Система менеджмента качества (стр. 2 )

8.8 Освещение в хранилище может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, жалюзи, штор и т. п.

Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

8.9 Электронные носители и футляры не должны подвергаться воздействию флуоресцентного и ультрафиолетового излучения, в том числе воздействию прямых солнечных лучей.

В хранилище уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола –
20–50 лк, на рабочих столах – 100 лк.

8.10 Санитарно-гигиенический режим

8.10.1 Помещения для хранения электронных документов должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться требования санитарно-гигиенического режима, аналогичные требованиям хранения документов на бумажном носителе.

8.10.2 В хранилищах проводится ежедневная влажная уборка. При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина – 2%, катамина АБ – 5% и т. п.). Полы следует мыть чуть влажной, но не мокрой тряпкой. Все остатки воды должны быть немедленно вытерты сухой тряпкой.

8.10.3 Не реже одного раза в месяц следует проводить влажную уборку стеллажей, полок, ящиков, первичных средств хранения электронных носителей. Для удаления грязи и пыли с полок, ящиков, внешних поверхностей коробок, боксов и футляров должны использоваться химически неактивные, чистые и не статичные салфетки.

8.10.4 Не допускается использование при уборке химических чистящих растворов, промышленных и бытовых моющих средств. При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода, антисептики и т. п.) не должны попадать на электронные носители.

8.10.5 Не реже одного раза в неделю следует проводить обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (контейнеров, футляров). Обеспыливание должно производиться с помощью вакуумных систем, выхлопные трубки которых выводят пыль из хранилища наружу, или с помощью пылесосов, снабженных многоуровневыми фильтрами.

8.10.6 В хранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

8.10.7 В помещениях должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении.

8.10.8 Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.

8.10.9 При работах с электронными носителями в соответствии с требованиями санитарно-гигиенического режима запрещается касание руками рабочих поверхностей носителей.

8.10.10 При очистке и ручной обработке электронные носители разрешается брать только в перчатках за кромки или защитный корпус. При обработке оптических дисков необходимо хлопчатобумажными перчатками, протирочными материалами, салфетки и т. п., обладающими устойчивостью к воздействию этилового спирта, например.

8.11 Эксплуатационный режим

8.11.1 При использовании носителей с электронными архивными документами, при их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки запрещается перегибать, царапать, бросать электронные носители, касаться их рабочей поверхности голыми руками, ставить на них тяжелые и горячие предметы.

8.11.2 При перемещении или транспортировке электронных носителей в больших количествах и на большие расстояния футляры с электронными носителями должны помещаться в контейнеры в вертикальном положении.

8.12 Средства хранения электронных документов

8.12.1 Каждый обособленный электронный носитель (диск) должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

8.12.2 Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из контейнера.

8.12.3 При размещении футляров с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

9 Доступ к ЭБ ОНТД

9.1Администратору ЭБ ОНТД даются полные права на сетевой ресурс и файл каталога (чтение и выполнение, изменение, запись файлов), остальным пользователям права ограничиваются просмотром содержимого и чтением каталога.

9.2 Доступ к ЭБ ОНТД имеютсотрудники Предприятия для чтения электронных документов в локальной сети при наличии пароля.

9.3 Пользователям ЭБ ОНТД запрещается изменять, дополнять и распространять документы, хранящиеся в ЭБ для каких либо целей.

Приложение А

(обязательное)

Виды представляемой ОНТД и ее формат в электронном виде

1

Вид проводимых работ	Вид ОНТД	Формат электронной ОНТД
НИР, выполняемые Предприятием по государственным контрактам с Минпромторгом России,	Контрактная документация	PDF
Документы, разрабатываемые на этапе НИР (НИР в целом) в соответствии с календарным планом выполнения НИР	Word (текстовая часть); PDF (титульные листы с подписями)
Технические и финансовые акты сдачи-приемки НИР (этапов НИР) с приложениями	PDF
СЧ НИР, выполняемые Предприятием по контракту с ГИ НИР	Контрактная документация	PDF
Документы, разрабатываемые на этапе СЧ НИР (СЧ НИР в целом) в соответствии с календарным планом выполнения СЧ НИР	Word (текстовая часть); PDF (титульные листы с подписями)
Технические и финансовые акты сдачи-приемки СЧ НИР (этапов СЧ НИР) с приложениями	PDF
СЧ НИР, выполняемые сторонними организациями по договорам с Предприятием	Контрактная документация;	PDF
Документы, разрабатываемые на этапе СЧ НИР (СЧ НИР в целом) в соответствии с календарным планом выполнения СЧ НИР	Word (текстовая часть); PDF (титульные листы с подписями)
Технические и финансовые акты сдачи-приемки СЧ НИР (этапов СЧ НИР) с приложениями	PDF
НИР, сопровождаемые Предприятием	Контрактная документация	PDF
Документы, разрабатываемые в НИР (этапе НИР) в соответствии с календарным планом выполнения НИР	Word (текстовая часть); PDF (титульные листы с подписями)
Технические и финансовые акты сдачи-приемки НИР (этапов НИР) с приложениями	PDF

Продолжение таблицы А.1

Вид проводимых работ	Вид ОНТД	Формат электронного ОНТД
ОКР, выполняемые сторонними организациями по государственным контрактам с Минпромторгом России, научно-техническое сопровождение которых осуществляет Предприятие	Этапы ОКР	Контрактная документация, в т. ч. контракты на СЧ ОКР (при их наличии)	PDF
	Документы, разрабатываемые на этапе ОКР в соответствии с ведомостью исполнения ОКР	Word + PDF (подписных листов)
	Технические и финансовые акты сдачи-приемки этапов ОКР с приложениями	PDF
	Заключение »о готовности этапа ОКР к приемке	PDF
	ОКР в целом	Утвержденный заключительный НТО по ОКР	Word + PDF (подписного листа)
	Утвержденные ТУ	Word + PDF (листа утверждения)
	Утвержденное Решение по Акту приемки ОКР	PDF
	Технический и финансовый акты сдачи-приемки ОКР с приложениями	PDF
	Отчет о проведенных патентных исследованиях (при их проведении)	Word + PDF (подписного листа)
	Каталожное описание изделия, разработанного в ОКР, согласованное с ВП МО РФ и »	Word + PDF (подписного листа)
	Документы комиссии по приемке ОКР (протоколы комиссии, протоколы испытаний, утвержденные и согласованные методики оценки соответствия требованиям надежности и стойкости, измерений и др.)	Word + PDF (подписных листов)

Окончание таблицы А.1

Вид проводимых работ	Вид ОНТД	Формат электронного ОНТД
СЧ ОКР, выполняемые Предприятием по договорам с ГИ ОКР и СЧ ОКР, выполняемые сторонними организациями по контрактам с Предприятием	Этапы СЧ ОКР	Контрактная документация	PDF
	Документы, разрабатываемые на этапе СЧ ОКР в соответствии с ведомостью исполнения СЧ ОКР	Word + PDF (подписных листов)
	Технические и финансовые акты сдачи-приемки этапов СЧ ОКР с приложениями	PDF
	СЧ ОКР в целом	Утвержденный заключительный НТО по СЧ ОКР	Word + PDF (подписного листа)
	Утвержденные ТУ	Word + PDF (листа утверждения)
	Утвержденное Решение по Акту приемки СЧ ОКР	PDF
	Технический и финансовый акты сдачи-приемки СЧ ОКР с приложениями	PDF
	Отчет о проведенных патентных исследованиях (при их проведении)	Word + PDF (подписного листа)
	Каталожное описание разработанного в СЧ ОКР изделия, согласованное с ВП МО РФ и »	Word + PDF (подписного листа)
	Документы комиссии по приемке СЧ ОКР (протоколы комиссии, протоколы испытаний, утвержденные и согласованные методики оценки соответствия требованиям надежности и стойкости, измерений др.)	Word + PDF (подписных листов)

Примечание – По решению должностного лица, ответственного за предоставление ОНТД в электронную библиотеку, перечень документов может быть расширен.