УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета по управлению архивным делом Ростовской области _______________________В. Е.ЗАХАРОВ «13» августа 2015 г. |
Должностной регламент
главного специалиста по кадровой работе
отдела организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
комитета по управлению архивным делом Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Должность государственной гражданской службы области - главный специалист по кадровой работе отдела организационно-методической и научной работы комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее - главный специалист по кадровой работе) относится к группе старших должностей государственной гражданской службы категории «специалисты».
1.2. Государственный гражданский служащий Ростовской области (далее - гражданский служащий), замещающий указанную в п.1 настоящего должностного регламента должность гражданской службы, назначается и освобождается от должности приказом председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее - председатель комитета).
1.3. Непосредственная подчиненность гражданского служащего, порядок наделения его полномочиями, порядок замещения должности гражданской службы, а также порядок делегирования его полномочий устанавливается председателем комитета.
1.4. Главный специалист по кадровой работе не имеет в подчинении государственных гражданских служащих.
1.5. В период временного отсутствия гражданского служащего исполнение его должностных обязанностей возлагается на другого гражданского служащего в соответствии с установленным распределением должностных обязанностей.
1.6. Главный специалист по кадровой работе осуществляет свою служебную деятельность и реализует свои полномочия на основании:
Конституции Российской Федерации;
Федеральных законов:
-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
–ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
от 01.01.2001 3 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
Федерального закона -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Указа Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
Областных законов Ростовской области:
-ЗС «Устав Ростовской области»;
-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;
-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;
Указа Губернатора Ростовской области «О Регламенте Правительства Ростовской области»;
иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов, указаний Федерального архивного агентства, областных законов, указов и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области;
положения о комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
положения об отделе организационно-методической и научной работы, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов комитета;
настоящего должностного регламента.
1. Квалификационные требования к
главному специалисту
2.1. На должность главного специалиста по кадровой работе назначается лицо, имеющее:
2.1.1. Высшее профессиональное образование.
2.1.2. Для замещения должности, относящейся к группе старших должностей гражданской службы – требования к стажу государственной гражданской службы Ростовской области, Российской Федерации (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности не предъявляются.
Обязательными являются знания в области использования информационных технологий уровня «Базовый» и «Специальный».
2.2. Главный специалист отдела должен знать:
Трудовой кодекс Российской Федерации;
Федеральные законы:
-ФЗ «О системе государственной службе Российской Федерации»;
-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
от 01.01.2001 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
-ФЗ «О персональных данных»;
-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с ратификацией Конвенции Организации Объединенных Наций против коррупции от 31 октября 2003 года, Конвенции об уголовной ответственности за коррупцию от 27 января 1999 года и принятием Федерального закона «О противодействии коррупции»»;
-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
от 27 июля 2010 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Указы Президента Российской Федерации:
«Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;
«О внесении изменений в Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих» и в общие принципы, утвержденные этим Указом»;
«О некоторых социальных гарантиях лицам, замещавшим государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы»;
«О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации»;
«О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценка их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)»;
«О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;
«О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим»;
«Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
«О порядке и условиях командирования федеральных государственных служащих»;
«О комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов»;
Приказ министерства информационных технологий и связи Российской Федерации «Об утверждении квалификационных требований к федеральным государственным гражданским служащим и государственным гражданским служащим субъектов Российской Федерации в области использования информационных технологий»;
приказ министерства информационных технологий и связи Ростовской области О политике парольной защиты».
Областные законы Ростовской области:
-ЗС «Устав Ростовской области»;
-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
-ЗС «О Реестре государственных должностей Ростовской области и Реестре должностей государственной гражданской службы Ростовской области»;
-ЗС «Об обращениях граждан»;
-ЗС «Об областном государственном заказе на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Ростовской области»;
-ЗС «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Ростовской области по содержанию архивных учреждений»;
-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»;
-ЗС «О денежном содержании государственных гражданских служащих Ростовской области»;
-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
-ЗС «О Правительстве Ростовской области»;
-ЗС О внесении изменений в Областной закон «О государтсвенной гражданской службе Ростовской области»;
указы Губернатора Ростовской области:
«О распределении обязанностей между Губернатором Ростовской области, Вице-губернатором Ростовской области и заместителями Губернатора Ростовской области»;
«О внесении изменений в увзы Губернатора Ростовской области от 31.10.201 № 20 и » (об утверждении Положения о кадровой работе в Правительстве Ростовской области);
постановления Правительства Ростовской области:
«Об организации проведения аттестации и квалификационных экзаменов в Правительстве Ростовской области»;
Постановление Правительства Ростовской области «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей государственной гражданской службы Ростовской области, и государственными гражданскими служащими Ростовской области сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;
Постановление Правительства Ростовской области «О совершенствовании порядка подготовки и представления докладов о результатах и основных направлениях деятельности областных органов исполнительной власти»;
«Об утверждении Положения о порядке и условиях командирования лиц, замещающих государственные должности Ростовской области, и государственных гражданских служащих Ростовской области»;
«О комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Ростовской области и урегулированию конфликта интересов»;
Регламент Правительства Ростовской области;
распределения обязанностей между Губернатором Ростовской области и его заместителями; Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области;
Инструкцию по делопроизводству Правительства Ростовской области;
иные нормативные правовые акты Российской Федерации по направлениям профессиональной деятельности;
положение об отделе организационно-методической и научной работе комитета;
настоящий должностной регламент;
основы государственного и муниципального управления;
основы трудового права;
организации труда, управления;
правил и норм охраны труда и противопожарной защиты;
Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области, правила делового этикета.
2.3. Главный специалист по кадровой работе должен уметь:
работать с людьми, вести деловые переговоры, владеть навыками межличностных отношений, контролировать и анализировать архивную деятельность, воспринимать конструктивную критику, владеть навыками подготовки делового письма, эффективно взаимодействовать с другими организациями, госорганами, муниципальными образованиями, государственными и муниципальными служащими, населением;
разрабатывать план конкретных действий;
быть требовательным, энергичным, настойчивым, принимать советы других коллег, признавать свою неправоту, ставить достижимые цели и выполнимые задачи, оперативно принимать и реализовывать решения, адаптироваться к ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;
использовать современные информационные технологии, компьютерную и другую оргтехнику, систематически повышать свою квалификацию, не допускать личностных конфликтов с сотрудниками и представителями вышестоящих органов;
использовать модули уровней «Базовый» и «Специальный» квалификационных требований, разработанных Минздравсоцразвития России и одобренные Правительственной комиссией по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления протоколом от 01.01.2001 г. № 4, в области использования информационных технологий:
- аппаратное и программное обеспечение;
- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;
- общие вопросы в области обеспечения безопасности;
- навыки работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;
- работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;
- работы в операционной системе;
- управления электронной почтой;
- работы в текстовом редакторе;
- работы с электронными таблицами;
- подготовки презентаций;
- использования графических объектов в электронных документах
- работы с базами данных;
- знания систем взаимодействия с гражданами и организациями;
- учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения федеральными органами государственной власти основных задач и функций;
- систем межведомственного взаимодействия;
- систем управления государственными информационными ресурсами;
- информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных;
- систем управления электронными архивами;
- систем информационной безопасности;
- систем управления эксплуатацией.
3. Должностные обязанности, права и ответственность главного специалиста по кадровой работе
3.1. Должностные обязанности главного специалиста по кадровой работе:
3.1.1. Главный специалист по кадровой работе в своей деятельности руководствуется основными обязанностями гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом от 01.01.2001 «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.1.2. Исходя из задач отдела организационно-методической и научной работы комитета главный специалист по кадровой работе:
формирует кадровый состав для замещения должностей государственной гражданской службы Ростовской области;
ведет учет личного состава комитета, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;
оформляет прием, перевод, и увольнение в соответствии с трудовым законодательством, Федеральным законом ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий;
организует ведение делопроизводства комитета, ведет делопроизводство по кадровым вопросам, обеспечивает защиту персональных данных сотрудников комитета и подведомственных организаций;
организует прием граждан;
контролирует исполнение правовых актов, других документов вышестоящих органов, работа с системой «Дело»;
подготавливает проекты приказов по личному составу;
контролирует соблюдение трудового законодательства в комитете и подведомственных организациях;
ведет учет муниципальных архивов;
заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа (общего, непрерывного и государственной службы), выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
производит записи в трудовой книжке о поощрениях и награждениях работников;
организует профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих;
ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков отпусков;
оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсии работникам комитета, установление льгот и компенсаций;
подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
обеспечивает проведение аттестаций, квалификационных экзаменов, конкурсов на замещение вакантных должностей государственной службы;
осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
ставит на учет вновь прибывших военнообязанных, оформляет на них карточки Т-2;.
ведет сверку карточек формы Т-2 с райвоенкоматами;
составляет отчет по форме 6 (бронирование) по аппарату комитета по управлению архивным делом;
устанавливает, состоят ли граждане, принимаемые на работу, на воинском учете;
направляет граждан мужского пола, подлежащих постановке на воинский учет, в соответствующий орган, осуществляющий воинский учет по месту жительства;
направляет для постановки на воинский учет в военный комиссариат по месту жительства граждан женского пола в возрасте от 18 до 45 лет (ранее не состоявших на воинском учете, имеющих специальности, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет);
сообщает в военные комиссариаты в сроки, установленные Положением о воинском учете, сведений обо всех гражданах, пребывающих в запасе, гражданах, подлежащих призыву на воинскую службу и принятых на работу или уволенных с работы;
заполняет раздел II личных карточек работников (формы № Т-2) при приеме работников на работу, при достижении работниками предельного возраста пребывания в запасе, при признании работников не годными к военной службе по состоянию здоровья;
проводит сверки с периодичностью, установленной Положением о воинском учете, сведений о воинском учете работников в личных карточках (по форме № Т-2) с документами воинского учета военных комиссариатов (иных органов, осуществляющих воинский учет);
направляет в срок, установленный Положением о воинском учете, по запросам военных комиссариатов (иных органов, осуществляющих воинский учет), необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, встающих на воинский учет, гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;
предоставляет в военные комиссариаты с периодичностью, установленной Положением о воинском учете, списков юношей 15 и 16 летнего возраста, списков юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году;
оповещает работников о вызовах в военный комиссариат;
обеспечивает работникам возможности своевременной явки по вызовам (повесткам) в военные комиссариаты для постановки на воинский учет;
проводит разъяснительную работу с работниками, подлежащими призыву на военную службу, пребывающими в запасе, по выполнению ими правил воинского учета;
сообщает в военные комиссариаты сведения об изменении в учетных данных граждан, подлежащих призыву на военную службу, поступающих на воинский учет и состоящих на воинском учете;
оформляет бронирование граждан, пребывающих в запасе, за организацией на период мобилизации и на военное время в порядке, установленном Федеральным законом -ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;
представляет по запросам военного комиссариата сведения о численности работников организации, в том числе забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время;
разрабатывает необходимые мероприятия по подготовке кадров для замены призываемых на военную службу или военные сборы;
сообщает в военные комиссариаты об изменении наименования организации и (или) ее местонахождения;
имеет допуск к государственной тайне;
обеспечивает реализацию решений по противодействию коррупции в комитете;
обязан:
уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокураты или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений;
принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов;
в письменной форме уведомлять своего непосредственного начальника о возникшем конфликте интересов или о возможности его возникновения, как только ему станет об этом известно.
как пользователь ИСПДН:
проводить обработку персональных данных в строгом соответствии с Регламентом обработки и защиты персональных данных;
обеспечивать конфиденциальность своих паролей и ключей доступа к ресурсам ИСПДн;
знать и строго выполнять правила работы со средствами защиты персональных данных, установленными на рабочей станции пользователя;
немедленно извещать ответственного за обеспечение безопасности персональных данных обо всех фактах нарушения безопасности персональных данных;
содействовать ответственным за обеспечение безопасности персональных данных в проведении расследования инцидентов с информационной безопасностью;
обеспечивать проверку достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей государственной службы в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, проверки соблюдения государственными служащими требований к служебному поведению, а также проверки соблюдения гражданами, замещавшими должности государственной службы, ограничений в случае заключения ими трудового договора после ухода с государственной гражданской службы;
исходя из должностных обязанностей главного специалиста по кадровой работе взаимодействует в пределах своей компетенции по закрепленным участкам работы с общественным советом при комитете.
3.2. Права главного специалиста по кадровой работе:
3.2.1. Главный специалист по кадровой работе при исполнении своих должностных обязанностей обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
3.2.2. Главный специалист по кадровой работе имеет право:
запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности кадровой работы;
вносить предложения по улучшению кадровой работы.
3.3. Ответственность главного специалиста по кадровой работе:
3.3.1. Ведущий специалист по кадровой работе несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за разглашение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
4. Перечень вопросов, по которым
главный специалист по кадровой работе вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения
4.1. Главный специалист по кадровой работе вправе:
давать консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций;
принимать участие в подготовке и реализации решений в соответствии с должностными обязанностями;
4.2. Главный специалист по кадровой работе обязан:
в пределах своей компетенции принимать участие в оказании комитетом по управлению архивным делом Ростовской области государственных услуг гражданам и организациям в соответствии с функциями отдела организационно-методической и научной работы комитета;
выполнять поручения председателя комитета по управлению архивным делом Ростовской области и начальника отдела, а также другие функции в пределах должностных полномочий и в соответствии с компетенцией.
5. Перечень вопросов, по которым главный специалист по кадровой работе вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
5.1. Главный специалист по кадровой работе вправе принимать участие:
в подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений по вопросам деятельности комитета в рамках его полномочий в соответствии с Положением о комитете по управлению архивным делом Ростовской области.
5.2. Главный специалист по кадровой работе обязан принимать участие:
в комиссии по урегулированию конфликтов интересов в комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
в аттестационной комиссии, для проведения аттестации гражданских служащих, замещающих должности гражданской службы в комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
в проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы в комитете по управлению архивным делом Ростовской области;
в проведении служебных проверок в комитете по управлению архивным делом Ростовской области.
6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов
управленческих и иных решений, порядок согласования и
принятия данных решений
6.1. Главный специалист по кадровой работе принимает участие в разработке, подготовке, согласование и рассмотрение проектов управленческих и иных решений в сроки и в порядке, определяемые Регламентом Правительства Ростовской области и Регламентом комитета.
7. Порядок служебного взаимодействия главного специалиста по кадровой работе в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями
7.1. Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав главный специалист по кадровой работе в пределах своей компетенции осуществляет взаимодействие с гражданскими служащими Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальными служащими, а также с организациями и гражданами в порядке, определенном Регламентом Правительства Ростовской области и Регламентом комитета.
8. Перечень государственных услуг, оказываемых главным специалистом по кадровой работе гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа
8.1. При выполнении своих должностных обязанностей главный специалист по кадровой работе оказывает следующие государственные услуги:
8.1.1. По организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.
8.1.2. По организации работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.
8.1.3. По информационному обеспечению граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
8.2. Дает консультации в пределах своей компетенции руководителям и специалистам комитета и подведомственных организаций.
9. Показатели эффективности и результативности
профессиональной служебной деятельности
главного специалиста по кадровой работе
9.1. Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности главного специалиста оценивается по следующим показателям:
9.1.1. Качество деятельности (результата):
соответствие требованиям, предъявляемым к должности;
подготовка документов в соответствии с требованиями действующих нормативных правовых актов;
точность/недопущение ошибок;
другие.
9.1.2. Своевременность решения поставленных задач.
9.1.3. Организация труда:
производительность (объем выполненной работы за расчетный период);
результативность (мера достижения поставленных задач/целей);
соблюдение дисциплины (отсутствие прогулов, опозданий и т. д.);
9.1.4. Мотивация:
заинтересованность в выполняемой работе;
использование творческого подхода при решении поставленных задач.
9.1.5. Профессионализм:
соответствие требованиям, предъявляемым к должности;
знание смежных сфер, использование системного подхода в работе;
широта профессиональных знаний.
9.1.6. Другие критерии в соответствии с особенностями профессиональной деятельности:
достижение целей, поставленных руководителем при организации и проведении совещаний, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию комитета.
С должностным регламентом ознакомлена:
