Система менеджмента качества (стр. 1 )

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

«МЫТИЩИНСКИЙ НАУЧНО - ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ИНСТИТУТ РАДИОИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ»

_____________________________________________________________________________________

С Т А Н Д А Р Т СТО

СМКИ. 025-

О Р Г А Н И З А Ц И И 2013

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Управление электронной библиотекой отчетной научно-технической
документации, создаваемой в процессе выполнения научно-исследовательских
и опытно-конструкторских работ по заказам Минпромторга России

Мытищи

2013

Предисловие

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Мытищинский научно-исследовательский институт радиоизмерительных
приборов» (ФГУП«МНИИРИП»)

2 УТВЕРЖДЕН ИВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом директора
» от ___ _______ 20___ г. № ____

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения руководства ».

Содержание

1	Область применения…………………..……………….………………….	1
2	Нормативные ссылки………………………………………………….…	2
3	Термины, определения и сокращения………………………………..…	2
4	Общие положения…………………..…………………………….…..…	4
5	Требования к электронному виду ОНТД ……………………………..	4
6	Порядок сбора ОНТД …………………………………………………..	5
7	Требования учёта, хранения и тиражирования электронной ОНТД	6
8	Требования к хранению резервных копий электронной ОНТД на компакт-дисках …………………………………………………………	7
9	Доступ к ЭБ ОНТД ……………………………………………………..	11
Приложение А	(обязательное) Виды представляемой ОНТД и ее формат в электронном виде………………………………………..	12
Приложение Б	(обязательное) Маркировка компакт-диска, содержащего электронную версию ОНТД по НИОКР………………..	15
Приложение В	(справочное) Структура электронной библиотеки …….	16
Приложение Г	(рекомендуемое) Форма журнала «Учета носителей электронной ОНТД, хранящейся в электронной библиотеке и архиве» …………………………………………………...….	17
Приложение Д	(рекомендуемое) Форма электронного паспорта НИОКР	18
Лист регистрации изменений ………………………………………………..	20

УТВЕРЖДАЮ Директор » ____ _______ 2013 г.

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Управление электронной библиотекой отчетной научно-технической
документации, создаваемой в процессе выполнения НИОКР
по заказам Минпромторга России

Дата введения

1 Область применения

1.1 Настоящий стандарт организации устанавливает порядок сбора, учета, хранения и обращения отчетной научно-технической документации, разрабатываемой в научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах, выполняемых по заказам Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, для создания и использования электронной библиотеки » (далее – Предприятие).

1.2 К научно-исследовательским и опытно-конструкторским работам, по которым разработанная отчетнаянаучно-техническая документация подлежит хранению в электронной библиотеке, относятся:

-  научно-исследовательские работы, выполняемые Предприятием по государственным контрактам с Минпромторгом России;

-  составные части научно-исследовательских работ, выполняемые Предприятием по контрактам (договорам) с головными исполнителями научно-исследовательских работ;

-  составные части научно-исследовательских работ, выполняемые сторонними организациями по контрактам (договорам) с Предприятием;

-  опытно-конструкторские работы, выполняемые Предприятием;

-  составные части опытно-конструкторских работ, выполняемые Предприятием по контрактам (договорам) с головными исполнителями опытно-конструкторских работ;

-  составные части опытно-конструкторских работ, выполняемые сторонними организациями по контрактам (договорам) с Предприятием;

-  научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, выполняемые предприятиями и организациямипо контрактам с Минпромторгом России, научно-техническое сопровождение которых осуществляет Предприятием.

1.4 Перечень ОНТД, подлежащей включению в электронную библиотеку, приведен в приложении А.

1.5 Действие стандарта распространяется на деятельность всех должностных лиц и структурных подразделений Предприятием, участвующих в выполнении или научно-техническом сопровождении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.

2 Нормативные ссылки

2.1 В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р /ISO/TR 18492–2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.

3  Термины, определения и сокращения

3.1 В настоящем стандарте применены следующие термины ссоответствующими определениями:

3.1.1архивный документ:Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3.1.2электронный документ: Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

3.1.3 отчетная научно-техническая документация; ОНТД:Научно-техническая документация, включающая объективную информацию о содержании и результатах научно-исследовательских работ (аванпроектов, опытно-конструкторских работ), составных частей научно-исследовательских работ (аванпроектов, опытно-конструкторских работ), этапов научно-исследовательских работ (аванпроектов, опытно-конструкторских работ), а также содержащая рекомендации по использованию этой информации;

3.1.4 электронная библиотека; ЭБ: Информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнообразные коллекции электронных документов (текстовых, изобразительных, звуковых, видео и др.), локализованных в самой системе, а также доступных ей через телекоммуникационные сети.

Основные задачи ЭБ –интеграция информационных ресурсов и эффективная навигация в них.

3.1.5 информационный сервер; сервер: Хранилище электронной ОНТД, доступ к которой обеспечивается средствами информационно-поисковой системы.

3.2 В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

ГИ НИР – головной исполнитель НИР;

ГИ ОКР – головной исполнитель ОКР;

Минпромторг России – Министерство промышленности и торговли Российской Федерации;

НИОКР – научно-исследовательская и опытно-конструкторская работа;

НИР – научно-исследовательская работа;

НР – научный руководитель НИОКР, выполняемых »;

НТО – научно-технический отчет;

ОИТиК – отдел информационных технологий и коммуникаций;

ОКР – опытно-конструкторская работа;

ОПиМК – отдел планирования и межведомственной координации;

ОССиК – отдел стандартизации, сертификации и качества;

РНТД – результаты научно-технической деятельности;

РСП – руководитель структурного подразделения Предприятия, назначенного ответственным исполнителем НИОКР, или сопровождающего НИОКР;

СП – структурное подразделение Предприятия;

СТО – стандарт организации;

СЧ НИР – составная часть научно-исследовательской работы;

СЧ ОКР – составная часть опытно-конструкторской работы.

4 Общие положения

4.1 Представление ОНТД в ЭБ осуществляется в соответствии с планом-графиком выполнения НИОКР (этапов НИОКР), разрабатываемым ОПиМК и выдаваемых в
ОССиК один раз в год после завершения конкурсов на выполнение НИОКР и подписания контрактов.

При необходимости план-график уточняется в течение года с учетом вновь открываемых НИОКР.

4.2 Распределение ответственности при формировании ЭБ ОНТД:

- сбор и представление ОНТД в ОССиК – РСП Предприятия;

- учет и хранение ОНТД на СD-дисках – ОССиК;

- обеспечение размещения и хранения ОНТД на сервере (в ЭБ), доступа к ОНТД, сохранности и безопасности ЭБ – ОИТиК в соответствии с ГОСТ Р /ISO/TR 18492–2005;

- размещение ОНТД на сервере (в ЭБ) – администратор ЭБ, назначаемый из числа сотрудников ОССиК.

4.3 Сроки представления ОНТД в электронном виде в ОССиК – в течение одного месяца после приемки этапа НИОКР (НИОКР в целом).

4.4 Ежемесячно начальник ОССиК докладывает первому заместителю директора Предприятия о ходе формирования ЭБ ОНТД.

5 Требования к электронному виду ОНТД

5.1 ОНТД в электронном виде должны представлятьсяв ОССиК администратору ЭБ в форматах MS Word или PDF в соответствии с приложением А (таблица А.1).

5.2 Администратор ЭБ осуществляет накопление электронной ОНТД по НИОКР на учтенный CD-диск, который должен иметь маркировку согласно приложению Б. Аналогичная маркировка наносится на упаковку компакт-диска.

5.3 Изображения (рисунки, фотографии, диаграммы и т. п.), входящие в состав электронного документа, должны быть представлены в форматах: gif, jpg, png, tiff, wmf, cdr или vsd.

5.4Электронные документы могут быть архивированы с помощью архиваторов WinRaR, WinZip.

5.5 Структура электронной библиотеки приведена в приложении В.

6 Порядок сбора ОНТД

6.1 ОНТД по этапам НИР (СЧ НИР) и НИР (СЧ НИР) в целом, выполняемых Предприятием по государственным контрактам с Минпромторгом России (контрактам с ГИ НИР), указанная в приложении А, после проверки ее НР представляется в ОССиК РСП Предприятия.

6.2 ОТНД по СЧ НИР (этапам и работе в целом), выполняемых сторонними организациями по контрактам с Предприятием, после проверки ее НР представляется в ОССиК РСП Предприятия.

6.3 ОНТД по этапам ОКР (СЧ ОКР)и ОКР (СЧ ОКР) в целом, выполняемых Предприятием по государственным контрактам с Минпромторгом России (ГИ ОКР), после проверки ее НР представляется в ОССиК РСП Предприятия.

6.4 ОНТД по этапам СЧ ОКР и СЧ ОКР в целом, выполняемыхсторонними организациями по контрактам с Предприятием, после проверки ее НР представляется в ОССиК РСП Предприятия.

6.5 ОНТД по НИР (этапам и работам в целом) и ОКР (этапам и работам в целом) выполняемых сторонними организациями по государственным контрактам с Минпромторгом России, представляется в ОССиК РСП Предприятия, ведущим научно-техническое сопровождение данных НИР и ОКР.

6.6 Представленная в ОССиК информация должна быть размещена администратором ЭБ на сервере в течение двух рабочих дней.

7 Требования учёта, хранения и тиражированияэлектронной ОНТД

7.1 Учет и хранение электронной ОНТД осуществляет администратор ЭБ.

7.2 Учет носителей ОНТД (CD-дисков) осуществляется путем их регистрации в соответствующем журнале (приложение Г) с присвоениемим учетных (инвентарных) номеров.

7.3 Хранение носителей ОНТД (CD-дисков) обеспечивается ОССиК в специально отведенном помещении в шкафах на стеллажах в порядке возрастания учетных (инвентарных номеров).

7.4 Для хранения электронной ОНТД на сервере выделяется дисковое пространство и создаётся специальная папка (сетевой ресурс), в который и заносятся необходимые файлы. Кроме того, создается каталог библиотеки, в который администратор ЭБ заносит наименования, шифры и пр. информацию, касающуюся ОНТД.

7.5 На каждую НИОКР, ОНТД на которую подлежит хранению в ЭБ, должен создаваться электронный паспорт работы по форме, приведенной в приложении Д, который вместе с электронной ОНТД представляется РСП Предприятия в ОССиК администратору ЭБ.

Ответственным за разработку паспорта НИОКР является СП Предприятия, выполнившего работу или проводившего ее сопровождение.

7.6 ОИТиК для обеспечения сохранности электронной ОНТД на сервере создает RAID-массив из дисковых устройств сервера, который обеспечивает надежность хранения ОНТД иоперативность чтения/записи информации.

7.7 Защиту электронной ОНТД от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т. п.) обеспечивает ОИТиК.

7.8 Тиражирование электронной ОНТД осуществляет администратор ЭБ по указанию первого заместителя директора Предприятия при наличии разрешения заказчика НИОКР, в которых разработана соответствующая ОНТД.

8 Требования к хранению резервных копий электронной ОНТД на компакт-дисках

8.1 Мероприятия по обеспечению сохранности электронных документов должны соответствовать общим требованиям, изложенным в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации» от 01.01.2001 г. № 19, с учетом специфики электронных документов.

8.2 Хранилище электронных документов должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Системы кондиционирования (естественная или искусственная вентиляция) должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения электронных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

8.3 CD-диски следует хранить в пластмассовых контейнерах в вертикальном положении. Необходимо обращаться с CD-дисками бережно, не допуская царапин, не касаясь руками рабочих поверхностей дисков. Следует избегать нахождения дисков вблизи отопительных систем и источников влаги.

8.4 В хранилище CD-дисков должен поддерживаться следующий температурно-влажностный режим:

- температура окружающей среды должна быть в пределах (17 – 20) °С;

- относительная влажность – в пределах (40 – 50) %.

Температурно-влажностный режим хранения электронных носителей необходимо контролировать путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время:

·  в кондиционируемых помещениях – один раз в неделю;

·  в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю;

·  при нарушениях режима хранения – один раз в сутки.

8.5 В течение одних суток не допускать резких колебаний температуры и влажности:

- температуры – ±5 °С;

- относительной влажности воздуха – ±10%.

8.5 Не смотря на то, что срок службы CD-диска в нормальных условиях хранения оценивается до 200 лет, необходимо перезаписывать информацию через
10 лет для обеспечения аппаратно-программной независимости.

8.6 При длительном стабильном нарушении режима хранения, сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 90%, следует принимать меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

8.7 В период проведения различных видов работ с электронными документами допускается временное хранение (до 2 месяцев) электронных носителей в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре (20±5) °С и относительной влажностью воздуха (50±20) %.