Рабочая тетрадь студента (стр. 3 )

6. Документ – носитель из определённого материала и размера, дающий возможности определённого складывания или свёртывания, через которые что-либо, переносимое знаками, представляет определённые интеллектуальные данные. (Поль Отле, Бельгия, 1927)

7. Документом может стать любой материальный объект, необходимый для изучения или доказательства: книга, кинофильм, здание, макет, часы, ландшафт. (Ян Мушковский, Польша, 1946)

8. Является ли документом звезда? Или камень, обточенный струями воды? Нет. Документами являются фотографии и каталоги звёзд, камни в минералогическом музее; звери, описанные в каталоге и выставленные в зоологическом парке. (Сюзанна Брюе, вице-президент ФИД, 1951).

9. Документ – закреплённое в письме, рисунке, фотографии и в др. формах показание, свидетельство о каком-либо историческом лице, событии, эпохе и т. п. (исторический документ, фотодокумент), например, летопись, хроника, письмо, рукопись.

(Энциклопедический словарь, 1953.)

10. Документ – любой предмет, несущий отражение мысли с помощью букв, символов и других средств, это определённая запись (регистрация). (Остин Петерсон, Англия, 1953)

11. Документ – любая записанная информация. (И. Джексон, 1954)

12. Документ – всякое материальное выражение знания или факта, могущее служить для доказательства, изучения или получения каких-либо сведений; в этом смысле к документам относятся: рукописи, произведения, печати, графические или другие изображения, собрания предметов и др. (Евгений Иванович Шамурин, 1958)

13. Документ – это воплощённая мысль, запись произведения на бумаге или ином материале для лёгкого физического обращения с ним, транспортировки и сохранения во времени.

(Шиали Рамамрита Ранганатан, Индия, 1963)

14. Документ – материальный объект, содержащий закреплённую информацию, специально предназначенный для передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике. (, , 1965, 1968)

15. Документ – что-либо, служащее доказательством. (Словарь английского языка Уэбстера, 1967)

16. Памятник истории научно-технического процесса – это одно, а документальные источники информации – это нечто другое, это записи. (Геннадий Михайлович Добров, 1968)

17. Документ есть субстанциональный носитель информации. (Анджей Суски, Польша, 1968)

18. Документ – любая информация, зафиксированная для последующего использования на любом носителе. (Геннадий Григорьевич Воробьёв, 1969)

19. Документ – материальный объект, содержащий закреплённую информацию, предназначенный для её передачи и использования. (Терминологический словарь по информатике, 1975)

20. Документ – единство, состоящее из носителя данных, записанных на нём, и значения, относящегося к данным. (Стандарт ЮНЕСКО, Париж, 1976)

21. Музейные экспонаты представляют собой документы. (11-я Генеральная конференция международного совета музеев, 1977)

22. Любой объект есть документ (Определение бельгийской делегации на 11-й конференции международного совета музеев, 1977)

23. Документ есть средство социальной коммуникации, создаваемое множеством материально фиксированных и упорядоченных сведений (или информации), предназначенной для передачи во времени и пространстве. (Марта Новакова, Чехословакия, 1981)

24. В культурологи «документом можно назвать всякий созданный человеком материальный объект, в котором овеществилась человеческая мысль (лист бумаги, колесо, ложка, парковый ландшафт и др.), т. е. всякий объект «второй природы»

(Эрик Иосифович Хан-Пира, СССР, 1986)

25. Под документом понимается любой материальный носитель семантической информации, которая может быть выражена любой знаковой формой и зафиксирована любым образом.

(Научный совет по кибернетике, СССР, 1980-е гг.)

26. Музейный предмет рассматривается как подлинник, непосредственный результат деятельности человека или жизни природы, имеющий значение документа… Многое способен дать анализ документальных свойств музейного предмета, что, однако, затрудняется тем, что… пока ещё не достигнуто единства в определении понятия «документ».

(Музееведение: Уч. пособие. М., 1988.)

27. Документ – материальная форма получения, хранения, использования информации, зафиксированной на бумаге, магнитной, кино-, фотоплёнке, оптическом диске или другом носителе. (Закон Украины «Об обязательном экземпляре документов», 1999.)

28. Документ – это стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной коммуникации в качестве завершённого сообщения.

(Аркадий Васильевич Соколов. СССР, 1994)

29. Документ – материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

(Федеральный закон РФ «О библиотечном деле», 1994, «Об обязательном экземпляре документов», 1994.

30. Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

(Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», ст. 2, 1995; Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене», ст. 2, 1996; ГОСТ Р 51141- 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.)

31. Документ – совокупность информации, доступная человеческому восприятию.

(Отделение Х-Soft компании Xerox, 1996.)

32. Документ – текст или изображение, имеющее информационное значение.

(Оксфордский словарь, 1997.)

33. Документ – записанная информация, которую можно считать единицей документационного процесса независимо от физической формы и технических данных.

(Международный стандарт ISO, 1998)

34. Документ – записанная информация, зафиксированная на (в) вещевом изделии, основной функцией которой является сохранение и распространение (передача) информации во времени и пространстве.

(Галина Николаевна Швецова-Водка, Украина, 1998)

35. Документ – знаково фиксированное отражение объективной реальности на материальном носителе искусственного происхождения, специально предназначенное для передачи, хранения, распространения и использования в целях обеспечения взаимодействия между человеком, обществом и природой.

(, Украина, 1998)

36. Документ –

а) в субстанциональном смысле – информация, записанная искусственным способом на носителе, позволяющем неоднократно её воспроизвести, способная служить единицей в семантическом процессе, где понятие «документ» подлежит ограничению, обусловленному профилем этого процесса;

б) в функциональном смысле – материальный объект или субъект, используемый для получения информации (т. е. выполняющий функцию субстанционального документа.

(, 1999.)

Документ появился, прежде всего, для того, чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку.

Документы используются в различных сферах жизни и деятельности, в различных отраслях знаний и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.).

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; структурирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т. д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например, правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально выполняют юридическую функцию, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы выполняют юридическую функцию в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Однако, термин "документ", также как термин "информация", неоднозначен и прошел свой путь развития. Документоведы дают наиболее полное определение документа.