Организация работы с электронными документами (стр. 3 )

разовые – в них одним рабочим приемом оформляется один или несколько хозяйственных процессов - это накладная, фактура, раздаточная ведомость;

накопительные – документы, в которых совершенные хозяйственные операции оформляются в несколько приемов, постепенно (например, лимитная карта на отпуск материальных средств и т. д.);

д) по качеству: полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественные).

Документы, в которых отсутствует хотя бы одно из предъявляемых требований к оформлению реквизитов, признаются неполноценными. Правоохранительным органам и судам следует обращать на них особое внимание.

Бухгалтерские документы, в зависимости от их происхождения и содержания заключенной в них информации, делятся на три категории:

а) первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции, ее натуральные и денежные измерители.

Особенностью и одним из требований, предъявляемых к этого вида документам, является то, что первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее окончания.

Ответственность за оформление этих документов, достоверность содержащихся в них данных, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

б) регистры бухгалтерского учета (ст. 10 Закона? 129-ФЗ). Регистры (сборные документы по типам операций) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах в хронологическом порядке и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Они могут классифицироваться по назначению, содержанию, форме;

в) документы бухгалтерской отчетности (гл. III Закона? 129-ФЗ) - это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных типов).

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением отчетности бюджетных организаций, составляют:

1. Бухгалтерский баланс.

2. Отчет о финансовых результатах.

3. Отчет о движении капитала.

4. Отчет о движении денежных средств.

5. Приложение к бухгалтерскому балансу.

6. Аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному аудиту).

7. Пояснительная записка.

Также к информационной базе систем бухгалтерского учета (в части расчета заработной платы) относятся следующие документы:

Приказ о приеме на работу – Т-1, Т-1а.

Личная карточка работника – Т-2.

Штатное расписание – Т-3.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника – Т-4.

Приказ о переводе на другую работу – Т-5, Т-5а.

Приказ о предоставлении отпуска – Т-6, Т-6а.

График отпусков – Т-7.

Приказ об увольнении – Т-8, Т-8а.

Приказ о направлении в командировку – Т-9, Т-9а.

Командировочное удостоверение – Т-10.

Служебное задание для направления в командировку – Т-10а.

Трудовой договор.

Табель учета использованного рабочего времени и расчета заработной платы –
Т-12.

Табель учета использования рабочего времени – Т-13.

Расчетно-платежная ведомость – Т-49.

Платежная ведомость – Т-53.

Лицевой счет – Т-54.

3.4. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БАНКОВСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.4.1. Автоматизация банковской деятельности.
Банковские ИС.
Особенности информационного обеспечения банковских ИС

Автоматизация документооборота в организациях различных отраслей всегда включает как общие, так и специфичные для данной отрасли задачи. Однако в отраслях, где основным бизнес-процессом является обработка информации, удельный вес и сложность специальных задач всегда выше. Это в наибольшей степени относится к финансовой отрасли. С одной стороны, информация, обрабатываемая в банке, – это деньги. Скорость и точность обработки финансовой информации являются основой для формирования и поддержания конкурентоспособности банка, особенно розничного. С другой стороны, законодательство требует от банков прозрачности и отчетности. Не менее важна и гибкость автоматизированных регламентов и процессов, возможность их модификации и обработки исключений в случае возникновения особых ситуаций без нарушения общих требований к процессу.

Говоря об общих решениях в банковском секторе, отметим следующие задачи:

– автоматизация канцелярии;

– контроль исполнительской дисциплины;

– обработка внутренней документации (организационно-распорядительная документация, нормативная база);

– согласование хозяйственных договоров;

– согласование служебных записок и заявок (на расходование средств, в службу IT, в юридический отдел, на выдачу/возврат ТМЦ и т. п.).

Наиболее востребованными специальными решениями в банковской отрасли являются:

– хранение документов операционного дня (речь идет об исполнении указания ЦБ РФ от 01.01.2001 «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»);

– картотека клиентов с выявлением взаимосвязей;

– согласование кредитных заявок;

– система управления архивом бумажных документов – учет физического местоположения документов, контроль доставки документов из точек продаж в центры хранения, размещение, изъятие, перемещение и уничтожение бумажных досье;

– система обработки документов валютного контроля;

– электронный архив документов банка – единое централизованное хранилище документов из различных информационных систем банка.

Рассмотрим подробнее задачи автоматизации картотеки клиентов, хранения документов дня и согласования кредитных заявок.

Автоматизация картотеки клиентов

Цель автоматизации – ускорение доступа работников банка к правоустанавливающим и иным документам (потенциального) клиента банка. Данное решение также является дополнительным инструментом для оценки рисков, например, при выдаче кредитов благодаря возможности оперативного получения и анализа кредитной истории и других документов взаимосвязанных объектов. Возможности решения:

– категоризация документов, обеспечение полноты комплектности документов по клиенту;

– хранение версий документов и истории изменений;

– многофакторный поиск электронных досье (ЭД), в том числе по временному интервалу действия, по дате и/или автору его ввода в хранилище, по принадлежности к юридическому лицу (ЮЛ), по виду ЭД, по заданному контексту и т. д.;

– возможности установления и именования связей между двумя юридическими лицами, юридическим и физическим лицом, двумя физическими лицами;

– автоматическое выявление/поиск связей

Хранение документов операционного дня

Целью автоматизации является реализация хранения электронных документов на внешних носителях (DVD) в соответствии с указанием ЦБ РФ от 01.01.2001 .

Решение обеспечивает выполнение ключевых требований указания ЦБ РФ (далее в скобках приводится пункт указания ЦБ РФ ), а также предоставляет ряд дополнительных возможностей:

– запись на DVD (2.1) и в различных форматах (2.4);

– применение хеш-функции «Контрольная сумма» (2.3);

– применение ЭЦП;

– формирование ярлыка единицы хранения (2.3);

– формирование описи единицы хранения (2.6);

– автоматизированное ведение описей;

– формирование справок о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету(2.8);

– возможность установления связи между исправленным документом и ошибочным документом (2.7);

– оповещение об окончании срока хранения документов;

– формирование акта об уничтожении документов (2.15).

Согласование кредитных заявок

Целью автоматизации является оптимизация бизнес-процесса первоначальной оценки потенциального клиента банка перед выдачей кредита. Возможности решения:

– категоризация документов, обеспечение комплектности документов по кредитной заявке;

– автоматический выбор маршрута согласования заявки;

– балансировка загрузки специалистов;

– хранение истории обработки заявки;

– интеграция с различными системами банка для ускорения заполнения кредитной заявки;

– контрольные отчеты;

– генерация печатных форм документов.

Из представленных описаний видно, что в любом из специализированных банковских решений необходима интеграция системы документооборота с базовыми автоматизированными банковскими системами (АБС). Альтернативой такому подходу является реализация функциональности решений «внутри» АБС. Такая альтернатива кажется проще, чем установка еще одной специализированной системы, однако требует вмешательства в работу активно эксплуатирующихся систем, участия их разработчиков, внесения изменений. Все это чревато большими рисками и затратами и, кроме того, не дает достаточной гибкости для модификации регламентов бизнес-процессов в случае необходимости

Банковские информационные системы

В настоящее время в Сбербанке России внедряется система электронного офисного документооборота (СЭОДО).

Сейчас в системе работает более 30 тысяч сотрудников. Внедрение СЭОДО осуществляется в Центральном аппарате и во всех 17 территориальных банках – от Санкт-Петербурга до Хабаровска, что влечет за собой огромный объем информации, проходящей через систему. Суммарный документооборот только Центрального аппарата составляет более миллиона офисных документов в год. С учетом документооборота внутри территориальных банков и межфилиального обмена эта цифра возрастает на порядок.

После детального анализа рынка систем электронного документооборота, как российских, так и зарубежных, конкурсная комиссия Сбербанка выбрала платформу DocsVision, которую доверила для внедрения компании Digital Design. Основными критериями выбора были наличие в решении расширенных функций контроля поручений, быстрого поиска документов и поручений, наличие возможности выполнять согласование, подписание/утверждение проектов документов с мобильных устройств, а также возможности масштабирования решения.

Внедряемая СЭОДО обеспечивает комплексную автоматизацию, прозрачность и качество процессов офисного документооборота, снижение трудозатрат на работу с документами. В системе обрабатывается входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, включая служебные записки, приказы, распоряжения, договоры и т. д. Одна из важных функций системы - контроль исполнения поручений. Система автоматизирует как внутренний документооборот в территориальных банках и Центральном аппарате, так и сквозные процессы документооборота между Центральным аппаратом и территориальными банками. Банковские документы останутся, разумеется, в ведении АБС.

В Центральном аппарате СЭОДО заменила две предыдущие системы регистрации документов – «Делопроизводство» и «Документ». Решение интегрируется с другими информационными системами, уже работающими в Сбербанке, в том числе с системой управления сертификатами пользователей для обеспечения использования электронной цифровой подписи. Это позволяет Сбербанку уже сейчас заменить некоторые виды бумажных документов на электронные, а в перспективе – полностью перейти на безбумажный электронный документооборот.

Действия пользователей в системе организованы при помощи специальных автоматизированных рабочих мест – АРМ. Эти приложения были созданы с учетом специфики деятельности различных категорий сотрудников. Они обеспечивают упрощенный доступ к тем функциям, которые востребованы в наибольшей степени для той или иной категории. В настоящее время в СЭОДО используются АРМ регистратора, делопроизводителя, исполнителя и руководителя.

АРМ руководителя предоставляет единую точку доступа ко всей необходимой информации. Оно учитывает такие особенности деятельности топ-менеджеров банка, как отсутствие свободного времени, напряженный график, частые командировки и выездные мероприятия и позволяет работать как в online, так и в offline режиме. Главной особенностью проекта является реализация рабочего места не только на рабочих станциях и ноутбуках под управлением Windows, но и на планшетах iPad. Сейчас с этим приложением на планшетах работают руководители департаментов и все члены правления Сбербанка. В будущем планируется расширение масштабов использования АРМ руководителя.

Благодаря централизованному хранению документов в электронном виде ощутимо уменьшилось время, затрачиваемое сотрудниками банка на их поиск. Время доведения документа до конечного исполнителя сократилось в несколько раз, а наличие прозрачной системы контроля исполнительской дисциплины и отчетности о ходе исполнения позволило значительно снизить количество невыполненных поручений.

На сегодняшний день в Центральном аппарате СЭОДО переведена в промышленную эксплуатацию. Таким образом, весь проект по созданию крупнейшей российской системы электронного документооборота в банковском секторе на несколько десятков тысяч пользователей реализован менее чем за три года.

Возможности DocsVision для автоматизации документооборота в банках:

– создание единой распределенной системы, что очень важно в особенности для банков с развитой сетью филиалов и отделений;

– организация хранилища информации, в том числе дополнительной информации об объектах, отсутствующей в АБС, но необходимой для решения специализированных задач;

– система управления доступом к информации;

– система представлений (виртуальных папок), поисковая система;

– система маршрутизации информации;

– система отслеживания событий и рассылки оповещений;

– система управления бизнес-процессами по заранее определенному (без программирования) шаблону;

– система расширенных отчетов и специальных функциональных интерфейсов (UltraViews);

– возможность построения комплексных решений с использованием Microsoft SharePoint, обеспечивающего простой интерфейс для большинства пользователей;

– наличие сертификата системы DocsVision по закону о защите персональных данных .

3.5. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ

3.5.1. Автоматизированные ИТ обработки данных в налоговой службе

Налоговый учет – это система обобщения информации о доходах и расходах для определения налоговой базы по прибыли на основе данных первичных документов.

Государственная налоговая служба Российской Федерации входит в систему центральных органов государственного управления Российской Федерации и подчиняется Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации.

Основной задачей Государственной налоговой службы Российской Федерации является контроль за соблюдением законодательства о налогах, правильностью их исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующие бюджеты государственных налогов и других платежей, установленных законодательством.

Целью системы управления налогообложением является оптимальное и эффективное развитие экономики посредством воздействия субъекта управления на объекты управления. В рассматриваемой задаче в качестве объектов управления выступают предприятия и организации различных форм собственности и население. Субъектом управления является государство . Воздействие осуществляется через систему установленных законодательством налогов.

Эффективное функционирование налоговой системы возможно только при использовании передовых информационных технологий (ИТ), базирующихся на современной компьютерной технике. С этой целью в органах Федеральной налоговой службы функционирует автоматизированная информационная система (АИС), которая предназначена:

– для автоматизации функций всех уровней налоговой службы по обеспечению сбора налогов и других обязательных платежей в бюджет и внебюджетные фонды;

– проведению комплексного оперативного анализа материалов по налогообложению;

– обеспечению органов управления и соответствующих уровней налоговых служб достоверной информацией.

АИС «Налог» представляет собой форму организационного управления налоговыми органами, призванную расширить круг решаемых задач, повысить обоснованность и своевременность принимаемых решений, снизить трудоемкость управленческой деятельности за счет использования новых информационных технологий, применения ЭММ, вычислительных средств и средств связи, упорядочения информационных потоков.

Основными функциями АИС «Налог» являются:

– повышение оперативности получения информации для быстрого принятия мер по обеспечению эффективного сбора налогов;

– снижение трудоемкости и сроков сбора, поиска, обработки информации в структурных подразделениях налоговых инспекций;

– упорядочение внутренних и внешних потоков информации с целью исключения дублирования процессов их обработки;

– автоматизация планово-учетных, финансовых и статистических работ;

– повышение полноты и достоверности представляемой информации, что необходимо для объективной оценки состояния дел в районе и регионе в целом, а также для возможности комплексного прогнозирования динамики поступления налогов;

– улучшение качества и оперативности бухгалтерского учета, углубленный анализ динамики поступления сумм налогов и возможность прогноза этой динамики;

обеспечение полной и своевременной информированности налоговых инспекций всех уровней о налоговом законодательстве на любую дату учета, начиная с текущей и ранее;

– своевременное информирование администрации обслуживаемой территории о поступлении налогов и соблюдении налогового законодательства;

– сокращение объема бумажного документооборота;

– совершенствование оперативности и качества принимаемых решений по управлению налогообложением с целью повышения эффективности его функционирования.

Структура АИС налоговой службы, как и самих налоговых органов, является многоуровневой и состоит из функциональной и обеспечивающей частей и системы поддержки принятия решения (СППР).

Исходя из основных функций, которые были рассмотрены, на региональном уровне можно выделить следующие основные функциональные подсистемы:

1. Подготовка типовых отчетных форм.

Подсистема подготовки типовых отчетных форм связана с формированием сводных таблиц статистических показателей, характеризующих виды деятельности подразделений Министерства РФ по налогам и сборам регионального уровня в части сбора различных видов налоговых платежей и контроля за этим процессом.

2. Контрольная деятельность.

Контрольная деятельность, прежде всего, предусматривает ведение Государственного реестра предприятий и физических лиц. Государственный реестр предприятий содержит официальную регистрационную информацию о предприятиях (юридических лицах), а в реестре физических лиц хранится информация о налогоплательщиках, обязанных представлять декларацию о доходах, а также уплачивать отдельные виды налогов с физических лиц. К контрольной относится и деятельность по документальной проверке предприятий.

3. Методическая, ревизионная и правовая деятельность.

Подсистема методической, ревизионной и правовой деятельности обеспечивает возможность работы с законодательными актами, постановлениями, указами и другими правительственными документами, а также с нормативными и методическими документами Министерства финансов и Федеральной налоговой службы. В этой подсистеме осуществляются сбор, обработка и анализ информации, поступающей от территориальных налоговых инспекций и касающейся правильности применения налогового законодательства.

4. Аналитическая деятельность территориальных инспекций.

Аналитическая деятельность включает в себя анализ динамики налоговых платежей всеми категориями налогоплательщиков, прогнозирование величины сбора отдельных видов налогов, экономический и статистический анализ хозяйственной деятельности предприятий региона, определение предприятий, подлежащих документальной проверке, анализ налогового законодательства и выработку рекомендаций по его усовершенствованию, анализ деятельности территориальных налоговых инспекций и др.

5. Внутриведомственные задачи.

К ним относятся:

– регистрации налогоплательщиков;

– камеральные проверки;

– ведение карточек расчетов (НП) с бюджетом;

– анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятий;

– выездные документальные проверки;

– ведение нормативно-правовой документации;

– внутриведомственные задачи;

– обработка документов физических лиц.

3.5.2. Особенности информационного обеспечения
АИС налоговых органов

Информационное обеспечение АИС представляет собой информационную модель налоговых органов. Задачи информационного обеспечения системы налоговых органов зависят от основных функций, выполняемых ее структурами.

Информационное обеспечение должно снабжать пользователей АИС информацией, необходимой для выполнения ими своих профессиональных обязанностей. Система должна иметь возможность распределенного хранения и обработки информации, накопления информации в банках данных в местах использования, предоставления пользователям автоматизированного, санкционированного доступа к информации, одноразового ее ввода и многократного, многоцелевого использования, должна быть обеспечена информационная взаимосвязь как между задачами, решаемыми каждой функциональной подсистемой, так и с внешними уровнями.

Информационное обеспечение автоматизированной системы налогообложения состоит из внемашинного и внутримашинного.

Внемашинное информационное обеспечение - это совокупность системы показателей, системы классификации и кодирования информации, системы документации и документооборота, информационных потоков.

Внутримашинное обеспечение – это представление данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию и назначению специальным образом организованных массивов, баз данных и их информационных связей.

Система показателей состоит из исходных, промежуточных и результатных показателей, которые собираются, преобразуются и выдаются АИС для целей обеспечения деятельности налоговых органов. Показатели характеризуют объекты налогообложения, различные виды налогов, ставки налогов, финансовое состояние налогоплательщиков, состояние расчетов налогоплательщиков с бюджетом и т. д.

Информационные потоки представляют собой направленное стабильное движение документов от источников их возникновения к получателям. Информационные потоки дают наиболее полную картину информационной системы налогообложения. Они отражают организационно-функциональную структуру налоговых органов.

Единицами информационных потоков могут быть документы, показатели, реквизиты, символы. Документы и содержащаяся в них информация классифицируются:

а) по месту составления:

– входные (поступающие в инспекции);

– выходные (исходящие из инспекции).

б) по срокам представления:

– регламентированные - документы, для которых определен срок исполнения и представления;

– нерегламентированные - документы, исполняемые по запросам.

в) по функциональным направлениям деятельности налоговой инспекции:

– правовые и нормативно-справочные документы (законы, указы, постановления органов государственной власти и управления) и организационно-методические документы (приказы, директивы, инструкции);

– документы исчисления и учета поступления налогов, сборов и других платежей (лицевые счета плательщиков налогов, банковские документы, налоговые расчеты, декларации);

– документы по контрольной работе инспекции (бухгалтерские отчеты, балансы, акты проверок предприятий и организаций, журналы учета контрольной работы);

– другие виды документов.

Важной составляющей внемашинного информационного обеспечения является система классификации и кодирования. АИС должна использовать единую систему классификации и кодирования информации, которая строится на основе применения:

а) общероссийских классификаторов:

– стран мира (ОКСМ);

– экономических районов (ОКЭР);

– объектов административно-территориального деления и населенных пунктов (СОАТО);

– органов государственного управления (СООГУ);

– отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

– видов экономической деятельности, продукции и услуг(ОКДП);

– валют (ОКБ);

– единиц измерений (СОЕИ);

б) ведомственных классификаторов:

– форм собственности (КФС);

– организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (КОПФ);

– доходов и расходов бюджетов в РФ (КДРБ);

– типовых банковских счетов (КБС);

– банков (КБ);

в) системных классификаторов:

– налогов и платежей (КПП);

– объектов налогообложения (КОН);

– налоговых льгот (КНЛ);

– типов льгот по налогам (КТНЛ);

– штрафных санкций (КШС);

– идентификационных номеров налогоплательщиков (ИНН);

– системы обозначения Государственных налоговых инспекций (СОГНИ).

Основной формой организации данных для их накопления, обработки и хранения в ЭВМ должны быть базы данных (БД). Базы данных состоят из массивов. Функциональный и информационный состав БД зависит от специфики каждого рабочего места и от квалификации специалиста. Работа таких баз данных обеспечивается специальным программным обеспечением. Значительное место в информационном обеспечении АИС «Налог» занимают информационно-справочные системы. Для их функционирования создают:

– БД по законодательным и нормативным актам по налогообложению;

– БД инструктивных и методических материалов;

– БД по общеправовым вопросам.

Особенностью этих баз данных является то, что они активно используются всеми подразделениями налоговой инспекции.

3.6. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
СТРАХОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.6.1. Автоматизированные ИТ обработки данных
в страховании

Динамичный рост спроса на страховые услуги требует оперативности со стороны страховщиков, но большая трудоемкость документооборота, применение в основном бумажных носителей и отсутствие автоматизации выпуска страховых документов порой не позволяют удовлетворить требования клиентов.

Несовершенство процедур оформления документов и работы с клиентами – более негативный для потребителей страховых услуг фактор, чем пробелы в страховом и налоговом законодательстве или неполнота портфеля услуг той или иной страховой компании. Ведь организация документооборота – это именно тот процесс, в который клиент вовлечен наиболее тесно. Для страховщиков оптимизация документооборота в страховании – средство увеличить продуктивность работы персонала при одновременном уменьшении затрат на обработку обращений клиентов.

Сегодня ни одна из российских страховых компаний не может обходиться без использования автоматизированных информационных систем различного назначения и уровня сложности. Страхование является особым видом бизнеса, который в очень большой степени зависит от способности компании накапливать и оперативно извлекать и обрабатывать большие объемы точной и достоверной информации. Поэтому внедрение полноценной обработки данных является для страховщиков одним из важнейших элементов рыночного успеха и условием динамичного развития.

Кроме этого, АИС должна включать удаленные офисы, для которых разработано (или разрабатывается, или приобретается) специализированное программное обеспечение, ориентированное на максимальное ублаготворение потребности данной страховой компании.

Ключевым принципом построения автоматизированной системы страхования является комплексность и единое информационное пространство. Такой подход позволяет обеспечить непрерывность технологического цикла компании, избежать дублирования входной информации, а также ее передачи на бумажных носителях между подразделениями.

3.6.2. Особенности информационного обеспечения АИС
в страховании

Один из основных бизнес-процессов страховой компании – урегулирование убытка в результате наступления страхового случая. Представим этот процесс в виде последовательности этапов – например, при страховании транспортного средства от ущерба:

– заполнение заявления о наступлении страхового случая;

– предоставление страхователем всех необходимых документов, подтверждающих право страхователя/выгодоприобретателя собственности на объект страхования, а также право на получение страховой выплаты (копии паспорта технического средства, свидетельства о регистрации транспортного средства, талона техобслуживания, доверенности, договор купли-продажи имущества, копия страхового полиса, квитанции об оплате очередной страховой премии и проч.);

– направление на внутреннюю или независимую экспертизу причиненного ущерба;

– предоставление страхователем всех необходимых документов, подтверждающих факт события, приведшего к причинению ущерба имуществу страхователя (справки из ГИБДД, из МВД, из МЧС, из лечебных заведений и проч.);

– предоставление результатов экспертизы ущерба;

– принятие решения о выплате страхового возмещения, либо о способе урегулирования убытка страхователя;

– проведение выплаты страхового возмещения, учет данной выплаты, либо проведение взаиморасчетов с СТО и предоставление/учет/согласование калькуляций стоимости восстановительного ремонта;

– закрытие дела об урегулировании убытка.

Эта последовательность аналогична и для других типов страхования – например, страхования жизни: отличаются лишь комплекты предоставляемых документов и круг лиц, контролирующих процесс их предоставления и принятия решения по делу. Процесс урегулирования убытка обычно происходит последовательно.

В ходе него принимаются следующие решения:

– об открытии дела об урегулировании убытка;

– о проведении экспертизы ущерба;

– об отсутствии состава мошеннических действий;

– о полноте предоставления документов для урегулирования убытка;

– о положительном решении в урегулировании убытка и способе урегулирования;

– об увеличении размеров ущерба при обнаружении скрытых повреждений (для ТС) либо при изменении калькуляции ремонта и пр.;

– о закрытии дела.

На каждом этапе прохождения заявки по маршруту для принятия адекватного решения необходим доступ к полному пакету документов по ущербу, включая копию договора страхования/ полиса, который должен попадать в АИС непосредственно после его подписания клиентом.

Так как страховые компании часто имеют территориально-распределенную структуру, предоставление полного комплекта документов по делу на каждом этапе согласования приобретает особое значение: это позволяет исключить возможность мошенничества со стороны клиента или страхового агента, а также обеспечить оперативность рассмотрения дела.

Концепция страхового дела

Таким образом, автоматизированная система управления документооборотом в страховании решает следующие задачи:

– обеспечение непротиворечивости и актуальности данных, на основе которых принимается решение об урегулировании убытка;

– обеспечение соблюдения установленного маршрута урегулирования убытка;

– создания единого архива документов, необходимых для обеспечения процесса урегулирования убытка;

– предоставление оперативного доступа сотрудников к необходимым данным/документам на соответствующем этапе;

– предоставление механизмов контроля состояния дела на этапах согласования;

– ведение «виртуального дела» клиента, где агрегируются все необходимые документы для работы в процессе урегулирования убытка.

– он-лайн возможности для клиентов (отслеживание на сайте компании, на какой стадии сейчас рассмотрение заявки клиента).

Заключение договора

Согласование типовых договоров происходит автоматически по устоявшимся регламентам. Но если речь заходит о сверхлимитных либо нетиповых договорах, процесс согласования отличается от обычного. Для контроля процесса в АИС требуется:

1. Обеспечить четкую последовательность этапов согласования.

2. Обеспечить быстрый доступ к необходимой и актуальной информации и документации по договору, причем информация и документация должна быть едина и дополняема для всех участников процесса.

2. Информировать заинтересованных участников процесса о результатах.

3.Обеспечить аудит согласования.

4. Минимизировать временные издержки по передаче документов.

Покажем, как это может происходить на практике в случае, если речь идет, например, о договоре на страхование груза.

1. В страховую компанию (СК) обращается клиент с желанием застраховать доставку товара своему контрагенту.

2. Менеджер СК просит клиента заполнить анкету. Далее анкета сканируется, ей присваиваются реквизиты (наименование компании, дата, предмет обращения клиента и т. п.), и она попадает в единую базу данных СК, в специально созданную папку, например «Перевозчик».

3. Андеррайтеры СК рассматривают поступившую в базу анкету. Если предполагаемая сделка – типовая, то они отправляют в базу данных соответствующий договор, который тут же попадет менеджеру, работающему с клиентом. Если сделка нетиповая, то они производят необходимые расчеты по страховой премии, вносят их в договор и отправляют данный документ в базу данных с пометкой «должен пройти визирование юридического отдела».

4. Юридический отдел рассматривает поступивший документ, вносит свои корректировки и после визирования отправляет документ в базу данных, в папку «Перевозчик».

5. Менеджеру по работе с клиентами по электронной почте приходит извещение, что документ прошел все инстанции и готов к подписанию. Документ находится в общей базе данных. Менеджер приглашает клиента для подписания договора, распечатывает из базы готовый договор и отдает его на подпись клиенту.

6. Подписанный договор сканируется, ему присваиваются реквизиты и он отправляется в базу данных, в папку «Перевозчик».

7. Сотрудники отдела, ответственного за расчеты с клиентами, на основании подписанного договора выставляют счет и отправляют его клиенту. Все документы, начиная от счета и заканчивая актом о выполненных работах, сохраняются в базе данных, в папке «Перевозчик».

Урегулирование страхового случая

Для обеспечения эффективного взаимодействия по процессу требуется:

– обеспечить формирование «пакета документации«, в котором будут видны связи между всеми документами по страховому случаю;

– обеспечить доступ к единой базе клиентских договоров и полисов;

– обеспечить доступ к единой базе фотоматериалов, результатам экспертиз и пр.;

– обеспечить четкую последовательность прохождения процесса по службам компании;

– обеспечить возможность доступа к данным по страховому случаю удаленно, посредством web технологий.

Особенностями процесса урегулирования убытков является:

– большое количество документов (заявление, копии необходимых документов, фотографии ущерба, документы оценщиков и пр.);

– согласования в различных подразделениях компании;

– часто достаточная удаленность страхователя от центра принятия решения по страховому случаю;

– при положительном решении — контроль выплаты либо процесса возмещения ущерба.

Рассмотрим, как может протекать этот процесс при автоматизированном документообороте.

1. Автолюбитель из Москвы поехал в Санкт-Петербург и попал там в аварию.

2. Он обратился в петербургский филиал страховой компании. Менеджер открывает папку обратившегося клиента, смотрит договор, регистрирует заявление клиента, принимает подтверждающие аварию документы: справку из ГИБДД, фотографии с места аварии и т. п. Все эти документы сканируются и заносятся в базу данных, в папку клиента.

3. Вернувшись в Москву, автолюбитель обращается теперь уже в свой «родной» офис с заявлением на выплату компенсации. Менеджер московского офиса СК открывает папку клиента, видит все документы и фотографии и, проанализировав их, выносит свое заключение.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Винокуров кадрового учета. – М.: ИНФРА - М, 2009 – 222 с.

2. , . Секреты профессиональной работы с программой «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8». Введение в конфигурацию. Издательство: 1С-Паблишинг, 2010.

3. Гутгартц системы управления персоналом. – Иркутск.: Изд-во ИГЭА, 2с.

Список электронных источников информации

1. http://www. /catalog/otraslevie-resheniya/finansoviy-sektor/

2. http://*****/otrasli/strakhovanie

3. http://www. *****/