Требования к системе электронного хранения документов (ECM система) (стр. 1 )

Требования к системе электронного хранения документов (ECM система)

Версия 2.0

Москва 2014 г.

Оглавление

1. Общие требования ECM системе. 3

Сценарий работы системы.. 3

Требования к настройке системы.. 3

2. Требования к карточкам документов. 5

3. Требования к группам документов. 5

Требования к группе «Юридическое дело клиента». 5

Требования к группе «Досье валютного контроля». 8

4. Требования к процессам.. 11

Открытие накопительного счета в ГО.. 11

Открытие накопительного счета в ДО.. 11

Открытие расчетного счета в ГО.. 11

Открытие расчетного счета в ДО.. 12

Открытие расчетного счета клиентов иностранного государства. 12

Открытие корреспондентского счета. 12

Открытие депозитного счета в ГО для нового клиента. 12

Открытие депозитного счета в ДО для нового клиента. 13

Внесение изменений в ЮДК. 13

СМС информирование. 13

СДБО.. 14

Устранение замечаний. 14

5. Требования к интеграции. 14

6. Концептуальная архитектура. 14

Приложение 1. 16

1. Общие требования к ECM системе

Система должна представлять собой промышленную программную платформу для управления хранилищем корпоративного содержания (контента), т. е. неструктурированной информацией (документами, медиафайлами, графическими изображениями и т. п.). Документы должны состоять из файлов содержания и атрибутов (синонимы – метаданные, свойства, параметры, реквизиты), таких как владелец документа, версия, дата создания текущее местонахождение, а так же параметров, характеризующих содержание документа (дата, сумма, контрагент). В системе должны быть предусмотрены механизмы работы с электронной подписью, в соответствии с требованиями 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Так же система должна позволять настраивать процессы, связанные с обработкой хранимых документов, поддержку жизненного цикла документов, поддерживать гибкую систему поиска документов и предоставлять механизм получения отчетов по всем документам и процессам, зарегистрированным в системе.

В рамки проекта входит также настройка системы сканирования и распознавания с извлекаемыми атрибутами для каждого документа группы «Юридическое досье клиента» и группы «Досье валютного контроля» (пример требований к реализации приведен в Приложении 1).

Документы поступают в систему автоматически из системы сканирования и распознавания, посредством интеграции с электронной почтой, заводятся пользователями вручную или автоматически импортируются из сетевой папки. В случае если документ был загружен автоматически – система исходя из метаданных определяет класс поступившего документа и согласно заложенным в систему правилам размещает документ в общей иерархии. Метаданные импортируются в карточку созданного документа. При ручном вводе пользователя пользователь выбирает класс документа, заполняет реквизиты и прикрепляет файл с данными (в случае его наличия). Так же в системе может быть заполнена информация о местонахождении бумажного оригинала документа.

Для обработки документа в случаях, когда это необходимо, вручную или автоматически, запускается преднастроенный процесс по обработке данного документа. Исполнителям по этапам процесса рассылается уведомление о необходимости произведения действий с документом. Ответственный сотрудник при помощи встроенных в систему систем мониторинга может контролировать исполнение процесса. После завершения или на этапе выполнения процесса документ (и его реквизиты) может быть импортирован в другие системы банка.

Для документа вручную или автоматически в зависимости от класса документа может быть прописан принцип хранения документа (этапы жизненного цикла), в зависимости от которого документ может быть автоматически системой перенесен из одного физического места хранения в другое (более быстрый или более медленный доступ к документу).

На каждый документ системы пользователем может быть сформирована гиперссылка, посредством которой можно сослаться на документ в других системах банка, в других документах или в электронной почте.

При создании документа как минимум должна автоматически сохраняться следующая информация:

· имя файла (если файл задан);

· дата создания;

· кто зарегистрировал;

· размер содержимого файла;

· тип содержимого.

После сохранения документа в системе ему должен быть присвоен уникальный номер, в котором может быть заключена следующая информация:

· дата создания;

· класс документа;

· подразделение;

· филиал;

· номер во внешней системе;

· порядковый номер.

Группы документов

В системе должны быть настроены группы документов «Юридическое досье клиента (ЮДК)»; «Досье валютного контроля»; «Платежные документы».

Типы документов

В системе должна быть настроена возможность добавления следующих документов:

Группа «Платежные документы»:

1. платежное поручение,

2. платежное требование,

3. инкассовое поручение,

4. Поручение на покупку иностранной валюты Форма 0,

5. Поручение на продажу иностранной валюты Форма 0,

6. Поручение на покупку одной иностранной валюты за другую иностранную валюту Форма 0,

7. Заявление на перевод иностранной валюты Форма 0,

8. Распоряжение на списание иностранной валюты с транзитного валютного счета Форма 0,

9. Заявка на совершение сделки купли-продажи драгоценных металлов.

10. Аккредитив в рублях

Для данных документов должны быть настроены карточки, атрибутами которых должны являться распознаваемые системой сканирования и распознавания поля. Атрибуты описаны в Приложении 1.

Группа «Юридическое досье клиента»:

В системе должна быть настроена возможность добавления документов, входящих в группу «Юридическое досье клиента». Список документов приведен в Разделе 3. Для данных документов должна быть настроена система сканирования и распознавания с извлекаемыми атрибутами для каждого документа (пример требований к реализации приведен в Приложении 1).

Группа «Досье валютного контроля»:

В системе должны быть настроена возможность добавления документов, входящих в группу «Досье валютного контроля». Список документов приведен в Разделе 3. Для данных документов должна быть настроена система сканирования и распознавания с извлекаемыми атрибутами для каждого документа (пример требований к реализации приведен в Приложении 1).

Процессы

В системе должны быть настроены следующие процессы:

1. Открытие накопительного счета в головном офисе (ГО);

2. Открытие накопительного счета в дополнительном офисе (ДО);

3. Открытие расчетного счета в ГО;

4. Открытие расчетного счета в ДО;

5. Открытие расчетного счета клиентов иностранного государства;

6. Открытие корреспондентского счета;

7. Открытие депозитного счета в ГО;

8. Открытие депозитного счета в ДО;

9. Внесение изменений в ЮДК;

10. Подключение СМС информирования;

11. Подключение СДБО;

12. Устранение замечаний.

2. Требования к карточкам документов

В системе для всех документов должны быть настроены следующие атрибуты:

№	Наименование атрибута	Обязательность	Описание
1	Тип документа	Да	Указывается тип / класс документа
2	Номер документа	Нет
3	Дата документа	Нет
4	Пользователь, добавивший документ	Да
5	Дата добавления в систему	Да
6	UID клиента	Нет	Для дальнейшей интеграции с системой «Единый клиент» - Customer Data Integration (CDI)

Для всех документов должна быть реализована возможность хранения полнотекстового индекса для последующего поиска.

3. Требования к группам документов

Требования к группе «Юридическое досье клиента»

В системе для группы «Юридическое досье клиента» должны быть настроены следующие атрибуты:

№	Наименование атрибута	Обяз-ть	Тип	Описание
Блок «Общая информация»
1	Номер	Да	Текстовое	Указывается уникальный идентификатор ЮДК
2	Наименование	Да	Справочное/ текстовое
3	Полное наименование	Да	Справочное/ текстовое
4	Интернациональное наименование	Нет
5	ИНН	Нет	Числовое
6	КПП	Да	Числовое
7	Дополнительное КПП	Нет	Числовое
8	Форма собственности	Да	Справочное
9	ОКПО	Да	Числовое
10	Вид предприятия	Да	Справочное
11	Форма предприятия	Да	Справочное
12	Юрисдикция	Да	Справочное
13	Код ОКВЭД	Да	Числовой
14	Резидент по налоговому законодательству	Да	Признак
15	Налоговый резидент	Да	Признак
16	Зарегистрирован в офшорной зоне	Нет	Справочное
17	Регистрационный номер	Нет	Числовой
18	Код ОКАТО	Да	Числовой
19	КИО	Нет	Числовой	Должно быть заполнено либо это поле, либо ИНН
20	Регистрационный номер	Нет		Либо это поле, либо поле №17
Блок «Регистрация» в Едином Государственном реестре – должен быть заполнен один из блоков «Регистрация»
21	Регистрационный номер	Да	Числовой
22	Дата внесения записи	Да	Дата
23	Серия свидетельства	Да	Числовой
24	Номер свидетельства	Да	Числовой
25	Регистрирующий орган	Да	Справочное
26	Населенный пункт	Нет	Справочное
27	Район населенного пункта	Нет	Справочное
28	Объявленный уставный фонд	Да	Денежный
29	Валюта	Да	Справочное
30	Оплаченный уставный фонд	Нет	Денежный
31	Валюта	Нет	Справочное
32	Основной расчетный счет	Нет	Числовой
33	Банк	Нет	Справочное
Блок «Регистрация» для нерезидентов – должен быть заполнен один из блоков «Регистрация»
34	Регистрационный номер	Да	Числовой
35	Дата регистрации	Да	Дата
36	Регистрационный орган	Да	Текстовое
37	Место регистрации	Да	Текстовое
Блок «Дополнительная информация»
38	Действует на основании	Нет	Текстовое
39	Численность	Нет	Текстовое
40	ОКОГУ	Да	Справочное
41	Код SWIFT	Нет
42	Краткое интернациональное наименование	Нет
	Должностные лица	Карточка физического лица	обязательно
	Контакты для связи	Да

В системе для группы «Юридическое досье клиента» должна быть настроена возможность добавления в группу следующих документов: