Стандарт предприятия Управление записями (стр. 1 )

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

СТП СУОТ 4.5.4-2012

Редакция №4

1 Назначение	3
2 Область применения	3
3 Термины и определения	3
4 Обозначения и сокращения	4
5 Ответственность	4
6 Описание деятельности	5
6.1 Общие положения	5
6.2 Управление записями по СУОТ	6
6.3 Идентификация записей	6
6.4 Ведение записей и поддержание их в рабочем состоянии	6
6.5 Порядок хранения, защиты и восстановления записей (при необходимости), изъятия записей	7
6.6 Определение сроков хранения и порядка изъятия записей	7
7 Документирование	7
8 Нормативные ссылки	7
Приложение А Сводная таблица записей о функционировании СУОТ, подлежащих регистрации и хранению	9
Приложение Б Лист регистрации изменений	15

1 НАЗНАЧЕНИЕ

Настоящий стандарт предприятия устанавливает виды записей, порядок управления записями, требования к оформлению, идентификации, хранению, защите, восстановлению, изъятию и предоставлению их для анализа.

2 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Требования настоящего стандарта обязательны для применения руководством, владельцами процессов/документированных процедур, исполнителями записей всех структурных подразделений предприятия, подразделений филиалов, в том числе РУПС, ГУПС.

Настоящий стандарт разработан с учетом требований СТБ .

3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:

Вид документа - классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции.

Документ - информация и соответствующий носитель.

Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Идентификация – процедура, предполагающая присвоение наименования, номера (кода, шифра), с указанием даты занесения об охране труда в документы с записями об охране труда.

Охрана труда – система обеспечения безопасности жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая правовые, социально-экономические, организационные, технические, психофизиологические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия и средства.

Отчет – итоговый документ текстовой, графической или другой формы, подтверждающий факт проведения работ и отражающий их содержание, выводы и предложения по результатам работ.

Организационно-распорядительная документация - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

Организационно-распорядительный документ - документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функции управления.

Перечень (реестр) – систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.

Регистрация – документирование факта поступления документа путем присвоения ему порядкового номера и записи установленных сведений о нем.

Список – документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

Система управления охраной труда - часть системы управления организации, предназначенная для реализации политики в области охраны труда организации, а также для управления рисками.

Управление записями – определение средств управления для идентификации, регистрации, хранения, защиты, восстановления, изъятия записей.

Филиал – обособленное структурное подразделение юридического лица (организации), расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функций представительства.

4 ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

В настоящем стандарте применены следующие обозначения и сокращения:

ГУПС – городской узел почтовой связи

ИОТ – инженер по охране труда

ОМТС – отдел материально технического снабжения

ОТ – охрана труда

ПР по СУОТ – представитель руководства по СУОТ

РУПС – районный узел почтовой связи

СМК – система менеджмента качества

СОТ – служба охраны труда

СУОТ – система управления охраной труда

СП – структурное подразделение

СТП – стандарт организации

5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

ПР по СУОТ предприятия несет ответственность за организацию и координацию работ по управлению записями на предприятии.

ПР по СУОТ филиала несет ответственность за организацию и координацию деятельности по управлению записями в филиале и его подразделениях, в части ответственности филиала.

Ответственными за организацию ведения, поддержания в рабочем состоянии, создания условий хранения и выполнение установленных сроков хранения записей СУОТ являются руководители СП, в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями и требованиями документов СУОТ.

Руководители СП обязаны назначить ответственных исполнителей из числа своих подчиненных за ведение (оформление) записей и контролировать результативность их деятельности.

Ответственными за организацию разработки, актуализацию форм записей по ОТ, установленных в документах СУОТ, являются разработчики документов.

Ответственными за организацию разработки, актуализации форм записей по ОТ, в том случае, если они не установлены в документах СУОТ, являются руководители СП, в которых ведутся записи.

Исполнители записей являются ответственными за качественное выполнение записей (внесение в формы всех предусмотренных данных, аккуратное ведение журналов, быстрое представление затребованных записей, правильное исправление записей, своевременную подшивку документов в папки в соответствии с номенклатурой дел подразделения и др.), сохранность, недопущение несанкционированных изменений и ухудшения состояния записей.

Ответственность за организацию работ по идентификации, учету, ведению, хранению, поддержанию в рабочем состоянии записей по СУОТ несут общественные инспектора по ОТ СП, СОТ/ ИОТ филиала.

6 ОПИСАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

6.1 Общие положения

Цель управления записями в области ОТ - подтвердить соответствие достигнутого уровня стабильности в безопасных условиях процессов создания продукта, требований договоров подряда, результативность процессов СУОТ, путем демонстрации объективных доказательств об результативном функционировании СУОТ, в виде зарегистрированных и сохраненных данных о СУОТ.

Информация, содержащаяся в записях, является конфиденциальной. Ответственность за конфиденциальность информации несет каждый сотрудник.

Записи по СУОТ являются функциональной составной частью системы управления и служат для доказательства выполнения требований к ОТ установленным требованиям, подтверждения достижения установленных целей деятельности СУОТ, постоянного улучшения и результативности функционирования СУОТ.

Управление записями о функционировании СУОТ проводится с целью:

- обеспечения результативного функционирования и совершенствования СУОТ;

- количественной оценки выполнения целей в области ОТ, мероприятий Программы управления ОТ;

- разработки корректирующих и предупреждающих действий по снижению рисков возникновения несчастных случаев на производстве и инцидентов, снижению или предотвращению загрязнения;

- идентификации требований законодательных и других документов в области ОТ, которые необходимы для установления рисков и управления ими, планирование идентификации опасностей деятельности подразделений;

- ведения мониторинга всех процедур управления СУОТ;

- анализа со стороны высшего руководства о функционировании СУОТ и действиях персонала;

- предоставления подлинных свидетельств соответствия требованиям результатов функционирования СУОТ.

Управление записями включает:

- определение записей с данными о СУОТ;

- определение ответственности за оформление записей;

- установление требований к идентификации записей;

- установление порядка ведения записей;

- установление порядка хранения, защиты и восстановления записей (при необходимости);

- определение сроков хранения и порядка изъятия записей.

Управление записями о функционировании СУОТ позволяет решать следующие задачи:

- оперативный и достоверный механизм предоставления информации о функционировании СУОТ;

- оценка результативности функционирования СУОТ;

- выявление несоответствий и причин их возникновения;

- проведение анализа несоответствий;

- принятие корректирующих и предупреждающих действий;

- оценка результативности предпринятых корректирующих действий;

- анализ результативности СУОТ;

- определение направлений совершенствования СУОТ.

6.2 Управление записями по СУОТ

Определение состава регистрируемых данных в области ОТ, форм их регистрации, определение ответственности за оформление записей.

Состав, формы регистрации, ответственность за ведение записей, устанавливается в документах по выполнению деятельности СУОТ.

В том случае, если формы регистрации не установлены в документах СУОТ, они могут быть установлены в законодательных и других обязательных для исполнения требованиях, могут быть определены в организационно-распорядительных и других документах.

Регистрации подлежат (но не ограничивается):

- результаты анализа результативности СУОТ со стороны высшего руководства;

- записи по идентификации опасностей и оценке рисков;

- записи о результатах внутренних аудитов;

- записи об образовании, подготовке, опыте персонала;

- записи о мониторинге и результативности функционирования СУОТ;

- записи о несчастных случаях, инцидентах и несоответствиях в области СУОТ;

- записи о проведении корректирующих и предупреждающих действий.

Перечень записей, содержащих данные в области ОТ, сроки их хранения, ответственных исполнителей представлен в приложении А.

Данные, зарегистрированные на бумажных носителях, предоставляются в виде ксерокопии, либо выписки, заверенной руководителем СП.

6.3 Идентификация записей

Записи по ОТ содержат: справочно-информационные документы - протоколы, акты, письма, докладные (служебные) записки, справки; плановая и отчетная документация, учетные карточки, перечни, реестры, списки, сертификаты, журналы и другие документы СУОТ.

Идентификация документа предусматривает наличие на документах наименования документа, даты его создания, всех необходимых подписей (с расшифровкой фамилий), записей по исполнителю и других данных, обеспечивающих возможность определения причины создания документа и его распространения.

6.4 Ведение записей и поддержание их в рабочем состоянии

Формы записей, заполненные от руки, должны быть выполнены без исправлений, быть читаемыми и понятными, достоверными, доступными персоналу, защищёнными от порчи. В формах записей, в графах которых не проставляются в данный момент результаты испытаний или контроля, ставится прочерк.

Заполнение документов, оформляемых на бумажных носителях, следует производить разборчиво и аккуратно черными или синими чернилами, шариковой ручкой или машинописным способом.

Ошибки, допущенные в результате невнимательности персонала в процессе регистрации данных, должны быть исправлены. Исправления и перечеркивания, вносимые в документ, при невозможности воспроизвести подлинник документа другим способом, не должны искажать текст и должны иметь идентификационные признаки, позволяющие определить автора внесенных изменений.

Исправления на бумажных носителях (первичных) вносятся методом зачёркивания данных с нанесением рядом (или сноской, где записаны верные данные). Исправления должны иметь статус – подпись лица, проводившего исправления (дата, расшифровка подписи).

6.5 Порядок хранения, защиты и восстановления записей (при необходимости), изъятия записей

Заполненные формы хранятся в папках, журналах. После истечения срока хранения в СП документы, подлежащие архивированию, должны быть сданы в архив предприятия/ филиала.

Допускается вести, хранить записи по ОТ на электронных носителях. Для защиты данных на электронных носителях от несанкционированных изменений доступ для ведения записей имеет только владелец данных, доступ для чтения имеют лица, установленные владельцем.

Для записей на магнитных носителях необходимо предусматривать дублирование информации на дисках, с целью сохранения важной информации в экстренных случаях (диски хранятся в установленном месте, обеспечивающем их сохранность).

6.6 Определение сроков хранения и порядка изъятия записей

Записи по СУОТ должны храниться в течение установленного времени в условиях, обеспечивающих их защиту от потери и ухудшения состояния, таким образом, чтобы можно было легко найти и своевременно получить всю информацию, необходимую для проведения их анализа, определения необходимости проведения корректирующих действий и оценки результативности СУОТ.

При определении сроков хранения документов следует руководствоваться требованиями «Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения».

По окончании срока хранения в подразделении документы (папки, журналы), не имеющие сроков хранения могут быть уничтожены в порядке, установленном в СТП СМК 4.2..

7 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Сведения об использовании и хранении документов, содержащих зарегистрированные данные по результатам работ, установленных настоящим стандартом, приведены в приложении А.

8 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:

СТБ Системы управления охраной труда. Требования. СТБ 6.38-2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения», утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. №38. СТП СУОТ 4.3.1-2012 Идентификация опасностей, оценка рисков и определение мер управления. СТП СУОТ 4.3.2-2012 Законодательные и другие требования. СТП СУОТ 4.3.3-2012 Цели и программа СТП СУОТ 4.4.2-2012Компетентность, обучение и осведомленность. СТП СУОТ 4.4.3-2012Обмен информацией, участие и консультирование. СТП СУОТ 4.4.7-2012Подготовленность к аварийным ситуациям и реагирование на них СТП СУОТ 4.5.3-2012 Расследование несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний и анализ аварийных ситуаций, несоответствия, корректирующие и предупреждающие действия СТП СУОТ 4.5.5-2012 Внутренний аудит СТП СУОТ 4.6.0-2012 Анализ со стороны высшего руководства. СТП СМК 4.2.3-01 Управление документами системы менеджмента качества. Типовое положение о службе охраны труда организации, утвержденное постановлением Минтруда и социальной защиты 24.05.2002-№82 (с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты РБ 28 ноября 2008 г. № 000) Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ, Министерства здравоохранения РБ № 5/3 от 27.01.04 г. «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Положение о планировании и разработке мероприятий по охране труда, утвержденное постановлением Министерства труда РБ от 01.01.01 г. № 000. Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Инструкции о порядке подготовки (обучения), переподготовки, стажировки, инструктажа, повышения квалификации и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда» Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Инструкции о порядке осуществления общественного контроля за соблюдением законодательства об охране труда уполномоченными лицами по охране труда работников организации». Постановление Министерства труда РБ от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты».

Приложение А

Сводная таблица записей о функционировании СУОТ, подлежащих регистрации и хранению

№ п/п	Наименование документа, записи	Форма документа, записи	Периодичность разработки, (заполнения документа)	Ответственный за разработку документа, записи	Место хранения	Срок хранения, лет
1	2	3	4	5	6	7
1	Предписания контролирующих органов	-	при обнаружении нарушения	проверяющий орган	кабинет по ОТ	5
2	Предписания СОТ/ ИОТ филиала СП	Типовое положение о службе охраны труда организации, утвержденное постановлением Минтруда и социальной защиты 24.05.2002-№82 (с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты РБ 28 ноября 2008 г. № 000)	при обнаружении нарушения	СОТ/ ИОТ филиала	кабинет по ОТ	5
3	Акты формы Н-1 (о несчастном случае на производстве)	Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ, Министерства здравоохранения РБ № 5/3 от 27.01.04 г. «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»	при несчастном случае	СОТ/ ИОТ филиала	кабинет по ОТ	45
4	Акты формы НП (о непроизводственном несчастном случае на производстве)	Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ, Министерства здравоохранения РБ № 5/3 от 27.01.04 г. «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»	при непроизводственном несчастном случае	СОТ/ ИОТ филиала	кабинет по ОТ	45

Приложение А (продолжение)