Условия участия (стр. 1 )

УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ

1. Работа форума

Работа форума	Дата, время	Наименование работ
Монтаж	29 октября 2011 9:00 - 20:00	Монтаж стендового оборудования и крупногабаритных экспонатов
30 октября 2011 9:00 - 22:00	Заезд участников, оформление стендов, размещение экспонатов
31 октября 2011 года	10:00 -11:00	Вход участников на территорию комплекса допоставка оборудования, товаров и образцов
11:00 - 18:00	Форум открыт для посетителей
18.00-18:30	Выход участников с территории комплекса
	19:30	Концерт для участников форума
	11:00-18:00	Работа конгресса
1 ноября 2011 года	10:00 -11:00	Вход участников на территорию комплекса
11:00 - 18:00	Форум открыт для посетителей
	с 16:00	Выездные семинары
	18.00-18:30	Выход участников с территории комплекса
	11-18	Работа конгресса
	10:00 -11:00	Вход участников на территорию комплекса
	11:00 - 16:00	Форум открыт для посетителей
2 ноября 2011 года	14:30	Награждение участников форума
16:00	Закрытие форума
с 16:00	Выездные семинары
16:00-22:00	демонтаж экспозиции
Демонтаж	2 ноября 2011, 16:00-22:00	Демонтаж экспозиции
3 ноября 2011, 9:00-18:00	Демонтаж экспозиции

Примечание:

В случае увеличения сроков монтажа или демонтажа экспозиции по просьбе участника, дополнительная оплата составляет 120 руб. в час за 1 кв. м. арендованной площади, но не менее 6000 руб. в 1 час (без учёта НДС) за общий метраж.

2. Оформление участия

Фирма или организация, желающая принять участие в форуме, направляет в адрес ОРГАНИЗАТОРОВ заполненную и подписанную «Заявку на участие в форуме» (форма 1), заказы на дополнительные услуги, информацию для каталога и заключает договор на участие в форуме (бланки заявок прилагаются).

При заказе необорудованной площади экспонент обязан согласовать с Организаторами технические параметры стенда: планировку стенда (дизайн-проект) с предоставлением схемы электроподключения, указанием мощности, необходимой для нормальной работы электроприборов и экспонатов.

При себе

· копии пожарных сертификатов на все материалы, используемые при строительстве стендов.

· протокол измерения сопротивления изоляции электрооборудования, проводов, кабелей, составленных организацией, имеющей соответствующие лицензии.

· паспорта на все электроприборы и агрегаты.

Организаторы, на основании полученных заявок, высылают Участнику счет, который должен быть полностью оплачен не позднее 05.10.2011 г.

3. Стоимость участия ВСЕ ЦЕНЫ УКАЗАНЫ БЕЗ УЧЕТА НДС

Регистрационный сбор - 5000 руб. (обязательный платеж для каждой участвующей фирмы).

В эту стоимость входят расходы на:

· рекламную кампанию форума;

· публикацию официального каталога форума (печать названия, логотипа и реквизитов фирмы);

· участие в мероприятиях деловой программы в качестве слушателя;

· информационные расходы (бэйджи, пригласительные билеты, плакаты);

· проведение церемоний открытия и закрытия форума;

· 2 пригласительных билета на форум;

· 1 пригласительный билет на банкет, посвящённый открытию форума;

· пригласительные билеты на концерт, посвящённый открытию форума, для представителей участников

· 10 пригласительных билетов на форум для партнеров;

· бэйджи участников (из расчета: 2 бэйджа на 6 кв. м выставочной площади);

· 1 экземпляр официального каталога форума;

· размещение информации в официальном каталоге форума на русском и английском языках (до 500 знаков на каждом языке).

Оборудованная выставочная площадь рассчитывается по индивидуальному проекту или согласно представленным ниже вариантам стандартно оборудованных стендов (см. схемы стр. 11-12).

Необорудованная площадь Стоимость аренды 1 кв. м необорудованной площади - 2700 руб.

Оборудованная площадь Стоимость аренды 1 кв. м оборудованной площади - 3800 руб.

(включает в себя: ковровое покрытие, стеновые панели, фризовую панель, перегородку, занавес тканевый с дверным проемом)

При заказе площади от 6 к. вм. стол и стул предоставляется бесплатно (кроме тех, кто участвует на льготном основании).

Оборудованная площадь для государственных учреждений культуры и искусства-1020 руб

Дополнительная аккредитация (с банкетом) - 3500 руб.

Аккредитованный участник получает:

· 2 пригласительных билета на форум;

· бэйдж участника;

· 1 пригласительный билет на банкет, посвящённый открытию форума;

· официальный каталог форума.

Стоимость дополнительного бейджа для персонала – 200 руб.

Экспоненты принимают участие в форуме согласно арендованным площадям, в противном случае Организатор вправе выставить дополнительный счет на самовольно занимаемую площадь.

4. Каталог

Информация для публикации в официальном каталоге форума предоставляется только в электронном виде на двух языках и не должна превышать 500 знаков (на каждом языке), включая знаки препинания.

Логотипы предоставляются только в графических редакторах:

- в формате *.tif, *.jpg c разрешением от 300 dpi;

- *.cdr, *.ai со шрифтами, переведенными в кривые.

Информация должна быть заполнена согласно Форме №11 после регистрации заявки на участие.

Примечание:

· Информация, превышающая 500 печатных знаков, рассматривается как реклама и оплачивается в соответствии с расценками на рекламу в каталоге форума.

· Размещение рекламы в официальном каталоге форума и путеводителе по форуму оплачивается дополнительно.

· В случае отсутствия платежа за участие в форуме, информация об участнике в официальный каталог форума не включается.

5. Заочное участие

Заочное участие в форуме – 7000 руб. (ФОРМА №13)

Включает в себя:

· размещение информации о фирме в официальном каталоге форума;

· распространение информационных материалов на территории форума;

· аккредитацию одного человека.

6. Работа распространителей рекламных материалов

Работа распространителей рекламных материалов (промоуторов) фирмы на форуме за пределами стенда допускается только после оплаты их аккредитации (ФОРМА №14).

Работа распространителей рекламных материалов за пределами стенда участника не должна препятствовать передвижению посетителей форума и мешать работе других Участников.

Примечание:

Организаторы оставляют за собой право немедленно удалять с выставочной площадки промоуторов, не получивших аккредитацию.

7. Оплата участия в форуме

Полная оплата стоимости участия в форуме должна быть произведена не позднее 7 октября 2011 г. Платеж подтверждается копией платежного поручения с отметкой банка об оплате полной суммы заказанных услуг и НДС (18%).

Место расположения стенда Участника считается зарезервированным только после оплаты авансового платежа в размере 30% от стоимости заказанной площади и 100% регистрационного сбора (оплачивается в течение 10 банковских дней со дня выставления счета).

Окончательный расчет за участие осуществляется не позднее 1 октября 2011 г.

В случае невыполнения установленных сроков платежей Организаторы оставляют за собой право изменить месторасположение стенда в павильоне или перенести его в другой павильон с уведомлением об этом Участника, а также отказаться от предоставления Участнику услуг, указанных в его Заявке.

ВНИМАНИЕ!

Без проведения предварительной 100 % оплаты экспоненты на форум не допускаются и строительство стендов не производится.

8. Отказ от участия

При отказе от участия в выставке после 10 октября 2011 г. экспонент несет штрафные санкции в размере 100% от стоимости участия.

В случае сокращения Участником площади стенда, организатор оставляет за собой право изменить месторасположение стенда в павильоне или перенести его в другой павильон с уведомлением об этом Участника.

9. Правила работы на форуме

· Стенд и действия Участника не должны мешать работе других участников форума.