УТВЕРЖДЕН
приказом департамента молодёжной политики и туризма Ямало-Ненецкого автономного округа
от «___»__________2013 г. №______
ПОРЯДОК
формирования государственными гражданскими служащими Ямало-Ненецкого автономного округа, замещающими должности государственных гражданских служащих в департаменте молодежной политики и туризма Ямало-Ненецкого автономного округа, заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в целях реализации Федерального закона от 01.01.01 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и упорядочения работы в департаменте молодежной политики и туризма Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Департамент) в части размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
1.2. Предметом правового регулирования настоящего Порядка является определение последовательности действий государственных гражданских служащих Ямало-Ненецкого автономного округа, замещающих должности гражданских служащих в Департаменте (далее – специалисты) при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
2. Порядок подачи специалистами пакета документов для формирования документации в зависимости от способа размещения заказа
2.1. специалисты, ответственные за проведение мероприятия:
2.1.1. Формируют и подписывают потребность в соответствии с планом-графиком размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее - план-график), в зависимости от способа размещения заказа.
2.1.2. Определяют начальную (максимальную) цену государственного контракта, в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
2.1.3. Специалист за 1 месяц от указанного в плане-графике срока размещения заказа предоставляет в отдел экономического анализа, бухгалтерского учета и финансового контроля (далее Отдел) документы, указанные в п. п. 2.1.1., 2.1.2. и служебную записку, в которой указываются критерии оценки заявок на участие в конкурсе, размер обеспечения заявки на участие в конкурсе, открытом аукционе в электронной форме, размер обеспечения исполнения государственного контракта, номер заказа согласно плану-графику, дату направления документации.
Документы должны предоставляться на бумажном носителе и через РКК СЭДД (Lotus Notes).
2.1.4. Не позднее 5 календарных дней после принятия закона о бюджете на очередной финансовый год руководители структурных подразделений, предоставляют информацию для формирования сводного плана-графика, согласно приложению к настоящему Порядку, с 5 по 15 графы.
2.1.5. При формировании пакета документов согласно п. п. 2.1.1., 2.1.2., 2.1.4., специалисты несут ответственность за качество их подготовки и соответствие указанной документации о проведении конкурса, электронного аукциона, запроса котировок требованиям федеральных нормативных правовых актов и нормативных правовых актов автономного округа.
2.2. Отдел экономического анализа, бухгалтерского учета и финансового контроля:
2.2.1. При поступлении в Отдел документации, указанной в п. п. 2.1.1., 2.1.2, 2.1.3 настоящего Порядка, Отдел в течение 7 дней формирует документацию в зависимости от способа размещения заказа для направления в уполномоченный орган, а именно:
1) При проведении открытого конкурса:
- заявку на размещение государственного заказа путем проведения открытого конкурса;
- извещение о проведении открытого конкурса;
- информационную карту конкурса;
- лист утверждения;
- опись документов;
- инструкцию по подготовке конкурсных заявок;
- форму № 1, заявка на участие в конкурсе;
- форму № 2, предложение о функциональных, качественных и ценовых характеристиках товаров, работ, услуг;
- форму № 3, доверенность;
- форму № 4, сведения об опыте работы исполнителя (при необходимости);
- форму № 5, сведения о наличии и квалификации работников участника размещения заказа (при необходимости).
2) При проведении открытого аукциона в электронной форме:
- заявку на размещение государственного заказа путём проведения открытого аукциона в электронной форме;
- извещение о проведении открытого аукциона в электронной форме;
- информационную карту аукциона (ИКА);
- лист утверждения;
- инструкцию о порядке проведения открытых аукционов в электронной форме;
- форму № 1, согласие участника размещения заказа на выполнение работ оказание услуг;
3) При проведении запроса котировок:
- заявку на размещение государственного заказа путём проведения запроса котировок;
- извещение о проведении запроса котировок;
- инструкцию по предоставлению котировочной заявки;
- приложение №3, котировочная заявка;
- лист согласования.
2.2.2. Вышеуказанный перечень может меняться в связи с внесением изменений в формы департаментом государственного заказа Ямало-Ненецкого автономного округа (далее уполномоченный орган), а также изменениями в Федеральный закон от 01.01.2001 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
2.2.3. Сформированная Отделом документация направляется в Сектор правовой и кадровой работы департамента (далее - Сектор) для формирования проекта государственного контракта. Сектор в течение 3-х рабочих дней, с момента поступления сформированной Отделом документации направляет полный пакет документов на согласование специалисту, ответственному за данное мероприятие, согласование должно производиться в течение 1 дня.
2.2.4. Согласованный специалистом, ответственным за мероприятие, пакет документов подлежит направлению для рассмотрения и подписания директору департамента, в случае временного отсутствия директора департамента - должностному лицу, исполняющему его обязанности.
2.2.5. Подписанная документация размещается в автоматизированной системе Отделом в течение 3-х дней и направляется в уполномоченный орган, затем в департамент финансов Ямало-Ненецкого автономного округа для утверждения.
2.2.6. После утверждения уполномоченным органом и департаментом финансов Ямало-Ненецкого автономного округа Отделом направляется письмо в уполномоченный орган о размещении на официальном сайте http://zakupki.gov.ru (далее Официальный сайт) государственного заказа с указанием номера утвержденной заявки и предмета государственного заказа.
2.2.7. При формировании пакета документов согласно п. 2.2.1. Отдел несет ответственность за качество их подготовки и соответствие указанной документации о проведении конкурса, электронного аукциона, запроса котировок требованиям федеральных нормативных правовых актов и правовых актов автономного округа.
3. Порядок размещения заказов
3.1. Размещение заказа путем проведения открытого конкурса
3.1.1. В состав конкурсной комиссии входят: специалист Отдела и специалист, ответственный за мероприятие, либо специалист, назначенный руководителем соответствующего структурного подразделения.
3.1.2. На этапах рассмотрения, оценки и сопоставления заявок на участие в открытом конкурсе специалист, ответственный за данное мероприятие, направляет в уполномоченный орган письмо на соответствие требованиям и критериям, установленным в конкурсной документации, согласованное специалистом Сектора.
Специалист, ответственный за мероприятие, осуществляет проверку документов на соответствие заявок требованиям, установленным конкурсной документацией.
Специалист сектора осуществляет проверку наличия всех документов участников, позволяющих в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» подавать заявки на участие в открытом конкурсе, а также их соответствие требованиям указанного федерального закона и других нормативно-правовых актов.
3.1.3. Специалист, ответственный за мероприятие, не позднее одного дня с момента заседания конкурсной комиссии предоставляет в Сектор протокол рассмотрения заявок на участие в открытом конкурсе и копии конкурсной документации, которые подлежат регистрации в журнале учета документов, представленных по результатам проведения открытого конкурса, открытого аукциона в электронной форме, запроса котировок (далее – Журнал учета документов).
3.1.4. Специалист Сектора в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» формирует государственный контракт, путем внесения необходимых реквизитов и условий в проект государственного контракта, опубликованный на официальном сайте в составе конкурсной документации, ставит отметку о согласовании данного документа сектором, вносит на его оборотную сторону сведения о лице, осуществляющем контроль за исполнением государственного контракта и передает на согласование в Отдел. После прохождения процедуры согласования специалист Сектора направляет государственный контракт для подписания контрагенту.
3.1.5. При поступлении от контрагента подписанного экземпляра государственного контракта специалист Сектора осуществляет его передачу для подписания директору департамента в случае временного отсутствия директора департамента - должностному лицу, исполняющему его обязанности.
3.1.6. После подписания обеими сторонами государственному контракту присваивается регистрационный номер.
3.1.7. Ответственность за соблюдением сроков заключения государственного контракта, а также правильности внесения условий, на которых он заключается, несет специалист Сектора.
3.1.8. Заключенный государственный контракт подлежит передаче специалистом Сектора в Отдел не позднее одного дня с момента его регистрации.
3.1.9. Отдел направляет в уполномоченный орган информацию о формировании итогов.
3.1.10. Отдел в течение 3-х дней с момента заключения государственного контракта размещает сведения о заключенном государственном контракте на Официальном сайте.
3.1.11. С момента исполнения обязательств по государственному контракту Отдел в течение 3-х дней размещает сведения об исполнении государственного контракта на Официальном сайте.
3.1.12. При необходимости в течение 1-го дня с момента регистрации государственного контракта Отдел направляет уведомление в уполномоченный орган о необходимости снятия обеспечения заявки и государственного контракта.
3.2. Размещение заказа путем проведения открытого аукциона в электронной форме
3.2.1. В состав аукционной комиссии входит специалист Отдела и специалист, ответственный за мероприятие, либо специалист, назначенный руководителем соответствующего структурного подразделения.
3.2.2. Отдел выгружает для рассмотрения первые и вторые части заявок на участие в открытом аукционе в электронной форме, направленные на www. *****.
3.2.3. На этапах рассмотрения первых и вторых частей заявок на участие в открытом аукционе в электронной форме специалист, ответственный за данное мероприятие, направляет в уполномоченный орган письмо на соответствие требованиям, установленным в аукционной документации, согласованное Сектором.
Специалист, ответственный за мероприятие, осуществляет проверку документов на соответствие заявок требованиям, установленным документацией об открытом аукционе в электронной форме.
Специалист сектора осуществляет проверку наличия всех документов участников, позволяющих в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» подавать заявки на участие в открытом аукционе в электронной форме, а также их соответствие требованиям указанного федерального закона и других нормативно-правовых актов.
3.2.4. Специалист, ответственный за мероприятие, не позднее одного дня с момента заседания аукционной комиссии предоставляет в Сектор протокол аукциона и иную имеющуюся документацию, которые подлежат регистрации в Журнале учета документов.
3.2.5. Специалист Сектора в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», формирует государственный контракт, путем внесения необходимых реквизитов и условий в проект государственного контракта опубликованный на Официальном сайте в составе документации об аукционе в электронной форме, ставит отметку о согласовании данного документа сектором, вносит на его оборотную сторону сведения о лице, осуществляющем контроль за исполнением государственного контракта.
3.2.6. С одновременным направлением на электронном носителе специалист Сектора передает в Отдел проект государственного контракта для согласования, а также направления оператору электронной площадки www. *****.
3.2.7. Отдел несет ответственность за соблюдением сроков заключения государственного контракта.
3.2.8. Отдел направляет в уполномоченный орган информацию о формировании итогов.
3.2.9. Отдел в течение 3-х дней с момента заключения государственного контракта размещает сведения о заключенном государственном контракте на Официальном сайте.
3.2.10. С момента исполнения обязательств по государственному контракту Отдел в течение 3-х дней размещает сведения об исполнении государственного контракта на Официальном сайте.
3.3. Размещение заказа путем запроса котировок
3.3.1. В состав котировочной комиссии входит специалист Отдела и специалист ответственный за мероприятие, либо специалист, назначенный руководителем соответствующего структурного подразделения.
3.3.2. На этапе рассмотрения и оценки котировочных заявок специалист, ответственный за мероприятие, направляет в уполномоченный орган письмо на соответствие их требованиям, установленным в извещении о проведении запроса котировок, согласованное Сектором.
Специалист, ответственный за мероприятие, осуществляет проверку документов на соответствие заявок требованиям, установленным документацией о проведении запроса котировок.
Специалист сектора осуществляет проверку наличия всех документов участников, позволяющих в соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» подавать заявки на участие в запросе котировок, а также их соответствие требованиям указанного федерального закона и других нормативно-правовых актов.
3.3.3. Специалист, ответственный за мероприятие, не позднее одного дня с момента заседания котировочной комиссии предоставляет в сектор протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок и копии котировочной заявки, которые подлежат регистрации в Журнале учета документов.
3.3.4. Специалист Сектора в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 01.01.2001 «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» формирует государственный контракт, путем внесения необходимых реквизитов и условий в проект государственного контракта, опубликованный на Официальном сайте в составе документации, ставит отметку о согласовании данного документа Сектором, вносит на его оборотную сторону сведения о лице, осуществляющем контроль за исполнением государственного контракта и передает на согласование в Отдел. После прохождения процедуры согласования специалист Сектора направляет государственный контракт для подписания контрагенту.
3.3.5. При поступлении от контрагента подписанного экземпляра государственного контракта специалист Сектора осуществляет его передачу для подписания директору департамента, в случае временного отсутствия директора департамента - должностному лицу, исполняющему его обязанности.
3.3.6. После подписания обеими сторонами государственному контракту присваивается регистрационный номер.
3.3.7. Ответственность за соблюдением сроков заключения государственного контракта, а также правильности внесения условий, на которых он заключается, несет специалист Сектора.
3.3.8. Заключенный государственный контракт подлежит передаче специалистом Сектора в Отдел не позднее одного дня с момента его регистрации.
3.3.9. Отдел направляет в уполномоченный орган информацию о выгрузке итогов.
3.3.10. Отдел в течение 3-х дней с момента заключения государственный контракта размещает сведения о заключенном государственном контракте на Официальном сайте.
3.3.11. С момента исполнения обязательств по государственному контракту Отдел в течение 3-х дней размещает сведения об исполнении государственного контракта на Официальном сайте.
4. План-график
4.1. Отдел экономического анализа, бухгалтерского учета и финансового контроля не позднее 20 дней после принятия Закона о бюджете на очередной финансовый год формирует в автоматизированной системе сводный план закупок, определяет ОКДП, ОКВЭД, КБК, определяет размещение заказов у субъектов малого предпринимательства в размере не менее чем десять и не более чем двадцать процентов общего годового объема поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг в соответствии с перечнем товаров, работ, услуг, установленным Правительством Российской Федерации.
4.2. Сформированный план согласовывается со специалистами, и направляется на утверждение директору департамента в случае временного отсутствия директора департамента - должностному лицу, исполняющему его обязанности.
4.3. При поступлении в Отдел, служебной записки, с резолюцией директора департамента, в случае временного отсутствия директора департамента - должностным лицом, исполняющего его обязанности.: «Внести изменения в план-график», издается приказ о внесении изменения в утвержденный план-график на текущий год, и в соответствии с Приказом № 000/20н "Об утверждении Порядка размещения на официальном сайте планов-графиков размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд заказчиков и форму планов-графиков размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд заказчиков", в уполномоченный орган в течение 1 дня, со дня издания приказа, направляется уточненный план-график для размещения на Официальном сайте.
