Планирование ресурсов и составление бюджета (стр. 2 )

«Проектные» и сводный бюджеты могут сильно отличаться, и задача финансового планирования в том и заключается, чтобы из мелких бюджетов по проектам составить бюджет всей НКО: не механически объединить их, но вписать в деятельность организации – как они между собой соприкасаются, что когда закупается, когда поступают средства, производятся затраты и выплаты. Именно поэтому параллельно сводному бюджету разрабатывается бюджет денежных потоков – это один из основных моментов финансового планирования. Если заранее не согласовать денежные потоки по срокам и по количеству, то поступление средств может не совпасть с графиком расходов, что в определенный момент может привести к срыву работ из-за отсутствия денег, хотя, в общем – «на бумаге» – их хватает на все.

При планировании сводного бюджета важно определить оптимальное соотношение между потребностями организации и возможностями их обеспечения. В зависимости от возможностей, разрабатывается либо наполненный бюджет, позволяющий осуществить все проекты и программы, либо минимальный, когда деятельность организации вынужденно сокращается до появления требуемых средств в полном объеме. Исходя из этого, НКО строит свою фандрайзинговую политику.

Подходы к составлению бюджета

При бюджетном планировании НКО может выбирать тот подход, который для нее удобнее в данный момент.

1) Если организация рассчитывает только на вполне определенные поступления и надежд на дополнительный фандрайзинг не питает, то расходы планируются исходя из ожидаемых и имеющихся средств с учетом приоритетов в направлениях деятельности, то есть бюджет составляется на основе доходов.

2) Сначала определяется, какие программы должны быть реализованы и каковы будут расходы на их выполнение, выясняется дефицит ресурсов, затем планируется поиск недостающих средств.

В этом случае бюджет составляется на основе расходов. Этот подход свойственен развитым и устойчивым организациям и требует ответственного отношения к планированию и фандрайзингу.

Существует и комбинированный подход, сочетающий в себе оба указанных:

·  часть бюджета планируется на основе ожидаемых доходов

·  часть – исходя из расходов, на покрытие которых потом ищутся средства

·  в современных условиях, когда НКО, как правило, выполняет несколько проектов, комбинированный способ более удобен, и вот почему.

В любой организации всегда существует набор административных расходов, необходимых для поддержания ее деятельности. Вначале удобней составлять именно эту часть бюджета, используя второй подход – на основе расходов.

А при разработке будущих программ и проектов имеет смысл использовать первый подход – учитывать возможные доходы (например, гранты на проекты, целевое финансирование какой-либо программы, ожидаемые пожертвования), исходя из которых и планировать свою деятельность.

Кроме того, деньги на выполнение проектов и программ появляются в НКО, как правило, нерегулярно, и не в каждую заявку на финансирование можно заложить административные расходы, а если и возможно, то далеко не в полном объеме. Но если загодя знать свой дефицит по этим расходам, то можно по частям закладывать их в заявки на финансирование разных проектов, то есть заранее думать о том, каким образом наполнять бюджет по необходимым административным расходам.

Об управлении финансами

В среде НКО встречаются два подхода к управлению финансовыми средствами.

·  В одном случае все поступления идут в общий котел, ими распоряжается руководство организации.

·  В другом – средства каждого проекта обеспечивают все расходы по его выполнению, а на общие для всех административные расходы по согласованию между руководителями проектов и НКО в «проектные» бюджеты закладываются определенные отчисления.

Главное заключается в том, что при любом подходе отчетность по каждому проекту должна вестись отдельно, поэтому расходы не могут объединяться просто по статьям. Вот доходы – другое дело, здесь возможны оба варианта, и зависит это от того, как устроена организация, как она функционирует, какие отношения в коллективе.

О планировании ресурсов по программе (проекту)

Планирование ресурсов по программе (проекту) является основой:

·  определения во времени потребностей в ресурсах

·  определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам

·  планирования поставок ресурсов

·  распределения уже закупленных (имеющихся) ресурсов по работам

Оценка стоимости проекта

Бюджет проекта состоит в основном из расходов, потому что доход (например, грант) определен и представляет собой сумму расходов. Такой бюджет в хронологическом порядке разбивается на этапы в соответствии с календарным планом работ. Он проще сводного, даже если включает в себя средства из дополнительных источников финансирования или собственные средства НКО, но при его составлении большое значение имеют требования донора. Например, в «проектный» бюджет включаются только те расходы, на которые согласен донор.

Чтобы оценить стоимость программы (проекта), требуется знать стоимость составляющих программы (проект) ресурсов, время выполнения работ и стоимость этих работ.

Таким образом, оценка стоимости начинается с определения структуры ресурсов и работ проекта. Данные задачи решаются в рамках планирования проекта, а в модуль оценки стоимости должны поступать результаты выполнения этого процесса.

Стоимость проекта

Стоимость проекта определяется ресурсами, необходимыми для выполнения работ, в том числе:

·  оборудование (покупка, взятие в аренду, лизинг);

·  приспособления, устройства и производственные мощности;

·  рабочий труд (штатные сотрудники, нанятые по контракту);

·  расходные товары (канцелярские принадлежности и т. д.);

·  материалы;

·  обучение, семинары, конференции;

·  субконтракты;

·  перевозки и т. д.

Календарный план реализации программы (проекта)

Цель – создание положительного имиджа некоммерческих организаций, оказывающих качественные социальные услуги
1-я задача – создание, наполнение и продвижение интернет-портала социальных услуг
№ п/п	Наименование мероприятий	Сроки реализации с__ по__	Трудовые и материальные ресурсы в натуральной форме, в том числе труд добровольцев	Сумма затрат на мероприятия (тыс. руб.)
1	Формирование штата, аренда помещения, закупка техники и расходных материалов, организационная работа; ТЗ на разработку интернет-портала; задания организациям-исполнителям.	январь-февраль	Специалисты организации, задействованные в реализации Программы	Фонд оплаты труда	Повторяющиеся затраты
Специалисты, привлеченные к реализации Программы	Фонд оплаты труда	Повторяющиеся затраты
Добровольцы	Оценка труда добровольцев в денежном выражении
Арендуемое/собственное помещение организации, используемое в программе	Затраты	Повторяющиеся затраты
Закупка оборудования/аренда	стоимость	Единовременные затраты
Расходные материалы	стоимость
Аванс соисполнителям проекта по заключенным договорам	Аванс(20 % от суммы)	Переменные затраты
2	Создание тестовой версии интернет-портала	март	Специалисты, привлеченные к реализации Программы	Фонд оплаты труда	Повторяющиеся затраты
Добровольцы	Оценка труда добровольцев в денежном выражении
Арендуемое/собственное помещение организации, используемое в программе	Затраты	Повторяющиеся затраты
Оплата по факту соисполнителям проекта по заключенным договорам	Оплата(30%)	Переменные затраты
3	Первичное наполнение интернет-портала	апрель	Оплата по факту соисполнителям проекта по заключенным договорам	Оплата(50%)	Переменные затраты
4	Информационная акция проекта. Анонсирование мероприятий по проекту в СМИ, на информационных ресурсах партнеров проекта.	Май-июнь	Специалисты организации, задействованные в реализации Программы	Фонд оплаты труда	Повторяющиеся затраты
Специалисты, привлеченные к реализации Программы	Фонд оплаты труда	Повторяющиеся затраты
Добровольцы	Оценка труда добровольцев в денежном выражении
Арендуемое/собственное помещение организации, используемое в программе	Затраты	Повторяющиеся затраты
Закупка оборудования/аренда	стоимость	Единовременные затраты
Расходные материалы	стоимость	Переменные затраты
5	Наполнение интернет-портала	Июль-декабрь	НКО-соисполнитель	Оценка работы соисполнителя в денежном выражении
Модуль оценки стоимости	Сумма затрат

В перечень мероприятий можно внести и деятельность партнеров (соисполнителей) программы (проекта)

Классификация затрат

Затраты различаются не только по статьям, но и по тому, как они поведут себя при количественном изменении деятельности: