Приложение 2
к приказу Управления Федеральной службы
государственной регистрации, кадастра и картографии
от 01.01.01 г. № 14
РЕГЛАМЕНТ
работы коллегии Управления
Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
по Тульской области
1. Планирование работы коллегии
1.1. Планы работы коллегии составляются на год, рассматриваются членами коллегии и утверждаются её председателем.
1.2. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с общими принципами и требованиями организации планирования в Управлении. Заседания коллегии планируются и проводятся, как правило, ежеквартально. На одном заседании коллегии рассматривается не более двух основных вопросов.
В плане указываются точные формулировки вопросов, вносимых на рассмотрение коллегии, сроки их рассмотрения, члены коллегии, ответственные за подготовку вопросов, подразделения-исполнители.
1.3. Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии вносят председатель и члены коллегии, а также руководители подразделений, в том числе территориальных отделов Управления, подведомственных организаций по запросам организационно – контрольного отдела.
1.4. Предложения к проекту плана работы коллегии на очередной год представляются в организационно – контрольный отдел Управления до 1 декабря текущего года. Предложения к проекту плана должны содержать: формулировки вопросов и предлагаемые сроки их рассмотрения; фамилии докладчиков и лиц, ответственных за подготовку вопросов; наименования подразделений-исполнителей (состав комиссии или рабочих групп).
1.5. Предложения по проведению заседаний совместно с другими коллегиальными органами федеральных органов исполнительной власти должны быть предварительно с ними согласованы, а по выездным заседаниям - и с финансово - экономическим отделом Управления.
1.6. Подготовка и согласование проекта плана работы коллегии возлагается на ответственного секретаря коллегии.
1.7. Ответственный секретарь коллегии рассылает утвержденный план членам коллегии, выписки из плана - в подразделения-исполнители.
1.8. В утвержденный план работы коллегии могут вноситься коррективы, в случае необходимости - проводятся внеочередные заседания.
2. Подготовка вопросов к заседаниям коллегии
2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в структурных подразделениях Управления.
2.2. К заседаниям коллегии по обсуждаемому вопросу готовятся следующие материалы:
- справка по обсуждаемому вопросу;
- проекты решения коллегии, других документов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии;
- при необходимости - справка об имеющихся по проектам документов разногласиях с обоснованием отказа в реализации замечаний и предложений, поступивших в ходе подготовки и согласования указанных проектов;
- список лиц, приглашенных на заседание коллегии;
- список лиц, выступающих на заседании коллегии;
- иные документы по указанию председателя коллегии.
2.2.1. Справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения.
Предлагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности Управления, должны иметь, как правило, комплексный характер.
2.2.2. Проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, проходят согласование в установленном порядке.
Проекты документов, принимаемые путем опроса членов коллегии без созыва заседаний, согласовывают и визируют все члены коллегии.
2.3. Все материалы проходят согласование и визируются начальником структурного подразделения центрального аппарата Управления, лицом, ответственным за подготовку вопроса, и заместителем руководителя, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
Помимо этого проекты решения коллегии и приказа, его объявляющего, визируются и руководителями (начальниками) структурных подразделений центрального аппарата Управления, принимавшими участие в их подготовке и интересы которых затронуты.
2.4. Согласованные в установленном порядке материалы представляются ответственному секретарю коллегии в соответствии со сроками, определенными в планах подготовки указанных материалов, но не менее чем за 10 дней до запланированной даты проведения заседания коллегии, на котором предполагается рассмотрение вопроса.
2.5. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, ответственным секретарем коллегии не принимаются. Полученные материалы могут быть возвращены подразделениям-исполнителям на доработку для устранения недостатков, о чем докладывается начальнику организационно – контрольного отдела и лицам, ответственным за подготовку материалов.
2.6. В случае если материалы коллегии по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку вопроса, отсутствует необходимость его рассмотрения, об этом письменно докладывается председателю коллегии.
2.7. Недостаточно проработанные вопросы по указанию председателя коллегии или по решению коллегии снимаются с обсуждения, материалы возвращаются исполнителям на доработку.
2.8. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям коллегии и достоверность содержащихся в них сведений несут начальники подразделений-исполнителей и лица, отвечающие за подготовку вопроса.
2.9. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, подготовки или доработки проектов решений коллегии и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений могут создаваться временные комиссии и рабочие группы. О результатах их деятельности докладывается на заседании коллегии. Члены временных комиссий и рабочих групп, имеющие особое мнение, вправе довести его до сведения членов коллегии или её председателя.
3. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии
3.1. Ответственный секретарь коллегии в соответствии с планом работы коллегии и при наличии подготовленных материалов формирует проект повестки дня и список участников заседания, согласовывает их с начальником организационно – контрольного отдела.
3.2. Повестка дня, включая дату, время и место проведения заседания коллегии, определяется её председателем.
3.3. Ответственный секретарь коллегии при получении материалов к очередному заседанию организует их тиражирование и рассылку членам коллегии, а также в заинтересованные структурные подразделения центрального аппарата Управления. Направление материалов другим адресатам осуществляется по согласованию с председателем коллегии.
3.4. На заседания коллегии могут приглашаться руководители структурных подразделений Управления, в том числе территориальных отделов, подведомственных организаций, представители органов государственной власти, общественных объединений и средств массовой информации, научные работники и специалисты. Вопрос об их участии в заседаниях коллегии решается в каждом конкретном случае председателем коллегии, членом коллегии, ответственным за подготовку вопроса, или по их поручению начальником организационно – контрольного отдела.
3.5. Оповещение приглашаемых на заседания коллегии представителей структурных подразделений Управления, в том числе территориальных отделов, подведомственных организаций, приглашенных лиц заинтересованных ведомств осуществляет ответственный секретарь коллегии согласно утвержденному председателем коллегии списку.
3.5.1. Подготовку помещения для заседания коллегии обеспечивает административно – хозяйственный отдел Управления.
3.5.2. Приглашение представителей общественных объединений и средств массовой информации по согласованию с председателем коллегии осуществляется помощником руководителя по взаимодействию со СМИ.
3.5.3. Замена лиц из числа работников Управления, приглашенных на заседания коллегии, допускается по согласованию с председателем коллегии.
3.6. Ответственный секретарь коллегии проводит оповещение технических, хозяйственных и других структурных подразделений центрального аппарата Управления, принимающих участие в подготовке и проведении заседаний коллегии, организует их взаимодействие, координирует и контролирует проводимые ими мероприятия.
3.7. Ответственный секретарь коллегии перед заседаниями организует регистрацию их участников. По окончании регистрации ответственный секретарь коллегии докладывает председателю коллегии и начальнику организационно – контрольного отдела Управления о явке членов коллегии и приглашенных лиц.
3.8. Организация и осуществление пропускного режима возлагается на административно – хозяйственный отдел Управления.
3.9. Приглашенные на заседание коллегии лица присутствуют при обсуждении вопросов в части, их касающейся. С разрешения председателя коллегии они могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
3.10. Председатель коллегии открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов повестки заседания коллегии (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.
3.11. Заседание коллегии начинается с уточнения и утверждения повестки дня и порядка его проведения.
3.12. Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 20 минут, для выступлений в прениях - до 7 минут, для сообщений и справок - до 3 минут. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить время для выступлений.
3.13. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.
3.14. Звукозапись и стенографирование, кино-, видео - и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем коллегии или по решению коллегии.
3.15. Организация звукозаписи, усиления речи, кино-, видео - и фотосъемки возлагается на отдел информационных технологий Управления.
3.16. Ведение протокола заседания коллегии возлагается на организационно – контрольный отдел.
3.17. Тексты докладов и выступлений по окончании заседаний сдаются ответственному секретарю коллегии.
4. Порядок принятия решений коллегии
4.1. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов коллегии.
4.2. По каждому обсуждаемому вопросу большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии принимается решение.
4.3. Решение коллегии подписывается председателем коллегии или лицом, исполняющим его обязанности, и, как правило, объявляется приказом Управления.
4.4. Решения коллегии по организационным, процедурным и контрольным вопросам вносятся в протокол заседания. Содержащиеся в них предписания (поручения) подлежат обязательному исполнению в установленном порядке.
4.5. В отдельных случаях решения коллегии по неотложным вопросам могут приниматься в опросном порядке.
4.6. Решения, принятые на совместных заседаниях коллегии Управления и других коллегиальных органов федеральных органов исполнительной власти, объявляются совместными приказами.
4.7. Рассмотренные и одобренные коллегией проекты документов (положения, инструкции, планы и иные документы) утверждаются и вводятся в действие в установленном порядке.
5. Документальное оформление заседаний коллегии
5.1. По итогам заседания коллегии составляется краткий протокол (приложение 1 к Регламенту). В протоколе указываются: его порядковый номер, дата, место проведения заседания, председательствующий, присутствующие члены коллегии, фамилии приглашенных и их должности, рассмотренные вопросы, фамилии докладчиков и выступивших, решения или конкретные поручения организационно-распорядительного характера. Внесенные в протокол поручения должны быть изложены в краткой форме, с указанием должностных лиц, ответственных за их исполнение, подразделений-исполнителей и сроков выполнения.
5.2. Оформление и согласование протоколов возлагается на ответственного секретаря коллегии.
Протоколы визируются начальником организационно – контрольного отдела.
Рассмотрение и согласование протоколов осуществляется в течение 3 дней после проведения заседания коллегии.
В целях подготовки протоколов могут привлекаться заинтересованные структурные подразделения центрального аппарата Управления.
5.3. Протоколы подписываются председателем коллегии и заверяются ответственным секретарем коллегии.
5.4. К протоколам прилагаются письменные доклады и выступления участников, другие документы, а по указанию председателя коллегии или решению коллегии могут прилагаться стенограммы заседаний.
5.5. Выписки из протоколов (приложение 2 к Регламенту) рассылаются руководителям заинтересованных структурных подразделений Управления и подведомственных организаций в случае рассмотрения на заседании коллегии вопросов, не включенных в решение коллегии для исполнения.
Выписки из протоколов заверяются ответственным секретарем коллегии.
6. Порядок доработки проектов решений и иных документов коллегии
6.1. Непосредственная доработка проектов решений, приказов, их объявляющих, иных документов, рассмотренных на заседании коллегии, их согласование осуществляется подразделениями-исполнителями. Сроки для доработки документов, как правило, не должны превышать 5 календарных дней, если этот срок не установлен отдельно.
Проекты документов подлежат повторному визированию, если в процессе доработки в них внесены существенные изменения.
Дополнительно к установленному порядку доработанные проекты документов проходят согласование и визирование членами коллегии, выступившими с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания коллегии в соответствии с п. 3.13 настоящего Регламента.
6.2. Ответственный секретарь коллегии участвует в доработке проектов документов, согласовании проектов, осуществляет контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений.
6.3. Подготовленные на подпись руководителя решения, приказы представляются в организационно – контрольный отдел Управления и вместе с протоколом докладываются в установленном порядке.
6.4. Ответственный секретарь коллегии организует своевременное тиражирование подписанных председателем коллегии документов, направление их должностным лицам, структурным подразделениям Управления и подведомственным организациям для исполнения.
7. Контроль за исполнением решений коллегии
7.1. Непосредственный контроль за исполнением решений коллегии по существу содержания поручений возлагается на членов коллегии, назначенных ответственными за их реализацию, а также осуществляется всеми членами коллегии в процессе текущей работы.
7.2. Текущий контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях коллегии, объявленных приказами Управления, по форме и срокам, а также и поручений, содержащихся в протокольных решениях коллегии, возлагается на ответственного секретаря коллегии.
7.3. Коллегия регулярно рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации принятых ей решений, заслушивает лиц, ответственных за контроль по их выполнению, в том числе руководителей структурных подразделений, в том числе территориальных отделов Управления, о результатах проделанной работы. Периодически подводит итоги своей деятельности, а также рассматривает результаты работы членов коллегии при подготовке и реализации решений коллегии.
7.4. Подразделение – исполнитель после истечения срока исполнения решения коллегии, но не позднее 10 числа месяца, следующего за контрольным сроком, докладной запиской информирует председателя коллегии о результатах выполнения принятого решения и просит снять решение с контроля или продлить срок его исполнения.
Докладную записку с резолюцией руководителя, завизированную членом коллегии, на которого возложен контроль исполнения решения коллегии, подразделение – исполнитель представляет в организационно – контрольный отдел для обобщения.
7.5. Изменение сроков выполнения поручений решений коллегии либо их отмена допускаются в исключительных случаях с письменного разрешения председателя коллегии, о получении которого начальник подразделения-исполнителя, информирует организационно – контрольный отдел.
Приложение 1 к Регламенту работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Тульской области |
ПРОТОКОЛ № __
заседания коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
по Тульской области
____________2009 г. | Тула | |
Председательствовал: | должность, фамилия, инициалы | |
На заседании присутствовали члены коллегии: | должность, фамилия, инициалы | |
Приглашены на заседание коллегии: |
Представители органов государственной власти :
Фамилия, имя, отчество | - должность |
Руководители структурных подразделений, в том числе территориальных отделов Управления (список прилагается)
Работники.......... (список прилагается).
Представители средств массовой информации.
Вопрос(ы) повестки дня
Фамилии, инициалы, выступивших на заседании коллегии (выступления прилагаются)
Решение коллегии по вопросу повестки дня
Решение принято _____________ (по результатам голосования)
Председатель коллегии - руководитель Управления | |
Ответственный секретарь коллегии |
Приложение 2 к Регламенту работы коллегии Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Тульской области |
ВЫПИСКА
из протокола № __ заседания коллегии
Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии
по Тульской области
от « __» ________ 2009 г. Тула
Председательствовал: | должность, фамилия, инициалы |
На заседании присутствовали члены коллегии: | должность, фамилия, инициалы |
Вопрос повестки дня
Фамилии, инициалы лиц, выступивших на заседании коллегии
Решение коллегии по вопросу повестки дня (или отдельное поручение из решения коллегии)
Решение принято _____________ (по результатам голосования)
Ответственный секретарь коллегии
