматизация подготовки обязательной отчетности для государственных органов (в основном подразделений МинФина России).

2. Регулярный выход обновлений в связи с изменениями нормативных документов (законов, постановлений и т. п.).

3. Многопользовательская работа.

4. Автоматизация расчета зарплаты, налогов, учета материальных ценностей.

5. Наличие модулей для автоматизации учета в специфических областях деятельности предприятий, таких как торговля, производство и т. п.

Информационное обеспечение бухгалтерского учета составляют многочисленные бухгалтерские документы, которые классифицируются по различным основаниям:

а) по назначению:

распорядительные – содержащие задания на выполнение определенных хозяйственных операций (например, наряд на работу, чек банку и т. д.);

исполнительные – в них отражаются совершенные хозяйственные операции (например, накладные, раздаточно-сдаточные ведомости, акты, квитанции и т. д.);

комбинированные – в них содержатся задание и данные об исполнении;

документы учетного оформления – распределительные и группировочные ведомости, справки, мемориальные ордера; они составляются в бухгалтерии на основании первичных документов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах;

документы вспомогательного характера - сводные ведомости, доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, раскладки, ярлыки, описи материальных средств,

извещения, донесения и т. д.;

б) по месту возникновения:

внутренние (составленные на данном предприятии, учреждении);

внешние (поступившие из других организаций);

в) по объему содержания: первичные (непосредственно отражающие совершенную операцию) и вторичные сводные - объединяющие несколько операций, отраженных в нескольких первичных документах (например, авансовый отчет, отчет кассира, завскладом и т. д.);

г) по способу использования: